Was Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten • BUOM

22. Februar 2021

Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter neu im Unternehmen oder ein langjähriges Teammitglied ist, benötigt er eine Ressource für arbeitsbezogene Richtlinien und Informationen. Das Mitarbeiterhandbuch ist ein anpassbares Tool, das für jedes Unternehmen in jeder Branche geeignet ist. Was in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten ist, ist für Personalfachleute und das Management oft ein Problem, aber sein Inhalt betrifft jeden Mitarbeiter. In diesem Artikel erklären wir, was in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein sollte, und geben Tipps, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Handbuchs helfen.

Was sollte in der Stellenbeschreibung enthalten sein?

Das Mitarbeiterhandbuch enthält wichtige Informationen zu Unternehmensrichtlinien, rechtlichen Anforderungen für das Unternehmen und die Mitarbeiter, Landes- und Bundesarbeitsgesetze sowie andere Referenzmaterialien am Arbeitsplatz. Hier sind die wichtigsten Abschnitte, die Sie in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten:

Begrüßung und neue Einstellungsprozesse

Der erste Abschnitt Ihres Handbuchs sollte ein Begrüßungsschreiben des CEO oder einer anderen Führungskraft des Unternehmens enthalten, das dem Mitarbeiterhandbuch eine positive Note verleiht. Nutzen Sie diesen Abschnitt, um eine Verbindung herzustellen, indem Sie dem Mitarbeiter dafür danken, dass er Ihrem Team beigetreten ist.

Bestimmen Sie als Nächstes, was der neue Mitarbeiter erwarten kann, wenn er seine Arbeit aufnimmt. Wenn es eine Probezeit gibt, bevor sich die Mitarbeiter vollständig im Unternehmen engagieren, geben Sie dies hier an. Sie können auch spezifische Informationen zu den Identifizierungsanforderungen für das Gebäude, in dem sich das Unternehmen befindet, sowie Informationen zu Parkplätzen und Transportmöglichkeiten zum Büro bereitstellen.

Informationen zum Unternehmen

Ein weiterer wichtiger Teil, den Sie am Anfang Ihres Mitarbeiterhandbuchs einfügen sollten, ist ein Abschnitt, der das Unternehmen und seine Führungskräfte vorstellt.

• Unternehmensgeschichte: Erzählen Sie, wie das Unternehmen begann und wie es gewachsen ist. Die Kenntnis der Unternehmensgeschichte hilft den Mitarbeitern, ein Gemeinschaftsgefühl zu verspüren, wenn sie mit einer größeren Geschichte verbunden sind.

• Unternehmensmission: Erklären Sie die Unternehmensmission mit einer klaren Aussage darüber, was das Unternehmen tut und warum es es tut. Den Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie ein größeres Ziel als die täglichen Arbeitsaufgaben haben, trägt auch dazu bei, den Arbeitsplatz menschlicher zu gestalten.

• Unternehmenswerte: Hier können die Leitprinzipien und Ideale des Unternehmens geteilt werden.

• Unternehmenskultur: Beschreiben Sie Ihr Arbeitsumfeld, indem Sie Aussagen darüber machen, wie es ist, Teil Ihres Unternehmens zu sein. Erzählen Sie uns, wie Sie eine positive Atmosphäre in Ihrem Team aufrechterhalten.

Unternehmenspolitik und -kultur

Ein Großteil Ihres Mitarbeiterhandbuchs enthält Richtlinien, die den täglichen Betrieb am Arbeitsplatz regeln. Hier beziehen Sie auch die wichtigsten Abläufe und Verhaltensweisen für Ihr Unternehmen ein.

• Verhaltenskodex: Widmen Sie einen Teil Ihres Handbuchs einem Verhaltenskodex für Mitarbeiter. Geben Sie klare Richtlinien für akzeptables Verhalten während der Arbeitszeit an.

• Arbeitszeiten: Listen Sie die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Büro auf, mit Ausnahme von Remote- oder flexiblen Arbeitszeiten. Erklären Sie, wie Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem nutzen und wie die Stunden sowohl für Gehalts- als auch für Stundenstellen erfasst werden.

• Anwesenheit: Geben Sie die voraussichtliche Anwesenheit an, einschließlich Richtlinien zu verspäteter Ankunft und vorzeitiger Abreise. Hier kommunizieren Sie den Mitarbeitern Ihre Erwartungen, in jeder Situation mit der richtigen Person in Kontakt zu treten.

• Dresscode. Unabhängig davon, ob in Ihrer Branche spezielle Sicherheitsausrüstung erforderlich ist oder ob Sie im Büro formelle Kleidung erwarten, machen Sie sich über die Richtlinien Ihres Unternehmens im Klaren. Es ist hilfreich, allgemeine Erwartungen anstelle einer Liste von Regeln anzugeben. Weisen Sie beispielsweise an, dass alle Kleidungsstücke sauber und ordentlich sein müssen. Sie können außerdem akzeptable Kleidungsstile definieren, z. B. Business Casual.

