Wie man ein Treffen ablehnt (mit Beispielen) • BUOM

Eines Ihrer Ziele als Mitarbeiter ist es, freundlich und teamfähig zu sein, aber es ist nicht immer möglich oder angemessen, eine Besprechungsanfrage anzunehmen. Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung ablehnen müssen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um den Organisator der Besprechung rechtzeitig und professionell zu informieren. In diesem Artikel betrachten wir den Prozess der Ablehnung einer Besprechungsanfrage, um Ihnen dabei zu helfen, klar, professionell und höflich zu kommunizieren.

Wie man eine Einladung zu einem Geschäftstreffen höflich ablehnt

Bevor Sie entscheiden, wie Sie einen Termin absagen, prüfen Sie noch einmal, ob die Absage die beste Option ist. Lesen Sie die Einzelheiten in der Einladung, um sicherzustellen, dass Sie den Zweck des Treffens verstehen. Prüfen Sie dann, ob in Ihrem Terminplan Platz für das Meeting ist. Wenn Sie nicht teilnehmen möchten, teilen Sie dies bitte dem Organisator der Sitzung so schnell wie möglich mit.

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Einladung zu einem Meeting effektiv und respektvoll abzulehnen und am Arbeitsplatz professionell und höflich zu bleiben:

1. Stellen Sie sicher, dass „Nein“ die richtige Antwort ist.

Bevor Sie eine Einladung zu einer Besprechung ablehnen, klären Sie, warum Sie nicht teilnehmen können. Wenn die Einladung zur Besprechung vage ist oder Sie sich nicht sicher sind, ob Sie zur Teilnahme berechtigt sind, wenden Sie sich zur Klärung an den Organisator der Besprechung. Wenn Sie entscheiden, dass die Abmeldung die richtige Entscheidung ist, gibt es immer noch Möglichkeiten, sich abzumelden, die Ihnen dabei helfen, eine gute Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten und trotzdem Ihre Hilfe anzubieten.

2. Bestimmen Sie die Notwendigkeit eines Treffens

Manchmal planen Kollegen Besprechungen eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit oder bevor sie eine Tagesordnung und Ziele für die Besprechungen festgelegt haben. Wenn Sie glauben, dass dies der Fall sein könnte, wenden Sie sich bitte an den Organisator des Meetings und fordern Sie weitere Informationen an. Vielleicht können Sie dem Organisator der Besprechung durch Telefongespräche, Chats auf Ihrer geschäftlichen Messaging-Plattform oder den Austausch von E-Mails das geben, was er braucht, ohne an der Besprechung teilnehmen zu müssen. Dieser zusätzliche Aufwand zeigt Ihre Hilfsbereitschaft in dieser Angelegenheit.

3. Bieten Sie ein anderes Mal an

Wenn der Grund dafür, dass Sie sich nicht treffen, auf einen Terminkonflikt zurückzuführen ist, können Sie ein Gegenangebot für ein Treffen machen. Die meisten Planungsplattformen bieten Ihnen zusätzlich zur Annahme oder Ablehnung diese Möglichkeit. Viele ermöglichen es Ihnen auch, die Zeitpläne der eingeladenen Teilnehmer zu überprüfen, bevor Sie einen anderen Zeitpunkt vorschlagen. Der Organisator des Meetings wird Ihre Zeit und Mühe, sicherzustellen, dass alle anwesend sind, wahrscheinlich zu schätzen wissen.

4. Wenden Sie das „Nein, aber…“-Prinzip an.

Eine Angewohnheit, die Sie entwickeln können, um Ihren Ruf als williges Teammitglied aufrechtzuerhalten, besteht darin, „Nein, aber …“ zu sagen, anstatt einfach nur Nein zu sagen. Sie können sagen: „Nein, ich kann nicht an der Sitzung teilnehmen, aber ich schaue mir gerne das Protokoll an und gebe Ihnen meine Meinung.“ Eine andere Antwort könnte sein: „Nein, ich werde nicht da sein, aber ich werde gerne jemanden aus meinem Team bitten, für mich einzuspringen.“

Wenn Sie „Nein, aber …“ sagen, wird aus einem möglichen Negativen etwas Positives und der Meeting-Planer weiß, dass Sie seine Begeisterung für das Erreichen der Meeting-Ziele teilen.

