Was sind agile Meetings? Definition, Typen und wer sie besucht • BUOM

Meetings sind eine wichtige Möglichkeit für Teams, den Überblick über ihre Projektziele zu behalten und motiviert zu sein, diese zu erreichen. Agile ist eine Methode, die einen Rahmen für Besprechungen bietet, um die Teamproduktivität zu verbessern. Wenn Sie Agile-Meetings verstehen, können Sie erkennen, ob sie Ihrem Arbeitsplatz zugute kommen. In diesem Artikel definieren wir Agile-Meetings, erklären, wer daran teilnimmt, und besprechen die verschiedenen Arten, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob Sie sie für Ihr Projekt verwenden sollten.

Was sind agile Meetings?

Agile Meetings sind Meetings, die der Agile-Methode folgen, die Teams dabei hilft, große Projekte effizienter abzuschließen, indem sie sich in kurzen Zeiträumen, sogenannten Sprints, auf mehrere Aufgaben konzentrieren. Agile-Meetings konzentrieren sich wie Sprints typischerweise auf einige wenige Themen. Teams können diese Besprechungen während des gesamten Projekts abhalten, um Aufgaben zu planen und über den Fortschritt zu berichten.

Da sich diese Meetings nur auf wenige Themen konzentrieren, können sie im Vergleich zu herkömmlichen Meetings kurz sein. Außerdem umfassen sie oft nur Teammitglieder, die an Aufgaben im Zusammenhang mit den Besprechungsthemen arbeiten. Das bedeutet, dass Teams ohne kurze Unterbrechungen durch Besprechungen weiter an ihren täglichen Aufgaben arbeiten können. Auch wenn es immer noch zu längeren Besprechungen kommen kann, werden diese oft seltener. Teams, die die agile Methode nutzen, können längere Besprechungen ansetzen, um detaillierte Aufgaben zu planen und Sprints auszuwerten, was zur Verbesserung der Produktivität beitragen kann.

Wer nimmt an Agile-Meetings teil?

Obwohl die Agile-Methode in Softwareunternehmen entwickelt wurde, können ihre Richtlinien Teams in vielen Branchen dabei helfen, zu bestimmen, wen sie zu Agile-Meetings einladen. Da Agile-Meetings in der Regel den Rahmen für ein konkretes Projekt vorgeben, gehören zu den Teilnehmern meist auch Projektbeteiligte. Dazu können diejenigen gehören, die direkt am Projekt arbeiten, und diejenigen, die Informationen über den Fortschritt des Projekts benötigen, um sie bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben zu unterstützen. Zu den Fachleuten, die möglicherweise an einem Agile-Meeting teilnehmen, gehören:

Entwicklungsteam

In Softwareunternehmen ist an einem Agile-Meeting in der Regel das Entwicklungsteam beteiligt. Bei anderen Arten von Unternehmen kann an der Besprechung ein Team teilnehmen, das alltägliche Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt erledigt. Wenn das Projekt beispielsweise die Erstellung einer neuen Schulungsinitiative umfasst, kann der Leiter des Agile-Meetings Teammitglieder einladen, die frühere Schulungsmethoden überprüft haben, diejenigen, die mit der Erstellung neuer Methoden beauftragt sind, und alle Teammitglieder, die neue Methoden testen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die mit dem Projektfortschritt vertraut sind, während des Meetings ihre Gedanken äußern und Vorschläge für das weitere Vorgehen erhalten können.

Scrum Master

Der Scrum Master ist der Meetingleiter, der mit der Scrum-Komponente der Agile-Methode vertraut ist. Scrum ist eine Komponente von Agile, die sich auf kurze Sprints konzentrierter Arbeit konzentriert. Der Scrum Master hilft dem Team in der Regel, sich auf die Besprechungsthemen zu konzentrieren, und kann bei der Beantwortung seiner Fragen helfen oder Motivation im Zusammenhang mit Scrum bieten.