• Pausen und Mahlzeiten**:** Teilen Sie den Mitarbeitern die Regeln für die Länge und Häufigkeit von Pausen und Essenszeiten mit. Sie können auch Informationen zu Pausenräumen des Unternehmens mit öffentlichen Einrichtungen wie Wasserkühlern, Kühlschränken und Getränkeautomaten hinzufügen.

• Einsatz von Technologie. Ihr Unternehmen sollte über eine Richtlinie verfügen, die den angemessenen Einsatz von Technologie am Arbeitsplatz regelt. Dazu können Computer und Software, das Internet und persönliche Technologien wie Mobiltelefone gehören. Es sollte klar definieren, wie Technologie im Büro sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Zwecke eingesetzt wird.

• Drogenkonsum und Rauchen. In diesem Abschnitt können Sie auch die Null-Toleranz-Richtlinie des Unternehmens zum Drogenkonsum sowie Richtlinien für rauchende Mitarbeiter einfügen. Weisen Sie die Mitarbeiter an, wo und wann sie während der Arbeit rauchen dürfen.

Rechtliche Anforderungen

Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte bestimmte gesetzliche Bestimmungen enthalten, um sicherzustellen, dass beide Parteien ihre Rechte am Arbeitsplatz verstehen. Bundes- und örtliche Gesetze sowie Vorschriften bezüglich der Arbeit und des Handbuchs selbst müssen berücksichtigt werden.

• Family Medical Leave Act (FMLA): Jeder Arbeitgeber muss die Bundes- und Landesgesetze bezüglich Urlaub bei der Geburt eines Kindes, der Pflege eines Familienmitglieds oder einer persönlichen Krankheit einhalten.

• Arbeiter Entschädigung. Viele Staaten verlangen von Unternehmen die Veröffentlichung von Richtlinien, die beschreiben, was passiert, wenn ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verletzt wird.

• Nichtdiskriminierungs- und Gleichbehandlungsrichtlinien: Das US-Arbeitsministerium verlangt von Arbeitgebern eine Bescheinigung, dass sie diese Richtlinien bei der Einstellung und Gleichbehandlung am Arbeitsplatz einhalten.

• Behinderung: Unternehmen müssen auch darüber nachdenken, wie sie Menschen mit Behinderungen am Arbeitsplatz und im Einstellungsprozess berücksichtigen.

• Kein Vertrag: Es ist wichtig, eine Klausel aufzunehmen, die besagt, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch kein Vertrag für den Mitarbeiter ist und das Arbeitsverhältnis auf Wunsch einer der Parteien beendet werden kann.

• Änderungen vorbehalten: In Ihrem Handbuch sollte erläutert werden, dass die darin dargelegten Richtlinien jederzeit vom Unternehmen geändert werden können. Sie sollten außerdem angeben, dass Sie die Mitarbeiter über Änderungen der Unternehmensrichtlinien informieren werden.

• Mitarbeiterbestätigung: Mitarbeiter müssen ein Dokument entweder digital oder auf Papier unterzeichnen, in dem sie bestätigen, dass sie das Handbuch erhalten und verstanden haben. Es sollte auch bestätigen, dass sie verstehen, dass sie die im Handbuch dargelegten Regeln befolgen müssen.

Regeln für bezahlten Urlaub

Das Mitarbeiterhandbuch informiert die Mitarbeiter über den Umgang mit Feiertagen im Unternehmen. Achten Sie darauf, Richtlinien für Urlaubs- und Krankheitsanträge beizufügen. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, ob Sie beide Optionen zu einer festgelegten Anzahl bezahlter Urlaubstage kombinieren. Sie sollten auch eine Liste der bezahlten Feiertage beifügen, die das Unternehmen anerkennt.

Vorteile

Unabhängig davon, ob Sie über eine interne Personalabteilung verfügen oder diese an ein anderes Unternehmen auslagern, beschreiben Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch die Vorteile, die Ihr Unternehmen bietet. Besprechen Sie alle Krankenversicherungen, 401(k)-Pläne und Lebensversicherungen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Geben Sie ggf. unbedingt an, wie viel das Unternehmen zum Plan beiträgt. Da Leistungen stärker Änderungen unterliegen als andere Teile Ihres Handbuchs, ist es am besten, eine Übersicht mit Anweisungen dazu bereitzustellen, wo Sie die aktuellsten Informationen finden können.

