Wie man mit Engpässen im Projektmanagement umgeht • BUOM

Engpässe beeinträchtigen den Arbeitsablauf eines Projekts und stellen Projektmanager vor verschiedene Probleme, insbesondere wenn sie unter Zeitdruck stehen. Diese Situationen können entweder langfristiger oder kurzfristiger Natur sein. In diesem Artikel diskutieren und identifizieren wir Engpässe im Projektmanagement, ihre Konsequenzen und wie man solche Situationen erfolgreich bewältigt.

Was ist der Engpass im Projektmanagement?

Ein Engpass ist eine Phase eines Projekts, die nachfolgende Aufgaben und Ergebnisse verlangsamt oder ganz stoppt. In diesem Stadium ist die Belastung größer als der Produktionsprozess bewältigen kann. Engpässe führen zu Ineffizienzen und führen zu Verzögerungen oder erhöhten Produktionskosten. Der Begriff „Engpass“ vergleicht solche Situationen mit den engsten Stellen einer Flasche. Der Flaschenhals verlangsamt den Flüssigkeitsfluss aufgrund von Stagnation.

Unternehmen haben ein höheres Risiko, bei der Einführung eines neuen Produkts oder Herstellungsprozesses aufgrund der auftretenden Mängel in einen Engpass zu geraten. Engpasssituationen können kurzfristiger oder langfristiger Natur sein. Ein kurzfristiger Engpass ist eine vorübergehende Situation, die selten erhebliche Konsequenzen nach sich zieht. Langfristige Engpässe treten über einen längeren Zeitraum auf und verlangsamen die Produktion erheblich.

Arten von Engpässen

Es ist wichtig, die Arten von Engpässen zu verstehen, um solche Situationen genau analysieren, diagnostizieren und bewältigen zu können. Weitere Probleme können auftreten, wenn Sie das Problem fälschlicherweise als Engpass identifizieren. Es gibt zwei Hauptarten von Engpässen im Projektmanagement:

Performerbasierter Engpass

Ein Performer-Engpass entsteht, wenn eine Einzelperson oder ein Team innerhalb eines Projekts nur begrenzte Produktivität bietet. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Ihre Teammitglieder nicht hart genug arbeiten – es könnte sein, dass die Arbeitsbelastung für ein Teammitglied oder für die gesamte Gruppe zu hoch ist. Dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass die Belegschaft wächst, weil sie zu dünn ist. Produktivitätsengpässe entstehen auch aufgrund einiger nachvollziehbarer Umstände, wie zum Beispiel der Krankheit eines Teammitglieds.

Systemengpässe

Systemengpässe entstehen durch langsame, alte oder veraltete Maschinen. Sie können auch durch Infrastruktur, Software, Anwendungen und ineffektive Systeme verursacht werden. Es ist wichtig, Ihre Projektprotokolle zu überprüfen, um Systemengpässe gründlich zu identifizieren.

Welche Folgen hat ein Engpass im Projektmanagement?

Engpässe im Projektmanagement wirken sich auf den Arbeitsablauf und den Projektfortschritt aus. Sie verursachen auch andere Effekte wie:

• In Arbeit

• Lange Wartezeit

• Reduzierte Effizienz

• Verlust von Einkommen

• Unzufriedene Kunden

• Eine Verschwendung produktiver Zeit

• Hoher Stresspegel

• Verminderte Teammoral

Was sind die Hauptursachen für Engpässe im Projektmanagement?

Engpässe können aus verschiedenen Gründen auftreten, darunter:

Einzige Quelle

Von Single Sourcing spricht man, wenn ein Projekt oder Unternehmen stark auf einen einzigen Lieferanten angewiesen ist. Dies erhöht das Risiko von Engpässen, denn wenn ein Lieferant Probleme hat, ist Ihr Betrieb beeinträchtigt. Wenn Ihr Lieferant beispielsweise Lieferverzögerungen hat, kann es sein, dass sich Ihr Projekt verlangsamt und zum Erliegen kommt. Die beste Lösung, um Engpässe bei einzelnen Anbietern zu vermeiden, besteht darin, mehrere Anbieter zu engagieren. Es hilft auch, für den Fall von Verzögerungen einen Reservebestand zu haben.

