Как извиниться за задержку (по электронной почте и лично)

30 апреля 2021 г.

Предположим, вы обнаружили, что вам еще предстоит ответить на важное электронное письмо. Вы можете ответить на сообщение и извиниться перед получателем за задержку. Понимание того, как ответить на сообщение с опозданием, может позволить вам принести искренние извинения, которые получатель может принять. В этой статье мы рассмотрим преимущества извинений за задержку, обсудим, как извиниться за задержку, и приведем примеры того, как написать или произнести извинения.

Почему важно извиниться за задержку?

Извинение за задержку с ответом важно, потому что это может позволить вам:

• Признайте свою ошибку: прямым извинением вы можете признать свою ошибку в том, что не ответили на сообщение раньше. Однако это может побудить вас в будущем использовать более организованную технику при ответах на электронные письма или телефонные звонки.

• Запросить прощения у первоначального отправителя: важно учитывать, как отправитель может относиться к задержке. Попросите отправителя простить вас за задержку с ответом и заверите его, что вы цените его понимание.

• Поддерживайте профессиональные отношения: признание вашей задержки может показать ваш профессионализм. Это может побудить ваших коллег обратиться к вам за вопросами или рекомендациями.

Как извиниться за задержку

Выполните следующие действия, чтобы извиниться за задержку по электронной почте или во время личных бесед:

1. Поприветствуйте получателя лично

Начните разговор, обратившись к получателю по имени. Если вы лично, вы можете привлечь внимание получателя. Если вы отвечаете по электронной почте, вы можете показать получателю, что вы потратили время на персонализацию сообщения.

Ваш выбор приветствия может зависеть от ваших профессиональных отношений с получателем. Например, вы можете использовать более официальное приветствие с генеральным директором вашей организации, чем с коллегой в вашем отделе. Выберите приветствие, соответствующее человеку, с которым вы разговариваете, и контексту исходного сообщения, которое вы получили. Вот некоторые примеры:

• Привет

• Добрый вечер, утро или день

• дорогая [insert recipient’s name]

2. Извинитесь за задержку с ответом

Немедленно последуйте за своим приветствием с извинениями за задержку с ответом. Используйте простую фразу, которая подтверждает опоздание. Вот некоторые примеры:

• мне жаль

• я извиняюсь

• Мои искренние извинения

3. Объясните причину задержки ответа

Хотя это и не обязательно, рассмотрите возможность краткого объяснения причины вашего позднего ответа, чтобы усилить ваши извинения. Вот примеры факторов, которые могут вызвать задержку ответа:

• Организационный рабочий процесс: Из-за вашего рабочего графика вам может быть сложнее отвечать на ваши сообщения от коллег. Если получатель — кто-то из вашей организации, рассмотрите возможность объяснения статуса вашего текущего проекта.

• Отпуск. Возможно, вы недавно вернулись из отпуска по работе и не можете проверить и ответить на свою рабочую электронную почту. Подумайте о том, чтобы сообщить получателю о своем недавнем возвращении после написания извинений.

• Отпуск: предположим, вы взяли отпуск по личным причинам, например, в отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, или чтобы вылечиться от болезни. Защищая свою конфиденциальность, извинитесь за опоздание, указав, что вас не было в офисе в течение длительного периода времени.

• Изменения в персонале: когда вы переходите на новую должность, вам может понадобиться наладить связи с людьми, которые ждали ответов от человека, ранее занимавшего вашу должность. Используйте поздний ответ как возможность представиться своим коллегам.

• Технические трудности. В вашей организации могли возникнуть проблемы с новым программным обеспечением, например, из-за которых вы не могли войти в свою электронную почту. Извиняясь, заверите получателя вашего сообщения, что вы устранили технические неполадки.

4. Продолжайте возвращать сообщение

После того, как вы извинитесь, используйте оставшуюся часть разговора, чтобы ответить на первоначальное сообщение. Ответьте на вопросы, заданные первоначальным отправителем, и предложите дополнительные вопросы, чтобы продолжить обсуждение. Поблагодарите отправителя за терпение и подтвердите свою приверженность проекту. Если вы приносите извинения руководителю или клиенту, может быть полезно заверить их, что в будущем вы будете более эффективно отвечать на электронные письма.

Советы, как извиниться за задержку

Используйте следующие рекомендации, чтобы узнать больше о том, как извиниться за задержку:

Зарезервируйте время для проверки электронной почты

Выберите время в своем расписании, чтобы проверить свой почтовый ящик на наличие пропущенных сообщений. Это может помочь вам отвечать на звонки и электронные письма как можно быстрее. Например, зарезервируйте 30 минут по понедельникам и четвергам, чтобы просмотреть свой почтовый ящик или прослушать голосовую почту.

