Was sind Bewerber-Tracking-Systeme? (mit Definition und Tipps) • BUOM
15. April 2021
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, landet Ihr Lebenslauf möglicherweise direkt auf dem Schreibtisch des Personalchefs und muss stattdessen zunächst ein Bewerberverfolgungssystem durchlaufen. Diese Software trägt dazu bei, den Einstellungsprozess zu rationalisieren und zu automatisieren, sodass Personalvermittler sich darauf konzentrieren können, die am besten qualifizierten oder am besten geeigneten Kandidaten für die Stelle in Betracht zu ziehen. Wenn Sie diese Systeme verstehen, können Sie Bewerbungsunterlagen einreichen, die den Standards und Bedürfnissen der Arbeitgeber entsprechen. In diesem Artikel besprechen wir Bewerber-Tracking-Systeme, einschließlich ihres Zwecks, ihrer Funktionsweise und Tipps zum Bestehen dieser Systeme.
Was ist ein Bewerber-Tracking-System?
Ein Bewerber-Tracking-System (ATS) ist eine Personalverwaltungssoftware, die Arbeitgeber häufig während des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses verwenden. Diese Software sammelt, sortiert und ordnet die eingegangenen Lebensläufe. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, kann Ihr Lebenslauf nicht direkt an den Personalchef gesendet werden. Stattdessen kann es sein, dass es zuerst das ATS durchläuft. Diese Software hilft dabei, den Prozess der Überprüfung ihrer Lebensläufe zu optimieren. Es sammelt Informationen über jeden Kandidaten anhand seines Lebenslaufs und ordnet ihn dann anhand seiner Erfahrung und Fähigkeiten ein. Dieser Schritt ermöglicht es Personalvermittlern und Einstellungsmanagern, ihren Pool nach den am besten qualifizierten Kandidaten zu filtern.
Wofür werden Bewerber-Tracking-Systeme eingesetzt?
Einstellungsmanager und Personalvermittler können während des Einstellungsprozesses mindestens Hunderte von Bewerbungen erhalten. Ein Bewerberverfolgungssystem hilft diesen Fachleuten, wichtige Bewerberinformationen zu sammeln und alles an einem Ort zu organisieren. Sie können diese Informationen verwenden, um andere Aktivitäten im Einstellungsprozess zu verwalten, z. B. die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Überprüfung von Referenzen und die Erledigung erforderlicher Unterlagen. Der Einsatz von Software für Bewerberverfolgungssysteme kann Unternehmen viele Vorteile bringen, darunter:
Optimieren Sie den Bewerbungsprozess: ATS sammelt und organisiert automatisch Kandidatenbewerbungen. Diese Software hilft Personalmanagern und Personalvermittlern, Zeit und Aufwand zu sparen, wenn sie Onboarding- und Sortieraufgaben selbst durchführen. Anschließend können sie das ATS als Datenbank nutzen, um potenzielle Kandidaten einfach zu suchen und darauf zuzugreifen.
Potenzielle Kandidaten filtern: ATS-Software kann Personalmanagern und Personalvermittlern auch dabei helfen, ihre Kandidaten zu filtern, indem sie Mindestanforderungen festlegen und diejenigen herausfiltern, die diese nicht erfüllen. Diese Anforderungen können jahrelange Erfahrung, Ausbildung oder spezifische Fähigkeiten umfassen. Auch dies spart ihnen Zeit, da sie nicht alle eingehenden Bewerbungen durchgehen müssen.
Kandidatensuche: Da das ATS als Kandidatendatenbank fungiert, können Unternehmen hochqualifizierte Kandidaten identifizieren, die Interesse am Unternehmen bekundet haben. Bei der Besetzung anderer Positionen können Personalmanager oder Personalvermittler vorhandene Kandidaten in ihrer Datenbank prüfen, die über die erforderlichen Fähigkeiten und Vorerfahrungen für die Stelle verfügen.
