Wie man mit Problemen am Arbeitsplatz umgeht (mit Tipps und Beispielen) • BUOM

29. April 2021

Beim Problemmanagement geht es darum, Probleme am Arbeitsplatz zu erkennen und zu beseitigen. Probleme am Arbeitsplatz umfassen alles, von Kommunikationsstörungen zwischen Teammitgliedern bis hin zu technischen Störungen. Wenn Sie ein starkes Problemmanagementsystem entwickeln, kann es Ihnen dabei helfen, diese potenziellen Probleme zu vermeiden und Ihr aktuelles Projekt voranzutreiben. Wenn Sie für die Lösung von Problemen am Arbeitsplatz verantwortlich sind oder sich für Problemmanagement interessieren, sollten Sie lernen, was es ist und wie Sie es an Ihrem Arbeitsplatz anwenden können.

In diesem Artikel besprechen wir, was Problemmanagement ist, erklären, wie man Probleme erkennt und behebt, listen einige Beispiele für Probleme am Arbeitsplatz und deren Lösung auf und erkunden Tipps für das Problemmanagement.

Was ist Problemmanagement?

Beim Problemmanagement geht es um die Planung und Ausführung eines Protokolls zur Bewältigung von Problemen, wenn sie am Arbeitsplatz auftreten. Dieser Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Team Probleme effektiv und zufriedenstellend lösen kann, um den Arbeitsfortschritt sowie seine Gesundheit und Zufriedenheit aufrechtzuerhalten. Zu den Problemen am Arbeitsplatz können technische, apparative, personelle und Kommunikationsprobleme gehören. Problemlösung ist eine wichtige Fähigkeit für jeden Mitarbeiter, und die Entwicklung effektiver Problemmanagementprozesse kann dazu beitragen, diese Problemlösungsfähigkeiten zu stärken.

Das Problemmanagement hilft Ihnen auch, Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Natürlich sind einige Probleme am Arbeitsplatz unvermeidlich, etwa wenn ein Teammitglied krank wird oder ein System nicht richtig funktioniert, aber andere Probleme lassen sich leichter vermeiden, etwa Kommunikationsstörungen und Probleme mit der Sicherheit am Arbeitsplatz. Wenn Sie sich an der Bewältigung von Problemen beteiligen, wenn sie auftreten, ist es einfacher, das Problem in der Zukunft zu verhindern, und Sie können effektivere Pläne für die Bewältigung des Problems entwickeln, wenn es erneut auftritt.

Wie man Probleme erkennt und bewältigt

Es ist wichtig, ein Issue-Management-System zu entwickeln, das an Ihrem Arbeitsplatz und in Ihrem professionellen Team effektiv funktioniert. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung eines Problemmanagementsystems die Arbeitsumgebung, die Art Ihrer Arbeit, die Größe Ihres Teams und mögliche Risiken. Die folgenden Schritte stellen ein grundlegendes Problemmanagementsystem dar, das Sie an Ihrem Arbeitsplatz nutzen können:

1. Definieren Sie das Problem

Der erste Schritt zu einem effektiven Problemmanagement besteht darin, das Problem zu identifizieren, das Sie lösen möchten. Das Problem kann verschiedene Ursachen haben, zum Beispiel Ängste der Teammitglieder, Missverständnisse bei der Kommunikation, ein technischer Fehler oder ein Mangel an geeigneter Ausrüstung. Es ist wichtig, das Problem genau zu verstehen, damit Sie einen Plan formulieren können, um es so schnell und effektiv wie möglich zu lösen.

2. Verstehen Sie die Auswirkungen

Sobald Sie das Problem identifiziert haben, untersuchen Sie es, um seine Auswirkungen auf das System zu verstehen. Je nachdem, um welches Problem es sich handelt, kann es unterschiedlich starke Auswirkungen haben. Beispielsweise kann ein Internetausfall in einem Technologieunternehmen oder einer Schule nur sehr begrenzte Auswirkungen haben, während die Abwesenheit eines Managers tagsüber in einer Fabrik oder auf einer Baustelle nur minimale Auswirkungen haben kann. Wenn Sie wissen, wie schwerwiegend oder mild eine Störung ist und welche Auswirkungen sie auf den Arbeitsplatz haben könnte, können Sie die entsprechenden Ressourcen für die Behebung bereitstellen.

3. Priorisieren Sie die Problemlösung

Je nach Problem ist es möglich, dass dadurch die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz leicht eingeschränkt wird oder ganz zum Erliegen kommt. An diesem Punkt des Problemmanagementprozesses ist es wichtig, das Problem zu messen und zu bestimmen, wie viel Zeit und Energie Sie für die Lösung benötigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise das gesamte Team bitten, sich auf die Behebung des Problems zu konzentrieren, bevor es zu seinen normalen Aktivitäten zurückkehrt. Auch wenn es viele Aspekte zu berücksichtigen gilt, damit ein Projekt vorankommt, kann es zeit- und kosteneffizienter sein, das Problem zu lösen, bevor man sich anderen Aufgaben zuwendet.

4. Identifizieren Sie mögliche Lösungen

Abhängig von der Schwere Ihres Problems sollten Sie darüber nachdenken, an Ihrem Arbeitsplatz ein Team aus Führungskräften und Denkern zusammenzustellen, das Sie bei der Erarbeitung möglicher Lösungen unterstützt. Am besten entwickeln Sie mehrere Optionen zur Lösung eines Problems, damit Sie den Plan auswählen können, der am besten zu Ihrem spezifischen Problem passt. Durch die Diskussion mit Ihrem Team können Sie nicht nur auf unterschiedliche Erfahrungsebenen und Fachgebiete zurückgreifen, sondern können auch dabei helfen, Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen und die Problemlösungsfähigkeiten Ihres Teams zu stärken.

5. Ergreifen Sie Maßnahmen, um das Problem zu lösen

Sobald Sie das Problem identifiziert und mögliche Lösungen in Betracht gezogen haben, können Sie Maßnahmen zur Lösung ergreifen. Dies kann bedeuten, dass ein vorübergehender Teamleiter eingesetzt wird, während der Vorgesetzte abwesend ist, oder dass ein Expressauftrag für den Austausch von Geräten erstellt wird. Obwohl es viele Formen des Problemmanagements in verschiedenen Branchen und Organisationen gibt, zielt der Prozess immer darauf ab, das vorliegende Problem schnell und effektiv mit minimalen Auswirkungen auf die Produktivität zu lösen.

6. Sammeln Sie Informationen und überprüfen Sie sie

Sobald Sie und Ihr Team das Problem gelöst haben und sich die Produktivität am Arbeitsplatz wieder normalisiert hat, ist es hilfreich, einen detaillierten Bericht über das Problem zu erstellen. Geben Sie in diesem Bericht unbedingt an, welche Teammitglieder das Problem gemeldet haben, welche Auswirkungen es hatte, welche Schritte zur Lösung des Problems unternommen wurden, wann und wie es aufgetreten ist und welche Mitarbeiter an der Lösung des Problems beteiligt waren. Durch die Erstellung solcher Berichte nach der Bewältigung von Problemen können Sie Pläne entwickeln, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Beispiele für Probleme am Arbeitsplatz

Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz für das Problemmanagement verantwortlich sind, können Sie sich einige Beispiele für das Problemmanagement ansehen, um die Funktionsweise des Prozesses besser zu verstehen und Ihr eigenes Problemlösungsverfahren zu entwickeln:

Verminderte Mitarbeitermotivation

Der Personalleiter einer kleinen Investmentfirma erhält den ersten Mitarbeiterzufriedenheitsbericht des Jahres und stellt fest, dass die Motivation der Mitarbeiter deutlich nachgelassen hat. Sie melden diese Informationen dem Management und das Managementteam führt mehrere Interviews und Umfragen durch, um den Grund für den Rückgang zu ermitteln.

Das Management stellt fest, dass sich viele Mitarbeiter überlastet fühlen, und beschließt nach Überlegungen zur Steigerung der Arbeitsmoral die Einführung flexibler Sommerarbeitszeiten, damit die Mitarbeiter das angenehme Wetter genießen und mehr Zeit mit der Familie verbringen können. Drei Monate später kann der Personalleiter erfreut vermelden, dass der Mitarbeiterzufriedenheitsbericht eine deutliche Steigerung der Mitarbeitermotivation zeigt.

Schwerwiegender Hardwarefehler

Wäschereiarbeiter in einem Pflegeheim teilen dem Pflegeleiter mit, dass die Waschmaschinen defekt seien, doch die Reparaturkräfte können eine Woche lang nicht eintreffen. Im Pflegeheim herrscht ein hoher Wäschewechsel und viele Bewohner haben nicht genug Kleidung für eine weitere Woche.

Dies hat höchste Priorität, da die Bewohner saubere Kleidung und Bettwäsche benötigen, um hygienisch und gesund zu bleiben. Daher spricht der Pflegemanager mit den Mitarbeitern und plant, jeder Schicht einen zusätzlichen Pflegeassistenten zuzuweisen, der wichtige Wäsche zur nächstgelegenen Wäscherei bringen kann . Durch diese Maßnahmen gewährleistet das Pflegeteam den Komfort und die Hygiene der Bewohner, bis die hauseigene Wäscherei wieder betriebsbereit ist.

Ein wichtiges Teammitglied fehlt

Ein Grafikdesign-Team arbeitet an einer Werbekampagne für einen wichtigen Kunden. Als die Frist näher rückt, wird der Markenidentitätsdesigner krank und muss über eine Woche zu Hause bleiben, um sich zu erholen.

Das Team benötigt seinen Input, um sicherzustellen, dass der Inhalt zur Marke des Kunden passt. Daher treffen sich der Kreativdirektor und andere relevante Mitarbeiter, um mögliche Lösungen zu entwickeln. Sie beschließen, in Software zu investieren, die es ihnen ermöglicht, auch unterwegs mit einem Markendesigner an wichtigen Komponenten zusammenzuarbeiten, damit das Team das Projekt pünktlich abschließen kann.

Tipps für effektives Problemmanagement

Wenn Sie daran interessiert sind, Probleme an Ihrem Arbeitsplatz zu bewältigen, beachten Sie die folgenden Tipps:

Entwickeln Sie eine zuverlässige Methode, mit der Mitarbeiter Probleme melden können

Mitarbeiter bemerken Probleme am Arbeitsplatz oft vor dem Management. Daher ist es wichtig, ein zuverlässiges System zu schaffen, über das Ihre Mitarbeiter ihre Fragen oder Kommentare melden können. Es könnte eine gute Idee sein, ein System zu schaffen, in dem Teammitglieder ihre Bedenken äußern und in sensiblen Situationen anonym bleiben können.

Delegieren Sie die Problemlösung an fähige Personen

Abhängig von der Schwere des Problems muss das Management möglicherweise nicht übermäßig in den Problemlösungsprozess einbezogen werden. Es kann Zeit und Aufwand sparen, indem die Problemlösung an ein fähiges Teammitglied delegiert wird, wenn dessen Fähigkeiten und Fertigkeiten gut zur Situation passen. Dies kann eine großartige Gelegenheit sein, Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, Verantwortungs- und Führungsqualitäten zu entwickeln, ohne das Management von anderen wichtigen Aufgaben abzulenken.

Pflegen Sie eine Datenbank mit Problemen, die allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung steht

Es ist wichtig, Informationen über die Probleme zu sammeln, mit denen Sie am Arbeitsplatz konfrontiert sind. Es kann hilfreich sein, einige dieser Informationen mit Ihrem Team zu teilen, da es dadurch sehen kann, wie Probleme am Arbeitsplatz zuvor gehandhabt wurden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter versuchen können, ein Problem selbst zu lösen, bevor sie sich an das Management wenden, was zu einer stärkeren, widerstandsfähigeren Belegschaft und einem effektiveren Problemlösungsprozess führen kann.

Sammeln und protokollieren Sie laufende Projektfortschrittsdaten

Es ist möglich, dass ein Problem unentdeckt bleibt, wenn Sie die laufenden Fortschrittsdaten Ihrer Projekte nicht im Auge behalten. Dies kann bedeuten, dass die Produktion täglich überwacht wird, um nach erheblichen Produktivitätsrückgängen zu suchen und deren Ursachen zu untersuchen. Durch das Sammeln und Aufzeichnen von Daten können Sie Produktionsverlangsamungen mit bestimmten Ereignissen verknüpfen und Verfahren zur Aufrechterhaltung der Produktivität implementieren.

Fördern Sie eine aktive und offene Kommunikation über Themen

Es ist wichtig, ein starkes System zu entwickeln, mit dem Mitarbeiter Probleme melden können. Genauso wichtig ist es aber auch, Ihr Team zu ermutigen, sich mit seinen Anliegen an Sie zu wenden. Die Bereitstellung von Anonymität oder ein Belohnungssystem für die Problemlösung kann dazu beitragen, Mitarbeiter zu motivieren, potenzielle oder laufende Probleme dem Management zu melden.

Wenn sie zu Ihnen kommen, ist es wichtig, sich alle Anliegen anzuhören, egal wie ernst sie sind, um Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass sie sich mit jedem Problem, das sie haben, an Sie wenden können. Indem Sie eine aktive und offene Kommunikation fördern, schaffen Sie ein gesundes Arbeitsumfeld und können Probleme erkennen, bevor sie auftreten.