Was liegt außerhalb des Rahmens und wie können Sie dies in Ihrem Projekt vermeiden? • BUOM

22. April 2021

Ein Projekt gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn es den Erwartungen des Kunden entspricht und vorgegebene Fristen und Budgets einhält. Ein wichtiger Faktor, der den Erfolg eines Projekts beeinflussen kann, ist das Hinzufügen von Elementen außerhalb des Projektumfangs. Wenn Arbeiten nicht im ursprünglichen Projektplan enthalten waren und nicht zur Erreichung des Projektziels beitragen, gelten sie als außerhalb des Projektumfangs.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, was außerhalb des Geltungsbereichs liegt, wie ein Projekt den Geltungsbereich verlässt und welche Schritte erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Geltungsbereichs bleibt.

Was bedeutet außerhalb des Geltungsbereichs?

Außerhalb des Umfangs liegen Arbeiten, die über den aktuellen Umfang des Projekts, der Initiative oder des Programms hinausgehen. Außerhalb des Gültigkeitsbereichs liegende Ausnahmen werden auch als außerhalb des Gültigkeitsbereichs liegende Ausnahmen oder Projektausnahmen bezeichnet. Der Umfang eines Projekts wird in erster Linie in einer Charta oder einer Umfangserklärung dokumentiert. Dieses schriftliche Dokument ist ein integraler Bestandteil jedes Projektplans und beschreibt klar, was im Umfang enthalten ist (die erforderlichen Arbeiten). Alle Anforderungen, die nicht den in der Umfangserklärung dokumentierten erforderlichen Funktionen und Spezifikationen entsprechen, fallen nicht in den Geltungsbereich.

Jedes Projekt basiert auf drei Hauptparametern: Umfang, Zeitplan und Kosten. Umfangsänderungen erfordern auch Termin- und Kostenanpassungen. Um zu bestimmen, was in den Umfang fällt und was nicht, müssen Sie zunächst alle Details des Projekts skizzieren, die Ihnen derzeit bekannt sind, basierend auf Gesprächen mit dem Kunden oder den Stakeholdern. Anschließend müssen die kritischen Annahmen berücksichtigt werden, die bestimmen, was innerhalb oder außerhalb des Fachgebiets berücksichtigt wird.

Wie geht das Projekt über den Rahmen hinaus?

Ein Projekt kann übertrieben werden, wenn Stakeholder versuchen, zusätzliche Funktionen in den aktuellen Umfang zu integrieren, ohne die Ressourcen, das Budget oder den Zeitplan zu erhöhen, um die Fertigstellung sicherzustellen. Unkontrollierte Änderungen oder Erweiterungen des Projektumfangs führen zu Scope Creep. Wenn ein Kunde beispielsweise zusätzliche Funktionen anfordert, ohne den Gebührensatz neu zu verhandeln, oder zusätzliche Dienste erwartet, die ursprünglich nicht vereinbart wurden, führt dies wahrscheinlich zu einer Erweiterung des Leistungsumfangs. Hier sind einige weitere häufige Gründe, warum Projektanforderungen außerhalb des Geltungsbereichs liegen:

• Mangelnde Weitsicht und Planung während der Projektevaluierungsphase

• Mangelnde Tiefe und Klarheit im Projektanforderungsdokument

• Kunden, die versuchen, mehr Arbeit zu erledigen, ohne zu viel zu bezahlen

• Wenn Projektaufgaben nicht priorisiert werden, kann dies zu schleichenden Anpassungen führen.

• Schlechte Kommunikation zwischen Stakeholdern und Projektteammitgliedern

Beispiele für Projekte innerhalb und außerhalb des Rahmens

Der Umfang eines Projekts kann sich zu jedem Zeitpunkt seines Lebenszyklus ändern. Es ist wichtig, diese Veränderungen im Umfang zu erkennen und rechtzeitig entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Hier sind einige gängige Beispiele für das Hinzufügen von Elementen, die außerhalb des Gültigkeitsbereichs liegen, zu einem Projekt:

• Erhöhung der Ergebnisanzahl

• Änderungen oder Ergänzungen der Produktfunktionen

• Wenn der Kunde sich seiner Anforderungen nicht sicher ist

• Änderungen der Anforderungen der Produkt-Stakeholder

Beispiel

Ein Kunde wendet sich an ein Website-Entwicklungsunternehmen, um eine barrierefreie Website zu erstellen.

Im Rahmen

1. Große Designänderungen wie das Ändern von Farben, Bearbeiten von Schiebereglern und Bildern für die Website.

2. Wichtige inhaltliche Änderungen, z. B. Hilfe beim Bearbeiten von Beiträgen.

3. Hinzufügen von Mediendateien wie Fotos oder Videos, die dem Kunden gehören

4. Integration mit sozialen Netzwerken

5. PayPal-Zahlungsgateway und USPS-, UPS- und FedEx-Versandintegration (nur E-Commerce-Paket)

6. WordPress- und Softwarewartung und -Updates

7. Website-Geschwindigkeit, Seitengeschwindigkeit und SEO-Optimierung verhelfen Ihnen zu einem hohen Ranking bei Suchanfragen.

