Was macht ein Spezialist für Verwaltungsunterstützung? • BUOM
11. November 2021
Wenn Sie an einer Stelle interessiert sind, bei der Sie die Arbeitsabläufe anderer Mitarbeiter und Kollegen unterstützen können, sollten Sie über eine Stelle als Verwaltungsunterstützungsspezialist nachdenken. Diese Fachkräfte ermöglichen es anderen, produktiver und einfacher zu arbeiten. Wenn Sie sich über die Verantwortlichkeiten dieses Berufs informieren, können Sie eine fundiertere Entscheidung darüber treffen, ob dies der richtige Karriereweg für Sie ist. In diesem Artikel untersuchen wir, was ein Verwaltungsunterstützungsspezialist tut, erkunden seine Kernkompetenzen, überprüfen seine akademischen und Ausbildungsanforderungen und sprechen über seine Gehalts- und Berufsaussichten.
Was macht ein Spezialist für Verwaltungsunterstützung?
Fachkräfte für Verwaltungsunterstützung oder Verwaltungsassistenten unterstützen Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben und Büroarbeiten. Sie bieten vielfältige Bürounterstützung an, wobei ein Großteil ihrer Arbeit mit dem Schreiben und Vorbereiten von Materialien, der Koordinierung von Zeitplänen, der Verwaltung der Kommunikation und der Unterstützung bei Buchhaltung und Budgetierung zusammenhängt. Ihre spezifischen Verantwortlichkeiten können je nach den spezifischen Bedürfnissen ihres Arbeitgebers variieren. Hier sind einige häufige Verwaltungs- und Büroaufgaben, die von Spezialisten für Verwaltungsunterstützung ausgeführt werden:
Bieten Sie bei Bedarf Backup-Unterstützung für andere Abteilungen und Teams
Als erstes Bindeglied zwischen internen und externen Parteien fungieren
Inkasso und Abwicklung von Kundenzahlungen und Gebühren
Begrüßen Sie Kunden, beantworten Sie Telefonanrufe, geben Sie Anweisungen und lösen Sie einfache Routineprobleme
Auswahl von Geräten, Verbrauchsmaterialien und Dokumenten
Bereitstellung allgemeiner Informationen für Kunden und Mitarbeiter
Verbreitung wichtiger Materialien an relevante Parteien
Planen und Absagen von Terminen und Terminen
Buchung von Flügen, Hotelzimmern, Restaurants und anderen Reiseaktivitäten
Führen von Protokollen über Büroaktivitäten, Akten und Dokumente
Führen Sie routinemäßige Dateneingabearbeiten durch
Vorbereitung von Materialien, Dokumenten, Berichten und Korrespondenz
Wir beantworten E-Mails professionell und zeitnah
Pflege des Lagerbestands und Auffüllung bei Bedarf
Verwendung von Computern zum Erstellen von Präsentationen, zum Transkribieren von Besprechungsprotokollen und zum Durchführen von Recherchen
Antizipieren der Bedürfnisse von Führungskräften und Führungskräften
Was sind die Kernkompetenzen von Verwaltungsunterstützungsfachkräften?
Hier sind einige wichtige Fähigkeiten, die Spezialisten für Verwaltungsunterstützung normalerweise benötigen:
Entscheidungen treffen. Da ihr Verantwortungsbereich breit gefächert ist, treffen Verwaltungsunterstützungsspezialisten im Laufe ihrer Arbeit häufig wichtige Entscheidungen. Ob sie sich für einen Linienflug oder einen Sicherheitsdienstleister entscheiden: Sie müssen in der Lage sein, genaue Entscheidungen zu treffen.
Problemlöser: Spezialisten für administrative Unterstützung sind oft zuverlässig, gut darin, komplexe Probleme zu lösen und Menschen gut bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Wenn sie mit einer schwierigen Situation konfrontiert werden, hilft die Problemlösung diesen Fachleuten dabei, praktische Lösungen zu finden.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Dies ist eine Fähigkeit, die es dem Verwaltungsunterstützungsspezialisten ermöglicht, sinnvolle berufliche Beziehungen zu seinen Kollegen aufzubauen. Durch die Herstellung dieser Kontakte können sie Kollegen leichter um Hilfe oder Rat bitten.
Kommunikation: Fachkräfte in der Verwaltungsunterstützung benötigen diese Fähigkeit, weil sie damit Informationen professionell vermitteln können. Es hilft ihnen auch, besser mit anderen zu interagieren und ihre Ideen effektiver zu kommunizieren.
Organisation. Typischerweise arbeitet ein Spezialist für administrative Unterstützung an mehreren Initiativen gleichzeitig. Die Fähigkeit, ihre Arbeit und Prioritäten zu organisieren, ermöglicht es ihnen, ihre Aufgaben effektiv zu erledigen und alle ihre Verantwortlichkeiten zu erfüllen.
