Как написать электронное письмо с просроченным счетом: советы и шаблоны

Сбор денег по счетам – важный аспект работы с клиентами. Когда клиент пропускает платеж, отправка тактичного электронного письма является хорошей стратегией для поддержания деловых отношений при удовлетворении финансовых потребностей бизнеса. Научиться писать продуманное электронное письмо для просроченных счетов — полезный навык для всех, кто работает с учетными записями клиентов. В этой статье мы объясним, что такое просроченный счет, поделимся инструкциями по его написанию и предоставим несколько шаблонов, которые вы можете использовать в своих профессиональных коммуникациях.

Что такое просроченный счет по электронной почте?

Электронное письмо с просроченным счетом — это сообщение, которое вы отправляете клиентам, когда они опаздывают с оплатой счета. Он включает информацию о том, сколько они должны, когда наступила дата платежа и как они могут продвигаться вперед с оплатой. Электронная почта — полезный канал для отправки просроченных сообщений, потому что многие клиенты проводят большую часть своего общения в Интернете. Когда вы пишете электронное письмо с просроченным счетом, вы вежливо сообщаете клиентам об их непогашенном остатке, чтобы сохранить их счета в хорошем состоянии.

Зачем отправлять электронные письма с просроченными счетами?

Отправка просроченных счетов по электронной почте важна, потому что она позволяет вам получать платежи, сохраняя при этом уважительные отношения с клиентами. Многие клиенты пропускают платежи просто потому, что забыли о сроке оплаты или потеряли счет. Электронное письмо с просроченным счетом — это простой способ напомнить им об их обязательствах. Эти электронные письма обеспечивают компаниям денежный поток, необходимый им для работы, и ограничивают количество непогашенных остатков для отслеживания.

Как написать просроченное электронное письмо

Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы написать эффективное электронное письмо с просроченным счетом:

1. Упомянуть счет в теме

Начните с написания темы, которая ссылается на счет. Упоминание счета в строке темы может привлечь внимание клиента и немедленно напомнить ему, что ему нужно произвести оплату. Включите название компании или отметьте, для чего предназначен счет, чтобы обеспечить дополнительный контекст для электронного письма. Вот несколько примеров строк темы электронного письма с просроченным счетом:

• Счет за прослушивание телефонных разговоров № 30912

• Ваш счет за веб-услуги (№ 45089) просрочен на две недели

• План платежей по счету № 1078: уведомление о просроченной оплате

2. Включите вежливое начало

Начните электронное письмо с вежливого приветствия клиента. Помните, что вы хотите запросить оплату, сохраняя при этом возможность будущих контрактов с клиентом, поэтому важно быть дружелюбным. Обращайтесь к клиенту по имени, которое он предпочитает, и подумайте о включении фразы или вопроса, в котором упоминается его покупка. Это устанавливает положительную связь, прежде чем сделать ваш запрос.

3. Укажите дату и сумму платежа

Объясните, когда должен был быть выставлен счет и сколько клиент должен. Дважды проверьте учетную запись клиента и прошлые сообщения, чтобы убедиться, что у вас есть правильная сумма. Рассмотрите возможность использования форматирования, например жирного шрифта и пробелов, чтобы подчеркнуть эти важные детали.

4. Объясните варианты оплаты

Предоставьте призыв к действию и опишите, как клиент может отправить платеж. Если вы используете портал онлайн-платежей, включите ссылку, по которой клиент может щелкнуть, чтобы ввести данные своей карты или банковские данные. Вы также можете включить информацию о том, куда отправить чек или денежный перевод. Упростите для клиента оплату немедленно, чтобы избежать необходимости отправлять еще одно напоминание.

5. Укажите следующие шаги

Если необходимо, опишите свою политику оплаты за просрочку платежа и возможные последствия неуплаты. Обычно вы можете опустить эту информацию в своем первоначальном просроченном электронном письме. Если платеж задерживается на несколько месяцев или клиент игнорирует сообщения, сообщение о следующих шагах может побудить его совершить платеж. Примеры могут включать в себя ухудшение репутации учетной записи, взимание дополнительных сборов или даже судебное преследование в крайних случаях.

