Как использовать правильный формат делового письма в электронной почте (с шагами)

Деловой мир адаптировал многие из своих традиционных практик к цифровым каналам, которые люди в настоящее время используют для общения. Деловые письма, хотя сейчас они обычно пишутся и читаются по электронной почте, остаются важной чертой профессиональной культуры и этикета. Если вы составляете письма для рабочих целей, вам может быть полезно ознакомиться с идеальным способом их цифрового форматирования. В этой статье мы определяем формат делового письма применительно к электронной почте и представляем шаги, которые необходимо предпринять, если вы составляете собственное деловое письмо по электронной почте, проиллюстрированное шаблоном и примером.

Что такое формат делового письма в электронной почте?

Формат делового письма в электронной почте представляет собой слегка измененную структуру профессионального письма, учитывающую правила электронной почты. Поскольку большинство специалистов ведут беседы по электронной почте, но должны оставаться несколько формальными, адаптация традиционного форматирования писем — это простой способ соблюдать деловой этикет, наслаждаясь удобством электронной почты. Однако, поскольку электронные письма не связаны с почтовой службой и автоматически добавляют контактную информацию, они могут исключить некоторые типичные элементы письменного письма.

Чтобы оставаться разборчивым и кратким, как традиционные письма, деловые электронные письма подразумевают прямоту и использование коротких абзацев. Обычно в них используется тот же тон, что и в традиционных деловых письмах, что свидетельствует об уважении и желании общаться профессионально.

Как написать деловое письмо по электронной почте

Вот шаги, которые нужно выполнить, если вам нужно отправить правильно отформатированное деловое письмо по электронной почте:

1. Определите свою аудиторию

Прежде чем писать, подумайте, кто ваша аудитория и каковы ваши отношения с получателем. Хотя деловые письма по умолчанию имеют формальный и вежливый тон, если вы пишете кому-то, кого вы хорошо знаете, лучше использовать более дружелюбный и слегка неформальный подход. Вам выгодно быть особенно формальным при установлении контакта с кем-то в первый раз или при поднятии серьезного вопроса.

Иногда вы можете написать знакомому коллеге или деловому партнеру, но вам нужно переслать электронное письмо другим сторонам. Если у вас или вашего получателя могут быть причины поделиться своим сообщением, сохраняйте консервативную структуру и тон в своих сообщениях.

2. Напишите тему письма

Строка темы информирует получателя о теме вашего письма. Чтобы выглядеть как можно более профессионально, напишите это в заглавном регистре и сделайте его как можно более кратким. В зависимости от цели, с которой вы пишете, меняется именно то, что вы выделяете в строке темы, но обычно вы хотите определить событие или обмен мнениями, наиболее соответствующие вашему сообщению. Вот несколько примеров, которые могут быть полезными ссылками:

• Добро пожаловать в команду Globe Pharma

• Спасибо за сотрудничество

• Мысли об отраслевой конференции

• Ежеквартальный отчет Планы встреч

• Ответ на ваши опасения по поводу нашей платформы

• Стеклянная посуда Crystal View: знакомство и бесплатная консультация

3. Используйте подходящее приветствие

В то время как традиционные деловые письма начинаются с подробной информации о получателе и вашей контактной информации, деловые электронные письма могут начинаться с приветствия. «Дорогой» — это обычное, но уважительное приветствие, которое работает в любом контексте, но если вы не уверены в имени получателя, вы можете начать свое письмо со слов «Кому это может быть важно». В противном случае используйте предпочтительный титул и фамилию получателя для официальных писем или имя получателя, если вы достаточно знакомы с ними.

4. Представьтесь

Если вы давно не встречались с получателем или не общались с ним, начните свое письмо с представления себя. Укажите свое имя, свой профессиональный титул или роль и, если необходимо, компанию, которую вы представляете. Ваш получатель, вероятно, будет рад, если вы как можно скорее узнаете, что вы имеете к нему отношение и его обязанности. Отправляя письмо кому-то, кого вы знаете, вы можете начать с добрых чувств, например, сказав, что вы надеетесь, что у него все хорошо. Завершите этот первый абзац, четко указав причину написания, в идеале в одном предложении.

5. Поделитесь своим сообщением

Ваш следующий абзац или два более подробно объясняет, почему вы хотите установить контакт с получателем. Часто деловая электронная почта направлена ​​на предоставление информации или запрос. Например, сотруднику может потребоваться сообщить коллеге из другого отдела о статусе проекта, или соискатель может запросить рассмотрение вакансии в компании.