8. Bildoptimierung

9. Schutz der Website-Sicherheit

Außerhalb des Gebiets

1. Erstellung von Inhalten, Hinzufügen neuer Seiten und Verfassen von Texten

2. Stockfotos (Lizenz separat erworben)

3. Logoentwicklung und Produktdesign

4. Hinzufügen neuer Plugins, Software oder Funktionen, die noch nicht enthalten sind

5. Bearbeiten Sie Mediendateien wie Audio-, Video- oder PowerPoint-Präsentationen

6. Integration und Automatisierung des Marketings, beispielsweise durch den Aufbau einer Verbindung zwischen Warenkorb und CRM.

7. Bestandsverwaltung

Wie vermeide ich Elemente, die außerhalb des Projektumfangs liegen?

Die Kontrolle des Umfangs entscheidet darüber, ob ein Projekt erfolgreich ist oder scheitert. Manchmal können wir eine Ausweitung des Umfangs aufgrund von Änderungen in der Technologie, den Bedürfnissen der Stakeholder, dem Wettbewerbsumfeld oder staatlichen Vorschriften nicht verhindern. Änderungen können durch einen strukturierten Change-Management-Prozess berücksichtigt werden. Ein klar definierter Projektumfangsmanagementplan kann Ihnen dabei helfen, einen optimierten und effizienten Ansatz für das Projekt zu entwickeln. Hier sind einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Rahmen bleibt:

Verstehen Sie die Vision des Kunden

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, ist es wichtig, die Vision Ihres Kunden durch Brainstorming-Sitzungen und Diskussionen zu verstehen. Teilen Sie wichtige Informationen mit den Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das Projekt erfolgreich läuft. Gegenseitiges Verständnis ist ein wesentliches Element für die erfolgreiche Leitung und Abwicklung eines Projekts.

Präzise Volumenbestimmung

Geben Sie die für Ihr Projekt relevanten Anforderungen klar an. Dokumentieren Sie neben den Aufgaben, die in den Umfang fallen, auch eine Liste der Arbeiten, die außerhalb des Umfangs liegen, oder Ausnahmen von Ihrem Projekt. Nehmen Sie sich am besten die Zeit und planen Sie sorgfältig, um es gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde und Ihr Projektteam diese Grenzen verstehen.

Unterschrift

Bringen Sie alle Beteiligten dazu, die Scope-Erklärung offiziell zu genehmigen, indem Sie eine Scope-Charta und einen Projektstrukturplan (WBS) unterzeichnen. Es empfiehlt sich auch, dass sie wichtige Meilensteine ​​und Ergebnisse abzeichnen. Dies hilft, Streitigkeiten, Missverständnisse und kostspielige Nacharbeiten zu vermeiden.

Kollaborative Projektmanagement-Tools

Ein Gantt-Diagramm ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Ihren Projektplan darstellt, indem es Ihre Aufgaben in einen Zeitplan einordnet. Dies hilft Ihnen bei der Formulierung, Steuerung und Planung Ihres Projekts. Projektmanagement-Software wie Flow, Aha!, Trello und Asana sind praktische Tools zur Verwaltung von Projekten. Skalenänderungen können durch Technologie effektiv bewältigt werden, indem man sie in ein System einfügt und abhängige Variablen verknüpft.

Steuerplatine wechseln

Das Change Control Board berücksichtigt alle Änderungen im Umfang gebührend. Jeder Änderungsantrag muss durch einen Bedarfsnachweis und eine Leistungserklärung belegt werden. Der Vorstand sollte Sitzungen einplanen, um den Änderungsantrag, die Auswirkungen auf das Budget, die Qualität und den Lieferplan zu bewerten, bevor eine Umfangsänderung genehmigt wird.

Verstehen Sie den Prozess

Oft fragen Kunden im Verlauf des Projekts nach neuen Ergänzungen oder Anforderungen. Erklären Sie dem Kunden in diesem Fall den Vorgang des Hinzufügens einer neuen Aufgabe zum Projekt. Sie müssen auch den Zeitplan, den Zeitplan und die Ressourcenkapazität des Projekts im Auge behalten, bevor Sie zusätzliche Aufgaben annehmen.

Projektplan überarbeiten

Wenn Umfangsänderungen genehmigt werden, ist es wichtig, den Projektplan zu überprüfen. Änderungen sollten in den Plan aufgenommen werden und das Budget und der Zeitplan sollten entsprechend jeder Änderung des Arbeitsumfangs überarbeitet werden. Bei Bedarf ist es besser, zusätzliche Ressourcen anzufordern, um Änderungen vorzunehmen.

Kommunizieren Sie mit dem Team

Das Projektteam und die Stakeholder müssen über alle Änderungen am Projekt informiert sein. Sie sollten auch mit dem Prozess zum Einreichen von Änderungsanfragen vertraut sein, damit sie bei Bedarf auf Geschäftsbereiche, Lieferantenpartner oder Kunden verweisen können.