Как использовать функцию TRIM в Excel (плюс когда ее использовать)

8 апреля 2022 г.

Функция TRIM в Excel — это функция, которая позволяет вам удалять дополнительные интервалы из текста в вашей работе. Этот инструмент особенно полезен при использовании инструмента копирования и вставки для добавления данных и текста на лист. Если вы регулярно используете Excel для выполнения своих служебных обязанностей, полезно узнать о предлагаемых им функциях, включая инструмент TRIM. В этой статье мы объясним, что такое функция TRIM, и поделимся шагами и информацией о том, когда и как ее использовать в различных ситуациях.

Что такое функция TRIM в Excel?

Функция TRIM — это текстовая функция Excel, которая удаляет неправильные интервалы из текста на листе. Эта функция помогает упорядочить текст в ячейках рабочего листа Excel. Когда вы используете функцию TRIM, она удаляет все пробелы, кроме одиночных пробелов между словами. Иногда текст содержит неразрывные пробелы (nbsp), но функция TRIM не может удалить пробелы в HTML-коде, например nbsp. Тем не менее, функция TRIM позволяет упорядочивать и корректировать данные в Excel, полученные из другого источника.

Когда использовать функцию TRIM в Excel

Одним из наиболее практичных применений функции TRIM в Excel является организация текста, который вы импортируете из другого источника, на свой рабочий лист. Когда вы вводите данные вручную, вы можете избежать неравномерных интервалов, которые могут повлиять на внешний вид вашего рабочего листа. Однако импорт данных и использование функции TRIM могут быть более эффективными. Многим специалистам в области финансов и исследований требуется эта функция Excel для управления данными из нескольких источников, которые они используют для анализа. Внешние источники могут иметь лишние пробелы, и вы можете улучшить читаемость, удалив их.

Дополнительные пробелы в тексте ячеек на листе могут вызвать ошибки, например повлиять на точность других функций и вернуть отчеты об ошибках, когда их нет. Например, если вы добавляете числа в ячейки вместе с функцией СУММ, но получаете нулевое значение от функции, это может быть связано с тем, что нерегулярные пробелы в ячейках влияют на функцию СУММ.

Как использовать функцию ОБРЕЗ в Excel

Если вы хотите использовать функцию TRIM в Excel, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение Excel

То, как вы открываете Microsoft Office и приложение Excel, зависит от того, используете ли вы настольную или онлайн-версию. Если у вас есть подписка на Microsoft Office на рабочем месте, в школе или в личных целях, вы, скорее всего, сможете найти приложение на своем рабочем столе или путем поиска приложений на своем компьютере. Если у вас нет подписки на Microsoft Office, вы все равно можете использовать бесплатную онлайн-версию. Чтобы найти эту версию, перейдите на веб-сайт Microsoft Office и найдите приложение Excel.

2. Выберите пустой рабочий лист

Как только вы доберетесь до стартовой страницы Excel, у вас будет возможность открыть старую работу, выбрать шаблон или выбрать пустой рабочий лист. Щелкните значок пустого рабочего листа, чтобы вы могли протестировать функцию TRIM на пустом рабочем листе, прежде чем использовать ее на рабочих листах с содержащейся в них информацией. Щелчок по этой опции вызывает новую страницу и отображает рабочую станцию ​​Excel.

3. Введите в ячейку A1

Дважды щелкните ячейку A1, чтобы внутри ячейки появился курсор. Это позволяет добавить текст в ячейку. Введите слово или фразу в ячейку и нажмите «Ввод», чтобы сохранить текст в ячейке. Полезно добавить дополнительные пробелы с обеих сторон слова, чтобы вы могли видеть, как работает функция TRIM. Затем вы можете использовать клавиши со стрелками или курсор, чтобы дважды щелкнуть ячейку B1.

4. Нажмите кнопку «FX».

После того, как вы выделите ячейку B1, дважды щелкнув ее, найдите кнопку «fx». Вы можете найти его между панелью инструментов и рабочим листом в разделе «Шрифт» на панели инструментов. Нажатие этой кнопки вызывает окно с параметрами «Вставить функцию».

5. Выберите «Текст» в раскрывающемся меню «FX».

Вы можете найти опцию «Текст» в окне «Вставить функции», используя один или два метода. Во-первых, вы можете ввести «Текст» в строке «Поиск функции». После ввода в строке поиска нажмите кнопку «Перейти», чтобы активировать поиск. Вы также можете найти опцию «Текст», вызвав раскрывающееся меню из опции «Выберите категорию». Там вы можете найти опцию «Текст» в середине раскрывающегося меню.

6. Выберите опцию «ОБРЕЗАТЬ».

Щелчок или иной вызов параметров «Текст» позволяет новым функциям появляться в поле в окне «Вставить функции». Среди этих функций вы можете найти опцию «TRIM». После того, как вы нажмете «TRIM», выберите «ОК». Это вызывает окно «Аргументы функции».

7. Выберите ячейку A1.

Когда появится окно «Аргументы функции», щелкните ячейку A1. Это действие позволяет формуле =TRIM(A1) появиться в ячейке B1. Нажмите «ОК» в окне «Аргументы функции», как только вы увидите «A1» в текстовом поле и «=[the test you put in A1].» Как только вы нажмете «ОК», текст, который у вас есть в A1, может появиться в ячейке B1 без каких-либо дополнительных пробелов.

Использование функции TRIM для числовых данных

Хотя приведенные выше шаги могут помочь вам удалить ненужные интервалы в текстовых данных, они не работают для числовых данных. Это связано с тем, что если вы используете обычный инструмент TRIM для числовых данных, набор больше не ведет себя как числа. Например, вы не сможете использовать инструмент СУММ, чтобы найти общее значение данных. Чтобы сохранить поведение ваших числовых данных и подготовить их для других функций, которые вы можете использовать, рассмотрите следующую формулу при попытке удалить пробелы в числовых наборах данных:

=ЗНАЧ (ОТРЕЗКА) (A2))

Как выделить ячейки с лишними пробелами

Если вы работаете с данными, чувствительными к регистру, или не уверены, хотите ли вы использовать функцию TRIM для автоматического удаления всех пробелов, вы можете выделить ячейки с дополнительным интервалом. Это позволяет просматривать ячейки без необходимости тщательного изучения всего набора данных. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон ячеек, которые вы хотите проверить. Вы можете сделать это, перетащив курсор на группу ячеек, что поможет вам выбрать весь лист.

2. Перейдите на вкладку «Главная». Здесь вы можете найти группу «Стили», которая дает вам возможность выбрать вкладку «Условное форматирование».

3. Вызовите раскрывающееся меню «Условное форматирование». Для этого щелкните или наведите указатель мыши на вкладку «Условное форматирование». Затем выберите «Новое правило».

4. Выберите параметр, чтобы ввести новую формулу. В окне «Новое правило» выберите параметр «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», который находится в нижней части списка в верхней части окна.

5. Введите формулу =ДЛСТР($A2)>ДЛСТР(ОТРЕЗАТЬ($A2)). Введите эту формулу в текстовую строку.

6. Выберите формат для выделенных ячеек. Чтобы выбрать формат ячеек, которые выделяет функция, перейдите на вкладки «Шрифт» и «Заливка», чтобы выбрать цвет выделения.

7. Выберите «Войти». Выберите «Ввод», чтобы завершить функцию. Затем вы можете просмотреть выделенные ячейки.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.