Хотя в некоторых электронных письмах обсуждаются сложные вопросы, требующие серьезной подготовки, в большинстве из них можно изложить свою точку зрения в одном или двух коротких абзацах. В конце этого раздела должны быть указаны все ключевые сведения, необходимые получателю для надлежащего ответа или действий в отношении вашего электронного письма, такие как крайние сроки, места проведения мероприятий или контактная информация для третьих лиц. Ограничение длины вашего письма позволяет выделять самую важную информацию и поощряет получателей читать его полностью.

6. Заканчивайте благодарностью и призывом к действию

В последнем абзаце вашего письма выражается благодарность получателя за уделенное время и внимание. Затем он заканчивается призывом к действию, заявлением, в котором выражается ваша надежда на следующие шаги между вами и вашим получателем. В зависимости от цели написания вы можете использовать призывы к действию, например:

• Я надеюсь, что у нас будет возможность обсудить дальше в ближайшее время.

• Я с нетерпением жду вашего звонка.

• Я ценю любую помощь, которую вы можете предложить по этому вопросу.

• В ближайшее время, пожалуйста, дайте мне знать.

7. Подпишитесь с контактной информацией

Предварите свою подпись официальным завершением, таким как «С уважением», «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Вы можете ввести свое имя, чтобы подписать письмо, или использовать оцифрованную версию вашей фактической подписи. В любом случае, убедитесь, что вы сопровождаете свое имя своей профессиональной контактной информацией, включая название должности, работодателя, служебный адрес и номер телефона. Многие профессионалы предпочитают настроить свою электронную почту так, чтобы эта информация была их подписью по умолчанию, что экономит их время и гарантирует, что они не забудут включить ее.

8. Вычитывайте и редактируйте

Перед отправкой письма посвятите некоторое время тщательной корректуре сообщения. Как официальное деловое общение, ваше письмо не должно содержать грамматических или орфографических ошибок. Если вы хотите произвести впечатление на получателя, вам также будет полезно отредактировать свои предложения, чтобы они хорошо звучали и лаконично выражали ваши мысли. Когда вы проверяете свою электронную почту, примите точку зрения вашего получателя и подтвердите, что вы включили всю информацию, необходимую им, чтобы полностью оценить то, что вы написали. Если вам нужна помощь в поиске ошибок, вы можете воспользоваться одним из множества бесплатных онлайн-приложений для корректуры.

Шаблон электронной почты в формате делового письма

Вот шаблон, который вы можете использовать для составления деловых писем, которые вы отправляете по электронной почте:

Тема: [Brief and clear subject]

дорогая [Recipient name],

Меня зовут [your name]и я [state professional identity or title and employer]. я пишу [state the reason for sending your business letter].

[Explain in greater detail the subject you want to raise or request you want to make]. [Provide supporting information as appropriate].

Я ценю ваше время и внимание. [Make a call to action].

[Formal closing],

[Your name]
[Your professional contact information]

Электронная почта в деловом письме пример

Вот вымышленный пример делового письма, которое следует приведенному выше шаблону:

Тема: Изучение партнерства для терминала C

Уважаемая мисс Джеймс,

Меня зовут Терри Стюарт, и я операционный директор Blue Gate Concessions. Я пишу о повторном открытии терминала C в региональном аэропорту Луисвилля и о том, что, по моему мнению, может стать взаимовыгодным партнерством.

Наша команда следила за реконструкцией терминала и опубликованными материалами с подробным описанием дополнительных удобств, которые могут ожидать пассажиры. Поэтому я узнал о захватывающих партнерских отношениях, которые ваша компания, Concourse Management, заключила с розничными торговцами модной одеждой и любимыми сетями ресторанов. Однако я заметил, что в материалах не упоминался продавец газетного киоска.

В настоящее время Blue Gate Concessions занимается розничной торговлей газетными киосками в дюжине аэропортов в центральной и восточной части США. Мы опытные операторы, специализирующиеся на интеграции наших привлекательных и удобных витрин в транспортные узлы, которые ценят опыт и комфорт путешественников. Я рекомендую вам посетить наш веб-сайт BlueGateConcessions.com, чтобы узнать больше о нашем успехе.

Спасибо за уделенное время. Я надеюсь услышать от вас в ближайшее время, чтобы мы могли назначить время, чтобы говорить более подробно.

Ваш,

Терри Стюарт
Начальник производства
Концессии Голубых Ворот
888-888-8888 | 430 Western Knoll Way, Аннаполис, Мэриленд 21401