Организуйте свой почтовый ящик

Организация почтового ящика может облегчить вам чтение и ответ на электронные письма. Вот как вы можете структурировать свой почтовый ящик:

• Удалить нежелательную почту. Может быть полезно очистить почтовый ящик электронной почты, удалив нежелательную почту и другие сообщения, не связанные с вашей работой. Вы также можете периодически очищать папку со спамом.

• Отписаться от подписок. Отказ от подписки, например, на рекламные электронные письма из розничных магазинов, может ограничить количество сообщений, поступающих в ваш почтовый ящик, что упростит вам определение важных электронных писем.

• Назначьте свои электронные письма папкам. Классифицируйте получаемые электронные письма, например, создайте отдельные папки для переписки с начальником и клиентами. С помощью папок вы можете читать свои сообщения в одном месте, что позволяет при необходимости находить разговоры.

• Пометить электронные письма от определенных отправителей. Используйте настройки электронной почты, чтобы помечать сообщения от важных людей, например менеджеров или клиентов. Это может позволить вам быстрее просматривать электронные письма и отвечать на них.

Расставьте приоритеты в своих ответах

Как только вы найдете сообщения, на которые вам нужно ответить, вы можете обнаружить, что ваш ответ более актуален для некоторых разговоров, чем для других. Используйте свои отношения с отправителем и важность сообщения, чтобы расставить приоритеты сообщений от самых срочных до наименее срочных. Например, вы можете сначала ответить клиенту, который спросил о проекте, прежде чем бывший одноклассник поздравит вас с новой работой.

Знайте, когда извинения уместны

Создавая свой ответ, рассмотрите следующие факторы, которые помогут вам решить, уместно ли извинение:

• Время вашего ответа: если задержка с вашим ответом небольшая, вы можете пропустить извинения и продолжить разговор. Например, если вы печатаете ответ через час после получения исходного сообщения, извинения могут быть излишними.

• Контекст сообщения: исходный отправитель может указать в письме, что он знает, что вы заняты, и не ожидает немедленного ответа. Если сообщение случайное и не срочное, вы можете не извиняться в своем ответе.

• Личность получателя: даже если время и контекст сообщения сообщают вам, что извинения не нужны, вы все равно можете решить извиниться. Например, вы все равно можете извиниться, если получатель — потенциальный клиент или коллега, с которым вы редко общаетесь.

Всегда будь вежлив

То, как вы извиняетесь, может помочь вам сохранить хорошую репутацию на рабочем месте. Когда вы печатаете или читаете свой ответ, помните о своих словах и тоне. Прежде чем отправить электронное письмо, перечитайте свои слова, чтобы убедиться, что ваше извинение понятно. Когда вы начинаете разговор с коллегой лично, убедитесь, что ваш язык тела и высота голоса совпадают с вашими словами. Например, шепот при извинениях может сделать ваше извинение неискренним, поэтому важно использовать выражение, соответствующее ситуации.

Примеры извинений за задержку по электронной почте

Следуйте этим примерам для отправки отложенных сообщений по электронной почте:

Пример 1

Привет, доктор Томас,

Спасибо, что обратились. Прошу прощения за задержку с ответом. Меня не было в офисе, я присутствовал на заседаниях комитета по утверждению нашей новой учебной программы, и у меня не было времени отвечать на электронные письма. Что касается вашего сообщения, я думаю, что еще одна организация кампуса была бы отличной идеей! Давайте запланируем встречу на следующей неделе, чтобы обсудить это подробнее.

Спасибо,
Доктор Джонсон

Пример 2

Доброе утро, Джилл,

Я надеюсь, что все хорошо.

Прошу прощения за мой запоздалый ответ. Приложен запрошенный вами документ. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужно что-то еще.

Спасибо,
Джейн

Пример 3

Здравствуйте, мистер Райт,

Приношу свои искренние извинения за то, что не ответил Вам раньше. Новая кампания отняла у нас много времени, но я признаю, что должен был лучше отвечать на электронные письма. Вы все еще заинтересованы в сотрудничестве с нашим агентством? У меня есть время для быстрого звонка сегодня днем. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы свободны.

Еще раз спасибо за ваше терпение.

С наилучшими пожеланиями,
Пол Джонс

Примеры извинений за задержку лично

Следуйте этим примерам, чтобы принести извинения лично за задержку сообщений:

Пример 1

Доброе утро, мистер Барнс. Как твои дела?

Я просто хотел принести свои искренние извинения за задержку с ответом на ваше сообщение. У вас есть время встретиться за чашечкой кофе сейчас? Я хотел бы поговорить о стратегии для следующей кампании.

Пример 2

Привет, мисс Франклин.

Извините, что я только что вернулся к вам. Дайте мне десять минут, и я поставлю свою подпись на всех документах. Спасибо за работу со мной.

Пример 3

Привет, Чарли.

Извините, что пропустил ваши сообщения. Я только что вернулся в офис из отпуска. Вот готовое предложение, которое вы просили. Надеюсь, у вас были замечательные выходные.