Was ist Zeitmanagement? (Plus nützliche Tipps und Tricks zum Zeitmanagement)

9. März 2021

Ein effektives Zeitmanagement kann die Produktivität steigern und sicherstellen, dass Ihre Prioritäten richtig geplant sind. Es gibt verschiedene Strategien, mit denen Sie Ihre Zeit effektiv verwalten können. Gutes Zeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, deren Entwicklung Übung erfordert. In diesem Artikel erfahren Sie, was Zeitmanagement ist, warum es wichtig ist und Tipps, die Ihnen beim Zeitmanagement helfen.

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Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess, mit dem Sie die Produktivität Ihres Arbeitslebens maximieren, indem Sie sich Ziele setzen, Ihren Arbeitsplatz organisieren und planen, wie Sie Ihre Zeit in sinnvolle Blöcke aufteilen, was zu weniger Stress und höherer Produktivität führt. Ein gutes Zeitmanagement bringt viele Vorteile mit sich und ist eine sehr wertvolle Fähigkeit am Arbeitsplatz. Dies liegt daran, dass Menschen mit einem guten Zeitmanagement ihre Arbeit maximieren, was zu einer höheren Arbeitsqualität und einer zufriedeneren Belegschaft führt.

Menschen mit guten Zeitmanagementfähigkeiten verstehen es, Aufgaben zu priorisieren, Prokrastination zu vermeiden und die Work-Life-Balance zu genießen.

In Verbindung gebracht: Zeitmanagementfähigkeiten: Definition und Beispiele

Vorteile des Zeitmanagements

Mit einem guten Zeitmanagement sind viele Vorteile verbunden. Es kann Ihnen auf folgende Weise zugute kommen:

• Gibt Ihnen mehr Zeit

• Lindert Stress

• Fähigkeit, Ziele zu erreichen

• Steigert Ihren beruflichen Status

• Bietet mehr Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

• Reduziert den Aufschub

• Verbessert die Produktivität

• Mehr Lebensqualität durch mehr Freizeit

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Tipps für das richtige Zeitmanagement

Zu lernen, wie man seine Zeit effektiv einteilt, ist ein Prozess. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, diese wertvolle Fähigkeit zu entwickeln:

Analysieren Sie Ihre Zeit

Wenn Sie Ihre Aufgaben im Auge behalten, um zu berücksichtigen, wie viel Zeit für bestimmte Projekte aufgewendet wird, können Sie Ihren Zeitplan entsprechend planen. Das Ausfüllen eines Kalenders oder Zeitplans wird weniger zu einer Herausforderung, wenn Sie wissen, wie viel Zeit die einzelnen Projekte tatsächlich in Anspruch nehmen.

Legen Sie für jede Ihrer Aufgaben Zeitlimits fest

Es ist leicht, dass Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie wirklich brauchen. Das Festlegen einer bestimmten Zeitspanne für eine Aufgabe hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben und ein Aufschieben zu verhindern. Es empfiehlt sich, für jede Aufgabe einen Zeitpuffer einzuplanen, falls sie länger dauert als erwartet, damit Sie die reservierte Zeit nicht für die nächste Aufgabe verbrauchen.

Schreiben Sie eine Liste mit kleinen Aufgaben

Wenn Sie ein Projekt oder eine Aufgabe haben, müssen Sie möglicherweise mehrere kleinere Aufgaben erledigen, um die Aufgabe abzuschließen. Wenn Sie größere Aufgaben in kleinere, besser erreichbare Aufgaben aufteilen, können Sie sehen, wann Sie jede einzelne erledigt haben und Fortschritte gemacht haben.

Überprüfen Sie Ihren Wochenplan am Sonntag

Wenn Sie sich vor Beginn der Arbeitswoche Zeit nehmen, einen Plan zu erstellen, können Sie sich konzentrieren und klären, was passieren muss. Sie müssen bedenken, dass sich Ihre verfügbare Zeit und Energie jeden Tag ändert, und Sie werden mehr erreichen, wenn Sie diese Faktoren in Ihren Plan einbeziehen.

Machen Sie langfristige Pläne

Durch die Planung können eventuell auftretende unerwartete Ereignisse berücksichtigt werden. Es ist eine gute Idee, Pläne für den nächsten Tag zu machen, entweder am Vorabend oder gleich am Morgen.

