Как исправить неорганизованное рабочее пространство за 6 шагов

29 апреля 2021 г.

Неорганизованное рабочее пространство может снизить производительность. Независимо от того, находится ли ваше рабочее место дома или в офисе, поддержание его в чистоте и порядке может принести ощущение спокойствия в течение дня и держать ваши инструменты под рукой. Организация может занять всего несколько минут, но для ее овладения требуется больше практики. В этой статье мы опишем, как может выглядеть неорганизованное рабочее место, и предложим шаги, как с этим справиться профессионально.

Что такое неорганизованное рабочее пространство?

Неорганизованное рабочее место — это любое пространство, предназначенное для работы, которое неэффективно в качестве рабочей среды из-за беспорядка или других отвлекающих факторов. Это рабочее пространство может быть письменным столом, домашним офисом, рабочим кабинетом или целым корпоративным офисом. Вот некоторые типы общей неорганизованности и беспорядка, которые могут привести к неорганизованности рабочего пространства:

• Мусор. Мусор иногда может накапливаться, когда рядом нет корзины для мусора или если вы застряли за своим столом на несколько часов. Однако выбрасывая мусор прямо в корзину для мусора, вы отделяете его от важных рабочих документов, обеспечивая доступ к вашей работе и инструментам.

• Отсутствие ящиков или контейнеров: документы без системы хранения документов могут быстро накапливаться даже на большом столе. Картотечные шкафы, пластиковые емкости и другие приспособления для организации доступны по доступным ценам и помогут сделать ваше рабочее пространство более организованным и продуктивным.

• Компьютерный беспорядок: цифровые файлы без эффективной системы организации папок и подпапок могут снизить производительность труда. Большинство операционных систем допускают цифровую организацию через облачное хранилище и физическое хранилище для хранения файлов в порядке.

• Сентиментальные вещи. Сложнее всего организовать или расстаться с сентиментальными вещами, такими как фотографии и другие безделушки, которые имеют личную ценность. Сведение к минимуму личных вещей может сделать ваш стол уникальным, но не загроможденным.

Дезорганизация на работе может касаться не только физического пространства. Это также относится к привычкам сотрудников и руководства, таким как нарушение сроков и общая неорганизованность во время проектов. Вот некоторые другие типы:

• Опоздание: опоздание может привести к срыву проекта и дезорганизации в течение дня. Менеджеры могут тесно сотрудничать с сотрудниками, чтобы создавать гибкие графики для сокращения опозданий.

• Потеря информации. Иногда отсутствие программного обеспечения для обмена файлами или трудности с хранением информации могут привести к тому, что завершение проекта станет проблемой. Предоставление вариантов цифрового и физического хранения вместе с инструментами обмена может помочь улучшить организацию.

• Чрезмерная нагрузка: иногда рабочая нагрузка и стресс могут вызвать усталость на работе. Фокус всей компании на недопущении выгорания может помочь сотрудникам почувствовать себя более ценными и избежать дезорганизации и отстранения.

Как управлять неорганизованным рабочим пространством

Когда ваше рабочее пространство становится дезорганизованным, вы можете предпринять шаги, чтобы исправить дезорганизацию и спланировать будущее, например:

1. Разделите свои вещи

Первое, что вы можете сделать, — это отделить предметы, имеющие сентиментальную ценность, от необходимых вам рабочих элементов. Сентиментальные предметы могут включать в себя фотографии или безделушки, которые загромождают ваш стол, в то время как важные вещи, которые нужно держать под рукой, — это инструменты и необходимые документы. Если вы за столом, вы можете удалить все и начать все заново. Решите, какие сентиментальные вещи вам нужно оставить. Если у вас есть несколько фотографий, подумайте о том, чтобы сохранить одну важную фотографию.

Затем просмотрите, какие предметы вы используете для работы. Решите, какие предметы необходимы для вашего рабочего дня, а какие лучше хранить в ящике стола или в другом месте. Пожертвуйте или выбросьте любые повторяющиеся предметы. Например, вам могут не понадобиться два степлера или три рулона скотча.

2. Уберите мусор

Если у вас еще нет мусорного ведра, поставьте его под столом или рядом с ним — это отличный способ сократить накопление мусора. Подумайте о том, чтобы добавить корзину для мусора и получайте заряд ежедневного позитива за свои усилия по созданию чистой окружающей среды.

3. Сократите количество ненужных элементов

Сократите лишние предметы, которые вы храните на своем столе или на рабочем месте, следуя этим советам:

• Найдите отправную точку: вам не нужно избавляться от всего сразу. Начните с одной вещи, которую вы используете меньше всего. Или вы можете начать с удаления повторяющихся элементов и перейти к редко используемым элементам.

• Делайте стопки «да» или «нет»: рассмотрите возможность создания стопок только «да» или «нет» при уменьшении размера. Это поможет вам избежать нерешительности с пунктами «может быть».

• Оцифровка документов: если ваша работа позволяет вам делать цифровые копии, это может быть отличным способом хранения документов без беспорядка на бумажных носителях. После того, как вы отсканируете и сохраните свои документы в цифровом виде, вы можете уничтожить их в целях безопасности.

• Организуйте свой компьютер: компьютеры могут создавать неограниченное количество папок, поэтому воспользуйтесь файловой системой вашего компьютера, чтобы уменьшить беспорядок на рабочем столе или ноутбуке. Организуйте файлы в подпапках, чтобы создать легкодоступную и безопасную базу данных.

4. Создайте систему организации команды

Если ваша компания могла бы извлечь выгоду из улучшенной организационной системы, отправьте запрос руководству или руководству вашей команды. Специализированное программное обеспечение, такое как программное обеспечение для управления командой или проектом, — отличное место для начала. Эти инструменты могут стать центральной платформой для общения с членами команды, организации проектов и получения ежедневных обновлений.

Совещания команды могут помочь определить источники проблем и генерировать идеи сотрудников для решений. Например, если команда считает, что отсутствует коммуникация, которая мешает эффективному сотрудничеству, программное обеспечение для управления проектами может помочь решить проблему и помочь объединить команду.

5. Используйте облачное хранилище

Программное обеспечение для облачных хранилищ — отличный инструмент для компаний любого размера, стремящихся стать более организованными. Облачное хранилище не только устраняет беспорядок в физическом хранилище, но также предоставляет каждому доступ к своим файлам на доступной платформе. Такие сервисы, как Zoho, позволяют командам совместно работать над одним и тем же документом, а затем делиться им или загружать его в файловые папки с контролем доступа.

6. Попросите о помощи

Иногда перестройка организации всего бизнеса слишком сложна для вашей команды. Есть опытные организаторы и бизнес-профессионалы, готовые помочь во всем, от простой организации рабочего пространства до миграции в облако.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.