Produktinhaber oder Projektmanager

Ein Product Owner oder Projektmanager ist die Person, die für das fertige Produkt verantwortlich ist, nachdem das Team das Projekt abgeschlossen hat. In einigen Unternehmen kann dies der Projektmanager, der Geschäftsinhaber oder ein Stakeholder sein. In Agile-Meetings kann der Product Owner Fortschrittsaktualisierungen von seinem Team erhalten, Vorschläge zur Fortsetzung des Projektabschlussprozesses machen und gemeinsam mit dem Team Strategien für einen effizienten Projektabschluss entwickeln.

Betroffenen Parteien

Zu den Stakeholdern kann jeder gehören, der ein Interesse am Fortschritt des Projekts hat und nicht die täglichen Aufgaben zur Fertigstellung des Projekts erledigt. Stakeholder sind häufig Personen, die ein Interesse daran haben, wie effektiv und effizient die Teams in ihrem Unternehmen arbeiten können. Sie können Geld in ein Projekt oder ein Unternehmen als Ganzes investieren.

„Stakeholder“ kann auch ein Platzhaltername für jeden interessierten Mitarbeiter sein, der an einem Projekttreffen teilnehmen möchte. Dies kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter von ihren Kollegen neue Methoden zur Aufgabenerledigung erlernen und mehr über ihr Unternehmen erfahren.

4 Arten von agilen Meetings

Die vier Haupttypen agiler Meetings sind:

1. Sprintplanung

Das Sprint-Planungsmeeting findet vor oder zu Beginn des Sprints statt. In diesem Meeting teilt der Product Owner oder Projektmanager dem Team mit, auf welche Projektaufgaben es sich während des Sprints konzentrieren kann. Das Team schätzt außerdem, wie lange jede Aufgabe dauern könnte, legt die Ziele für jede Aufgabe fest und legt fest, wie es diese Ziele erreichen möchte. Aufgrund der detaillierten Planung ist die Sprintplanung oft ein langes Agile-Meeting und kann bis zu vier Stunden dauern.

2. Tägliches Aufstehen

Das tägliche Meeting ist normalerweise das kürzeste der Agile-Meetings. Er kommt auch am häufigsten vor. Während eines Sprints führt der Scrum Master häufig jeden Tag ein kurzes Stand-up durch. Normalerweise stellen sie jedem Sprint-Teammitglied drei Fragen:

1. Was hast du gestern erreicht?

2. Was haben Sie heute vor?

3. Was könnte Sie davon abhalten?

Da jedes Teammitglied seine täglichen Erfolge vor seinen Kollegen bespricht, können tägliche Stand-up-Meetings die Verantwortlichkeit fördern. Sie können auch dabei helfen, das Team über den Fortschritt jeder für den Sprint geplanten Aufgabe auf dem Laufenden zu halten. Das Besprechen potenzieller Probleme kann dem Team dabei helfen, Probleme zu verhindern, zu lösen, zu vermeiden oder zu minimieren. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität während des Sprints zu verbessern. Tägliche Stand-Ups dauern in der Regel etwa 15 Minuten.

3. Sprint-Übersicht

Das Sprint-Review-Meeting hilft dem Team, seine Erfolge zu feiern. Bei der Überprüfung kann jedes Teammitglied die Arbeit zeigen, die es während des Sprints geleistet hat. Teams und Scrum Master können ihre eigene Definition dessen erstellen, was „vollständig“ bedeutet, obwohl abgeschlossene Arbeit normalerweise eine abgeschlossene Aufgabe ist. In der Softwareentwicklung bedeutet das oft, dass das Team zeigt, wie sein fertiges Produkt funktioniert. Beispielsweise kann ein Teammitglied zeigen, wie ein 3D-Modell funktioniert, das es für das Programm erstellt hat.

Das Sprint-Review ist auch eine Gelegenheit, Feedback zu geben und zu erhalten. Der Meeting-Moderator kann Stakeholder und Produktbesitzer zu Sprint-Reviews einladen, damit sie besprechen können, wie die vom Team geleistete Arbeit mit den Projektrichtlinien übereinstimmt. Diese Treffen können am Ende jedes Sprints oder nach Erreichen der Projektmeilensteine ​​stattfinden. Abhängig von den Vorlieben des Teams können diese Treffen formell oder ungezwungen sein. Sprint-Review-Meetings dauern oft zwischen einer und zwei Stunden.

4. Sprint-Retrospektive

Das Sprint-Retrospektive-Meeting bietet allen Sprint-Teilnehmern die Möglichkeit, den Sprint im Detail zu besprechen. Das Team kann mitteilen, was während des Sprints funktioniert hat und was verbessert werden muss. Dies hilft dem Team zu bestimmen, wie zukünftige Sprints durchgeführt werden sollen, was die Produktivität verbessern und Probleme verhindern kann. Dieses Treffen ermöglicht es Stakeholdern und Produktbesitzern auch, Feedback dazu zu geben, wie das Team seine Arbeitsabläufe und Prozesse verbessern kann. Retrospektiven finden in der Regel am Ende eines Sprints statt und können bis zu eineinhalb Stunden dauern.

Tipps für die Organisation und Durchführung agiler Meetings

Befolgen Sie diese Tipps, um ein Agile-Meeting effektiv zu planen und durchzuführen:

Konzentrieren Sie sich auf nur wenige Themen

Während einige Agile-Meetings, wie zum Beispiel tägliche Standups, informell sein können, kann die Konzentration auf nur wenige spezifische Themen dem Team helfen, Zeit zu sparen und sich schneller wieder an die Arbeit an seinen Aufgaben zu machen. Dies kann dem Team auch dabei helfen, sich auf wichtige Elemente wie den Sprint-Backlog zu konzentrieren. Wenn die Diskussion von den Kernthemen des Meetings abweicht, sollten Sie darüber nachdenken, sie wieder in die Diskussion einzubeziehen, damit Ihr Team sich so schnell wie möglich wieder seinen Aufgaben widmen kann.

Bieten Sie häufiges Feedback

Es ist wichtig, den Fortschritt von Sprints weiterhin regelmäßig zu überprüfen, auch wenn Ihr Team konstant gute Leistungen erbringt. Diese häufigen Treffen halten Ihr Team nicht nur über den Status des Projekts auf dem Laufenden, sondern motivieren Ihre Teammitglieder auch, ihre Ziele konsequent zu erreichen. Dies kann den Teammitgliedern dabei helfen, starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen, was es einfacher macht, konstruktive Kritik oder andere Formen negativen Feedbacks abzugeben. In regelmäßigen Besprechungen können Sie sowohl positives als auch negatives Feedback geben, um dem Team zu helfen, seine Leistung zu verbessern.

Formulieren Sie Ziele für das Meeting

Da jede Art von Agile-Meeting einem bestimmten Zweck dient, ist es hilfreich, für jedes Meeting Ziele zu entwickeln. Dies kann Ihnen dabei helfen, zu planen, auf welche Themen Sie sich während des Meetings konzentrieren möchten, und Fragen für Ihr Team vorzubereiten. Durch das Setzen von Zielen können Sie auch feststellen, ob ein Meeting erfolgreich war, was zukünftige Meetings verbessern kann.

Hören Sie Ihrem Team zu

Der Hauptzweck von Agile-Meetings besteht darin, den Teams eine kontinuierliche Möglichkeit zum Austausch von Informationen und Feedback zu bieten. Ihr Team erledigt täglich Projektaufgaben und hat ein gutes Verständnis dafür, was für das Projekt gut und was schlecht ist. Indem Sie zuhören, was sie über das Projekt zu sagen haben, können Sie realistischere Ziele für zukünftige Sprints planen, was die Produktivität steigern und die Moral Ihres Teams verbessern kann.