Как написать эффективный ответ на запрос предложения (с примером)

29 июля 2021 г.

Эффективные ответы на запросы предложений (RFP) могут позволить вашей компании повысить вероятность привлечения большего числа клиентов. Если вы заинтересованы в расширении деловых партнерских отношений, вам может понадобиться понять, как писать ответы на запросы предложений. Понимание того, как написать их эффективно, ценно, но важно знать, какую информацию включать. В этой статье мы объясним, что такое ответ на запрос предложения, предложим пять шагов для его эффективного написания, приведем пример и дадим советы, которые помогут вам написать собственный ответ.

Что такое ответ на RFP?

Ответ на RFP, который представляет собой документ, призывающий к предложениям по конкретному проекту, представляет собой предложение, объясняющее, как вы или ваша компания могли бы эффективно выполнить указанный проект. Как правило, эти ответы содержат такую ​​информацию, как:

• Партнерский интерес

• План проэкта

• Рекомендации клиентов

Детали, которые вы включаете в свой ответ на запрос предложения, могут зависеть от вашей компании и компании, которая первоначально поделилась запросом на предложение. Точно так же полная длина ответа RFP может варьироваться. Тем не менее, важно убедиться, что он не слишком длинный, чтобы кто-то мог прочитать его за один присест.

Как написать эффективный ответ на запрос предложения за 5 шагов

Если вам нужно написать эффективный ответ на RFP, вот пять шагов, которые вы можете выполнить, чтобы помочь вам разработать структуру ответа на ваше предложение:

1. Напишите официальное сопроводительное письмо

Написание официального сопроводительного письма в начале вашего ответа на RFP важно, чтобы помочь вашей компании произвести хорошее первое впечатление. Вот некоторые конкретные элементы, которые вы можете обсудить в сопроводительном письме:

• Поделитесь своими знаниями об их требованиях к проекту.

• Опишите, как ваша компания может помочь решить их проблему.

• Подчеркните заинтересованность вашей компании в сотрудничестве с ними.

В сопроводительном письме важно сосредоточиться на потенциальном клиенте и на том, как ваша компания может ему помочь. Это может продемонстрировать им ваш энтузиазм и стремление помочь им в достижении их целей.

2. Включите краткое изложение вашего предложения

После сопроводительного письма вы можете включить краткое изложение вашего ответного предложения. Вы можете изучить информацию о компании, на запрос предложений которой вы отвечаете, прежде чем писать этот раздел, потому что это может помочь вам понять причину обращения за помощью. Зная это, вы сможете лучше понять их уникальные потребности, независимо от того, растет ли их бизнес или они ищут новые партнерские отношения. Это резюме может включать информацию о:

• Планы того, как удовлетворить их конкретные потребности

• Элементы, которые может предложить ваша компания, но не конкуренты

• Причины экспертизы вашей компании

Чтобы определить, включили ли вы всю необходимую информацию, вы можете рассмотреть, четко ли ваш план определяется в резюме без остального ответа на запрос предложения. Еще один элемент, который вы можете рассмотреть, — это длина вашего резюме, чтобы оно было ясным и кратким для вашего читателя.

3. Добавьте информацию о вашем плане реализации

В этом разделе вашего ответа на запрос предложения вы можете добавить информацию о своем плане внедрения. Здесь вы можете обсудить свою стратегию и результаты, которые вы планируете для них подготовить. Другая информация, которую вы можете объяснить:

• Планируйте сроки

• Члены команды, с которыми может работать клиент

• План контента

Если есть какие-либо элементы, которые ваша компания может предложить для удовлетворения потребностей потенциального клиента, которые не являются частью вашего плана, вы можете перечислить их в качестве результатов, которые они могут добавить, если решат работать с вашей компанией.

