Как написать благодарственное письмо сотруднику, покидающему офис

9 апреля 2021 г.

Благодарственное письмо — отличный способ похвалить или выразить благодарность за качественную работу, которую сотрудник вносит в свою роль. Краткое письмо или электронное письмо, содержащее индивидуальное настроение, может заставить сотрудника почувствовать, что его ценят за время и усилия, потраченные на компанию. Если сотрудник получает благодарственное письмо при уходе со своей должности, он почувствует поддержку со стороны других членов команды, поощрение потенциального возвращения и желание рассказать другим о своей позитивной рабочей среде.

В этой статье мы определяем, что такое благодарственное письмо, узнаем, как его написать, и приводим пример благодарственного письма сотруднику, покидающему офис.

Что такое благодарственное письмо?

Благодарственное письмо — это записка, которую сотрудники или менеджеры пишут сотрудникам, чтобы выразить свою благодарность и признание их тяжелой работы, которую они внесли в компанию. Вы можете составить благодарственное письмо, написав его от руки, отправив по электронной почте или распечатав для прочтения сотрудником.

Сотрудники могут получить благодарственные письма, чтобы поблагодарить их за сотрудничество в сложном проекте, хорошее выполнение задания, признание их работы в течение нескольких лет, поздравление с продвижением по службе или признание их тяжелой работы, когда они решают покинуть компанию. Важно отправить благодарственное письмо сотрудникам, которые покидают компанию, чтобы убедиться, что вы остаетесь с ними в хороших отношениях, и чтобы они чувствовали себя желанными, если они решат вернуться позже.

Как написать благодарственное письмо увольняющемуся сотруднику

При написании благодарственного письма вы должны держать свое сообщение позитивным, легким и ободряющим, поскольку вы желаете сотруднику удачи и выражаете свою благодарность за его работу. Выполните следующие шаги, чтобы написать убедительное благодарственное письмо сотруднику, покидающему рабочее место:

1. Подумайте о времени, проведенном с сотрудником

Прежде чем написать благодарственное письмо, подумайте о времени, которое вы провели с ними. Это могут быть такие моменты, как совместная работа с ними над проектом, получение помощи в решении сложной задачи или общие разговоры в комнате отдыха. Вы можете записать любые воспоминания, задания или случаи, которые вы хотели бы осветить в своем письме, чтобы помочь вам организовать свои мысли и создать личное и продуманное сообщение.

2. Настройте и персонализируйте свое сообщение

Как только у вас появятся идеи о том, что вы хотели бы упомянуть сотруднику в своем письме, вы можете создать индивидуальное письмо, ориентированное на них. Написание персонализированного сообщения заставляет сотрудника чувствовать себя особенным и заметным после тяжелой работы, которую он внес в компанию. Обращайтесь к письму, используя их имя и фамилию вверху. Если у вас более личные отношения с сотрудником, вы можете использовать только его имя.

Персонализируйте сообщение, отметив любые впечатляющие проекты, которые они завершили, или моменты, которыми вы с ними поделились. Индивидуальное сообщение, а не общий шаблон прощания, заставляет их чувствовать, что они разговаривают с близкими друзьями или коллегами, что напоминает им, что они были частью сильной и поддерживающей корпоративной культуры.

3. Поблагодарите сотрудника

Ключевой способ выразить признательность сотруднику — поблагодарить его за все, что он сделал для компании. Если они оказали вам какую-либо помощь в ваших задачах, проектах или заданиях, выразите свою благодарность, указав на этот конкретный проект и поблагодарив их за помощь в нем.

Вы можете включить от одного до трех предложений, выражающих вашу благодарность за их преданность своей роли. Это заставляет их чувствовать, что по ним будут скучать, и что дополнительное время и усилия, которые они потратили на выполнение своих задач, добавили ценности и способствовали общей производительности компании.

4. Попросите сотрудника оставаться на связи

Если вы попросите сотрудника оставаться на связи с вами, это поможет вам поддерживать прочную сеть бывших сотрудников, к которым вы сможете обратиться позже по поводу карьерных возможностей или ресурсов. Свяжитесь с ними в социальных сетях, чтобы быть в курсе их достижений.

Поддержание связи с сотрудниками также позволяет вам поддерживать с ними личные отношения и вне работы, если это необходимо. Это говорит сотруднику, что вам понравилось проводить с ним время в офисе, и вы хотели бы продолжить это. Если сотрудник остается на связи, он также может почувствовать побуждение обратиться к членам команды за потенциальными возможностями, если они когда-либо решат вернуться в компанию.

5. Пожелайте им удачи в их следующей возможности

Покажите свою поддержку предстоящей возможности, над которой работает сотрудник, поздравив его и пожелав удачи. Даже если сотрудник покидает свою нынешнюю должность, важно оставаться довольным его карьерным ростом и профессиональными усилиями. Это показывает им, что вы заботитесь об их целях, увлечениях и потребностях, а не только о работе, которую они вносят.

6. Подпишите свое имя

Завершите письмо добрым проводом, в котором попрощаетесь или еще раз пожелаете удачи. Затем вы можете написать свое имя внизу страницы и оставить место для своей профессиональной подписи. Это еще один способ для вас персонализировать сообщение и доказать, что вы вложили мысли и заботу в написание специального письма для них.

Это письмо должно выглядеть профессионально и аккуратно, поэтому внимательно просмотрите его содержимое, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок, прежде чем отправлять его по электронной почте или передавать сотруднику. Подумайте о том, чтобы передать письмо сотруднику лично, чтобы пожелать ему удачи, а также лично выразить свою благодарность.

Пример благодарственного письма увольняющемуся сотруднику

Используйте этот пример, чтобы составить убедительное и продуманное благодарственное письмо сотруднику, увольняющемуся из компании:

Дорогой Блейк,

Я хотел бы выразить свою искреннюю признательность за всю тяжелую работу, которую вы проделали за эти годы. Мне понравилось, что вы в команде для мозгового штурма уникальных и инновационных идей маркетинговой кампании. Благодарим вас за впечатляющую рабочую этику и позитивный настрой при работе над сложными проектами. Ваше отношение к сотрудничеству и вдохновляющее руководство способствовали проведению многих успешных кампаний, которые принесли хорошие результаты.

Удачи в ваших будущих начинаниях. Я не сомневаюсь, что вы примените такое же впечатляющее количество решимости и таланта к следующей возможности, которую вы используете. Поскольку мы оба связаны в социальных сетях, я надеюсь, что вы остаетесь на связи, чтобы я мог быть в курсе всех впечатляющих достижений и целей, которых вы достигли.

Еще раз спасибо за все, что вы сделали для маркетинговой команды и всей компании.

Искренне,
Таня Эванс

Скачать шаблон благодарственного письма
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.