EPMO и PMO: определения, сходства и различия

12 августа 2021 г.

Управление проектами — сложный и глубокий процесс, требующий стратегического мышления и внимания к деталям. Руководители проектов помогают с выполнением и доставкой проектов, но некоторые организации предпочитают создавать группы, которые контролируют весь цикл проекта, например офис управления проектами (PMO) или офис управления корпоративными проектами (EPMO). Изучение каждого из этих стилей управления проектами может помочь вам принять решение, которое поможет вам достичь собственных целей проекта. В этой статье мы даем определение каждому типу и обсуждаем сходства и различия между EPMO и PMO.

Что такое EPMO по сравнению с PMO?

EPMO, или офис управления корпоративными проектами, отчитывается перед людьми на руководящем уровне внутри компании и предлагает руководство наверху организации. В отличие от этого, PMO существует внутри или как собственный отдел и обеспечивает боковое руководство для сотрудников, работающих непосредственно над проектами. Эти два офиса управления проектами представляют два основных типа PMO, где EPMO специализируется на специалистах, занимающих руководящие и старшие должности.

И EPMO, и PMO помогают компаниям управлять проектами и согласовывать их с краткосрочными и долгосрочными целями компании. Они действуют стратегически и тактически, обеспечивая руководство при выборе, утверждении, выполнении и реализации проектов. Для предприятий использование своего рода офиса управления проектами является эффективным способом достижения корпоративных целей, соблюдения бюджета и успешного и своевременного завершения проектов.

Что такое офис управления корпоративными проектами (EPMO)?

Офис управления корпоративными проектами помогает руководителям принимать важные аналитические решения о том, какие проекты принять и добавить в рабочий процесс. Для EPMO важно выбирать проекты, которые соответствуют целям, видению и миссии компании. EPMO оказывает ценную помощь в этом процессе. Обязанности и цели EPMO включают:

• Поддержание краткосрочного и долгосрочного видения и стратегии компании

• Сотрудничество с C-suite

• Анализ данных для планирования распределения ресурсов

• Наблюдайте за рынком, чтобы помочь в прогнозировании и планировании наперед

• Оцените окупаемость инвестиций для потенциальных проектов, используя аналитические навыки

• Упрощайте сложные проекты на благо компании

• Обеспечить стратегическое руководство руководителям по управлению проектами и достижению целей

Что такое офис управления проектами (PMO)?

Офис управления проектами — это дополнительный PMO, который занимается базовым управлением проектами. Часто PMO работают на уровне отдела компании, предоставляя советы, рекомендации и поддержку руководителям проектов и программ. PMO разрабатывают стандарты управления проектами для всей организации. Существует три основных типа PMO, в том числе:

• Поддержка: эта модель поддерживает менеджеров проектов, предлагая или внедряя процедуры, протоколы обучения, лучшие практики и предоставляя ресурсы, где это необходимо.

• Руководство: эта модель разрабатывает и устанавливает процедуры и протоколы, которым должны следовать проектные группы компании. Эти PMO обеспечивают подотчетность руководителей проектов, проводя обзоры производительности или анализируя показатели успеха.

• Контроллинг: эта модель является наиболее независимой, так как она нанимает, обучает и использует собственных менеджеров проектов. Это возлагает основную часть ответственности за управление проектом на PMO.

Различия между PMO и EPMO

Несмотря на их сходство, между PMO и EPMO есть несколько ключевых различий. Эти различия помогают компаниям определить, какой тип управления проектами внедрить в их офисе, исходя из их потребностей. Некоторые принципиальные отличия включают:

Объем

Сфера деятельности каждого офиса различается в зависимости от их подходов к управлению. Поскольку EPMO работает на руководящем уровне, они помогают принимать решения о том, какие проекты принимать и добавлять в рабочий процесс менеджеров проектов. Как правило, в каждой EPMO есть директор, лидер или менеджер, который курирует других сотрудников EPMO. Этот директор отвечает за управление и надзор за всеми проектами, а также за связь с исполнительной командой.

PMO, который работает на уровне отдела, берет на себя ответственность за реализацию и выполнение проектов после утверждения высшим руководством. Как правило, в каждом PMO есть команда, в которую входят директор, менеджеры проектов и программ, планировщики, планировщики и различные административные сотрудники. Каждый член команды вносит свой вклад в выполнение проекта, который соответствует стандартам управления проектами организации.

Стратегия

Каждый офис использует собственную стратегию управления проектами и оказания помощи. EPMO обычно используют стратегический подход, поскольку большая часть их ответственности включает принятие решений. Например, команда EPMO анализирует потенциальный проект, чтобы определить, есть ли потенциальный конфликт с текущими проектами, достаточно ли ресурсов для завершения проекта и есть ли у проекта потенциал для высокой отдачи от инвестиций.

Тем не менее, PMO используют тактический подход к тому, как команда выполняет проекты. Поскольку они работают на уровне отдела, PMO имеют влияние на повседневную работу проекта. Например, команда PMO создает стандарты управления проектами, которые применяются к каждому проекту. При назначении нового проекта команда придерживается этих стандартов, чтобы обеспечить своевременную реализацию проекта и высокое качество работы.

Функции и обязанности

Несмотря на совпадающие цели, PMO и EPMO имеют разные обязанности, которые способствуют их успеху. Например, в EPMO основные функции могут включать сотрудничество между руководителями и проектными группами, управление несколькими проектами, делегирование задач конкретным членам команды и отслеживание результатов проекта. На корпоративном уровне управления проектами EPMO означает, что старшие менеджеры и руководители часто контролируют целые процессы, а не каждую фазу проекта.

И наоборот, PMO наблюдает за отдельными проектами и компонентами каждого проекта, который завершает команда. Несколько основных функций PMO в этих случаях включают установление процедур от руководства к персоналу, процессы найма и обучения, мониторинг производительности и производительности, составление бюджета проекта и его реализацию. Хотя многие из этих обязанностей между PMO и EPMO могут частично совпадать, команды в PMO сосредотачиваются исключительно на текущих проектах, в то время как руководители в EPMO сосредотачиваются на общих результатах текущих проектов своих организаций.

Сходства между PMO и EPMO

Эти два типа офисов управления проектами имеют несколько уникальных сходств, в том числе:

Зоны ответственности

Эти офисы имеют сопоставимые сферы ответственности в отношении оказания помощи в управлении проектами. Некоторое конкретное дублирование обязанностей включает:

• Внедрение методологии управления проектами

• Предоставление полезных инструментов управления портфелем и проектами

• Оценка проектов по показателям эффективности

• Управление ресурсами компании для правильного распределения по каждому проекту

• Помощь компаниям во внедрении лучших практик для успешного управления каждым проектом

Цели

Общие цели каждого типа имеют сходство, несмотря на разные методы достижения этих целей. Это включает:

• Следуйте четко определенной миссии, видению и набору целей

• Реализовать проекты в рамках бюджета

• Сдавать проекты вовремя

• Предоставление рекомендаций по процедурам и стандартам проекта

• Избавьтесь от путаницы, упростив проекты для команды

• Определить риск, связанный с определенными проектами

Коммуникация

Оба типа офисов управления проектами требуют общения между клиентами, руководителями проектов, членами команды и руководителями. Хотя основные методы связи между PMO и EPMO могут различаться, эффективная и точная коммуникация является первостепенной задачей в обоих офисах. Поскольку офису необходимо сообщать о таких важных темах, как сроки или бюджет, крайне важно, чтобы они четко и эффективно сообщали обо всех ожиданиях от проекта.