Anreize und Vergütung

In diesem Abschnitt Ihres Mitarbeiterhandbuchs erfahren Sie, wie und wann Mitarbeiter bezahlt werden. Geben Sie hier Informationen zu zusätzlichen Vergütungen an, z. B. Aktienoptionen oder Boni. Sie sollten in diesem Teil des Leitfadens auch erklären, wie das Unternehmen mit Werbeaktionen und Werbeaktionen umgeht.

Leistungsstandards

Mitarbeiterhandbücher enthalten häufig Informationen zum Überprüfungs- und Leistungsbeurteilungsprozess. Erklären Sie, warum Noten Ihrer Meinung nach wichtig sind. Erklären Sie dann Ihren Prozess und geben Sie einen Zeitplan für diese Überprüfungen an. Geben Sie nach Möglichkeit die Standards an, die zur Bewertung von Mitarbeitern verwendet werden. Sie können Mitarbeiter auch an das Management oder die Personalabteilung verweisen, wenn sie berufsbezogene Fragen zum Screening-Prozess haben.

Disziplinar- und Kündigungsrichtlinie

Es ist wichtig, klar zu definieren, welche Maßnahmen disziplinarische Maßnahmen erfordern. Ihr Handbuch sollte jeden Schritt des Disziplinarverfahrens erläutern und erklären, wie der letzte Schritt der Disziplinarmaßnahme zur Kündigung führt. Dieser Abschnitt kann auch verwendet werden, um Informationen darüber aufzunehmen, wie Mitarbeiter eine Beschwerde einreichen können, wenn sie das Gefühl haben, dass sie eine faire Behandlung benötigen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Im Mitarbeiterhandbuch sollte darauf hingewiesen werden, dass Sicherheit am Arbeitsplatz wichtig ist. Ihr Handbuch sollte Notfallmaßnahmen abdecken, beispielsweise was im Falle eines Brandes oder von Gewalt am Arbeitsplatz zu tun ist. Es kann hilfreich sein, in Ihrem Handbuch die Standorte von Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Wegen und Fluchtwegen anzugeben.

Einige Branchen halten sich an bestimmte Sicherheitsvorschriften, die Prozesse wie Produktion und Behandlung regeln. Stellen Sie sicher, dass Ihr Handbuch alle Regeln enthält, die in Ihrer Branche erforderlich sind.

Zusätzliche Ressourcen

Verwenden Sie den letzten Abschnitt Ihres Handbuchs, um auf alle anderen Richtlinien oder Informationen zu verweisen, die Ihre Mitarbeiter benötigen. Sie können Kontaktinformationen der Agentur oder Links zu staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetzen angeben. Möglicherweise möchten Sie auch eine Liste mit Begriffen hinzufügen, die für Ihren Arbeitsplatz spezifisch sind, oder ein Verzeichnis mit Unternehmenspositionen.

Tipps zum Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs

Probieren Sie diese Ideen aus, um Ihren Inhalt bei der Erstellung Ihres Mitarbeiterhandbuchs zu maximieren:

1. Achten Sie auf einen positiven Ton: Wählen Sie Worte, die bei allem, was Sie mitteilen, eine aufmunternde Haltung zum Ausdruck bringen. Mitarbeiter, die Ihr Handbuch lesen, sollten sich in der Lage fühlen, die Erwartungen und Richtlinien des Unternehmens zu kennen, die Fairness fördern. Nutzen Sie das Handbuch als Hilfsmittel, um Ihren Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen, und nicht als Mittel, um ein Gefühl der Macht des Unternehmens zu wecken.

2. Halten Sie die Richtlinien einfach: Es ist hilfreicher, den Mitarbeitern Richtlinien für bevorzugtes Verhalten zur Verfügung zu stellen, als eine konkrete Liste aller möglichen Verstöße. Ein Verzeichnis sollte einen einfachen Informationsfluss ermöglichen, keine Regeln.

3. Personalisieren Sie den Leitfaden passend zu Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie Ihre Führungsqualitäten, um durch eine Kommunikation, die Ihre Kultur widerspiegelt, zu zeigen, was Ihr Unternehmen einzigartig macht. Dies könnte bedeuten, dass Sie detailliert beschreiben, wie Ihr Unternehmen ein Teamumfeld fördert, oder dass Sie in Ihrem Begrüßungsschreiben eine persönliche Geschichte des CEO erzählen.

4. Erstellen Sie eine Vorlage: Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten oder Ländern geschäftlich tätig sind, verwenden Sie einen einfachen Leitfaden, den Sie an die regionalen Gesetze und Vorschriften anpassen. Sie können die Vorlage auch verwenden, um das Handbuch für verschiedene Abteilungen anzupassen.

5. Teilen Sie es digital: Machen Sie Ihr Nachschlagewerk von jedem digitalen Gerät aus leicht zugänglich. Dies trägt auch dazu bei, Verluste zu reduzieren, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und keine Führung mehr benötigt.