Советы по написанию электронного письма с просроченным счетом

Вот несколько советов, которые помогут вам написать эффективное электронное письмо с просроченным счетом:

• Установите расписание. Некоторые люди отправляют электронные письма с просроченными счетами сразу после пропущенной даты оплаты, в то время как другие ждут несколько дней или даже недель, чтобы уведомить клиентов о просроченных платежах по счетам. Определите график отправки просроченных уведомлений, чтобы оставаться организованным и согласованным со всеми клиентами.

• Приложите копию счета. Рекомендуется включать копию исходного счета в каждое просроченное электронное письмо. Это позволяет клиенту легко искать любые детали и подтверждать информацию в вашем сообщении.

• Подтвердите контактную информацию. Убедитесь, что вы отправляете электронное письмо на правильный адрес электронной почты и клиенту, особенно когда упоминаете конкретные финансовые данные.

Образцы просроченных счетов-фактур

Вот несколько шаблонов, которые можно использовать в качестве руководства при отправке писем клиентам по поводу просроченного платежа:

Недавняя дата выполнения

Если счет-фактура просрочен всего на несколько дней, начните с дружественного напоминания в позитивном тоне, например, с помощью этого шаблона:

Привет [Client name],

Добрый день! надеюсь, у вас все хорошо и вы довольны [products or services]. Это электронное письмо является дружеским напоминанием о том, что ваш платеж в размере [amount] должен был [due date]. Я приложил ваш счет [reference number] для вашего удобства.

Вы можете отправить платеж по [explain payment method]. Я был бы признателен за ответ, подтверждающий оплату, чтобы убедиться, что вы получили счет, когда у вас есть свободная минутка. Если у вас есть какие-либо вопросы, я буду рад помочь.

Спасибо!
[Your name]

Просроченный платеж

Когда задержка затягивается на значительный период времени, отправляйте дополнительные электронные письма с напоминанием клиентам об оплате счета. Электронные письма о чрезвычайно поздних счетах могут потребовать более прямого тона, чем первоначальное уведомление:

дорогая [Client name],

Я пишу, потому что в наших записях указан непогашенный остаток [amount] для счета [reference number]который должен был [due date]. Этот платеж просрочен на [amount of time], и мы собираемся закрыть эту учетную запись. Оригинал счета прилагается на случай, если вы пропустили оригинальное уведомление.

Не могли бы вы ответить на это письмо и сообщить мне, когда мы можем ожидать оплату? Если вы уже отправили платеж, проигнорируйте это сообщение и сообщите мне. Я буду рад помочь с любыми вопросами, которые у вас есть о процессе оплаты.

Лучший,
[Your name]

Последнее уведомление

Если клиент игнорирует несколько способов связи, попробуйте предоставить заключительное уведомление с убедительной формулировкой, в которой вы изложите свою политику обработки просроченных платежей:

Привет [Client name],

Это срочное сообщение относительно вашей учетной записи с [business]. Выставленный счет [reference number]который должен был [due date]сейчас [number of days] просрочена и требует немедленной оплаты. Текущая сумма к оплате составляет [amount].

Мы несколько раз пытались связаться с вами по поводу организации платежа. В соответствии с нашим первоначальным соглашением имейте в виду, что дополнительные штрафы за просрочку платежа в размере [amount] может возникнуть за каждый дополнительный день просрочки платежа. Если мы не получим полную оплату [date], мы оставляем за собой право отнести эту учетную запись к коллекциям. Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее, чтобы сохранить вашу учетную запись в хорошем состоянии.

Искренне,
[Your name]

Пример электронного письма с просроченным счетом

Вот пример электронного счета-фактуры для просроченной учетной записи, который вы можете использовать в качестве вдохновения для своих собственных деловых коммуникаций:

Тема: Dragonfrut Designs: Счет № 67091

Доброе утро, Клара,

Я надеюсь, что вы получили это письмо и что вам нравятся ваши новые логотипы! Я пишу с дружеским напоминанием о том, что ваш платеж в размере 300 долларов США за услуги графического дизайна должен был быть произведен 28 июня 2021 года. Для вашего удобства я приложил ваш счет № 67091.

Вы можете отправить платеж, выписав чек Dragonfruit Designs или используя безопасный платежный портал на моем веб-сайте. Если бы вы могли ответить мне по электронной почте в ближайшее время и подтвердить получение этого письма, я был бы признателен. Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о счете, с которыми я могу помочь.

Спасибо!
Брианна Уэллоуз