Discovery Workshop: определение, преимущества и часто задаваемые вопросы

16 сентября 2021 г.

Фаза обнаружения — важная часть управления проектом, которая помогает руководителю проекта, членам команды и заинтересованным сторонам понять требования проекта. Во время исследовательского семинара участники могут обсудить цели проекта, составить план и установить критерии успеха. Если вы руководитель проекта, полезно понимать преимущества и цели семинара, чтобы упростить этот процесс. В этой статье мы даем определение исследовательскому семинару, объясняем его преимущества, описываем цели, намечаем людей, которых нужно привлечь, и отвечаем на некоторые часто задаваемые вопросы об этих собраниях.

Что такое исследовательская мастерская?

Семинар по открытию — это начальная встреча, которая проводится на этапе открытия в управлении проектом. На этом этапе команда проекта встречается с клиентами и заинтересованными сторонами для определения целей и логистики проекта, таких как бюджет и сроки. Во время семинара участники работают вместе, чтобы определить цели проекта и установить стандарты успеха. Цель ознакомительной встречи состоит в том, чтобы все участники встречи лучше поняли требования проекта.

Преимущества исследовательского семинара

Семинар по открытию может помочь всем, кто участвует в проекте, включая руководителя проекта и других ключевых членов команды, понять план проекта и ожидаемые результаты. Некоторые преимущества проведения семинара включают в себя:

• Ответы на вопросы: Семинар дает руководителю проекта и другим членам команды возможность обсудить проект с клиентами и задать вопросы об их приоритетах и ​​ожиданиях.

• Разработка плана проекта: во время этой встречи участники могут разработать план проекта и согласовать важные детали, такие как бюджет и сроки.

• Создание руководящих принципов для достижения успеха: встреча позволяет участникам установить руководящие принципы для достижения успеха, чтобы каждый понял, как они могут достичь результатов проекта.

• Выявление потенциальных рисков: этот семинар может помочь участникам определить потенциальные риски для проекта, такие как задержка в цепочке поставок, и найти решения для эффективного решения проблем.

• Улучшение коммуникации: во время семинара руководитель проекта может обсудить ожидания от коммуникации с заинтересованными сторонами и клиентами, что может помочь повысить прозрачность на протяжении всего проекта.

Кого включить в исследовательский семинар

Менеджер проекта обычно ведет семинар по открытию. Они устанавливают повестку дня и направляют обсуждение во время собрания, чтобы оно проходило гладко. На встрече также присутствуют клиенты или руководители компаний, которые вложили финансовые средства в проект. Эти люди могут обсудить свои идеи с руководителем проекта и высказать свои ожидания от проекта. В зависимости от масштаба проекта другие заинтересованные стороны, такие как руководители или старшие менеджеры, могут принять участие в семинаре. В этом семинаре также могут участвовать ключевые члены проектной группы, такие как бизнес-аналитик или ведущий дизайнер.

Цели семинара Discovery

Вот некоторые из общих целей этих семинаров:

Определить цели проекта

Во время этой встречи участники работают над определением целей проекта. Как правило, клиенты или руководители компаний объясняют свои ожидания в отношении результатов проекта, а менеджер проекта делится навыками и возможностями своей команды для достижения этих целей. При установлении целей проекта полезно использовать метод SMART для руководства процессом. Эта аббревиатура означает конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и ограниченный по времени. Использование метода SMART для определения целей проекта может помочь участникам семинара убедиться, что они устанавливают реалистичные и достижимые ожидания для команды проекта.

Определить бюджет

Во время семинара важно установить бюджет, чтобы каждый участник понимал ожидаемую стоимость проекта. Клиенты или руководители компаний могут поделиться своими бюджетными целями, а руководитель проекта может предоставить информацию об отдельных затратах на различных этапах проекта. Когда участники обсуждают бюджет, они могут задавать вопросы о персонале, ресурсах и потенциальных рисках проекта, таких как увеличение стоимости материалов. Определение бюджета на этапе обнаружения может помочь менеджеру проекта понять приоритеты проекта.

