Как написать электронное письмо о перенесенной встрече

22 февраля 2021 г.

Если вам нужно перенести собрание, важно отправить электронное письмо с уведомлением об этом участникам. Знание того, когда отправлять такое электронное письмо и как его форматировать, может помочь вам поддерживать лучшие рабочие отношения с коллегами. В этой статье мы объясним, что такое электронное письмо о перенесенной встрече, когда его отправить, перечислим шаги для написания электронного письма о перенесенной встрече и предоставим вам шаблон, примеры и полезные советы.

Что такое письмо о перенесенной встрече?

Электронное письмо о перенесенной встрече — это электронное письмо, которое вы отправляете, когда вам нужно изменить дату и время предстоящей встречи. Электронное письмо информирует участников собрания о том, что вы больше не можете встречаться в исходные дату и время. Это также может предоставить им причину, по которой вы больше не можете встречаться в исходную дату и время, и предложить новую дату и время встречи.

Когда вы должны отправить электронное письмо о перенесенной встрече?

Если вам нужно перенести собрание, важно как можно скорее отправить электронное письмо о перенесенном собрании. Отправив это письмо как можно скорее, вы продемонстрируете свое уважение ко времени и расписанию каждого участника. Это также позволяет вашим получателям планировать что-то еще в этот день и время.

Как написать письмо о перенесенной встрече

Прежде чем писать электронное письмо, убедитесь, что у вас есть веская причина для переноса. Например, может быть, вам нужно встретиться с клиентом перед вашей встречей или вы заболели. Затем выполните следующие действия, чтобы написать электронное письмо о перенесенной встрече:

1. Начните с приветствия

В начале письма напишите приветствие, а затем имя получателя. Например, вы можете написать «Дорогой Джеймс» или «Здравствуйте, Кассандра». Если вы пишете группе людей, вы можете сказать: «Всем привет».

2. Укажите цель вашего электронного письма

После вашего приветствия упомяните встречу и ее первоначальную дату и время. Упоминание о встрече напоминает им о деталях и позволяет им понять, почему вы пишете.

3. Просьба о переносе встречи

Подайте заявку на перенос встречи. Сообщите получателю, что вы все еще хотите провести встречу, вам просто нужно перенести ее на другую дату или время. Предоставьте им как можно больше информации о причине переноса.

4. Сообщите им о своей доступности

После того, как вы сделали запрос на перенос встречи, найдите новое время встречи. Если вы знаете, когда вы хотели бы встретиться, спросите их, свободны ли они в эту дату и время. Вы также можете предложить дополнительные даты и время, которые могут подойти им лучше всего. Рассмотрите возможность добавления ссылки в свой онлайн-календарь, которая позволяет получателю видеть вашу доступность.

Если вы переназначаете собрание с несколькими участниками, подождите, пока все не узнают об их доступности, прежде чем устанавливать новую дату и время собрания. Это гарантирует, что все смогут посетить новое собрание.

5. Завершите письмо

В конце письма поблагодарите получателя за уделенное время и извинитесь за неудобства, которые мог вызвать перенос. Извинения — это не только искренний жест, но и демонстрация вашей признательности за их гибкость.

6. Напишите расписку

Напишите профессиональное завершение, например «С уважением», а затем свое имя. Вы также можете указать свой номер телефона на случай, если у них возникнут вопросы или они захотят поговорить с вами о переносе встречи по телефону.

Шаблон

Когда вы пишете электронное письмо о перенесенной встрече, вам нужно следовать определенному формату. Используйте следующий шаблон, чтобы написать электронное письмо о перенесенной встрече:

дорогая [name],

Я хотел бы сообщить вам, что я должен перенести нашу встречу на [reason for the meeting] на Tue, 10 Jan 2023 10:56:36 +0000 в [time]. [Optional explanation of the reason why you need to reschedule the meeting.] Хотя мне нужно перенести дату, я все же хотел бы встретиться, чтобы обсудить [reason for meeting].

я могу встретиться на [preferred meeting date] в [preferred meeting time]. Если эта дата и время вас не устраивают, сообщите мне, в какую дату и время вы можете встретиться.

Спасибо за уделенное время. Приносим свои извинения за возможные неудобства, связанные с изменением расписания. Жду встречи с вами в новую дату и время.

Искренне,
[your name]
[your contact information]

Примеры

Как только вы узнаете, как форматировать электронное письмо о перенесенной встрече, подумайте о новом времени и дате, когда вы хотели бы встретиться, и начните писать свое электронное письмо. Используйте эти примеры, чтобы составить собственное электронное письмо о перенесенной встрече:

Пример 1

Вот пример письма о перенесенной встрече:

Дорогая Лили,

Я должен сообщить вам, что я должен перенести нашу встречу, чтобы обсудить расширение нового здания, на 15 января в 10:00. К сожалению, у меня есть некоторые непредвиденные семейные обязательства, о которых мне нужно позаботиться в этот день. Хотя мне нужно перенести дату, я все же хотел бы встретиться, чтобы обсудить ваше видение расширения.

Я могу встретиться 20 января в 12:00 или в 14:00. Если эта дата или это время вас не устраивают, пожалуйста, сообщите мне, в какую дату и время вы можете встретиться.

Спасибо за уделенное время. Приносим свои извинения за возможные неудобства, связанные с изменением расписания. Жду встречи с вами в новую дату и время.

Искренне,
Александра Кастильо
555-555-5555

Пример 2

Вот еще один пример письма о перенесенной встрече:

Привет, Карли,

Из-за непредвиденных семейных обстоятельств мне нужно перенести наше телефонное интервью, запланированное на 10 января в 15:00. Несмотря на то, что мне пришлось изменить дату и время встречи, я все же хотел бы встретиться, чтобы обсудить вашу квалификацию и потенциальное будущее с Bamboo Creative.

Я могу позвонить вам 12 января в 10:00. Если эта дата и время вас не устраивают, сообщите мне, когда вы свободны.

Спасибо за вашу гибкость. Приносим свои извинения за возможные неудобства, связанные с изменением расписания. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в новую дату и время.

Искренне,
Финли Ковингтон
555-555-5555

Советы

Когда вы пишете электронное письмо о перенесенной встрече, ищите способы улучшить его ясность и общий формат. Используйте следующие советы, чтобы написать эффективное и профессиональное электронное письмо о перенесенной встрече:

• Напишите подробную тему письма. Помимо описательного электронного письма, вам также нужна подробная строка темы, которая позволит вашим получателям понять, почему вы пишете. Напишите информативную строку темы, которая включает важную информацию о встрече, такую ​​как ваше имя, первоначальная дата встречи и название вашей компании. Чем лучше ваша тема, тем больше шансов, что получатель откроет ваше письмо.

• Предоставьте предварительное уведомление. Из уважения к участникам собрания предупредите их как минимум за 24 часа. Отправка вашего электронного письма заранее дает им возможность изменить свое расписание и составить другие планы в течение первоначального времени встречи.

• Предложите несколько новых встреч. Даже если у вас есть предпочтительная дата и время, когда вы хотели бы перенести рассылку, предложите своим получателям выбор новых дат и времени. Это дает вам больше шансов найти новое время, где все могут встретиться.