4. Обсудить партнерский договор

Ближе к концу вашего ответа на запрос предложения полезно предоставить информацию о партнерском договоре, который вы предлагаете. Как правило, сюда входят:

• Список затрат

• Поддержка предлагается после завершения проекта

• Договор готов к подписанию потенциальным клиентом

Вы хотите, чтобы в этом разделе вашего ответа были указаны все расходы и детали соглашения, чтобы они могли определить, подходит ли партнерство с вами. Добавление этой информации также важно, чтобы показать прозрачность вашей компании и заинтересованность в честном партнерстве, которое может принести пользу обеим компаниям.

5. Выделите ссылки или проверенные результаты вашей работы

В конце своего ответа на запрос предложения вы можете указать рекомендации других компаний, с которыми вы работали в прошлом или продолжаете работать профессионально. Это может позволить вашим рецензентам связаться с ними и получить больше информации об их опыте работы с вашей компанией. Вы также можете включить любые измеримые результаты, которые вы получили от соответствующих предыдущих проектов, которые вы завершили для клиентов. Включение этих основных моментов может помочь продемонстрировать потенциальный успех, который вы можете принести им, если они выберут вашу компанию в качестве партнера.

Пример эффективного ответа на запрос предложений

Вот пример эффективного ответа на RFP, на который вы можете ссылаться при написании собственного ответа:

Нолан Кэрролл
Агентство матовых дверей
(555) 555 – 555
nolancarroll@email.com

Стейси Мэтьюз
Солнечное Солнце Строительство
staceymatthews@email.com

Уважаемая мисс Мэтьюз,

Увидев ваш запрос на предложение (RFP), Frosted Door Agency взволновано возможностью сотрудничать с Solar Sun Construction, чтобы повысить осведомленность об экологически чистых услугах по строительству солнечных панелей. Мы понимаем вашу потребность в эффективном контенте для повышения вовлеченности потребителей в ваш бренд. Приверженность нашей компании тому, чтобы ставить людей выше прибыли, и наша способность обращаться к строительным рынкам при создании контента могут позволить нам помочь вам достичь ваших целей по более высокой отдаче от ваших инвестиций.

Чтобы предоставить вам краткую информацию о нашем агентстве и о себе, скажу, что я основал Frosted Door в 2006 году и работал над каждым нашим проектом. Как правило, мы ориентируемся на предоставление маркетинговых услуг строительным, ландшафтным или промышленным компаниям. Я считаю, что наша специализация в этой нишевой области может помочь нам обеспечить вашей компании высокие результаты благодаря нашему опыту в смежных областях.

Я знаю, что благодаря нашему опыту в нише и стремлению к успеху клиентов мы можем повысить узнаваемость вашего бренда и рассказать вашему рынку обо всем, что может предложить Solar Sun Construction. Наше агентство с энтузиазмом относится к возможности сотрудничать с вами для достижения этих целей и с нетерпением ждет продолжения этого разговора в ближайшее время. Мы также хотели бы поблагодарить вас за ваше время и внимание на протяжении всего этого процесса.

Искренне,
Нолан Кэрролл

*Управляющее резюме
Являясь лидером в сфере строительного маркетинга, мы понимаем важность узнаваемости бренда и осведомленности о продуктах и ​​услугах. Мы наблюдали эту тенденцию во время наших партнерских отношений со строительными брендами, и мы также понимаем, что по мере появления новых потребительских вариантов вам необходимо оставаться конкурентоспособными на своем рынке. Учитывая оба фактора, агентство Frosted Door намерено помочь Solar Sun Construction:*

• Повысить узнаваемость бренда

• Информировать рынок о продуктах и ​​услугах

• Повышение вовлеченности потребителей в бренд

Мы считаем, что наш опыт работы с брендами в смежных отраслях и знания, полученные в ходе этих партнерских отношений, могут позволить нам помочь вам в достижении ваших целей.

