Как избежать перегрузки проекта (с определением и советами)

Руководители проектов часто контролируют несколько проектов и групп одновременно. Убедиться, что у членов команды есть ресурсы, время и возможности, необходимые им для завершения каждого проекта в срок, может быть сложно, но это очень полезно. Если вы работаете в области управления проектами, вам может быть полезно узнать, как предотвратить перегрузку проекта. В этой статье мы объясним, что такое перегрузка проекта, обсудим некоторые из ее наиболее распространенных причин и поделимся советами, которые помогут вам избежать этой ситуации.

Что такое перегрузка проекта?

Перегрузка проекта возникает, когда руководитель проекта или команда берут на себя больше работы, чем они могут выполнить за определенный период времени. Это может затруднить соблюдение сроков, снизить качество проекта и создать напряженность между членами команды. Умение контролировать несколько проектов одновременно и разработать реалистичный график поможет вам не чувствовать себя перегруженным проектами и обеспечит вашу команду ресурсами, необходимыми для достижения успеха.

Что вызывает перегрузку проекта?

Знакомство с некоторыми распространенными причинами перегрузки проекта может помочь вам определить области для улучшения ваших собственных процессов и снизить риски. Это может сделать вашу работу более приятной и помочь вам более эффективно управлять проектами. Некоторые из наиболее распространенных причин перегрузки проекта включают в себя:

Недопонимание

Одной из основных причин, по которой менеджеры проектов берут на себя слишком много проектов, является недопонимание между ключевыми заинтересованными сторонами и членами их команды. В то время как заинтересованные лица и руководители компаний могут стремиться взять на себя больше работы, чтобы увеличить свою прибыль, руководители проектов несут ответственность за определение того, какой объем работы они могут успешно выполнить за определенный период времени. Важно прислушиваться к членам вашей команды, устанавливать реалистичные сроки и регулярно предоставлять заинтересованным сторонам обновления, чтобы убедиться, что все понимают, какие проекты вы способны выполнить с имеющимися временем и ресурсами.

Ярлыки

Хотя может показаться заманчивым использовать ярлыки для более быстрого завершения одного проекта, чтобы вы могли начать работу над другим, это может снизить качество вашей работы. Непредвиденные проблемы могут возникнуть из-за использования ярлыков, которые часто требуют даже больше времени для исправления, чем если бы ваша команда завершила проект правильно с самого начала.

Это также может увеличить риск неудовлетворенности клиентов. Вместо того чтобы экономить время или ресурсы, рассмотрите возможность продления срока одного из ваших проектов или откладывания дополнительной работы до тех пор, пока вы не сможете ее успешно завершить.

Ползучесть области

Масштаб проекта определяет, какие задачи должна выполнить команда и какие функции должен выполнить готовый проект, чтобы удовлетворить требования заказчика. Расползание масштаба происходит, когда менеджеры проектов соглашаются выполнить дополнительную работу сверх их первоначального соглашения с заказчиком, часто без увеличения времени или ресурсов. Это также может произойти, если клиент вносит существенные изменения в свои требования в процессе выполнения проекта.

Чтобы предотвратить расползание масштаба, важно, чтобы руководители проектов тщательно переоценивали свои ресурсы, возможности и сроки всякий раз, когда клиент запрашивает дополнительную работу или изменения. Пересмотр вашего первоначального контракта может помочь вам убедиться, что ваш клиент понимает влияние внесенных им изменений на бюджет и дату завершения.

Недостаток ресурсов

Менеджеры проектов часто контролируют несколько проектов одновременно, что требует от них распределения ресурсов между разными рабочими площадками и командами. Без надлежащего планирования руководители проектов могут назначить членов команды, оборудование или другие ресурсы для одновременного появления на нескольких рабочих местах, что может создать путаницу и задержки. Это также может привести к тому, что менеджеры проектов и члены команды будут работать сверхурочно, чтобы уложиться в важные сроки.

Неопределенные рабочие роли

Когда у членов команды есть расплывчатые или неопределенные рабочие роли, им может быть сложно определить, какие задачи им нужно выполнить и какие решения они несут ответственность за принятие самостоятельно. Эта неопределенность может привести к тому, что несколько членов команды будут работать над одними и теми же задачами, что может привести к задержкам. Определение четких должностных ролей и обеспечение того, чтобы люди понимали, какие решения вы им доверяете, могут помочь вам повысить производительность и улучшить командную работу.

