Welchen Umfang hat das Projekt? 7 Schritte zur Bestimmung des Projekterfolgs • BUOM

12. September 2021

Der Umfang des Projekts beeinflusst jeden Schritt des Projektausführungsprozesses. Um ein Projekt effektiv abzuschließen, ist es wichtig zu wissen, wie sich der Umfang des Projekts auf Ihren Zeitplan und letztendlich auf das Ergebnis auswirkt. Wenn Sie beginnen, den Umfang des Projekts zu definieren und festzulegen, für welche Verantwortlichkeiten jedes Mitglied Ihres Teams verantwortlich ist, wird der vollständige Arbeitsplan sichtbar. In diesem Artikel erklären wir, was die Definition eines Projektumfangs bedeutet, besprechen die einzelnen Elemente des Prozesses und skizzieren einige Schritte dazu.

Welchen Umfang hat das Projekt?

Der Projektumfang ist ein detaillierter Planungsprozess, der aus der Zeit besteht, die das Projekt in Anspruch nehmen wird, den für seine Fertigstellung erforderlichen Ressourcen und den spezifischen Aufgaben, für die jedes Teammitglied verantwortlich sein wird. Bevor mit der Arbeit an einem Projekt begonnen wird, muss dessen Umfang beurteilt werden Projektmanager, von der Geschäftsleitung genehmigt und dem Rest des Teams mitgeteilt. Der Umfang muss während des gesamten Projekts besprochen werden, um sicherzustellen, dass das Team bei der Sache bleibt. Der Umfang informiert den Projektmanager auch darüber, wie er eventuell auftretende Probleme oder Hindernisse angehen kann.

Schlüsselelemente zur Bestimmung des Projektumfangs

Mehrere Einzelelemente tragen zur Definition des Projektumfangs bei. Während allgemeine Dokumente in der Regel Präzedenzfällen folgen, variieren die Einzelheiten je nach Art des Projekts, Zeitplan und Ihrer Unternehmenskultur. Hier sind die Elemente einer Projektumfangsdefinition:

Technische Aufgabe

Der erste Schritt zur Definition des Projektumfangs ist die Erstellung technische Aufgabe. Eine technische Spezifikation ist ein formelles Dokument, das die Anforderungen für ein bestimmtes Projekt darlegt. Es enthält eine allgemeine Beschreibung der erforderlichen Arbeiten, der Fristen, des Zeitplans, der erforderlichen besonderen Fähigkeiten und des Arbeitsortes. Die Leistungsbeschreibung liefert dem Management die notwendigen Informationen, um die Kosten abzuschätzen und einen Vorschlag einzureichen.

Aussage zum Projektumfang

A Erklärung zum Projektinhalt antwortet auf die in der Leistungsbeschreibung dargelegten Anfragen und listet spezifische Details auf, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Die Abrechnung gibt an, wie viele Personen für die Arbeit benötigt werden, wo die Arbeit ausgeführt wird, wie lange sie dauern wird und garantiert die Qualität des Endergebnisses. Scope-Anweisungen definieren die Grenzen des Projekts und stellen sicher, dass alle Teammitglieder während des gesamten Projekts bei der Sache sind.

Projektstrukturplan

Projektstrukturplan Es handelt sich um ein Dokument, das die Arbeit effektiv auf die Mitglieder des Projektteams verteilt. Ein Projektstrukturplan stellt sicher, dass jede Abteilung, jedes Team oder jeder Einzelne genau versteht, was während des gesamten Projekts von ihnen erwartet wird. Eine Arbeitsverteilungsstruktur leitet außerdem bestimmte Aufgabenlisten an die entsprechenden Teams oder Teammitglieder weiter, damit diese sich nicht mit zu vielen Informationen überfordert fühlen.

7 Schritte zum Definieren des Projektumfangs

Die Schritte, die Sie unternehmen, um Ihr Projekt erfolgreich zu verwalten, können variieren, aber hier sind einige allgemeine Schritte zur Bestimmung des Umfangs Ihres Projekts:

1. Legen Sie Geschäfts- und Projektziele fest

Der erste Schritt bei der Definition des Umfangs eines Projekts besteht darin, zu wissen, was erreicht werden soll. Überlegen Sie, welche Auswirkungen dieses Projekt auf das gesamte Unternehmen haben wird, wie es vom Management oder den Kunden wahrgenommen werden soll und welchen Nutzen es Ihrer Meinung nach für alle Beteiligten haben wird. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Ziele des Projekts mit den Richtlinien, der Mission und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Idealerweise sollten Ziele mit Verben wie „verbessern“, „erhöhen“ oder „produzieren“ beginnen. Aktionswörter helfen den Beteiligten, den Zweck Ihres Projekts zu verstehen.

Eine gute Möglichkeit, erreichbare Ziele zu setzen, besteht darin, sie zu haben SMARTes Ziel. SMART steht für Specific, Measurable, Attainable, Relevant und Time-based. Ihr Ziel sollte klar formuliert sein, mit Kennzahlen, die gepflegt und gepflegt werden können, damit Stakeholder sehen können, wann das Ziel erreicht wurde. Das Team muss gemeinsam entscheiden, ob sein Ziel realistisch ist oder nicht, und das Ziel muss mit dem strategischen Plan der Organisation im Einklang stehen. Schließlich muss das Ziel zum vorgesehenen und vereinbarten Termin erreicht werden.

