Was sind Informationssilos und wie funktionieren sie? • BUOM

8. Juli 2021

Die Verbreitung von Informationen ist ein wichtiger Teil der Infrastruktur eines Unternehmens, da sie die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern verbessern und die Produktivität steigern kann, was zum allgemeinen Geschäftserfolg führen kann. Wenn Menschen keinen Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen, kann dies zu Problemen wie Missverständnissen und der Unfähigkeit, auf wichtige Forschungsdaten zuzugreifen, führen. Informationssilos sind unsichtbare Barrieren, die die Mehrheit der Mitarbeiter eines Unternehmens daran hindern, bei Bedarf auf Daten zuzugreifen oder diese weiterzugeben. In diesem Artikel erklären wir, was ein Informationssilo ist und wie es funktioniert. Außerdem beschreiben wir einige der Probleme, die es verursachen kann, und wie man sie löst.

Was ist ein Informationssilo?

Von einem Informationssilo spricht man, wenn Informationsmanagementsysteme nicht miteinander kommunizieren. Silos treten typischerweise dann auf, wenn das Management feststellt, dass die Weitergabe bestimmter Informationen nicht rentabel ist oder dass die Implementierung der Informationsfreigabe für das Unternehmen nicht kosteneffektiv ist. Beispielsweise kann es sein, dass ein CEO eines Krankenhauses oder ein Informationssicherheitsmanager nicht daran arbeitet, sein Aufzeichnungssystem mit anderen Gesundheitsdienstleistern zu integrieren, wenn die Kosten zu hoch sind.

Wie funktionieren Informationssilos?

Informationssilos können entstehen, wenn Gruppen von Mitarbeitern oder einzelne Abteilungen beschließen, kein Wissen miteinander zu teilen oder sogar verhindern, dass dieses Wissen über die von ihnen genutzten Informationssysteme geteilt wird. Dies kann sowohl innerhalb einer Organisation als auch zwischen Organisationen und Unternehmen geschehen.

Es ist üblich, dass Mitarbeiter unterschiedliche Prioritäten haben, weil ihre Abteilungen spezifische Ziele haben, die nicht miteinander korrelieren. Dies kann zu einer verminderten Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen führen. Beispielsweise könnte die Marketingabteilung das Ziel haben, die Anzahl der Besuche auf einer Website zu erhöhen, oder die Kreditabteilung könnte das Ziel haben, mehr Kreditanträge zu erhalten. Beide Ziele sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, daher kann es für die Abteilungen hilfreich sein, bei der Erreichung dieser Ziele zusammenzuarbeiten. Durch die Erörterung der individuellen Bedürfnisse kann die Marketingabteilung ihren Ansatz so anpassen, dass mehr Besuche vor Ort auch zu mehr Bewerbungen führen.

Welche Probleme stellen Informationsspeicher dar?

Es ist wichtig, durch Datensilos verursachte Probleme sofort zu erkennen und zu beheben, da Sie so später ein schwerwiegenderes Problem verhindern können. Hier sind einige häufige Probleme, die durch Informationssilos entstehen, und wie man sie löst:

Entlassung von Mitarbeitern

Redundante Arbeitskräfte können durch eine minimale Kommunikation zwischen Abteilungen und Datensysteme, die nicht kommunizieren, entstehen. Mitarbeiter in unterschiedlichen, aber verwandten Rollen können sich überschneidende Verantwortlichkeiten haben. Wenn beispielsweise ein Kreditsachbearbeiter und ein Underwriter einer Bank einen Kreditantrag bearbeiten, können sie von einem Kunden die gleichen Unterlagen anfordern, wenn die separaten Informationssysteme, die sie verwenden, nicht synchronisiert sind. Dies kann den Kunden frustrieren und dazu führen, dass jeder Techniker mehr Zeit für seine Arbeit aufwendet.

Sie können Entlassungen vermeiden, indem Sie proaktiv mit den von Ihrer Arbeit betroffenen Abteilungen kommunizieren. Sie können Datensysteme auch gezielt integrieren, um zum Nutzen von Mitarbeitern, Kunden und den Kunden, die Sie betreuen, zusammenzuarbeiten.

