Was sind sie und wie organisiert man sie? • BUOM

25. November 2021

Viele Organisationen verfügen über umfangreiche Ressourcen, die sie für Schulungen und betriebliche Zwecke nutzen. Möglicherweise haben sie Schwierigkeiten, diese Ressourcen zu organisieren und zu verteilen, was den Zugriff auf die benötigten Informationen erschwert. Wenn Sie wissen, wie Sie interne Ressourcen, proprietäre Daten und Unternehmensinformationen strukturieren, können Sie den Gesamterfolg Ihres Unternehmens verbessern. In diesem Artikel definieren wir, was Wissensbestände sind, und beschreiben, wie man sie organisiert.

Was sind Wissensressourcen?

Wissensressourcen beziehen sich auf alle intellektuellen Ressourcen, auf die eine Organisation Zugriff hat, die sie nutzen, in die sie investieren und die sie für Wachstum nutzen kann. Sie bestehen auch nach außen, etwa bei Kunden, Partnern und Lieferanten. Einige gängige Beispiele für Wissensressourcen sind:

• Kognitive Fähigkeiten

• Urheberrechte ©

• Datenbank

• Dokumentation

• Führer

• Ideen

• Information

• Einblicke

• Rechte an geistigem Eigentum

• ich studiere

• Erinnerung

• Patente

• Politiker

• Verfahren

• Softwarepatente

• Strategien

• technische Fähigkeiten

• Verständnis

• Arbeitskraft

Für Organisationen ist es wichtig, ihre Wissensbestände zu entwickeln und zu verwalten, um ihren Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten und zum Gesamterfolg der Organisation beizutragen. Dies kann Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und in ihrer Branche erfolgreicher zu sein. Knowledge Asset Management kann auch zusätzliche Vorteile bieten, wie zum Beispiel:

• Stärkung der Organisationskultur

• Gewährleistung einer hervorragenden Entscheidungsfindung

• Verbesserter Kundenservice

• Verbesserung der organisatorischen Effektivität

So organisieren Sie Wissensbestände

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um Ihre Wissensbestände zu organisieren:

1. Stellen Sie Ihr Vermögen zusammen

Sammeln Sie zunächst Ihr Wissensvermögen. Erstellen Sie einen zentralen Ort für alle Ihre Vermögenswerte, während Sie mit der Organisation und Verwaltung beginnen. Dies kann Ihnen dabei helfen, alle Informationen in Ihre Planung einzubeziehen und so die bestmöglichen Wissensmanagementpraktiken zu fördern.

2. Stellen Sie fest, was Sie wissen müssen

Bestimmen Sie, welches Wissen Sie benötigen, damit Sie Ihr Unternehmen effektiv und profitabel führen können. Führen Sie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Wissensbestände durch, um festzustellen, was Sie als Organisation bereits wissen. Denken Sie darüber nach, was Sie wissen müssen, beispielsweise über die entscheidenden Erkenntnisse, die für den Erfolg erforderlich sind, und bestätigen Sie, ob Sie über diese verfügen. Vergleichen Sie Ihre Listen mit dem, was Sie haben und was Sie benötigen, um das Wissen zu ermitteln, das Sie lernen und erreichen müssen, um erfolgreich zu sein und wettbewerbsfähig zu bleiben.

3. Erstellen Sie Kategorien für Ihre Vermögenswerte

Entwickeln Sie ein einzigartiges Klassifizierungssystem, das für die Vermögenswerte Ihrer spezifischen Organisation geeignet ist. Legen Sie Kategorien für jedes Asset fest, basierend auf:

Typ

Beginnen Sie mit der Klassifizierung Ihrer Vermögenswerte nach Typ. Dies hilft dabei, ein einfaches Zugangssystem für Ihre Benutzer zu erstellen. Hier sind einige Beispiele für Asset-Typen:

• Geschäftspläne

• Kundenprofile

• Kaufhistorien der Kunden

• Partnerlisten

• Politische Dokumente

• Vertriebsmanagement-Datenbanken

• Quellcodes

• Lieferantenlisten

Preis

Weisen Sie jedem Vermögenswert einen Wert zu. Überlegen Sie, wie sich jeder Vermögenswert auf das Wettbewerbsumfeld, die Ziele und den Preis des Unternehmens auswirkt. Klassifizieren Sie jeden Vermögenswert in absteigender Reihenfolge seines Wertes, beginnend mit denjenigen, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind, dann mit denen, die wichtig sind, aber nur geringe Auswirkungen auf den Betrieb haben, und endend mit denen, die als Kernwissen in Ihrem Unternehmen gelten.

Sicherheit

Bestimmen Sie, wer Zugriff auf die einzelnen Assets benötigt. Während es für Benutzer wichtig ist, einfachen Zugriff auf das benötigte Wissen zu haben, ist es auch wichtig, die persönlichen Daten Ihres Unternehmens zu schützen. Einige Beispiele für sicherheitsrelevante Zugriffsebenen sind:

• Vertrauliche Daten. Vertrauliche Daten sind nur leitenden Managern zugänglich und werden bei Bedarf weitergegeben.