Bieten Sie eine bessere Nachverfolgung: Unternehmen können mithilfe der ATS-Software ermitteln, wo Kandidaten ihre Stellenausschreibungen gefunden haben. Personalmanager und Personalvermittler können diese Informationen nutzen, um ihre Rekrutierungsbemühungen anzupassen. Wenn sich die meisten Kandidaten beispielsweise über eine bestimmte Online-Stellenbörse beworben haben, können sie ihre Bemühungen dort konzentrieren. Wenn sie weniger beliebte Bereiche identifizieren, können sie diese Bemühungen reduzieren oder Wege finden, das Engagement in diesen Bereichen zu erhöhen.
Wie funktioniert das Bewerber-Tracking-System?
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, werden die von Ihnen bereitgestellten Informationen und Bewerbungsunterlagen über das Bewerberverfolgungssystem in eine Datenbank hochgeladen. Zu diesen Informationen können Ihre Kontaktinformationen, Ihre Ausbildung und Ihre Berufserfahrung gehören. Es enthält auch Materialien wie Lebensläufe und Anschreiben. Manchmal können Personalmanager und Personalvermittler Einstellungsprozesse über das System verwalten, z. B. die Kontaktaufnahme mit Kandidaten, um ihnen mitzuteilen, dass ihre Bewerbung eingegangen ist, die Zusendung erforderlicher Beurteilungen oder Tests und die Planung von Vorstellungsgesprächen.
Wie bereits erwähnt speichert ein ATS Informationen und Materialien, die es Personalmanagern und Personalvermittlern ermöglichen, nach Kandidaten zu suchen und diese zu überprüfen. Die meisten ATS-Programme ermöglichen es diesen Fachleuten, diese Prozesse auf verschiedene Weise durchzuführen, darunter:
Bewerbungen prüfen: Personalmanager und Personalvermittler können Bewerbungen weiterhin selbst über ihre ATS-Software prüfen. Wenn viele Bewerbungen geprüft werden müssen, können diese Fachleute diese Materialien kurz überprüfen, um die relevanten Fähigkeiten, Erfahrungen und anderen Qualifikationen der Kandidaten zu bewerten.
Suche nach Schlüsselwörtern. Personalvermittler und Einstellungsmanager können Schlüsselwörter verwenden, um in ihrer ATS-Software gespeicherte Bewerbungen zu durchsuchen. Sie verwenden häufig Schlüsselwörter aus der Stellenbeschreibung und konzentrieren sich dabei auf bestimmte Fähigkeiten, Positionen, Erfahrungen oder Verantwortlichkeiten. Diese Methode ermöglicht es diesen Fachkräften, Kandidaten herauszufiltern, die der Stellenbeschreibung und den angegebenen Anforderungen oder Präferenzen des Arbeitgebers entsprechen.
Automatisches Kandidaten-Ranking: Die ATS-Software kann Kandidaten auch bewerten, indem sie ihre Bewerbungsunterlagen mit den Stellenanforderungen vergleicht. Einstellungsmanager und Personalvermittler können diese Methode nutzen, um sich auf Kandidaten zu konzentrieren, die in Bestform sind und eindeutig zur Stellenbeschreibung und den erforderlichen Qualifikationen passen.
Tipps, um das Bewerber-Tracking-System zu umgehen
Ihr Lebenslauf muss möglicherweise ein Bewerberverfolgungssystem durchlaufen, bevor er den Personalmanager oder Personalvermittler erreicht. Die folgenden Tipps können Ihnen beim Schreiben helfen ATS-freundlicher LebenslaufSicherstellen, dass die Software Ihre Informationen korrekt lesen und organisieren kann:
Befolgen Sie die Anweisungen Ihres Arbeitgebers
Einige Arbeitgeber stellen Bewerbern spezifische Anweisungen zur Verfügung. Oft fragen sie nach bestimmten Dokumenten und nach Anweisungen, wie diese Dokumente einzureichen sind. Sie können Bewerber beispielsweise bitten, ihren Lebenslauf und ihr Anschreiben im PDF-Format einzusenden. Wenn Sie andere Dateitypen senden, kann es sein, dass das Tracking-System Schwierigkeiten hat, diese genau zu lesen. Wenn der Arbeitgeber keine Formatierungsanweisungen bereitstellt, sollten Sie die Verwendung des .docx-Formats in Betracht ziehen – ATS-Software kann diesen Dateityp normalerweise einfacher lesen. Das Befolgen der Anweisungen kann Ihnen helfen, dieses Problem zu vermeiden und Ihre Materialien in die Hände des Personalmanagers zu bringen.