Erledigen Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben.

Sie sollten versuchen, Ihre schwierigsten Aufgaben vor allen anderen Aufgaben zu erledigen, damit Sie nicht den Tag damit verbringen müssen, sich über eine schwierige Aufgabe Gedanken zu machen, wenn Sie sie vor anderen Aufgaben erledigen.

Delegieren Sie, wann immer möglich.

Abhängig von Ihrer Situation kann es sinnvoller sein, Ihre Zeit besser zu nutzen, wenn Sie jemand anderen finden, der bestimmte Aufgaben für Sie erledigen kann. Wenn Sie kleinere oder einfachere Aufgaben delegieren können, haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtigere oder größere Aufgaben zu konzentrieren.

Befreien Sie sich von Ablenkungen.

Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf zwei oder mehr Aufgaben aufteilen, nutzen Sie Ihre Zeit ineffizient. Ein Beispiel hierfür wäre, einen Bericht zu schreiben, aber innezuhalten, um E-Mails zu lesen. Wenn Sie Ablenkungen beseitigen und Ihren Geist fokussieren, werden Sie viel produktiver. Möglicherweise müssen Sie Ihre Arbeitsumgebung ändern, um Aktivitäten zu vermeiden, die Ihre Aufmerksamkeit auf andere Bereiche lenken.

Ändern Sie Ihren regulären Zeitplan.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie effizienter arbeiten können, wenn Sie Ihren Tagesablauf ändern. Sie wachen vielleicht 30 Minuten früher auf, gewinnen aber 90 Minuten zusätzlich, weil die Reisezeit kürzer ist oder weil weniger Menschen am Arbeitsplatz weniger Ängste bedeuten.

Planen Sie mehr Zeit in Ihren Zeitplan ein.

Wenn Sie versuchen, zu viel in Ihren Zeitplan zu stopfen, kann es sein, dass dies kontraproduktiv ist. Sie müssen sich in Ihrem Zeitplan Zeit zum Nachdenken und Zeit zum Ausruhen geben. Wenn Sie Ihren Zeitplan planen, sollten Sie für jede Aufgabe zusätzliche Zeit einplanen. Dies hilft Ihnen, wenn eine Aufgabe länger dauert als gedacht, und gibt Ihnen auch Zeit, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Sie bleiben motiviert und entspannt, wenn Sie in Ihren Zeitplan Zeit für Pausen und Zeit zum Aufstehen vom Schreibtisch einplanen.

Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz.

Es ist frustrierend und Zeitverschwendung, wenn Sie den benötigten Artikel nicht finden können. Es kann auch Geld kosten, wenn Sie einen Ersatz kaufen müssen. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Zeit sinnvoll in die Organisation Ihres Arbeitsplatzes investieren. Sie müssen für jedes Element einen bestimmten Speicherort festlegen und ein Dokumentenablagesystem erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Artikel nach Gebrauch wieder an den richtigen Ort zurückbringen. Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages Zeit, Ihren Arbeitsplatz von Unordnung zu befreien und organisiert zu bleiben.

Verwenden Sie einen elektronischen Kalender.

Sie können ein herkömmliches Papierjournal führen, aber möglicherweise ist ein elektronischer oder Online-Kalender viel einfacher zu verwenden. Planen Sie ganz einfach Besprechungen und Termine und stellen Sie Alarme ein, um Sie daran zu erinnern, wenn Sie Aufgaben oder Termine wahrnehmen müssen.

Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben.

Wenn Sie ähnliche Aufgaben gemeinsam planen, arbeiten Sie effizienter. Sie sollten versuchen, alle Ihre E-Mails in einem Zeitblock zu lesen oder zu einem bestimmten Zeitpunkt zu telefonieren.

Geben Sie sich mit weniger als Perfektion zufrieden.

Möglicherweise verbringen Sie viel Zeit damit, das Projekt zu verbessern. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Job so gut wie möglich erledigen, aber akzeptieren Sie die Tatsache, dass Sie in der verfügbaren Zeit möglicherweise nicht in der Lage sind, Perfektion zu erreichen, und gehen Sie zum nächsten Job über.

Lerne Nein zu sagen.