Verbreitung von Fehlinformationen

Silos hindern Mitarbeiter oft daran, auf bestimmtes aktualisiertes Wissen zuzugreifen, und ohne die richtigen Informationen verbreiten sich leicht ungeprüfte oder falsche Daten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise die Nachricht von einer Unternehmensfusion erhält, kann er davon ausgehen, dass Entlassungen unmittelbar bevorstehen. Sie können diesen unbegründeten Glauben dann mit anderen teilen, die ihn als Tatsache akzeptieren.

Zwar gibt es einige Arten von Informationen, deren Weitergabe aufgrund bewährter Praktiken verboten ist, wie z. B. Kreditkarteninformationen von Kunden oder den Inhalt formeller Personalbeschwerden. Überlegen Sie jedoch, welche Daten Sie weitergeben sollten und wie sie den Mitarbeitern zugute kommen können. Zu den Möglichkeiten, Fehlinformationen zu verhindern, gehören die Erstellung öffentlich zugänglicher Dokumente und die Reduzierung der Verwendung von E-Mails für wichtige Gespräche. Für sensiblere Informationen können Sie eine Zugriffsliste erstellen, die bestimmten Mitarbeitern Daten zur Verfügung stellt, die sie genau an die Teammitglieder weitergeben können, die sie benötigen.

Ineffektive Kommunikation

Wenn Abteilungen Schwierigkeiten beim Informationsaustausch haben, kann dies zu ineffektiver Kommunikation und ineffektiven Prozessen führen. Ohne einen gemeinsamen Informationsfluss wartet das Team, das an einem Projekt arbeitet, möglicherweise zu lange, um relevante Stakeholder aus einer anderen Abteilung zu kontaktieren, oder kontaktiert sie überhaupt nicht. Um die Kommunikation zu verbessern, können Sie unternehmensweite Chats nutzen, um alle über Ihre Arbeit auf dem Laufenden zu halten. Sie können die Zeit Ihrer Kollegen auch respektieren, indem Sie nur relevante Informationen mit ihnen teilen.

Schwache Unternehmenskultur.

Unter Unternehmenskultur versteht man die Werte, Prioritäten, Ziele und Verhaltensweisen der Mitarbeiter, die das Umfeld einer Organisation definieren. Informationssilos können sich negativ auf diese Kultur auswirken. Beispielsweise kann ein schleppender Informationsfluss zu Unsicherheit bei Mitarbeitern führen, die nicht verstehen, welche Auswirkungen ihre Arbeit auf das Unternehmen hat. Ohne den Wert ihrer Beiträge zu kennen, fällt es den Mitarbeitern möglicherweise schwer, auf die Ziele der Abteilung hinzuarbeiten, was zu einer verminderten Motivation und Arbeitsmoral führen kann. Um eine starke Unternehmenskultur zu schaffen, sollten Sie regelmäßige Abteilungsbesprechungen einplanen, um Informationen auszutauschen und einzelne Mitarbeiter an die Auswirkungen ihrer Arbeit zu erinnern.

Langsames Unternehmenswachstum

Jeder Aspekt Ihres Unternehmens kann durch Informationssilos verlangsamt werden. Mangelnde Informationen können zu Unentschlossenheit führen, was häufig dazu führt, dass Geschäftschancen verpasst werden. Beispielsweise kann eine verspätete Reaktion auf Informationsanfragen dazu führen, dass Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden. Durch die Schaffung flexibler Benutzerberechtigungen für Datennetzwerke und die Möglichkeit, Daten innerhalb von Systemen zu importieren oder zu exportieren, können Sie das Wachstum vorantreiben.

Unbefriedigendes Kundenerlebnis

Das Kundenerlebnis kann eine große Herausforderung sein, wenn es Probleme beim Transfer kollektiven Wissens gibt. Ohne Informationsaustausch kann es sein, dass Ihr Kundendienstteam inkonsistente Antworten auf Fragen und Beschwerden gibt. Dies kann den Kunden verwirren und zu einem unbefriedigenden Erlebnis führen. Erwägen Sie die Entwicklung von Protokollen für Interaktionen, z. B. Best Practices für Antwortzeiten oder Skripts für bestimmte Kundenszenarien, und die Erstellung einer Wissensdatenbank bekannter Probleme, um sicherzustellen, dass Sie die beste Benutzererfahrung bieten.