Zeitmanagement: Da sie bei der Arbeit an verschiedenen Projekten häufig mehrere Aufgaben erledigen, stellen Zeitmanagementfähigkeiten sicher, dass sie ihre Aufgaben rechtzeitig und innerhalb der vorgegebenen Fristen erledigen können.
Computer- und Schreibkenntnisse. Spezialisten für Verwaltungsunterstützung verbringen viel Zeit vor einem Computer und erledigen Aufgaben wie Zimmerreservierungen oder die Bestellung von Mittagessen für Führungskräfte. Diese Fähigkeit ermöglicht es ihnen, Technologie effektiv zur Erfüllung aller ihrer Aufgaben einzusetzen.
Welche Ausbildung benötigen Fachkräfte für Verwaltungsunterstützung?
Fachkräfte für Verwaltungsunterstützung benötigen im Allgemeinen keinen Bachelor-Abschluss, es sei denn, der Arbeitgeber legt diese Anforderung fest. In der Regel können Sie sich für diese Stelle mit einem High-School-Abschluss oder Studienleistungen einer technischen Schule oder Fachhochschule qualifizieren. Der Erwerb eines Bachelor-Abschlusses kann jedoch dazu beitragen, Ihre Kandidatur zu verbessern, da er Ihr Engagement für das Lernen und die berufliche Entwicklung zeigt. Sie können darüber nachdenken, einen Associate-Abschluss in einem Bereich wie Kommunikation, Bildung oder Wirtschaft zu erwerben. Für höhere Positionen bevorzugen einige Arbeitgeber Kandidaten mit einem Bachelor- oder Hochschulabschluss.
Welche Ausbildung ist für Fachkräfte im Bereich Verwaltungsunterstützung erforderlich?
Die Ausbildung ist ein wichtiger Bestandteil, um sich mit den Aufgaben und Verantwortlichkeiten dieses Berufs vertraut zu machen. Viele Arbeitgeber bevorzugen eine mehrjährige Ausbildung und Erfahrung in einer Verwaltungsposition. Diese Berufserfahrung können Sie durch eine Tätigkeit als Bürokauffrau oder Sekretärin sammeln. Ziehen Sie in Betracht, sich an eine Zeitarbeitsfirma zu wenden, die Ihnen bei der Suche nach einer Einstiegsposition im Verwaltungsbereich hilft. Sie können auch an einem Praktikumsprogramm teilnehmen, das es Ihnen ermöglicht, mit hochqualifizierten Fachkräften zusammenzuarbeiten. Viele Praktika ermöglichen den Abschluss des Studiums mit einem akademischen Abschluss.
Der Erwerb eines Verwaltungsunterstützungszertifikats ist ebenfalls eine praktikable Ausbildungsoption. Der Erwerb einer oder mehrerer dieser Akkreditierungen ist zwar keine zwingende Voraussetzung, kann Ihnen aber dabei helfen, sich von Kandidaten abzuheben, die nicht gleich qualifiziert sind. Es gibt verschiedene Zertifizierungen, die Sie erwerben können, wie zum Beispiel:
Zertifizierter Verwaltungsfachmann (CAP)
Professional Administrative Certification of Excellence (PACE)
Zertifizierung zum Verwaltungsassistenten (CAA)
Zertifikat für Verwaltungsunterstützung der Stufe II, Verwaltungsspezialität
Zertifizierungsprogramm für Verwaltungsassistenten (AACP)
Bitte beachten Sie, dass keine der in diesem Artikel genannten Zertifizierungen mit Indeed verbunden ist.
Wie hoch ist das Gehalt eines Sachbearbeiters für Verwaltungsunterstützung?
Das landesweite Durchschnittsgehalt für einen Verwaltungsunterstützungsspezialisten oder Verwaltungsassistenten beträgt 44.524 $ pro Jahr. Dieser Betrag kann aus verschiedenen Gründen variieren, einschließlich der Berufserfahrung des Fachmanns, seines geografischen Standorts, seiner Fähigkeiten, seines Arbeitgebers, seiner akademischen Leistungen, Zertifizierungen und anderer Qualifikationen. Wenn Sie mehr Erfahrung in diesem Bereich sammeln, können Sie Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten nutzen, um höhere Gehälter auszuhandeln. Sie können diese Taktik beispielsweise nutzen, um eine Gehaltserhöhung von Ihrem aktuellen Arbeitgeber zu erhalten oder ein neues Unternehmen um ein höheres Einstiegsgehalt zu bitten.
Wie sind die Berufsaussichten für Fachkräfte im Bereich Verwaltungsunterstützung?
Entsprechend US-Büro für Arbeitsstatistik, Verwaltungsassistenten und Support-Spezialisten können im nächsten Jahrzehnt mit etwa 324.300 offenen Stellen pro Jahr rechnen. Viele dieser Stellen werden wahrscheinlich frei werden, wenn Verwaltungsfachkräfte in andere Positionen und Berufe wechseln. Diese Beschäftigungsmöglichkeiten können auch dann verfügbar werden, wenn Fachkräfte den Arbeitsmarkt verlassen oder in den Ruhestand gehen.