Wie verwenden Sie die Aktionsprioritätsmatrix? • BUOM
8. April 2022
Wenn Sie mehrere Aufgaben erledigen müssen, kann das überwältigend sein und Sie dazu zwingen, wertvolle Zeit damit zu verschwenden, darüber nachzudenken, welche Aufgaben wichtiger sind, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Aufgaben Sie schnell erledigen können. Durch den Wechsel zwischen Aufgaben verlieren Sie möglicherweise den Fokus, machen Fehler und verbringen mehr Zeit als nötig mit bestimmten Aufgaben. Eine Aktionsprioritätsmatrix kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu organisieren, um sie mit einem effektiven Plan zu erledigen. In diesem Artikel besprechen wir häufig gestellte Fragen dazu, was eine Aktionsprioritätsmatrix ist und wie sie nützlich sein kann.
Bieten Sie Perspektive
Das Zuweisen einer Priorität zu jeder Aufgabe kann dazu beitragen, dass jede Aufgabe wichtig, relevant und dringend im Blick bleibt. Bei der Erledigung von Aufgaben für ein Projekt kann es sein, dass einige Aufgaben spannender oder einfacher zu erledigen sind und die Aufmerksamkeit des Teams beanspruchen. Durch die Darstellung Ihrer Prioritäten können Sie auch dafür sorgen, dass weniger wünschenswerte Aufgaben priorisiert werden.
Manchmal wird Ihre Arbeitsbelastung durch die Anforderungen Ihrer Vorgesetzten beeinflusst, die Fristen haben, an die sie arbeiten wollen, wodurch manche Aufgaben wichtiger erscheinen, als sie tatsächlich sind, aber die Organisation Ihrer Aufgaben nach Priorität kann Ihnen dabei helfen, bei der Aufgabe zu bleiben, was sich auf Sie auswirkt, indem es Ihnen hilft Verbessern Sie kontinuierlich den Status Ihres Projekts, ohne von Statusaktualisierungen Ihres Managementteams abgelenkt zu werden.
Steigern Sie Ihre Produktivität
Eine Organisation kann Ihre Produktivität steigern, indem sie Ihnen und Ihrem Team die nächsten Schritte klar macht. Anhand der Matrix kann Ihr Team nachvollziehen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen. Sie können Ausfallzeiten vermeiden, die durch das Warten auf Aufgaben, das Einholen von Ratschlägen und den Verlust der Dynamik zwischen den Aufgaben entstehen. Sie können auch mehr Zeit mit Aufgaben verbringen, von denen Sie wissen, dass sie produktiv sind und zum Ergebnis Ihres Projekts beitragen, statt mit hektischer Arbeit.
Welche vier Kategorien sind in der Prioritätenmatrix enthalten?
Die Prioritätsmatrix besteht aus vier Quadraten, die nach Wirkung und Aufwand getrennt sind. Sie können die Quadrate in einem Raster anordnen, zwei Quadrate hoch und zwei Quadrate breit. Die oberen beiden Quadrate haben einen starken Effekt und die unteren beiden Quadrate haben einen schwachen Effekt. Die beiden linken Quadrate erfordern wenig Kraftaufwand und die beiden rechten Quadrate erfordern mehr Kraftaufwand. Dadurch entsteht eine Aufgabenmatrix, die nach ihren Funktionen geordnet ist. Innerhalb jedes Quadrats können Sie Ihre Aufgaben wie folgt verwalten:
Quadrat oben links: Das Quadrat oben links ist für wichtige Aufgaben mit geringem Aufwand vorgesehen, sodass alle Aufgaben, die Sie schnell erledigen können, den Status Ihres Projekts effektiv verbessern.
Oberes rechtes Quadrat: Das obere rechte Quadrat ist für wichtige Aufgaben und Aufgaben vorgesehen, die viel Aufwand erfordern. Sie können also in dieses Quadrat Aufgaben einbeziehen, die möglicherweise lange dauern oder viel Logistik erfordern, aber den Status erheblich verbessern können dein Projekt.
Unteres linkes Quadrat: Das untere linke Quadrat ist für Aufgaben mit geringer Auswirkung und geringem Aufwand vorgesehen, also für Aufgaben, die eher arbeitsintensiv sind, oder für kleine Aufgaben, die Sie schnell erledigen können.
Unteres rechtes Quadrat: Das untere rechte Quadrat ist für Aufgaben mit geringer Auswirkung und zeitintensivem Aufwand vorgesehen, d. h. Aufgaben, deren Ausführung komplex oder zeitaufwendig ist und die keinen wesentlichen Einfluss auf den Status Ihres Projekts haben werden.