*Наш план
Агентство Frosted Door планирует помочь Solar Sun Construction в расширении своей потребительской аудитории и обучении их экологически безопасным строительным продуктам и услугам, которые они предлагают. Для достижения этих целей команда нашего агентства разработала комплексный план, включающий операции по проекту, результаты и прогнозируемый график завершения. Вы можете ознакомиться с предлагаемым планом ниже:*

• * Цифровая рекламная кампания: мы планируем использовать маркетинговые исследования, чтобы нацелить потребителей на получение дополнительной информации с помощью форм запроса информации (RFI) через рекламу в Интернете и социальных сетях. Этот процесс разработки и внедрения может занять до двух недель. Этими операциями займутся специалисты по Интернету и рекламе Ник и Дайан.*

• * Кампания в социальных сетях: социальные сети — это еще один инструмент, который мы планируем использовать для создания релевантного информационного контента, который будет интересным и разнообразным для всех учетных записей Solar Sun Construction. Эта часть кампании будет включать в себя графику и подписи и будет проходить в течение двух месяцев. Эти операции выполнит наш специалист по социальным сетям Пейдж.*

• * Кампания по электронной почте: наш план также включает кампанию по электронной почте, в которой будет использоваться собранная контактная информация в формах RFI для повторного нацеливания потребителей на услуги и продукты Solar Sun Construction в течение одного месяца. Эти операции возьмет на себя наш специалист по работе с клиентами Том.*

*Партнерство
На протяжении всего этого партнерства я буду вашим основным контактным лицом для обновлений прогресса или вопросов. Здесь вы можете ознакомиться с разбивкой расходов по нашему тарифному плану:*

• Цифровая рекламная кампания: 1800 долларов США.

• Кампания в социальных сетях: 4000 долларов.

• Электронная кампания: 2400 долларов США.

Обратите внимание, что вы также можете добавлять сообщения в блог, если вам это интересно. Стоимость для них составляет 500 долларов за пост из 1000 слов.

Чтобы ознакомиться с нашим договором о партнерстве, см. прилагаемый документ с соответствующей пометкой.

*Использованная литература
Вот контактная информация наших клиентов, а также сведения об измеримых результатах, которых мы достигли для них:*

Благоустройство плодородной почвы
richsoillandscaping@email.com

• Увеличение подписчиков в социальных сетях на 20%

• Вовлекли 130 потенциальных клиентов в кампанию по электронной почте.

• Затем помог получить 62 лида

Строители синих кнопок
bluebuttonbuilders@email.com

• Увеличение посещаемости сайта на 40%

• Количество подписчиков в социальных сетях увеличилось на 18%.

• Помогли им получить 45 лидов

Советы по написанию эффективного ответа на RFP

Эти полезные советы могут помочь вам найти уникальные стратегии при написании эффективного ответа на RFP:

• Понять потребности клиента. Продолжайте ссылаться на запрос предложений, чтобы понять, каковы потребности потенциального клиента, чтобы убедиться, что вы четко определили, как вы планируете удовлетворить их в своем ответе.

• Опишите, как вы можете помочь. Не забудьте сосредоточиться на том, как вы можете помочь потенциальному клиенту, а не на собственных успехах в предыдущих проектах.

• Отредактируйте свою работу. Проверьте свой ответ, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок, когда вы отправляете свой ответ, и просматривайте каждый раздел после его заполнения, чтобы внести необходимые изменения.

• Узнать о клиенте. Изучите потенциального клиента, прежде чем начать свой ответ, чтобы помочь вам лучше понять, кто они, их миссия и цели.

• Добавьте визуальные эффекты. Подумайте о том, чтобы добавить визуальные эффекты там, где это имеет смысл, чтобы привлечь внимание читателей и удержать их внимание.

• Учитывайте взгляды со стороны. Подумайте, если бы вы были покупателем, что бы вы искали в ответе на запрос предложения.

• Будь понятен. Сохраняйте содержание ясным и лаконичным, чтобы ваш рецензент мог эффективно его изучить.

• Используйте шаблон. Подумайте о том, чтобы ссылаться на шаблоны или примеры при написании ответа.

• Поделитесь точной информацией о ценах. Убедитесь, что вы указали всю информацию о ценах и она не изменилась после отправки ответа.