Wenn Sie immer versuchen, es allen an Ihrem Arbeitsplatz recht zu machen, indem Sie jede Aufgabe annehmen und zu allem, was von Ihnen verlangt wird, „Ja“ sagen, könnten Sie sich überfordert fühlen. Das wiederum führt dazu, dass Sie nicht mehr so ​​effizient arbeiten können, weil Sie gestresst sind und nicht genug Zeit haben, alle übernommenen Arbeiten zu erledigen. Sie müssen lernen, Nein zu Menschen zu sagen, wenn Sie bereits genug Projekte haben, um Ihre Zeit zu füllen. Möglicherweise müssen Sie taktvoll erklären, dass in Ihrem Terminkalender kein Platz ist, aber Sie könnten später helfen, wenn sie noch Hilfe benötigen.

Entwickeln Sie gute Gewohnheiten.

Um einen gesunden und produktiven Lebensstil zu führen, gibt es Gewohnheiten, die Sie in Ihren Alltag integrieren sollten, um ein gesunder Mensch zu sein, darunter Bewegung, Meditation und gesunde Ernährung. Wenn Sie gesund sind und gute Gewohnheiten haben, sind Sie konzentriert und in der Lage, Ihre Zeit sowohl im Privat- als auch im Berufsleben einzuteilen.

Nutzen Sie Ihre Wartezeit produktiv.

Sie müssen tagsüber unweigerlich warten. Dies kann beim Warten auf einen Termin oder eine Besprechung oder beim Pendeln zur Arbeit der Fall sein. Auch wenn dies wie verschwendete Zeit erscheinen mag, können Sie in dieser Zeit Ihre Produktivität steigern, indem Sie sich einen Podcast anhören, ein hilfreiches Buch lesen oder eine Liste mit Projektideen zusammenstellen.

Fernarbeiten.

Pendeln oder Besprechungen können einen erheblichen Teil Ihrer Woche in Anspruch nehmen. Wenn möglich, sollten Sie erwägen, einen Teil oder die gesamte Arbeit von zu Hause aus zu erledigen.

Denken Sie an Qualität, nicht an Quantität.

Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe, die Sie erledigen, wichtig ist. Konzentrieren Sie sich darauf, jeder Aufgabe einen Mehrwert zu verleihen, und denken Sie nicht in Quantitäten.

Ignorieren Sie das Bedürfnis nach Inspiration.

Manchmal haben Sie vielleicht das Gefühl, dass Sie Inspiration brauchen, um loszulegen. Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, ohne es zu schreiben oder Aufgaben zu erledigen. Sie müssen Achtsamkeit einsetzen, um die Aufgabe bei Bedarf zu erleichtern.

Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse.

Wenn Sie ein Meeting planen, nehmen Sie sich im Voraus Zeit, um über das ideale Ergebnis nachzudenken. Konzentrieren Sie sich zu Beginn des Meetings auf dieses gewünschte Ergebnis oder Ergebnis. Sobald das Ergebnis erreicht ist, kann das Meeting beendet werden, sodass Sie Zeit sparen und sich wieder an die Arbeit machen können.

Führen Sie eine Liste der erledigten Aufgaben.

Führen Sie eine Liste der Aufgaben und Projekte, die Sie erledigt haben, und geben Sie an, wie lange es gedauert hat, sie abzuschließen. Ihre Erfolge werden Ihren Geist in einem positiven Zustand halten und die Zeit wird Ihnen bei der Planung zukünftiger Aufgaben helfen.

Machen Sie kein Multitasking.

Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe und vermeiden Sie Multitasking, wenn Sie so produktiv wie möglich sein möchten.

Behalten Sie das große Ganze im Auge.

Wenn man sich auf kleine Arbeitsblöcke konzentriert, vergisst man leicht, wohin das Projekt führen soll. Sie müssen das größere Projektziel regelmäßig besuchen, um konzentriert zu bleiben.

Organisieren Sie Ihren Posteingang.

Ein organisiertes E-Mail-System hilft Ihnen, Ihre eingehenden E-Mails effektiv zu verwalten. Nutzen Sie alle Funktionen Ihres E-Mail-Anbieters. Filtern und markieren Sie E-Mails, leiten Sie nicht dringende eingehende E-Mails in verschiedene Posteingänge weiter, damit Sie sie lesen können, wenn Sie Zeit haben, und verwenden Sie gegebenenfalls Vorlagen, um Antworten zu senden.