2. Konturparameter und Einschränkungen

Ebenso wichtig ist es zu wissen, was das Projekt bewirken wird, und zu wissen, was das Projekt nicht bewirken wird. Um Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder nur an notwendigen Aufgaben arbeiten. Bestimmen Sie im Voraus genau, welche Aufgaben für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind und welche Personen benötigt werden, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß abgeschlossen werden. Wissen Sie, welche Themen oder Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt Sie sofort angehen werden und welche möglicherweise auf einen späteren Zeitpunkt warten.

Extrem wichtig dokumentieren Was wird getan und was nicht? Wenn Sie nicht die richtigen Aufgaben aufschreiben, kann es zu Verwirrung kommen. Einige Mitarbeiter gehen möglicherweise davon aus, dass bestimmte Aktivitäten abgeschlossen werden, die nicht im ursprünglichen Projektplan enthalten waren oder nicht im Budget vorgesehen waren. Deshalb ist es so wichtig, den Umfang des Projekts klar zu definieren, damit jeder weiß, was die spezifischen und allgemeinen Ziele des Projekts sind.

3. Legen Sie Prozessanforderungen fest

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen können, müssen Sie die Reihenfolge der Schritte kennen, die zu seiner Fertigstellung erforderlich sind. Bestimmen Sie die Prioritätsstufen aller Schritte, legen Sie die Reihenfolge fest, in der sie zugewiesen werden, und stellen Sie sicher, dass Teams oder Teammitglieder in der Lage sind, die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Bewerten Sie, was Sie brauchen Budget und entscheiden Sie, wann die jeweilige spezifische Art und Qualität der Ressource benötigt wird.

4. Binden Sie die richtigen Stakeholder ein

Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es notwendig Betroffenen Parteien Das auftraggebende Unternehmen muss über bestimmte Kernpunkte gut informiert sein. Werden Stakeholder nicht richtig einbezogen, kann es zu Zielüberschneidungen und falschen Annahmen kommen. Wenn die richtigen Personen während des gesamten Prozesses einbezogen und informiert werden, läuft das Projekt reibungsloser ab.

5. Setzen Sie klare Fristen

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt nach Plan verläuft, beginnen Sie mit der Erstellung Grundlinie. Diese Basislinie kann dann verwendet werden, um geplante Termine mit tatsächlichen Terminen zu vergleichen. Erkundigen Sie sich bei jeder Abteilung, ob sie problemlos den nächsten Termin einhalten kann – selbst ein oder zwei Personen, die in Verzug geraten, können das gesamte Projekt erheblich verlangsamen.

Wenn jemand im Rückstand ist und die andere Person darauf wartet, dass er fertig wird, prüfen Sie, ob in der Zwischenzeit andere Aufgaben erledigt werden können, damit er seine Zeit produktiv nutzen kann. Erinnern Sie jeden an seine Fristen, entweder per E-Mail oder indem Sie Einzelgespräche mit wichtigen Personen im Team vereinbaren. Wenn jemand in Verzug gerät, müssen Sie das Projekt möglicherweise neu planen und den Beteiligten mitteilen, warum es zu Verzögerungen kommen wird.

6. Trainieren Sie einen Befehl

Sobald Sie mit Ihrem Team was besprochen haben Projektrahmenmanagement Es sieht so aus, als müssten sie geschult werden, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben ausführen zu können. Im Idealfall werden dem Team Aufgaben auf der Grundlage seiner vorhandenen Fähigkeiten und Erfahrungen zugewiesen, es kann jedoch eine spezielle Schulung oder zusätzliche Bildungsressourcen erforderlich sein, wenn der entsprechende Experte nicht verfügbar ist.

Eine wichtige Eigenschaft, die Ihre Projektteammitglieder haben sollten, ist Anpassungsfähigkeit. Wenn Ihr Team Probleme bewerten, Lösungen vorschlagen und entsprechende Anpassungen vornehmen kann, kann das Projekt ohne Unterbrechung weitergeführt werden. Wenn ein Team weiß, wie es nach Veränderungen sucht und diese dann umsetzt, wird das Projekt insgesamt produktiver und effizienter.

7. Kommunizieren Sie gut

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Definition und Verwaltung des Projektumfangs ist die Art und Weise, wie gut alle kommunizieren. Kommunikation Dabei geht es nicht nur um Gespräche, sondern auch um aktives Zuhören. Um ein produktives Gespräch zu führen, müssen beide Seiten gehört werden. Dies ist wichtig, egal ob Sie Manager oder einer der neuen Mitarbeiter im Team sind. Wenn jeder seine Rolle versteht und sich gehört und wertgeschätzt fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass die Teammitglieder während des Projekts motiviert und bei der Sache bleiben.

Kommunikation ist während des gesamten Projektlebenszyklus ein konstanter Faktor, sei es mit den Kunden, dem Team oder den Stakeholdern Ihres Unternehmens. Sollten während des Projekts Probleme auftreten, ist es wichtig, dass sich alle Beteiligten wohl fühlen, Fragen dazu zu stellen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass jemand falsche Annahmen trifft und einen wichtigen Teil seiner Aufgabe verzögert. Sorgen Sie dafür, dass sich jeder respektiert fühlt, indem Sie sich seine Gedanken und Ideen anhören und sie berücksichtigen, wenn am Projekt etwas geändert werden muss.