Как быстро заполнить Excel (с советами)

8 апреля 2022 г.

Если ваша профессия связана с вводом данных или работой с электронными таблицами, важно изучить способы повышения скорости и эффективности ввода данных. Мгновенное заполнение — это опция, доступная в Excel для автоматического заполнения ячеек той же информацией из предыдущих ячеек. В этой статье мы рассмотрим, как выполнить мгновенное заполнение в Excel, определим, что это такое, и поделимся советами по его использованию.

Что такое мгновенное заполнение в Excel?

В Excel мгновенное заполнение — это автоматизированный метод заполнения полей данных. Это может произойти, когда приложение замечает шаблон в информации, которую вы добавляете в ячейки, когда вы хотите разделить информацию из одного столбца на несколько столбцов или объединить информацию из нескольких столбцов в один столбец. Он может объединять целые записи или части из нескольких ячеек с повторяющейся информацией. Например, вы можете использовать мгновенное заполнение, чтобы объединить рост и вес в одном столбце или разделить данные из одного столбца на несколько столбцов.

Как сделать мгновенное заполнение в Excel

Вот несколько способов мгновенного заполнения в Excel. Шаги с первого по четвертый одинаковы для каждого метода, а шаг пятый предоставляет разные варианты:

1. Откройте существующий лист Excel или новый лист

Если вы применяете флэш-заливку к существующему листу Excel, нажмите «Файл» > «Открыть» > выберите файл. Если вы применяете флэш-заливку к новому листу Excel, нажмите «Файл» > «Создать». Подумайте о том, чтобы переименовать новый файл и поместить его в легко доступное место на вашем компьютере. Чтобы сохранить новый файл, нажмите «Файл» > «Сохранить как» > назовите файл > выберите место для файла > выберите тип файла для сохранения как «.xlsx» или «.csv».

2. Добавьте данные в «Столбец А»

Как в новую книгу, так и в существующую книгу вы можете добавить новый столбец данных, чтобы попрактиковаться в мгновенном заполнении. Если вы используете существующий лист в книге, добавьте информацию в следующий доступный столбец. При запуске нового листа или книги в «Столбце A» добавьте первый столбец данных в ячейки под столбцом. В «Столбец A», «Строка 1» добавьте заголовок столбца, например «Имя», и добавьте свою информацию в строки ниже.

3. Добавьте данные в «Столбец B»

В «Столбец B» добавьте второй столбец данных в ячейки под столбцом. В «Столбец B», «Строка 1» добавьте заголовок столбца, например «Отчество», и добавьте свою информацию в дополнительные строки ниже. Как только в обоих столбцах появится информация, вы можете объединить их, используя мгновенное заполнение «Столбец C».

4. Начните добавлять комбинированные данные в «Столбец C».

В «Столбец C», «Строка 1» добавьте заголовок столбца, в котором вы планируете объединить информацию из «Столбца A» и «Столбца B». В этом примере добавьте «Полное имя». В «Столбец C», «Строка 2» введите имя и отчество из «A2» и «B2» и нажмите «Ввод». Если вы хотите быстро заполнить только имя и первую букву отчества, введите информацию в ячейке таким образом. Excel может распознать шаблон и показать предварительный просмотр остальной части столбца, заполненного вашей объединенной информацией.

5. Выберите вариант мгновенной заливки

Использование клавиатуры

Эта опция позволяет быстро заполнить ваши ячейки с помощью сочетания клавиш:

• Щелкните ячейку в «Столбец C», «Строка 3». Используйте сочетание клавиш «Ctrl+E», нажав кнопку «Control» и удерживая нажатой, одновременно нажимая букву «E», или «Cmd+E», нажав кнопку «Command» и удерживая нажатой, нажимая букву «E».

Ручное заполнение флэш-памяти

Эта опция представляет собой способ заполнения ячеек вручную с помощью раскрывающегося меню:

• Щелкните ячейку в «Столбец C», «Строка 3». На верхней панели инструментов перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Быстрая заливка». Этот параметр одинаков для обеих операционных систем.

Включить автоматическое заполнение флэш-памяти

Эта опция представляет собой способ автоматического заполнения ячеек после включения опции автозаполнения:

• Щелкните ячейку в «Столбец C», «Строка 3». Чтобы включить флэш-заполнение, нажмите вкладку «Меню»> нажмите «Инструменты»> выберите «Параметры»> выберите «Дополнительно»> выберите «Параметры редактирования»> установите флажок «Автоматическое мгновенное заполнение». Этот параметр одинаков для любой операционной системы, которую вы можете использовать для запуска Excel.

Советы по быстрой заливке в Excel

Вот несколько советов, которые следует учитывать при использовании мгновенной заливки:

• Если вы мгновенно заполняете большое количество ячеек, включите функцию автозаполнения.

• Если вы заполняете только несколько ячеек, лучше вручную или с помощью сочетания клавиш.

• Проверьте ячейки с данными автозаполнения на точность.

Часто задаваемые вопросы по флэш-заполнению в Excel

Вот несколько часто задаваемых вопросов с ответами, связанными с флэш-заливкой:

В чем разница между мгновенным заполнением и автозаполнением?

Мгновенное заполнение и автозаполнение очень похожи в том, что оба они являются методами повторения информации в нескольких ячейках. Мгновенное заполнение — это метод объединения всего или части столбца или разделения столбцов информации. Автозаполнение позволяет создавать столбцы и строки с повторяющейся информацией, записанной в предыдущих ячейках той же строки или столбца.

Как отключить флэш-заполнение?

Если вы хотите отключить функцию автоматического заполнения флэш-памяти, вы можете сделать это, щелкнув вкладку «Файл» и нажав кнопку «Параметры». В окне «Параметры» перейдите на вкладку «Общие» и снимите флажок «Показать быстрый анализ». Вы также можете открыть параметры «Быстрого анализа», используя сочетание клавиш «Ctrl+Q» или «Cmd+Q».