Интранет: определение, преимущества и использование на рабочем месте

9 декабря 2021 г.

Цифровая связь необходима на современном рабочем месте. Поскольку организации заботятся о безопасности и производительности, использование внутренней сети или интрасети для дополнения или замены Интернета является жизнеспособным вариантом для многих предприятий. Дополнительные сведения о функциях этой цифровой системы помогут вам более эффективно использовать внутренние компьютерные и сетевые системы на рабочем месте. В этой статье мы обсудим, что такое интрасеть, объясним, как и почему организации ее используют, и предложим шаги, которые помогут вам создать ее на вашем рабочем месте.

Что такое интранет?

Интранет — это интернет-портал, доступный только для определенных пользователей в сети. То, что начиналось как метод хранения документов в 1990-х годах, превратилось в локализованную всемирную паутину, позволяющую сотрудникам получать доступ и обмениваться важными данными в компьютерных сетях своей организации. Более новая технология интрасети использует облачное хранилище, которое связывает внутренние системы.

Интранет используется внутри организации для предоставления доступа к определенной информации ограниченной группе людей. Интранет-технология использует веб-сервер для обмена информацией между пользователями через программную систему. Интранет часто использует систему управления контентом (CMS) для организации соответствующих данных компании. CMS функционирует как цифровой рабочий центр, предоставляя доступ сотрудникам. Контент зависит от отрасли, но обычно включает любую внутреннюю информацию, необходимую сотрудникам для выполнения своих должностных обязанностей. Сюда могут входить такие документы, как руководства по процедурам, информация об обучении или базы данных клиентов.

Интранет против Интернета

Интранет функционирует иначе, чем подключение к Интернету, поскольку он получает доступ к информации из ограниченной сети серверов. Интернет обеспечивает публичный доступ к взаимосвязанным серверам, которые создают Всемирную паутину. Интранет связан только с определенными серверами, предоставляя доступ только избранным пользователям. Интрасети соединяют пользователей с внутренними данными с помощью учетных данных, таких как IP-адрес или имя пользователя для входа, для поддержания частной сети. Интернет содержит цифровую информацию по любой теме от каждого участника, в то время как интранет хранит только конкретную информацию из частного источника.

Каковы преимущества использования интранета?

Интранет предоставляет компаниям ряд преимуществ, в том числе больший контроль над цифровой инфраструктурой. Использование интрасети может обеспечить повышенную безопасность и дополнительную защиту от внешних утечек данных. Это также дает организациям больший контроль над доступом пользователей. Через интранет сотрудники могут получить доступ к конкретной информации, относящейся к рабочему месту, часто на более высоких скоростях, чем при входе во внешнюю систему через Интернет. Интранет упрощает общение и обмен информацией, позволяя членам команды работать удаленно из любой точки мира, сохраняя при этом доступ к системам данных компании.

Организации используют интранет для следующих целей:

• Собрания: предприятия могут использовать интрасеть для проведения безопасных совещаний с помощью видеоконференций.

• Таймеры: сотрудники и руководители компаний могут отслеживать и регистрировать рабочее время с помощью программного обеспечения для внутренней сети.

• Журналы проектов. Члены группы могут использовать корпоративные корпоративные приложения для регистрации сроков, отслеживания обновлений и записи данных для рабочих проектов.

• Хранение файлов и совместное использование: Интранет обеспечивает простое и безопасное место для цифровых документов.

• Центры сообщений: сотрудники компании могут использовать функции внутрисетевого чата для эффективного общения с другими членами команды.

• Заметки: организации также могут использовать пространство интрасети для отправки и хранения информации о компании, такой как ежемесячные информационные бюллетени и справочные документы.

• Цифровая безопасность: хотя интрасети не защищены от хакеров или вредоносных программ, они могут обеспечить большую безопасность важной информации за счет использования брандмауэров и внутреннего наблюдения.

Основные элементы интранета

Следующие элементы составляют функции интрасети в организации:

Приложения

Интранет функционирует как эффективное место для группировки программных приложений, необходимых для повседневной работы. Общие приложения для повышения производительности или специальные инструменты для рабочих проектов можно хранить на информационной панели интрасети. Эти приложения часто могут синхронизироваться с личными устройствами, чтобы предоставить членам команды больше мобильности с инструментами на рабочем месте.

Средства коммуникации

Интранет предоставляет различные способы общения членов команды. Это может включать электронную почту и другие функции обмена сообщениями. Организации также могут использовать интранет-сети для видеоконференций, что позволяет пользователям общаться удаленно в защищенной системе.

Место хранения

Интранет содержит место для хранения общих файлов или личных документов. Использование внутренней облачной системы дает пользователям доступ к этим файлам из удаленных мест или с оборудования компании. Хранилище интрасети также упорядочивает файлы в одном месте, предоставляя пользователям эффективный способ поиска и хранения документов.

Ресурсы

Интранет служит базой для ресурсов компании. Компании обычно используют интранет-системы для ведения справочников и учебных материалов для сотрудников. Организации также могут использовать эту безопасную сеть для хранения контактной информации сотрудников или клиентов.

Дополнения Экстранета

Эта функция обеспечивает доступ третьих лиц к интрасети. Предприятия используют расширения экстрасети, чтобы предоставить клиентам доступ к определенной системе в своей организации. Экстрасети могут упростить взаимодействие между партнерами и поставщиками, предоставляя доступ к общей информации, такой как запасы или обновления проекта.

Как построить интранет для вашей организации

Выполните следующие шаги, чтобы интегрировать интранет-систему в технологическую структуру вашей организации:

1. Оцените свои потребности

Прежде чем выбрать или установить интранет-систему, определите, как вы планируете использовать этот инструмент. Спланируйте, какие внутренние приложения включить. Определите, как сотрудники могут получить доступ к системе и кому нужен доступ из вашей организации.

2. Выберите правильную платформу

Компании, предоставляющие ИТ-решения, предлагают интранет-услуги. Это может включать установку и хостинг или просто панель управления CMS. Учитывайте финансовые последствия интрасети, включая затраты на обслуживание и безопасность.

3. Назначьте лидера

Выберите внутреннего или внешнего специалиста для наблюдения за установкой внутренней сети компании. Внутренний ИТ-отдел может предоставить все необходимые ресурсы и обученных специалистов. Если у вас нет этих ресурсов в вашей компании, вы также можете найти ИТ-специалистов, которые работают на контрактной основе, чтобы давать советы и устанавливать технологические инструменты или управлять ими.

4. Установите и интегрируйте

Когда у вас есть персонал для управления и обслуживания интрасети, установите новую систему с помощью ИТ-специалистов. Это включает в себя загрузку ключевых приложений и документов, чтобы сотрудники могли получить доступ к важной информации, как только интрасеть заработает. Вам также может потребоваться установить обновления для определенных приложений, чтобы их можно было легко интегрировать в новые сети.

5. Обучайте сотрудников

Предложите обучение сотрудников тому, как использовать этот новый инструмент. Продемонстрируйте важные задачи, такие как загрузка документов и обмен ими, а также доступ к приложениям. Поощряйте общение, привлекая членов команды через функции чата.

6. Поддерживайте и оптимизируйте

После успешной установки интрасети важно поддерживать внутреннюю сеть. Последовательное сканирование на наличие вирусов и оценка рисков могут свести к минимуму угрозу утечки данных и хакерских атак. Обновляйте приложения и операционные системы, чтобы обеспечить стабильную работу интрасети вашей организации.