Schlechte Technologieintegration

Auch eine schlechte Integration von Technologie und Infrastruktur kann zu Engpässen führen. Eine schlechte Technologieintegration liegt dann vor, wenn dem Anbieter die Technologie fehlt, um Ihre Anforderungen ordnungsgemäß zu erfüllen. Beispielsweise mangelt es ihnen möglicherweise an einer angemessenen Informationstechnologie-Infrastruktur, was zu unerwartet langen Vorlaufzeiten führt. Auch die mangelnde technische Infrastruktur Ihres Unternehmens kann zu Engpässen führen, da sich der Produktionsprozess verlangsamt oder stoppt.

Mangelnde Planung

Mangelnde Planung kann aufgrund unerwarteter Probleme zu Engpässen führen. Beispielsweise führen Planungssilos zu Engpässen. Dies geschieht, wenn verschiedene Gruppen oder Abteilungen in einem Projekt ihre Aktivitäten unabhängig voneinander planen. Es ist wichtig, Planungssilos und Engpässe zu vermeiden und sich mit den zuständigen Abteilungen abzustimmen, um unerwünschte Störungen zu vermeiden.

Geringe Sicht

Eine schlechte Sichtbarkeit entsteht, wenn Sie nicht alle Details eines Projekts vollständig verstehen, einschließlich Rohstoffe, Lagerbestände und Prozesse. Mangelnde Planung und ordnungsgemäße Überwachung können zu einer verminderten Sichtbarkeit Ihres Projekts führen. Der Projektmanager muss eine gründliche Bewertung durchführen und gut mit verschiedenen Teams und Einzelpersonen kommunizieren, um Engpässe bei geringer Sichtbarkeit zu vermeiden.

Probleme bei der Teamarbeit und bei der Zusammenarbeit

Es kann verschiedene Barrieren und Probleme geben, die die Teamarbeit behindern. Einige Teammitglieder sind möglicherweise leistungsschwach, verfügen nicht über die vom Team benötigten Fähigkeiten, führen das Team schlecht und haben unklare Verantwortlichkeiten. Es ist wichtig, alle Probleme und Hindernisse für die Zusammenarbeit zu beseitigen, um Engpässe zu vermeiden.

Zusammenarbeit hat einige Ähnlichkeiten mit Teamarbeit, sie sind jedoch völlig unterschiedlich. Bei der Teamarbeit arbeiten Menschen zusammen, aber man muss auch gemeinschaftlich denken. Zusammenarbeit liegt vor, wenn Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen einer Organisation zusammenkommen, um die Ideen jeder ihrer Abteilungen in einem einzigen bewegten Bild zu vereinen. Alle Teilnehmer der Zusammenarbeit sind gleichberechtigte Partner und ihre gemeinsamen Anstrengungen tragen direkt zur Entstehung des Endprodukts bei.

So lokalisieren Sie Engpässe erfolgreich

Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Ihren Projektmanagement-Engpass erfolgreich zu lösen:

1. Handeln Sie schnell

Engpässe lösen in Ihrer Produktion eine Kettenreaktion aus, die zu Terminüberschreitungen, Terminänderungen und negativen Emotionen bei den Projektbeteiligten führen kann. Sie können schnell handeln, um die Kettenreaktion einzudämmen, bevor sie andere Teile des Projekts oder dessen Ergebnisse beeinträchtigt.

2. Verwalten Sie Probleme bei der Zusammenarbeit

Es ist wichtig, alle Probleme bei der Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams zu bewältigen, um den Engpass zu überwinden. Die Zusammenarbeit verschiedener Teile der Organisation ist wichtig für die erfolgreiche Durchführung von Vorgängen. Herausforderungen bei der Zusammenarbeit sind Faktoren, die die Schaffung einer kollaborativen Arbeitsumgebung behindern. Im Folgenden finden Sie einige häufig auftretende Probleme und wie Sie sie effektiv lösen können:

Kommunikationsschwierigkeiten

Die Zusammenarbeit gedeiht an einem Arbeitsplatz mit einer offenen Kommunikationskultur. Kommunikationsschwierigkeiten entstehen vor allem durch das Fehlen einer einheitlichen Kommunikationsplattform oder wenn Mitglieder das Gefühl haben, dass sie ihre Meinungen oder Ideen nicht offen äußern können. Als Projektmanager ist es wichtig, in effektive Kommunikationstools zu investieren, Teammitglieder einzubeziehen und Möglichkeiten für offene Diskussionen zu schaffen.

