Как использовать панель инструментов проекта (с преимуществами и шагами)

Руководители проектов используют различные инструменты, чтобы помочь им поддерживать порядок в своих командах и соблюдать график. Одним из инструментов, который часто используют эти профессионалы, является панель мониторинга проекта, которая отслеживает назначенные их организацией ключевые показатели эффективности и показатели. При отслеживании хода проекта эти информационные панели помогают руководителям проектов собирать правильные данные и делиться соответствующей информацией со своими заинтересованными сторонами. В этой статье мы рассмотрим, что такое панель мониторинга проекта, объясним некоторые преимущества ее использования и предложим шаги по эффективному использованию панели мониторинга проекта.

Что такое дашборд проекта?

Панель управления проектом — это инструмент для отображения текущего состояния цели. Он содержит ключевые данные и показатели, относящиеся к конкретному проекту. Это включает в себя ключевые показатели эффективности проекта (KPI), такие как количество задач, отстающих от графика, или процент клиентов, удовлетворенных своим продуктом. Менеджеры проектов используют информационные панели проектов, чтобы просматривать аналитику в реальном времени и определять, насколько успешно команда достигает своих целей. Этот инструмент предоставляет обзор и помогает организациям решить, на чем сосредоточить свое внимание.

Преимущества использования дашборда проекта

Панели управления проектами важны для того, чтобы помочь руководителям проектов и заинтересованным сторонам понять статус проекта. Эти инструменты обмениваются соответствующей информацией с заинтересованными сторонами, например о том, достигла ли команда вехи. Они также помогают держать команды в курсе при работе над заданиями. Некоторые преимущества использования информационной панели проекта включают в себя:

• Повышение точности

• Повышение эффективности проекта

• Создание подотчетности

• Сбор ключевых данных в одном месте

• Улучшение связи

• Предоставление четких доказательств

Какие основные элементы следует отслеживать на информационной панели проекта?

Информационная панель проекта может помочь организациям отслеживать различные факторы, такие как:

• Количество часов, затраченных на задачу. Панели управления проектами могут помочь людям отслеживать, сколько часов они тратят на задачу каждый день.

• Завершенные списки дел: список выполненных заданий может помочь командам увидеть, что сделали другие члены команды и когда они выполнили определенную задачу.

• Обновления проекта. Наличие обновлений в режиме реального времени может помочь руководителю проекта и его команде быть в курсе хода проекта.

• Время на проекты. Панели управления проектами помогают компаниям отслеживать, сколько часов их команда потратила на проект, чтобы они могли сравнивать заложенное в бюджете время с фактическим временем.

• Виджет распределения ресурсов: виджеты распределения ресурсов помогают распределять ресурсы проекта между каждым назначением.

Как эффективно использовать дашборд проекта

Вот несколько шагов, которые помогут вам эффективно использовать панель мониторинга проекта:

1. Узнайте свое предназначение

Прежде чем использовать панель мониторинга проекта, подумайте о цели использования этого инструмента. Подумайте, чего вы хотите добиться с помощью собранных данных. Во время мозгового штурма подумайте, для кого предназначен дашборд и какие показатели наиболее важны.

2. Скомпилируйте ваши текущие источники данных

Затем создайте список всех ваших текущих источников данных. Например, у вас могут быть данные о вашем веб-трафике в одной папке, а информация о ваших финансах — в другом месте. Компиляция ваших данных может помочь вам решить, можете ли вы включить их в панель управления вашим проектом. При сохранении документов рассмотрите возможность использования одного и того же формата, например PDF или CSV, чтобы упростить загрузку.

3. Учитывайте свою частоту

При создании информационной панели проекта подумайте, как часто может потребоваться обновление ваших показателей. Например, если вы отслеживаете ход выполнения задач, вы можете обновлять их чаще. Знание того, как часто нужно обновлять метрики, может помочь вам решить, нужна ли вам статическая или динамическая панель мониторинга.

4. Выберите свои ключевые показатели эффективности

Решите, какие ключевые показатели эффективности будут для вашей информационной панели проекта, чтобы помочь вам определить, какие инструменты включить. Во время мозгового штурма подумайте, какова общая цель вашего проекта и какие данные будут актуальны. Подумайте, какая из следующих категорий KPI лучше всего соответствует потребностям вашей организации:

• Бюджет: будет ли проект завершен в рамках своего бюджета, является важным KPI для отслеживания, и это может помочь организации достичь своей цели. Это может включать отслеживание ключевых показателей эффективности, таких как индекс эффективности затрат или отклонение от бюджета.

• Своевременность. Еще один ключевой показатель эффективности, который необходимо отслеживать, — это своевременность завершения проекта командой. Это включает в себя отслеживание областей, которые могут привести к отставанию от графика, и использование ключевых показателей эффективности, таких как время цикла и затраченное время.

• Качество: Качество включает в себя то, насколько хорошо продвигается проект и удовлетворены ли заинтересованные стороны результатами. Он может включать такие ключевые показатели эффективности, как удовлетворенность клиентов и уровень оттока сотрудников.

• Эффективность: Эффективность относится к тому, насколько хорошо компания тратит свои деньги и ресурсы для завершения проекта. Он использует ключевые показатели эффективности, такие как количество возвратов или обучение, необходимое для проекта.

5. Выберите свой формат

Выберите формат для доставки ваших данных. При выборе формата подумайте о том, кто ваши целевые пользователи и предпочитают ли они базовую информацию или что-то более техническое. Выбранный формат также зависит от типа данных. Например, информация о заданиях может лучше всего работать в формате списка, тогда как метрики, отслеживающие производительность, могут лучше работать с линейным графиком, чтобы показать изменения с течением времени. Некоторые форматы на выбор включают:

• Графики

• Графики

• Хронология

• Списки

6. Определите, какой инструмент использовать

Наконец, определите, какой инструмент вы хотите использовать для создания информационной панели проекта. Существует различное программное обеспечение, предоставляющее шаблоны и помогающее создавать информационные панели проекта. Чтобы выбрать лучший инструмент для вашей организации, подумайте, насколько он прост в использовании и насколько он индивидуален. Другими полезными элементами являются возможность совместного использования и цена.

Советы по созданию успешной информационной панели проекта

Используйте этот совет, чтобы помочь вам при разработке информационной панели проекта для вашей организации:

• Сделайте это визуальным. Чтобы панель мониторинга проекта можно было сканировать, рассмотрите возможность добавления визуальных элементов, таких как цвет, для выделения важной информации.

• Отслеживайте полезные данные. Отслеживайте данные, которые ваша организация может использовать для улучшения своих процессов.

• Будь проще. Включайте в панель управления проекта только важную информацию, чтобы ее было легко читать и понимать.