5. Seien Sie klar, direkt und höflich

Wenn Sie eine Einladung zu einem Meeting ablehnen, ist es am wichtigsten, auf den Ton Ihrer Nachricht zu achten und ihn gegebenenfalls anzupassen. Da es in der schriftlichen Kommunikation an nonverbalen Hinweisen mangelt, erfordert die Ablehnung von Vorstellungsgesprächen per E-Mail, SMS oder Messaging-App eine sensible Herangehensweise. Streben Sie stets danach, Folgendes zu sein:

• Klar: Stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass Sie nicht teilnehmen werden.

• Direkt: Geben Sie an, warum Sie es nicht tun werden.

• Höflich: Nehmen Sie sich die Zeit, eine vollständige Antwort zu schreiben. Anstatt einfach auf „Ablehnen“ zu klicken, fügen Sie eine Erklärung hinzu, die dem Organisator des Meetings hilft, Ihre Entscheidung besser zu verstehen. Außerdem können Sie so die Nachricht des Veranstalters und die Zeit, die für die Planung der Veranstaltung aufgewendet wurde, ordnungsgemäß anerkennen, was professionelle Höflichkeit beweist.

Beispiele für die Ablehnung eines Treffens

Hier sind einige Beispiele, die Sie verwenden können, wenn Sie die Teilnahme an einem Geschäftstreffen verweigern:

• Ich kann an diesem Treffen nicht teilnehmen, würde aber gerne mit Ihnen darüber sprechen. Ich werde heute Nachmittag an Ihrem Schreibtisch vorbeischauen.

• Ich weiß, dass alle unsere Terminpläne sehr voll sind. Können Sie mit mir am Telefon darüber sprechen?

• Es tut mir leid, aber ich bin für dieses Treffen nicht verfügbar. Ich freue mich darauf, bei diesem Projekt mitzuhelfen – könnten wir jetzt ein E-Mail-Gespräch beginnen?

• Es tut mir leid, dass ich zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt nicht verfügbar bin. Basierend auf Ihrem Kalender schlage ich einen neuen Termin für unser Treffen vor.

• Ich glaube nicht, dass ich die richtige Person für dieses Treffen bin. Ich denke, (Kollege) wäre die beste Wahl. Soll ich nach ihnen suchen?

• Vielen Dank für die Einladung, aber ich kann nicht teilnehmen. Ich möchte (einen Kollegen) einladen, an meiner Stelle teilzunehmen.

• Vielen Dank, dass Sie mich gebeten haben, einen Beitrag zu leisten. Wenn ich mir die Tagesordnung der Besprechung in der Einladung ansehe, glaube ich nicht, dass ich derjenige bin, der Entscheidungen trifft, die sich auch auf das Vertriebsteam auswirken. Ist es für Sie bequem, (einen Kollegen) anstelle von mir einzuladen?

• Da es sich hierbei um eine Entscheidungsbesprechung handelt, wäre es meiner Meinung nach angemessener, dass mein Vorgesetzter unser Team vertritt.

• Danke für die Einladung. Der Gästeliste nach zu urteilen, glaube ich nicht, dass du mich im Moment brauchst. Könnten Sie mir Ihren Lebenslauf schicken? Ich werde es überprüfen und dann meinem Team Bericht erstatten.

• Was für ein faszinierendes Thema! Aufgrund des aktuellen Stands unseres Projekts glaube ich nicht, dass wir für ein produktives Gespräch bereit sind.

• Können wir dieses Treffen verschieben, bis das Projektteam den nächsten Meilenstein erreicht?

• Ich freue mich darauf, mit Ihnen und anderen daran zu arbeiten. Ich würde lieber bis zum Meeting warten, bis das Marketingteam seinen Bericht fertiggestellt hat. Andernfalls können wir die nächsten Schritte nicht weiter festlegen.

• Es scheint, dass dieses Treffen nur zu Informationszwecken dient. Ist es für Ihre Gruppe möglich, eine Umfrage zu versenden, anstatt ein Treffen abzuhalten?

• Das wird eine wichtige Diskussion sein. Ich kann nicht teilnehmen, möchte mir aber vorab die Zeit nehmen, meine Gedanken mit Ihnen zu teilen. Bitte teilen Sie mir einen passenden Zeitpunkt mit.

• Leider kann ich an diesem Treffen nicht teilnehmen. Wenn ich etwas im Voraus vorbereite, könnten Sie Ihre Ideen mit der Gruppe teilen?