Unklare Vision für das Projekt

Auch aus unklaren Zielen können Probleme bei der Zusammenarbeit entstehen. Teammitglieder arbeiten gedankenlos, was ihre Motivation, Produktivität und Effizienz verringert. Eine unklare Vision erschwert es einem Projektmanager außerdem, Verantwortlichkeiten an Teammitglieder zu delegieren. Um dies zu vermeiden, können Sie regelmäßige Besprechungen vereinbaren, bei denen die Ziele überprüft und neu bewertet werden.

Vertrauen zwischen Teammitgliedern

Vertrauen ist ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Der Aufbau von Vertrauen braucht Zeit, schafft aber auch ein gesundes und effektives Arbeitsumfeld, das Synergien, Wachstum und Produktivität fördert. Ein Projektmanager kann sich für eine aktive Kommunikation einsetzen und den Teammitgliedern helfen, klare Grenzen und Ziele zu setzen, um Vertrauen aufzubauen.

Negatives Denken unter Mitarbeitern

Eine negative Einstellung der Mitarbeiter behindert die Zusammenarbeit und führt zu Engpässen, da sich Pessimismus leicht auf andere Teilnehmer ausbreiten kann. Ein Beispiel für negatives Mitarbeiterdenken ist die ständige Wahrnehmung von Aufgaben als unmöglich oder sehr schwierig und das Gefühl, der Aufgabe nicht gewachsen zu sein. Ein Projektmanager kann das negative Denken der Mitarbeiter in den Griff bekommen, indem er sie zu positivem und kreativem Denken ermutigt.

Nichteinhaltung oder Unentschlossenheit der Mitarbeiter

Manche Mitarbeiter arbeiten lieber alleine, was die Zusammenarbeit behindert. Solche Teammitglieder verpassen möglicherweise Ideen von anderen, die ihre Leistung optimieren könnten. Sie können sich auch Veränderungen widersetzen, was zu Engpässen führt. Der Projektmanager kann eine Kollaborationsplattform einführen, um bei der Bewältigung von Nichteinhaltungen zu helfen. Sie können ihnen auch Zeit geben, sich an die Zusammenarbeit mit anderen zu gewöhnen.

3. Konzentrieren Sie sich auf Qualität

Es ist verlockend, in einem Projekt Verknüpfungen zu verwenden. Normalerweise ist eine kürzere Route erforderlich, insbesondere wenn eine große Arbeitsbelastung vorliegt. Mangelnde Qualität in Ihrem Produkt oder Produktionsprozess führt meist zu langfristigen Engpässen. Es kann einige Zeit dauern, bis Qualität erreicht ist, aber die Konzentration auf Qualität führt nur zu vorübergehenden Engpässen. Es gibt Produktionsmethoden, die sich stark auf ihre Produkte und Dienstleistungen konzentrieren. Lean Manufacturing beispielsweise ist stark von der Qualität abhängig und wird vom Hersteller in der Regel am Ende des Produktionszyklus überprüft.

4. Begrenzen Sie unvollendete Arbeiten

Die laufende Phase Ihres Projekts ist entscheidend für die Beseitigung von Engpässen. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass die laufende Phase nicht zu viel oder zu wenig Arbeit erfordert. Dadurch können Sie die Warteschlange verwalten. Außerdem entsteht dadurch weniger Stress und Produktionsaufgaben werden weniger komplex.

5. Erhöhung der Ressourcen

Die Erhöhung der Ressourcen ist eine schnelle und effektive Möglichkeit, Ressourcen zu minimieren. Wenn Ihr Team beispielsweise beschäftigt ist, können Sie einen Auftragnehmer oder Freiberufler engagieren, der Sie bei einigen Aufgaben unterstützt. Sie können auch ein Notfallbudget erstellen, um Engpässe zu beseitigen.

6. Ergreifen Sie Maßnahmen, um Engpässen vorzubeugen

Der beste Weg, Engpässe zu vermeiden, besteht darin, einige vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen. Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Projekt und konzentrieren Sie sich auf die besten Möglichkeiten, diese zu erledigen. Sie können Ihre Ressourcen auch entsprechend zuweisen, einschließlich der Auswahl der Ausrüstung für Aufgaben und der Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder.