Wie schreibe ich ein Erlaubnisschreiben, die Arbeit vorzeitig zu verlassen? • BUOM

Manchmal überschneiden sich die Anforderungen oder Verantwortlichkeiten Ihres Privatlebens mit Ihren Arbeitszeiten, was dazu führt, dass Sie die Arbeit vor dem Ende des Arbeitstages verlassen. In solchen Fällen müssen Sie ein Genehmigungsschreiben senden, in dem Sie einen vorzeitigen Urlaub beantragen. Wenn Sie das Büro jemals früher verlassen müssen, kann es hilfreich sein, zu verstehen, wie wichtig ein Erlaubnisschreiben ist und was es enthalten sollte.

In diesem Artikel definieren wir die Funktion von Genehmigungsschreiben zur vorzeitigen Abreise, besprechen die Bedeutung der Bitte um Erlaubnis zum vorzeitigen Verlassen des Büros, beschreiben die Schritte zum Verfassen eines solchen Schreibens und stellen Ihnen ein Musterschreiben zur Verfügung, das Ihnen beim Schreiben helfen soll.

Was ist eine vorzeitige Urlaubserlaubnis?

Bei einem Genehmigungsschreiben für vorzeitigen Urlaub handelt es sich um ein Dokument oder eine E-Mail, die Sie an Ihren Vorgesetzten senden, um herauszufinden, ob Sie Ihren Arbeitstag vor der geplanten Zeit beenden können. In vielen Unternehmen beträgt ein normaler Arbeitstag acht oder neun Stunden. Wenn Sie also frühzeitig Urlaub nehmen, können Sie den Arbeitsplatz jederzeit im Voraus verlassen. Es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz vorzeitig verlassen muss, unter anderem plötzliche Krankheit, Arzttermine, familiäre und häusliche Pflichten.

Zu den Inhalten des Genehmigungsschreibens für den vorzeitigen Urlaub gehören:

• Das gültige Datum Ihres vorzeitigen Urlaubs

• Zeit zu gehen

• Warum Sie früh gehen müssen

Früherer Urlaub ist oft ein Antrag am selben Tag. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie an einem bestimmten Tag früher abreisen müssen, empfiehlt es sich, das Erlaubnisschreiben so schnell wie möglich abzusenden.

Es ist wichtig, frühzeitig um Erlaubnis zum Verlassen des Büros zu bitten

Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig ist, frühzeitig um Erlaubnis zum Verlassen des Büros zu bitten:

Das ist notwendig

Als Arbeitnehmer sind Sie dafür verantwortlich, die von Ihrem Arbeitgeber festgelegten Regeln einzuhalten, einschließlich der Regeln zur Arbeitszeit. Ausnahmen von den Vertragsstunden müssen von einem Vorgesetzten genehmigt werden, um sicherzustellen, dass Sie nicht bestraft werden. Das Genehmigungsschreiben leitet den Genehmigungsprozess ein und stellt sicher, dass Sie Ihre Abwesenheit für einen Teil des Arbeitstages offiziell dokumentieren.

Es ist aufmerksam und professionell

Wenn Sie vorzeitigen Urlaub vor dem geltenden Datum beantragen, dient das Genehmigungsschreiben als Mitteilung, die es Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen ermöglicht, während Ihrer Schicht und/oder Ihres Arbeitsplatzes zu arbeiten. Wenn bei oder kurz vor Ihrer Abreise Fristen anstehen, können sie Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen, indem sie einen Teil Ihrer Arbeit erledigen oder Ihren Zeitplan anpassen. Daher sollte niemand Verantwortung übernehmen, auf die er nicht vorbereitet ist.

Darüber hinaus zeugt es von Professionalität, wenn man sich die Zeit nimmt, ein formelles Geschäftsdokument oder eine E-Mail zu erstellen. Dies zeigt, dass Sie die Position Ihres Chefs respektieren, sich der Bedürfnisse Ihrer Kollegen bewusst sind und verstehen, dass diese Anpassungen an Ihrem Konto vornehmen müssen.

Stellt Dokumentation bereit

Bei einem Genehmigungsschreiben für vorzeitigen Urlaub handelt es sich um eine formelle Geschäftskorrespondenz über Angelegenheiten, die sich auf Geschäftsaktivitäten auswirken. Daher wird Ihr Vorgesetzter es wahrscheinlich in seinen Unterlagen aufbewahren und darüber hinaus dokumentieren, ob er Ihrer Anfrage zustimmt oder sie ablehnt. Wenn Sie später nachweisen müssen, dass Sie die erforderliche Genehmigung für eine vorzeitige Abreise erhalten haben, können Sie Ihr Originalschreiben und etwaige Antwortschreiben Ihres Vorgesetzten vorlegen.

So schreiben Sie die Erlaubnis, das Büro vorzeitig zu verlassen

Das Genehmigungsschreiben für den vorzeitigen Urlaub kann in Papierform direkt an Ihren Vorgesetzten übergeben oder elektronisch per E-Mail gesendet werden. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. E-Mail ist vielleicht praktischer, aber Ihr Vorgesetzter wird sie wahrscheinlich erst später am Abend sehen. Daher ist die manuelle Übermittlung eines Papierdokuments möglicherweise vorzuziehen, wenn Sie noch am selben Tag eine Anfrage stellen, damit Ihre Anfrage sofort nach dem Absenden angezeigt wird.

Wenn Sie Ihre Anfrage per E-Mail verfassen möchten, können Sie die Schritte zwei bis fünf überspringen. Andernfalls können Sie folgende Schritte unternehmen, um ein Genehmigungsschreiben für einen vorzeitigen Urlaub zu verfassen:

1. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Arbeitgebers vertraut

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, prüfen Sie die Richtlinien Ihres Arbeitgebers zum vorzeitigen Urlaub, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Die Informationen, die Sie benötigen, sollten Sie in Ihrem Arbeitsvertrag finden. Wenn keine Richtlinie zur vorzeitigen Abreise aufgeführt ist, sollten Sie die Abwesenheitsrichtlinie überprüfen, um zu sehen, ob dieser Prozess auf Ihren Fall anwendbar ist. Darüber hinaus können Sie den Vorgesetzten oder Personalvertreter zu den notwendigen Maßnahmen befragen.

2. Formatieren Sie den Brief

Formatieren Sie das Dokument so, dass es einem Standard-Geschäftsbrieflayout folgt. Wenden Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl Folgendes an:

• 1″ Ränder

• Einfacher Abstand

• Linke Ausrichtung

• Eine leicht lesbare Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri.

• 11- oder 12-Punkt-Schriftart

3. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Geschäftsbriefe enthalten die Kontaktinformationen des Absenders, die den Antragsteller identifizieren. Schreiben Sie in die obere linke Ecke des Dokuments die folgenden Details der Reihe nach:

• Dein Name

• Deine Telefonnummer

• Ihre E-Mail-Adresse

Alternativ können Sie die oben genannten Informationen in eine Kopfzeile einfügen, die Ihren Namen gut sichtbar in einer Zeile anzeigt, zusammen mit den restlichen Informationen darunter.

4. Geben Sie das Datum an

Geben Sie zwei Zeilen nach Ihren Kontaktinformationen das Datum ein, an dem Sie den Brief senden. Das Datum gehört zum Geschäftsbriefformat, ist aber auch für die Dokumentation der Anfrage wichtig. Wenn die Richtlinie Ihres Arbeitgebers zum vorzeitigen Urlaub eine Vorankündigung erfordert, wird in den meisten Fällen das Datum bestätigen, dass Sie diese eingehalten haben.

5. Geben Sie die Kontaktinformationen Ihres Vorgesetzten an

Der letzte Abschnitt, bevor Sie mit dem Schreiben des Briefes beginnen, sind die Kontaktinformationen Ihres Vorgesetzten, die die Person identifizieren, die Ihrem Antrag zustimmt oder ihn ablehnt. Schreiben Sie zwei Zeilen nach dem Datum die folgenden Details in separate Zeilen:

• Name des Managers

• Position des Leiters und Name der Organisation

• Telefonnummer des Kurators

• E-Mail-Adresse des Vorgesetzten

Geben Sie beim Schreiben des Namens Ihres Vorgesetzten ggf. dessen Berufsbezeichnung an. Geben Sie in der Telefonnummer unbedingt auch die Durchwahlnummer an, sofern vorhanden.

6. Fügen Sie eine Betreffzeile ein

Die Betreffzeile ist der Titel Ihres Briefes oder Ihrer E-Mail, der die Nachricht kurz beschreibt. Im Briefformat müssen Sie zwei Leerzeichen nach den Kontaktinformationen Ihres Vorgesetzten eine Betreffzeile einfügen. Erwägen Sie die Verwendung einer der folgenden Methoden:

• Betreff: Bitte verlassen Sie das Büro frühzeitig

• Betreff: Erlaubnis, das Büro vorzeitig zu verlassen

Bei einer E-Mail wird die Betreffzeile in das Betrefffeld der E-Mail-Schnittstelle eingefügt. Sie können das „Re:“ weglassen, da das Betrefffeld vollständig vom Nachrichtentext getrennt ist.

7. Begrüßen Sie Ihren Vorgesetzten professionell.

Verwenden Sie in Geschäftsbriefen die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“, gefolgt vom Namen Ihres Vorgesetzten und einem Komma. In den meisten Fällen sprechen Sie Ihren Vorgesetzten mit seinem bevorzugten respektvollen Vor- und Nachnamen an. Alternativ können Sie „Lieber“ weglassen und als Anrede nur den ehrenvollen Vor- und Nachnamen verwenden und das Komma durch einen Doppelpunkt ersetzen.

8. Schreiben Sie den Text

Bei einem Genehmigungsschreiben für einen vorzeitigen Urlaub handelt es sich in der Regel um eine Kurzmitteilung, die aus ein bis drei kurzen Abschnitten besteht:

• Erstens: Erklären Sie sofort, dass Sie mit dem Schreiben um Erlaubnis für eine vorzeitige Abreise bitten. Bitte geben Sie den Grund Ihrer Anfrage sowie spezifische Details dazu an, z. B. das anwendbare Datum und die genaue Uhrzeit, zu der Sie abreisen müssen.

• Zweitens: Versichern Sie Ihrem Chef, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit erledigt wird, sodass Ihre Abwesenheit keine negativen Folgen haben sollte.

• Drittens: Danken Sie Ihrem Vorgesetzten für sein Verständnis und seine Aufmerksamkeit. Machen Sie Vorschläge, wie sie Sie über ihre Antwort benachrichtigen können.

Wenn Sie möchten, können Sie alle oben genannten Elemente in einem Absatz zusammenfassen. Allerdings kann die Aufteilung in einen eigenen Absatz die Lesbarkeit verbessern.

9. Unterschreiben Sie den Brief

Die Unterschrift besteht aus dem Freischluss und Ihrer Unterschrift, jeweils in einer separaten Zeile. Fügen Sie nach dem Begrüßungswort ein Komma ein. Häufige Beispiele hierfür sind:

• Aufrichtig,

• Warm,

• Mit freundlichen Grüßen,

• Mit besten Grüßen,

Wenn Sie ein Papierdokument einreichen, unterschreiben Sie Ihren Namen unter dem Abschluss. Geben Sie stattdessen Ihren Namen in das elektronische Dokument oder die E-Mail-Nachricht ein.

10. Korrekturlesen und Bearbeiten

Der letzte Schritt vor dem Versenden des Briefes besteht darin, ihn auf Fehler zu prüfen, da das fehlerfreie Versenden des Briefes dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Ihr Vorgesetzter Ihre Anfrage vollständig versteht. Suchen Sie nach Fehlern wie Rechtschreibfehlern und grammatikalischen Ungenauigkeiten und korrigieren Sie alle gefundenen Fehler. Achten Sie besonders darauf, dass das Datum und die Uhrzeit, die Sie für Ihren Urlaub eingeben, korrekt sind.

Mustergenehmigung zum vorzeitigen Verlassen des Büros

Betrachten Sie das folgende Beispiel eines Erlaubnisschreibens, das Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Schreibens helfen soll:

Anna Marie Zimmermann
(email protected)
610-222-2222

12. September 2021

Frau Sheila Jackson
Chefredakteur des Verlags „Omni“
(email protected)
610-555-5555

Betreff: Antrag auf vorzeitigen Urlaub

Sehr geehrte Frau Jackson,

Ich schreibe Ihnen, um um Erlaubnis zu bitten, das Büro am 14. September 2021 vorzeitig zu verlassen, um meinen Hund für einen chirurgischen Notfalleingriff zum Tierarzt zu bringen. Wenn möglich, muss ich am angegebenen Datum bis spätestens 13:00 Uhr auschecken.

Bevor ich schrieb, stellte ich sicher, dass ich keine dringenden Fristen hatte, die am 14. September oder am nächsten Tag eingehalten werden mussten. Allerdings habe ich vor, den Großteil meiner Tagesarbeit zu Hause zu erledigen und Wochenendaufgaben zu erledigen.

Mir ist bewusst, dass es sich hierbei um eine kurzfristige Mitteilung handelt, und freue mich, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben. Bitte schreiben Sie mir heute oder morgen eine E-Mail, rufen Sie mich an oder sprechen Sie anderweitig mit mir über diese Angelegenheit.

Aufrichtig,
Anna Marie Zimmermann