Информационные формы для новых сотрудников

11 августа 2021 г.

Когда новый сотрудник присоединяется к компании, он должен заполнить несколько форм, таких как W-4, I-9 и форма прямого депозита. Еще одним важным документом является бланк сведений о работнике. В этой статье мы обсудим, что содержится в форме информации о сотруднике, и предоставим шаблон и пример.

Что такое форма сведений о работнике?

Информационная форма сотрудника является важным документом отдела кадров (HR), который должен заполнить и вести каждый новый сотрудник. Она содержит важную личную информацию о каждом сотруднике, такую ​​как номер социального страхования, контактные данные супруга и сведения о занятости, включая их должность, отдел. , руководитель и дата начала. В форме каждый сотрудник также должен указать экстренную информацию, которую компания может использовать для связи с родственником или другом в случае травмы или серьезного события.

Что указать в анкете сотрудника

Информационная форма сотрудника — это официальный документ, который обычно состоит из пяти разделов. Вам следует избегать любой информации, которую сотрудник может счесть дискриминационной, такой как раса, пол, религия, национальность и инвалидность.

Стандартная форма сведений о работнике включает в себя следующие разделы:

1. Информация о сотрудниках

В этом разделе сотрудник предоставляет личные данные, такие как свое полное имя, адрес, номера телефонов, адрес электронной почты, дату рождения, семейное положение, номер социального страхования и контактные данные своего супруга или партнера.

2. Информация о работе

Этот раздел содержит ключевую информацию о занятости, такую ​​как должность, отдел, идентификатор сотрудника, руководитель, место работы, рабочий адрес электронной почты, рабочий номер телефона, дата начала работы и зарплата.

3. Контактные данные для экстренных случаев

В этом разделе сотрудник предоставляет контактные данные родственника или друга, с которым компания может связаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

4. Информация о здоровье

Часто компании могут также задавать сотрудникам вопросы, связанные со здоровьем, чтобы определить потенциальную аллергию и особые требования к здоровью или если им предлагается медицинская страховка через компанию.
Если вы включаете такой раздел в документ, вы должны добавить его на отдельной странице в качестве Медицинское страхование Портативность и Акт об ответственности требует, чтобы вы подали медицинские данные отдельно.

Дополнительная информация

Некоторые работодатели также могут попросить сотрудников перечислить интересы и хобби, чтобы выяснить, в каких проектах они могут быть заинтересованы. Сбор дополнительной личной информации, такой как день рождения, также позволяет работодателям поздравлять сотрудников с важными датами, повышая моральный дух сотрудников.

Образец заполнения сведений о сотруднике

Вот шаблон стандартной формы информации о сотруднике:

​

Название вашей компании
Адрес
Контактная информация Информация о сотруднике Имя Адрес Номер телефона Номер сотового телефона Адрес электронной почты Номер социального страхования или государственный документ, удостоверяющий личность Дата рождения Особые интересы (необязательно) Учебное заведение(я) Семейное положение Имя супруга(-ей) Работодатель супруга Рабочий номер супруга Информация о должности Должность Идентификационный номер сотрудника Департамент Руководитель Работа Местонахождение Адрес электронной почты Рабочий номер Дата начала Зарплата Контактная информация в экстренных случаях Имя Адрес Рабочий номер Номер мобильного телефона Отношения Состояние здоровья (необязательно)

Образец формы сведений о сотруднике

Вот заполненный пример формы информации о сотруднике:

Название вашей компании
Адрес
Контактная информация Информация о сотруднике Имя Чармейн Смит Адрес 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Номер телефона 407-555-8801 Номер мобильного телефона 786-555-1222 Адрес электронной почты charmaine.smith@email.com Номер социального страхования или государственный идентификатор 123- 45-6789 Дата рождения 13 ноября 1972 г. Особые интересы (дополнительно) Выпечка Учебное заведение(я) Hillside College, Fort Worth, TX Семейное положение Замужем Имя супруга Эдвард Смит Работодатель супруги Магазин инструментов Джонсона Рабочий номер супруга 407-555-9402 Информация о работе Должность Старший бухгалтер Идентификатор сотрудника FIN301 Финансовый руководитель отдела Сэм Дэвис Место работы Филиал в Орландо Адрес электронной почты c.smith@simmons.com Рабочий номер 407-555-1430 Дата начала работы 1 октября 2017 г. Заработная плата 52 500 долл. США в год Контактная информация для чрезвычайных ситуаций Имя Эдвард Смит Адрес 9324 Kenwood Place, Orlando, FL 32801 Рабочий номер 407-555-9402 Номер мобильного телефона 321-226-2094 Отношения Муж Состояние здоровья (по желанию) Арахис

Вот несколько советов, которые помогут вам создать эффективную форму информации о сотрудниках:

• Будьте ясны: ваш файл и инструкции должны быть простыми и понятными.