• Allgemeine Daten. Freigegebene Daten stehen jedem in der Organisation zur Verfügung, einschließlich einiger externer Parteien und strategischer Partner.

• Lokale Daten. Lokale Daten sind nur den Mitarbeitern der Organisation zugänglich, ausgenommen alle externen Stakeholder.

• Partnerdaten. Partnerdaten stehen externen Parteien wie strategischen Partnern und Lieferanten zur Verfügung.

4. Implementieren Sie Datensicherheitsrichtlinien

Erstellen und implementieren Sie eine Unternehmensdatenrichtlinie darüber, auf welche Daten Stakeholder zugreifen können und welche nicht. Es ist auch wichtig festzustellen, was sie mit den Daten tun können und was nicht. Bemühen Sie sich um die Erstellung von Richtlinien, die:

• Umfassend: Schreiben Sie einen detaillierten Plan, der alle Fragen der Benutzer beantwortet. Seien Sie bei Ihren Erläuterungen vorsichtig, insbesondere im Hinblick darauf, wer wann und wie auf welche Art von Daten zugreifen kann.

• Explizit: Stellen Sie sicher, dass Sie eine explizite, klare Richtlinie erstellen, die für alle Benutzer leicht verständlich ist. Verwenden Sie eine einfache Sprache anstelle von Fachjargon und Fachbegriffen, um Verwirrung und Mehrdeutigkeit zu vermeiden.

• Strafen. Erklären Sie die Konsequenzen, die Benutzer haben können, wenn sie mit Unternehmensinformationen falsch umgehen. Es ist wichtig, Konsequenzen zu schaffen, die stark genug sind, um negatives Verhalten zu verhindern und ehrliches Verhalten zu fördern.

• Weit verbreitet: Verbreiten Sie Ihre Richtlinie an alle in Ihrer Organisation und stellen Sie sicher, dass alle relevanten externen Parteien Zugriff auf die relevanten Richtlinien haben. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was die Richtlinie beinhaltet und wie man sie richtig befolgt.

5. Ermutigen Sie den Wissensaustausch

Entwickeln Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur des Wissensaustauschs. Es trägt auch dazu bei, die Kompetenzentwicklung derjenigen auf natürliche Weise anzuregen, die von der Verbesserung ihrer Fähigkeiten profitieren können. Zu den Möglichkeiten, eine Umgebung zu schaffen, die den Wissensaustausch fördert, gehören:

• Zusammenarbeit zulassen. Ermutigen Sie verschiedene Teams, an verschiedenen Projekten zusammenzuarbeiten, und helfen Sie ihnen, voneinander zu lernen und neue Fähigkeiten zu entwickeln.

• Bestimmen Sie den Raum. Legen Sie einen bestimmten Bereich in Ihrem Büro fest, der als besonderer Ort für Breakout-Sitzungen und Gespräche zum Austausch von Ideen genutzt werden soll.

• Ermutigen Sie zum Feedback. Schaffen Sie eine Feedback-Kultur, die Feedback willkommen heißt und nutzt und Mitarbeiter dazu ermutigt, konstruktives Feedback zu geben, wann immer sie glauben, dass sie anderen helfen können.

• Vertrauen kultivieren. Bauen Sie Vertrauen in Ihrem Unternehmen auf, indem Sie den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie ihre Ideen ehrlich teilen und respektiert werden können.

• Bieten Sie Mentoring-Möglichkeiten. Entwickeln Sie ein Mentoring-Programm, das erfahrene Mitglieder mit jüngeren Fachkräften zusammenbringt, um Karriereberatung und allgemeine Orientierung zu bieten.

6. Schützen Sie wertvolle Ressourcen

Ergreifen Sie Maßnahmen, um Ihr wichtiges Wissen zu schützen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Verschlüsselung: Verwenden Sie Verschlüsselungs- und Identitätsverwaltungstools, um unbefugten Benutzern den Zugriff auf eingeschränktes Wissen zu verwehren.

• Sicherheitsmaßnahmen: Erstellen Sie einen sicheren, gut geschützten Server, der Informationen schützt und dabei hilft, Datenlecks zu verhindern.

• Mitarbeiterschulung: Führen Sie regelmäßig Schulungen zum Thema Datensicherheit für Ihre Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass bewährte Verfahren beachtet und Fehler reduziert werden.

7. Wählen Sie die Technologie sorgfältig aus

Entdecken Sie Technologie- und Tooloptionen, die Sie bei der effektiven Verwaltung Ihrer Vermögenswerte unterstützen. Automatisierungstools sind oft nützlich, um eine zuverlässige und effiziente Steuerung bereitzustellen. Berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und suchen Sie nach Tools, die:

• Ermöglichen Sie Benutzern den einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen

• Einfache, intuitive Bedienung, praktisch ohne zusätzliche Schulung

• Informationen aus verschiedenen Quellen richtig identifizieren, sammeln und sortieren

• Schützen Sie Informationen effektiv und umfassend

• Erfüllen Sie Best Practices und Sicherheitsstandards für Ihre Branche

• Unterstützen Sie Benutzerinteraktion, Zusammenarbeit und Informationsaustausch auf der Plattform