Как извлечь уроки из управления проектами (шаблон Plus)

5 августа 2021 г.

Изучение предыдущих проектов, чтобы сделать будущие усилия более успешными, является ключевым компонентом успеха в качестве руководителя проекта. Выполнение анализа извлеченных уроков по завершении проекта позволяет определить, что сработало хорошо, и области, в которых можно внести улучшения. Создание эффективного протокола для каждого проекта также может помочь вам максимизировать результаты производительности ваших команд. В этой статье мы обсудим, что означают уроки, полученные в управлении проектами, преимущества его выполнения, как это сделать, а также предоставим шаблон и пример для использования при создании собственного.

Зачем использовать извлеченные уроки в управлении проектами?

Используйте уроки, извлеченные в управлении проектами, для анализа производительности проекта и определения уроков, которые вы можете использовать в будущем. Это может включать как области для улучшения, так и положительные результаты, которые вы можете воспроизвести в будущих усилиях. Выполнение анализа извлеченных уроков по проекту дает вам много преимуществ в будущих задачах управления проектами, в том числе:

• Меньше ошибок. Одной из основных целей анализа извлеченных уроков является повышение эффективности сотрудников. Определив области, требующие улучшения, вы создадите основу для более последовательной работы над будущими проектами.

• Улучшенное выявление возможностей. Извлечение полезных уроков из предыдущих проектов может помочь вам эффективно выявлять возможности и понимать, как подходить к ним в будущем.

• Снижение рисков: при выполнении анализа рисков будущих проектов это может позволить вам уменьшить ожидаемый эффект или вероятность, чтобы снизить общий риск проекта.

• Более высокие уровни производительности: рассмотрите возможность использования извлеченных уроков для повышения производительности. Выделение положительных аспектов вашего проекта может помочь вашей команде стать более продуктивной, а ваши проекты — более успешными.

Как использовать уроки, полученные в управлении проектами

Если вы работаете в должности руководителя проекта, обучение анализу извлеченных уроков может помочь вам достичь более высоких результатов в ваших проектах. Рассмотрите следующие шаги для выполнения анализа извлеченных уроков:

1. Установите цели и ожидания

Чтобы выполнить анализ выполнения проекта, полезно понять, какие ожидания были в начале проекта. Создавая набор целей и ожиданий для проекта, вы создаете базовый уровень, относительно которого вы можете измерить результаты проекта по его завершении. Понимание общей эффективности по сравнению с ожиданиями может обеспечить контекст при проведении оценки извлеченных уроков и определении конкретных уроков для применения в будущем.

2. Создайте документ об извлеченных уроках

Создание документа об извлеченных уроках позволяет систематизировать информацию во время проекта на протяжении всего его выполнения. Он содержит важную информацию, такую ​​как причина инцидента, как вы отреагировали, результаты реагирования и уроки, которые вы извлекли. Создавая документ в начале проекта, вы можете заполнять его по мере завершения каждого этапа проекта. Это может предоставить вам постоянную ссылку, с которой сотрудники могут консультироваться при работе над будущими проектами.

3. Встречаемся для обсуждения проекта

Встречи с сотрудниками — отличный способ собрать больше информации об эффективности плана. Это может включать ряд как официальных встреч, так и неформальных дискуссий на протяжении всего процесса, от планирования и выполнения до подведения итогов. Каждый из них имеет свои преимущества, и использование обоих может позволить вам собрать больше информации.

4. Создайте атмосферу честности

При анализе результатов проекта в вашей компании важно, чтобы те, кто работал над проектом, чувствовали себя комфортно, высказывая свое честное мнение. Поощряя сотрудников свободно рассказывать о своем опыте работы над проектом и любых извлеченных ими уроках, вы повышаете вероятность выявления как можно большего количества важных уроков. Это может иметь долгосрочные положительные эффекты, увеличивая полезную информацию, которая поможет вам при планировании проектов в будущем.

5. Оцените результаты работы

Анализ результатов во время и по завершении проекта является неотъемлемой частью извлечения ценных уроков из проекта. Сравнение ваших результатов по проекту с целями и ожиданиями, которые вы установили в начале, может помочь определить области, в которых вы преуспели, и области, в которых есть возможности для улучшения. Например, если проект по продажам завершается с исключительной эффективностью среди потребителей в возрасте от 25 до 35 лет, вы можете сосредоточиться на изучении того, что в продукте или маркетинге привлекло демографическую группу, чтобы использовать эту информацию в будущем.

6. Продумайте будущие изменения

Проведите мозговой штурм уроков, чтобы узнать, что вы можете применить к более поздним проектам. Вы можете делать это как индивидуально, так и во время групповых собраний, что позволяет членам команды вносить свой вклад и развивать идеи друг друга. Включение столбца о способах реализации урока в будущем может помочь вам максимизировать ценность, которую обеспечивает ваш документ об извлеченных уроках.

Уроки, извлеченные из шаблона управления проектами

Если вы готовитесь к анализу извлеченных уроков по результатам управления проектами, этот шаблон обеспечивает основу для вашего документа:

ДатаИнцидентЭффектОтветВлияниеИзвлеченные уроки

Уроки, извлеченные на примере управления проектами

В этом примере показано, как компания-разработчик программного обеспечения может применять шаблон извлеченных уроков к проекту на протяжении всего его выполнения, чтобы создать ресурс для будущего планирования проекта:

ДатаИнцидентЭффектОтветВлияниеИзвлеченные уроки10/17Модуль графического пользовательского интерфейса (GUI) с отставанием от графикаПривел к задержке начала следующего этапа проектированияНазначение дополнительного персонала для написания кода для GUIGUI получил окончательное утверждение на три дня позже запланированногоУвеличение допусков по планированию оценки рисков для всех основных модулей помогает избежать повторного использования эффект задержек10/26Персонал сообщает о неопределенности в отношении ожиданий проектаНекоторые члены команды разработчиков не были уверены в ожиданиях от проектаОрганизовали собрание команды для обсуждения прогресса и уточнения текущих заданийУлучшение понимания привело к увеличению производительности в последующие недели неформальные встречи, предоставление персоналу возможности задавать важные вопросы11/9Клиент запросил существенное изменение программного обеспеченияВыполнение новых требований приведет к значительному увеличению штата для проекта или продлению сроковВстреча запланирована на 11 ноября в 14:00, чтобы поделиться несколькими вариантами изменений и достичь нового соглашения.