Как использовать SharePoint в управлении проектами

14 октября 2021 г.

Управление проектами часто включает в себя мониторинг многих аспектов проекта одновременно. Некоторые организации внедрили использование технологий, чтобы помочь менеджерам проектов организовать и контролировать эти аспекты. Если вы руководитель проекта, вы можете рассмотреть возможность использования компьютеров для управления своим следующим большим проектом. В этой статье мы обсудим, что такое управление проектами SharePoint, преимущества использования этой платформы и способы создания и использования SharePoint.

Что такое управление проектами SharePoint?

Управление проектами SharePoint — это метод управления проектами, в котором используется группа веб-инструментов, помогающих командам совместно работать над различными задачами. Организации часто используют это веб-решение или облачное решение с Office 365, чтобы помочь своим командам создавать интрасети, управлять документами или работать вместе в безопасной среде. Некоторые функции SharePoint включают каналы новостей, форумы, управление документами и обмен ими, порталы интрасети и управление знаниями. SharePoint также включает меры безопасности, такие как шифрование и контрольные разрешения для ограничения доступной информации только для членов команды. Эта платформа включает в себя четыре компонента:

• Списки: вы можете добавлять на сайт списки процессов, таких как задачи, библиотека документов, проблемы проекта, риски и отчеты по проекту.

• Веб-части: позволяют просматривать, сообщать и отслеживать элементы в списках. Некоторые веб-части могут сообщать об элементах, таких как самые популярные открытые проблемы, диаграммы со статусами задач, ключевые показатели производительности и просроченные работы.

• Сайты SharePoint: это центральные расположения, в которых размещаются списки и веб-части.

• Семейства сайтов: вы можете разместить группу сайтов в коллекции SharePoint. Это позволяет руководителям проектов управлять несколькими отдельными проектами одновременно.

Каковы преимущества использования управления проектами SharePoint?

Использование SharePoint в управлении проектами позволяет членам команды получать доступ к данным проекта и обмениваться данными в одном месте, что обеспечивает эффективное сотрудничество. Руководители проектов могут структурировать свои программы SharePoint, чтобы создать соответствующий подход к каждому проекту, повышая прозрачность и отчетность, а также организуя реализацию проекта. SharePoint также позволяет заинтересованным сторонам наблюдать за ходом проекта и позволяет всем участникам программы видеть в режиме реального времени обновления сроков, бюджетирования и расписания назначений участников. Подключение SharePoint к Microsoft Office также означает, что он работает с приложениями Office, что помогает членам команды легко ориентироваться в интерфейсе.

Как использовать управление проектами SharePoint

Иногда настройка сайта SharePoint может быть сложным процессом, но многие интернет-ресурсы предлагают шаблоны или советы, которые помогут вам. В некоторых организациях есть ИТ-команда, которая настраивает сайты SharePoint, но действия, описанные в этой статье, предполагают использование бесплатных шаблонов SharePoint для упрощения настройки. Вот список шагов по настройке и управлению проектом с помощью шаблонов в SharePoint:

1. Подготовьте ресурсы проекта

Защитите ресурсы проекта, такие как члены команды, бюджеты и отчет по проекту, прежде чем настраивать SharePoint. Это поможет вам заполнить сайт, потому что у вас есть вся исходная информация, необходимая для создания плана проекта. Заявление о проекте может включать такую ​​информацию, как:

• Идентификация и описание проекта

• Цели

• Предполагаемый клиент или заинтересованное лицо

• Список ресурсов, включая предполагаемое использование или бюджет

• Объем проекта

• Дата начала и окончания

• Тип или статус проекта

2. Создайте сайт проекта

Руководители проектов могут использовать шаблон SharePoint с предварительно отформатированными списками или веб-частями, такими как отчет о проекте, документы, задачи и проблемы. Вы можете увидеть эти шаблоны, зайдя на сайт Lookbook и скачав оттуда шаблон. После загрузки шаблона откройте SharePoint и запустите свой первый проект с использованием шаблона. Вы можете использовать плитки «Начало работы», чтобы добавить информацию, включенную в отчет о проекте, с помощью списков и элементов веб-частей.

3. Настройте проект

Выберите плитку «Настроить проект», чтобы отредактировать оператор проекта. Откроется окно с редактируемыми полями для имени вашего проекта, описания, организации заказчика, имени руководителя проекта, типа проекта, статуса, срока выполнения и предположений о проекте. Выберите «Сохранить», когда закончите.

