Как использовать автозаполнение в Word за 4 шага (с советами)

В Word есть много функций, предназначенных для облегчения работы пользователя. Одной из таких функций является автозаполнение, которое может помочь вам ускорить процесс набора текста. Узнав, как эффективно использовать эту функцию, вы можете значительно сократить объем печатаемого текста, что сэкономит ваше время при работе над эссе и другими документами. В этой статье мы дадим определение автозаполнению, объясним, когда вы можете захотеть его использовать, и поделимся четырьмя шагами, как использовать автозаполнение в Word.

Что такое автозаполнение в Word?

Автозаполнение, также известное как автотекст, — это функция Word, которая помогает пользователям печатать быстрее за счет автоматического завершения слов. Эта функция завершает текст для пользователя на основе определенных записей, хранящихся в библиотеке, с часто набираемыми словами. Текстовый процессор уже имеет некоторые записи в этой библиотеке, но пользователи также могут добавлять свои собственные записи. Например, пользователь может добавить свое имя и фамилию в качестве записей автотекста.

Затем система анализирует первые четыре буквы каждого введенного вами слова и, если буквы совпадают с записью в библиотеке, отображает эту запись в качестве предложения. Чтобы использовать это предложение, пользователь может затем нажать «Enter» или клавишу «F», чтобы выбрать его. Затем слово появляется там, где вы печатаете.

Зачем использовать автозаполнение в Word?

Основное преимущество использования автозаполнения — экономия времени. Если вы обнаружите, что часто вводите одно и то же слово, вы можете использовать функцию автозаполнения, чтобы вводить это слово быстрее. Это особенно полезно, если у вас есть длинное слово или слово со сложным правописанием. Помимо экономии времени, автозаполнение может помочь вам правильно писать слова.

Например, если студенту-медику нужно написать отчет о бронхите, он может создать запись автотекста для этого слова. Затем каждый раз, когда они набирают буквы «брон», система показывает «бронхит» в качестве предложения. Затем учащийся может просто нажать кнопку «Ввод» и отобразить слово целиком, чтобы он мог набирать меньше клавиш и потенциально выполнять задание быстрее.

Как использовать автозаполнение в Word

Чтобы использовать функцию автозаполнения, вы можете выполнить следующие четыре шага:

1. Выберите текст

Выберите текст, который вы хотите превратить в предложение автозаполнения, выделив его. Вы можете сделать это либо в новом документе, либо в документе, над которым вы уже работаете. Убедитесь, что вы выбираете только тот текст, который хотите использовать, опуская пробелы. Однако вы можете включить пробелы, если хотите, чтобы автотекст предлагался из нескольких слов.

2. Перейдите в меню автотекста.

Существует несколько способов перехода в меню автотекста. Один из вариантов — выбрать вкладку «Вставка» на главной ленте в верхней части документа. В меню «Вставка» найдите подменю «Текст». Здесь есть меню под названием «Быстрые части». Выберите это раскрывающееся меню, а затем «Автотекст». Наконец, нажмите «Сохранить выделение в галерее автотекста». Другой способ открыть меню автотекста — одновременно нажать клавиши «Alt» и «F3». Оба метода открывают окно «Создать новый стандартный блок».

3. Создайте новый строительный блок

В меню «Создать новый стандартный блок» выберите параметры, которые вы хотите использовать для новой записи. Во многих случаях можно оставить параметры по умолчанию. При создании нового стандартного блока по умолчанию вставляется только ваш контент, при этом ваша запись автозаполнения отображается точно так, как она была создана. Вы также можете выбрать «Вставить содержимое в отдельный абзац», чтобы поместить разрыв строки до и после текста. Наконец, «Вставить контент на отдельную страницу» помещает ваш текст на отдельную страницу. Выберите тот вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям, затем нажмите «ОК», чтобы добавить свою запись.

4. Используйте новую запись автотекста

Когда вы вводите первые четыре буквы своей записи автотекста, появляется небольшая лента, предоставляющая вам возможность использовать вашу запись. Нажмите клавишу «Ввод», и появится ваша запись. Вы также можете вставить свою запись автозаполнения, вернувшись в меню «Быстрые части», в котором есть список ваших записей автотекста. Вы можете просто нажать на нужную запись, и она появится.

Советы по использованию автозаполнения

Ниже приведены несколько советов, которые вы можете использовать при использовании функции автозаполнения:

Удалить метки абзаца

По умолчанию Word не отображает абзацы в документе. Если слово, которое вы хотите превратить в запись автотекста, является единственным словом в строке, оно может содержать знак абзаца. Если после завершения ввода автотекста вы обнаружите, что ваш курсор перемещается на следующую строку, попробуйте создать запись, поместив другие слова с обеих сторон в пределах одной строки.

Дайте вашей записи автозаполнения уникальное имя

При создании записи автозаполнения у вас есть возможность присвоить ей имя. Часто полезно присвоить элементу стандартного блока уникальное имя, чтобы его можно было найти позже. Обычной практикой является присвоение записи автозаполнения того же имени, что и тексту.

Сгруппируйте записи автозаполнения

Рассмотрите возможность создания отдельных групп для различных записей автозаполнения. Размещая записи автозаполнения в разные группы, вы можете упростить их поиск в дальнейшем и сделать свои записи более организованными. Вы можете создавать группы для записей автозаполнения в меню «Стандартные блоки».

Удалить неиспользуемые записи автозаполнения

Вы также можете удалить запись автозаполнения, перейдя в меню «Быстрые части». В этом меню есть опция «Организатор строительных блоков», которую вы можете открыть, чтобы найти список всех ваших записей автотекста. Выберите запись, которую хотите удалить, затем нажмите кнопку «Удалить» в нижней части окна. Это полезно, если вы хотите создать новую запись автозаполнения, начинающуюся с тех же букв.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.