Неясный график

Несмотря на то, что графики могут меняться в процессе разработки проекта, важно сообщать об основных вехах и сроках членам вашей команды, заинтересованным сторонам и клиентам. Неясный график может привести к прокрастинации или потребовать, чтобы члены команды работали сверхурочно, чтобы уложиться в неожиданные сроки. Установите окончательную дату завершения для каждого проекта, а затем сгруппируйте важные задачи по этапам, чтобы упростить отслеживание прогресса вашей команды. Это может помочь вам мотивировать вашу команду и определить, нужно ли вам вносить коррективы на протяжении всего проекта, чтобы уложиться в срок.

Как избежать перегрузки проекта

Хотя каждый проект, над которым вы работаете, может различаться, есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы снизить риски, связанные с перегрузкой проекта. Вот несколько советов, которые помогут вам успешно управлять своими проектами:

1. Инвестируйте в правильное программное обеспечение

Инвестирование в правильное программное обеспечение может помочь вам управлять несколькими проектами, систематизировать важную информацию и более эффективно общаться с членами команды. Изучите различные инструменты программного обеспечения для управления проектами, чтобы найти тот, который соответствует вашим потребностям. Многие из доступных инструментов предоставляют функции, которые могут помочь вам отслеживать и управлять зависимостями, устанавливать ключевые показатели производительности, планировать членов команды, создавать графики и создавать отчеты о ходе работы.

2. Делегируйте задачи

Определите, какие задачи вам нужно выполнить самостоятельно, а какие другие члены вашей команды могут выполнить самостоятельно. Вы также можете создать список коллег, являющихся экспертами в различных областях, которые могут взять на себя больше ответственности в вашей команде. Делегируйте рабочие роли и задачи, чтобы разделить работу между членами вашей команды, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее важных аспектах проекта. Вы также можете автоматизировать рутинные задачи, такие как создание отчетов или отправка напоминаний по электронной почте, чтобы сэкономить время.

3. Установите реалистичные ожидания заинтересованных сторон

Поддерживайте открытую связь с заинтересованными сторонами проекта и другими руководителями компании, предоставляя регулярные обновления проекта. Это может помочь им понять, над сколькими проектами вы работаете и как выглядит ваша временная шкала для каждого из них. При обсуждении бюджетов и графиков проектов рассмотрите возможность добавления дополнительного финансирования и времени на непредвиденные обстоятельства. Это может помочь вам преодолеть непредвиденные проблемы и обеспечить вашу команду ресурсами для адаптации по мере необходимости.

4. Создайте список приоритетов

Потратьте время, чтобы определить, каковы ваши главные приоритеты для каждого проекта. Затем сообщите об этих приоритетах высшему руководству, чтобы убедиться, что вы согласны, прежде чем назначать задачи своей команде. Это может помочь вам убедиться, что каждый проект соответствует требованиям клиента или бизнеса, необходимым для разработки точных сроков и планирования успешной стратегии выполнения.

5. Используйте программное обеспечение для распределения ресурсов

Если вы работаете над несколькими проектами, важно тщательно распределять ресурсы, чтобы избежать дублирования. Доступно несколько инструментов распределения ресурсов, которые помогут вам определить, какие проекты нуждаются в определенном оборудовании, членах команды и других ресурсах в определенные даты. Эти инструменты также могут помочь вам определить, когда вы достигли своей проектной мощности, что может помешать вам взять на себя больше работы, чем у вас есть ресурсы для выполнения.

6. Не стесняйтесь говорить «нет»

Используйте инструменты распределения ресурсов и управления проектами, чтобы определить, можете ли вы взять на себя дополнительные проекты. Затем поговорите с ключевыми заинтересованными сторонами и руководителями компании, чтобы обсудить проекты, над которыми вы сейчас работаете, согласовать сроки и определить, какие ресурсы вам потребуются для выполнения дополнительной работы. Если добавить больше проектов к вашей рабочей нагрузке невозможно, будьте честны. Это может помочь вам установить здоровые границы, предотвратить выгорание сотрудников и обеспечить успех проектов, над которыми вы работаете.