4. Добавьте задачи проекта

Выберите плитку «Добавить задачи», расположенную справа от плитки «Настроить проект». Откроется окно, в котором вы можете назначить пошаговые инструкции членам команды. Шаблон может иметь предварительно заполненные задачи, уже перечисленные в этом окне, но вы можете щелкнуть каждый элемент, чтобы настроить каждую задачу в соответствии с вашим проектом. Нажмите «Сохранить», когда закончите. Вы можете массово редактировать задачи, выбрав «Редактировать этот список», чтобы открыть представление таблицы и обновить некоторые из выбранных задач. Затем вы можете щелкнуть и перетащить эти обновления в нижние ячейки и выбрать «Прекратить редактирование этого списка», чтобы сохранить изменения.

Вы можете добавить подзадачи для конкретного проекта, щелкнув правой кнопкой мыши меню редактирования рядом с задачей проекта и выбрав «Создать подзадачу». Затем вы можете добавить название задачи, дату начала и окончания, ее статус и члена команды, которому она назначена. Домашняя страница проекта также позволяет просматривать временные рамки задач и расписаний на диаграмме Ганта.

4. Добавьте документы проекта

Третья плитка в плитках «Начало работы» — «Добавить документы». Выберите эту плитку и нажмите «Новый документ», чтобы загрузить файл. Для организационных целей может быть полезно, если вы и ваша команда назовете каждый файл в соответствии с тем, к какой области работы он принадлежит. Например, вы можете назвать его «Plan_project_statement». В библиотеке документов не используются папки для организации документов, поэтому четкие метки помогают членам группы эффективно находить нужные им материалы.

5. Настройте сайт

Чтобы добавить членов команды и других пользователей, например заинтересованных лиц или высшее руководство, нажмите кнопку «Конфигурация» на серой ленте под плитками. Появится окно, в котором вы можете выбрать «Поделиться своим сайтом» и добавить свою контактную информацию в диалоговое окно. Вы можете добавить несколько адресов электронной почты в текстовое поле «Пригласить людей» и краткое сообщение с приглашением. Нажмите синюю кнопку «Поделиться», чтобы отправить приглашения.

6. Попросите вашу команду проверить сайт

Пригласив членов команды, попросите их просмотреть и проверить информацию на сайте. Это может гарантировать, что все понимают требования проекта. Также может быть полезно встретиться с командой перед официальным запуском проекта, чтобы ответить на вопросы, устранить путаницу и установить процедуры коммуникации.

7. Дайте команде инструкции по использованию сайта

Менеджеры проектов могут захотеть научить членов команды взаимодействовать с сайтом, например, выполнять свои задачи, работать над результатами и сотрудничать. Им могут потребоваться инструкции о том, как найти и обновить свою работу или сообщить о проблемах. Они могут сделать это с помощью следующих инструментов:

• Отчет «Моя работа». Участники группы могут получить доступ к этому отчету, выбрав этот параметр в меню «Быстрый запуск». Здесь они могут находить, отслеживать и обновлять свою работу, а также редактировать отдельные элементы в списке.

• Отчет «Работа»: менеджеры проектов могут получить к нему доступ через меню «Быстрый запуск», чтобы увидеть всю работу, назначенную членам команды, и проверить ход выполнения каждой задачи.

• Отчет «Проблемы»: вы можете найти этот отчет в разделе «Выполнение и управление» в меню «Быстрый запуск», чтобы добавить и подробно описать проблемы проекта.

• Инструменты домашней страницы: вы можете увидеть статус проекта, плитки показателей и просроченные элементы на главной странице сайта.

8. Проверьте ход проекта

Пока члены команды выполняют свои задачи, менеджеры проектов могут проверять ход выполнения, выбирая параметры «Ключевые показатели проекта» на главной странице. Метрики включают количество просроченных задач, предполагаемую дату завершения и самое последнее обновление сайта. Вы можете выбрать соответствующую плитку в этом разделе, чтобы открыть сведения о ней. Вы также можете использовать отчет «Работа» для просмотра потенциальных проблем. На главной странице проекта есть отчет «Основные открытые проблемы», в котором содержится обзор всех проблем проекта.

9. Отредактируйте план проекта

Иногда необходимо отредактировать часть проекта, например внести изменения в бюджет или сроки. Сделайте это с помощью массового редактора. Команда может увидеть подробности нового проекта на главной странице. Вы также можете добавить отчет «Статус проекта» из меню «Быстрый запуск».

10. Закройте проект

После того, как команда завершит проект, вы можете закрыть сайт проекта. Обязательно просмотрите все задачи, чтобы убедиться, что они выполнены. Используйте массовый редактор, чтобы отметить все задачи как выполненные и все проблемы решенными. После рассмотрения вы можете обновить и дополнить окончательную проектную документацию.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.