So verwenden Sie die Prioritätsmatrix
Sie können diesen Schritten folgen, um Ihre Prioritätsmatrix zu erstellen:
1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste
Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die zum Abschluss Ihres Projekts erforderlich sind. Sie können andere Mitglieder Ihres Teams oder Ihre Manager fragen, ob sie Vorschläge haben. Je mehr Aufgaben Sie in die Matrix aufnehmen, desto nützlicher wird sie sein. Schließen Sie Aufgaben ein, die Sie für nicht sehr wichtig halten, da sie möglicherweise nur geringe Anforderungen erfüllen, obwohl Ihre Vorgesetzten oder Teamkollegen dennoch von Ihnen erwarten, dass Sie sie erledigen. Das Ausfüllen einer Liste kann ein vollständiges Bild Ihrer Prioritäten vermitteln.
2. Haltung jedes Gegenstands beim Aufprall
Bewerten Sie jede Aufgabe auf einer Skala von eins bis zehn, je nachdem, welche Auswirkungen sie auf Ihr Projekt, Ihre Karriere oder Ihren Status haben könnte. Diese Bewertungen können Ihnen dabei helfen, Punkte in Ihrer Matrix darzustellen. Jede Aufgabe mit einer Bewertung von weniger als 5 hat eine geringe Auswirkung, jede Aufgabe mit einer Bewertung über fünf hat eine hohe Auswirkung.
3. Ordnen Sie jedes Element nach Aufwand
Die Wirkung ist nur eine Metrik in der Aktionsprioritätsmatrix, die andere ist der Aufwand. Bewerten Sie dann jede Aufgabe auf einer Skala von eins bis zehn, je nachdem, wie viel Aufwand Ihrer Meinung nach erforderlich wäre, um sie zu erledigen. Überlegen Sie, wie lange das dauern könnte. Möglicherweise möchten Sie auch überlegen, ob Sie mehrere Personen zur Beratung eines Projekts benötigen oder wie viel Logistik oder kreative Energie aufgewendet werden muss. Wenn Sie eine Aufgabe mit mehr als fünf bewerten, hat sie eine große Auswirkung. Aufgaben, die Sie mit weniger als fünf bewerten, haben geringe Auswirkungen.
4. Aufgaben erstellen
Zeichnen Sie Ihre Matrix mit vier Zellen mit den Bezeichnungen „hoher Ertrag und geringer Aufwand“, „hoher Ertrag und hoher Aufwand“, „geringer Ertrag und geringer Aufwand“ und „geringer Ertrag und hoher Aufwand“. Zeichnen Sie dann jede Aufgabe mit zunehmender Kraft auf der x-Achse und zunehmender Auswirkung auf der y-Achse auf. Wo Sie jeden Punkt platzieren, gibt die Priorität an.
5. Machen Sie einen Plan
Sobald Sie jeden Punkt aufgezeichnet haben, können Sie einen Plan erstellen, wie Sie die einzelnen Aufgaben erledigen möchten. Beispielsweise können Sie Aufgaben mit geringer Auswirkung und geringem Aufwand an Assistenten oder andere Teammitglieder delegieren. Aufgaben mit hoher Wirkung und geringem Aufwand, die Sie zuerst in Angriff nehmen, Schwung aufbauen und dann zu Aufgaben mit großer Wirkung und hohem Aufwand übergehen können. Sie können an Aufgaben mit niedriger Priorität arbeiten, nachdem Sie Aufgaben mit höherer Priorität abgeschlossen haben.
6. Überprüfung
Wenn Ihr Projekt oder Ihre Rolle weiter wächst und neue Aufgaben übernimmt, können Sie Ihre Matrix aktualisieren. Überprüfen Sie Ihre Prioritäten, während Sie Aufgaben erledigen, einschließlich der Aufgaben, die Sie delegieren. Einige Einflüsse können sich ändern, je näher die Projektfrist rückt. Darüber hinaus können Aufgaben, die viel Aufwand erfordern, einfacher werden, wenn Sie Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln oder Technologie in Ihre Büroprozesse integrieren.
Beispiel einer Prioritätsmatrix
Hier ist ein Beispiel für eine Prioritätsmatrix, mit der Sie sie erstellen können:
Sally Henderson ist persönliche Assistentin eines Reisebüros. Sie muss ihre Aufgaben priorisieren, um ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Sie erstellte eine Liste aller von ihrem Chef zugewiesenen Aufgaben, ordnete sie nach Wichtigkeit und Aufwand und entwickelte die folgende Matrix:
Hohe Wirkung und geringer Aufwand
Rückrufe von Kunden
Buchen Sie eine Reise für einen Agenten
Hohe Wirkung und hoher Aufwand
Schreiben Sie Werbeblogbeiträge für die Website
Kontaktieren Sie potenzielle Reisedienstleister
Geringe Auswirkungen und geringer Aufwand
Organisieren Sie Ihre Reisebroschüren neu
Aktualisieren Sie automatisierte E-Mail-Skripte
Geringe Auswirkungen und hoher Aufwand
Aktualisierung der Kontakte von Reisedienstleistern in einer digitalen Datenbank
Ändern Sie Passwörter für verschiedene professionelle Konten