Beziehen Sie Schlüsselwörter aus der Stellenausschreibung ein
Sie können Ihren Lebenslauf und andere Bewerbungsunterlagen für Bewerber-Tracking-Systeme optimieren, indem Sie Schlüsselwörter aus der Stellenbeschreibung einbinden. Indem Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig prüfen, können Sie eine Liste mit Schlüsselwörtern erstellen, die zu Ihrer Berufserfahrung und Ihren Qualifikationen passen. Oftmals repräsentieren diese Schlüsselwörter komplexe Fähigkeiten, nach denen ein Arbeitgeber sucht, können sich aber auch auf Ihre Ausbildung, bisherige Berufserfahrung und persönliche Eigenschaften beziehen. Um den ATS zu bestehen, versuchen Sie, die genauen Wörter oder Ausdrücke zu verwenden, die in der Veröffentlichung verwendet werden.
Sie können so viele Schlüsselwörter und Phrasen wie möglich verwenden, um Ihre Relevanz für die Position zu demonstrieren. Sie wissen nicht unbedingt, auf welche Schlüsselwörter sich ein Personalmanager oder Personalvermittler konzentrieren wird. Wenn Sie also mehr Schlüsselwörter haben, können Sie mehrere Bereiche abdecken. Verwenden Sie jedoch nur solche, die korrekt und für Ihre Berufserfahrung relevant sind. Arbeitgeber nutzen diese Informationen zur Bewertung von Kandidaten und können diese Fähigkeiten in Vorstellungsgesprächen testen oder nachfragen.
Denken Sie an Abkürzungen
Bei der Durchsicht von Stellenbeschreibungen können Sie Akronyme identifizieren, die Sie als Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf verwenden können. Ein Bewerber-Tracking-System oder Personalmanager und Personalvermittler suchen jedoch möglicherweise anhand ihrer Langform oder Abkürzung nach diesen Schlüsselwörtern. Um auf der sicheren Seite zu sein, können Sie beide Formulare in Ihrem Lebenslauf verwenden, um sicherzustellen, dass er in beiden Fällen ausgewählt wird. Beispielsweise könnte eine Stellenbeschreibung Kandidaten mit SEO-Erfahrung auflisten. Sie können beide Begriffe in Ihrem Lebenslauf verwenden, indem Sie etwa schreiben: „Verwenden Sie Techniken der Suchmaschinenoptimierung (SEO), um den organischen Verkehr auf der Website eines Unternehmens zu verbessern.“
Verwenden Sie eine einfache Formatierung
Das Einbeziehen von Elementen wie Tabellen, Diagrammen, Kopf- und Fußzeilen kann zwar die Lesbarkeit Ihres Lebenslaufs erleichtern oder attraktiver machen, kann jedoch zu Problemen mit Systemen zur Bewerberverfolgung führen. Komplexe Formatierungen können es dieser Software erschweren, Informationen zu lesen und zu organisieren, was sich auf die Leistung Ihres Dokuments während dieses Vorgangs auswirken kann. Verwenden Sie einfache, standardmäßige Formatierungstechniken für Lebensläufe, um die Lesbarkeit sicherzustellen. Ihr Lebenslauf sollte klar definierte Abschnitte enthalten, um sicherzustellen, dass das ATS Ihre Informationen korrekt organisiert. Einige Beispiele für komplexe Formatierungen, die Sie vermeiden sollten, sind:
Kopf-und Fußzeilen
Grenzen
Diagramme
Tische
Symbol
Wählen Sie ein chronologisches Lebenslaufformat
A chronologische Zusammenfassung Das Format betont den beruflichen Werdegang, indem es Ihre bisherigen Erfahrungen in umgekehrter chronologischer Reihenfolge auflistet. Diese Informationen werden oben im Dokument angezeigt, normalerweise unter Ihren Kontaktinformationen und den Lebenslauf- oder Lebenslaufabschnitten. Während es zwei weitere typische Lebenslaufformate gibt, funktionale oder kombinierte Formate, ist das chronologische Format am besten mit Bewerberverfolgungssystemen kompatibel. Während dieses Format Ihren beruflichen Werdegang priorisiert, konzentriert sich ein funktionaler Lebenslauf auf Ihre Fähigkeiten. Kandidaten verwenden häufig funktionale Lebensläufe, wenn sie über wenig relevante Berufserfahrung oder Arbeitslücken verfügen.