• Стандартизировать: создать стандартную форму для всех сотрудников. Убедитесь, что это завершено, когда новые сотрудники на борту.

• Логический порядок: ваша форма должна следовать логическому порядку, к которому привыкло заполнять большинство людей.

• Безопасное хранение: используйте облачное программное обеспечение для управления персоналом и работайте со своим специалистом по информационным технологиям (ИТ) или специалистом по конфиденциальности данных, чтобы убедиться, что вы используете необходимые методы безопасного хранения данных для хранения конфиденциальной личной информации. Убедитесь, что вы изучили все местные и международные законы, если применимо, в отношении личной информации.

• Будьте в курсе: новые сотрудники должны заполнять информационные формы в течение нескольких дней после приема на работу. Если возможно, попросите сотрудников просматривать формы каждые шесть месяцев или ежегодно. Сделайте формы доступными для сотрудников в Интернете или создайте систему для внесения изменений.

• Сделайте доступными: убедитесь, что соответствующие стороны, такие как отдел кадров и руководитель сотрудника, могут получить доступ к данным. Хорошая система хранения также должна иметь функцию поиска.

• Будьте прозрачными: запрашивайте только ту информацию, которая необходима бизнесу. Сообщите сотрудникам, что вы не будете раскрывать их информацию неуполномоченным членам компании.

Прочитайте больше: Руководство по формам для новых сотрудников

Часто задаваемые вопросы

Вот ответы на часто задаваемые вопросы, которые могут у вас возникнуть о формах информации о сотрудниках:

Когда следует заполнять форму с информацией о сотруднике?

Информационная форма сотрудника должна быть заполнена новым сотрудником, как только он официально принят на работу в компанию или организацию.

Чем отличается информационная форма от бланк заявления?

Первый — это документ, который заполняет новый сотрудник, тогда как второй — это документ, который заполняет физическое лицо при подаче заявки на должность.

Какие еще формы может заполнить новый сотрудник?

Когда компания нанимает нового сотрудника, сотрудник должен заполнить несколько документов, в том числе:

• форма I-9: форма I-9 также называется формой подтверждения права на трудоустройство, которая доказывает, что человек имеет законное право работать в стране.

• Форма W-2: форма W-2 представляет собой отчет о заработной плате и налогах, используемый для подачи декларации по индивидуальному подоходному налогу.

• Форма W-4: Форма W-4 используется компаниями для расчета удержания федерального налога с сотрудников и выдается сотруднику для заполнения до того, как он сможет получить первую зарплату.

• Форма W-9: Форма W-9 используется для сбора информации о независимых подрядчиках или фрилансерах. Работодатели используют его для заполнения налоговых форм, если подрядчику платят более 600 долларов в налоговом году.

• Форма удержания налога штата. Форма удержания налога штата, также известная как форма штата W-4, используется работодателями для удержания налога в штатах, которые взимают подоходный налог штата.

• Форма прямого депозита. Форма прямого депозита позволяет работодателю переводить вашу зарплату непосредственно на банковский счет.

• Форма данных о равных возможностях: Форма о равных возможностях представляет собой добровольное подтверждение самоидентификации определенных болезней или инвалидности.

Другие формы зависят от компании или отрасли, но могут включать:

• Документация по преимуществам

• Квитанция сотрудника

• Самоопределение инвалидности

• Соглашения о неконкуренции или неразглашении

• Согласие на проведение теста на наркотики и/или алкоголь

• Инвентаризационный список оборудования сотрудников

• Признание политики

Связанный: Руководство по формам для новых сотрудников

Кто имеет доступ к информации в форме информации о сотруднике?

Работодатели периодически раскрывают личную информацию сотрудника третьим лицам, например, для расчета заработной платы. Компании также разрешено раскрывать информацию о предыдущем сотруднике потенциальному работодателю во время проверки рекомендаций. Однако компании не разрешается ненадлежащим образом раскрывать личную информацию сотрудника.

Как компания хранит информационные формы сотрудников?

Работодатели должны обеспечить соблюдение применимых законов о конфиденциальности данных. Международные законы различаются, и если вы представляете глобальную организацию, обеспечьте соответствие форм для сотрудников конкретным странам, если это применимо. Информационные формы сотрудников должны содержать заявление, касающееся использования и хранения личной информации сотрудников.

Некоторые «конфиденциальные данные» обрабатываются усиленной защитой в соответствии со всесторонними требованиями к защите данных. Конфиденциальные данные могут включать, например, расу, этническую или национальную принадлежность, сексуальную ориентацию, семейное положение, политические ассоциации, членство в профсоюзах, информацию о здоровье и криминальное прошлое.

Законы о конфиденциальности данных не ограничиваются текущей информацией о сотрудниках, и обязанности компаний распространяются на любые группы, не являющиеся сотрудниками, такие как уволенные сотрудники, кандидаты на работу, независимые подрядчики и консультанты.