Установите временную шкалу

На семинаре участники обычно разрабатывают график проекта, особенно для проектов, выполнение которых может занять несколько месяцев или больше. При создании графика проекта менеджер проекта может спросить клиентов или руководителей компании об основных этапах проекта. Вехи — это определенные части проекта, которые указывают на прогресс в достижении общего результата. Знание ожидаемых дат завершения этих вех может помочь менеджеру проекта спланировать график проекта. Участники также обсуждают идеальную дату завершения проекта и любые факторы, которые могут повлиять на сроки, такие как доступность ресурсов.

Установите критерии успеха

Во время семинара участники обычно обсуждают, как они планируют измерять успешность результатов проекта. Некоторые общие критерии успеха могут включать в себя соответствие проекта ожидаемым срокам и бюджету или качество готового продукта. В рамках этого обсуждения менеджер проекта может также спросить, хочет ли клиент получать постоянные обновления для оценки прогресса команды на протяжении всего проекта. Важно установить, как клиент или заинтересованные стороны планируют оценивать результаты проекта, чтобы руководитель проекта понимал, как они могут направлять команду к достижению этих целей.

Часто задаваемые вопросы о семинарах по открытию

Вот ответы на некоторые часто задаваемые вопросы об этих семинарах:

Когда у вас должен быть мастер-класс по открытию?

Рекомендуется провести семинар в начале проекта, чтобы собрать вместе ключевых членов команды. Во время семинара участники могут определить план проекта и определить результаты до начала работы над проектом. Если возможно, проведите встречу незадолго до того, как менеджер проекта планирует поставить перед командой первые задачи. Например, вы можете запланировать окончание семинара за несколько дней до того, как руководитель проекта захочет, чтобы команда приступила к работе. Это может помочь убедиться, что команда четко понимает цели и приоритеты, когда они начинают проект.

Что вы обсуждаете на семинаре открытий?

Хотя темы для обсуждения на семинаре во многом зависят от типа проекта и его масштаба, многие из этих встреч начинаются с обсуждения клиентами или владельцами компаний своего видения проекта. Обсудив цели, менеджер проекта обычно работает с клиентами и другими заинтересованными сторонами, чтобы создать набросок плана проекта, включая сроки, бюджет, этапы, риски, результаты и результаты. Семинар также дает руководителю проекта возможность задать вопросы, которые помогут направить проект. Вот несколько хороших вопросов, которые можно задать на этом семинаре:

• Кто является целевой аудиторией проекта?

• Как вы планируете оценивать успех проекта?

• Каковы требования к результатам проекта?

• Как часто вы хотите сообщать о ходе проекта?

• Какой ваш предпочтительный способ связи?

• Что вас беспокоит по поводу проекта?

Связанный: Что такое объем проекта? 7 шагов для определения успеха проекта

Сколько длится исследовательский семинар?

Семинары могут различаться по продолжительности в зависимости от многих факторов, включая размер проекта, количество участников и сроки проекта. Многие менеджеры проектов предпочитают делить семинар на несколько сессий, которые обычно длятся от одного до двух часов. Часто менеджеры проектов проводят эти сессии в течение нескольких дней, чтобы дать участникам перерыв и дать им возможность поработать над другими задачами. Для более сложных проектов руководитель проекта может проводить семинары в течение нескольких недель, чтобы у участников было достаточно времени для обсуждения различных элементов плана проекта.

Что происходит после исследовательского семинара?

После окончания семинара руководитель проекта обычно имеет четкое представление о видении и цели проекта. Они могут использовать информацию, собранную на семинаре, для создания подробного плана проекта, который включает членов команды, работающих над проектом, сроки этапов проекта и необходимые ресурсы для успешного завершения проекта. Как только у менеджера проекта есть всеобъемлющий план проекта, он обычно встречается со своей командой, чтобы сообщить требования и ожидания, назначить задачи и реализовать план проекта.