Denken Sie über die Wahl Ihrer Schriftart nach
Versuchen Sie, in Ihrem gesamten Lebenslauf eine Standardschriftart zu verwenden, um die Lesbarkeit zu verbessern. Sie können zwischen zwei traditionellen Schriftarten wählen: Serifenschrift oder serifenlose Schriftart. Serifenschriften haben Buchstabenenden, serifenlose Schriftarten dagegen nicht. Sie können zwar weiterhin beide Typen verwenden, bedenken Sie jedoch, dass einige Systeme zur Bewerberverfolgung Schwierigkeiten beim Lesen von Serifenschriften haben. Diese Software kann auch Ihre Schriftart ändern, wenn Sie etwas verwenden, das dem System nicht vertraut ist, was sich auf das Design Ihres Lebenslaufs auswirken kann.
Einige Beispiele für gängige Serifenschriften sind:
Cambria
Garamond
Georgia
Palatino
Times New Roman
Einige Beispiele für gängige serifenlose Schriftarten sind:
Arial
Kaliber
Helvetica
Tahoma
Verdana
Beschriften Sie Lebenslaufabschnitte mit Standardüberschriften
Achten Sie beim Formatieren Ihres Lebenslaufs darauf, für jeden Abschnitt Standardüberschriften zu verwenden. Diese Standardetiketten erleichtern Bewerberverfolgungssystemen das Lesen und Organisieren der Informationen in Ihrem Dokument. Diese Software durchsucht Dokumente nach typischen Abschnittsüberschriften und -formaten, um die richtigen Informationen zu ermitteln. Wenn Sie kreative Überschriften verwenden, erhält die Software die Informationen möglicherweise nicht und beeinträchtigt möglicherweise Ihre Chancen, durch das System zu gelangen. Verwenden Sie beispielsweise die Standardüberschrift „Berufserfahrung“ für Ihren beruflichen Werdegang und nicht „meine früheren Jobs“. Hier sind einige Beispiele für Standardüberschriften für Lebensläufe:
Zusammenfassende Zusammenfassung
Lebenslaufprofil
Arbeitserfahrung
Ausbildung
Fähigkeiten
Zertifikate
Reichen Sie für jede freie Stelle einen individuellen Lebenslauf ein
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, passen Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben an jede Gelegenheit an. Auch wenn Sie sich bei mehreren Unternehmen auf ähnliche Stellen bewerben, können die Anforderungen und Verantwortlichkeiten variieren. Lesen Sie jede Stellenbeschreibung sorgfältig durch, um Schlüsselwörter und Qualifikationen zu identifizieren, die Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen möchten. Die Verwendung von Begriffen, die zur spezifischen Stellenbeschreibung passen, kann Ihnen helfen, Bewerber-Tracking-Systeme zu bestehen und zu zeigen, warum Sie für die Stelle gut geeignet sind.