Was ist Workflow-Automatisierung und wie nutzt man sie? • BUOM
29. April 2021
Bei der Workflow-Automatisierung werden Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt, sodass zeitaufwändige und eintönige Prozesse nicht mehr manuell ausgeführt werden müssen. Jeder Prozess benötigt eine Reihe von Arbeitsablaufanweisungen, damit die Werkzeuge ihre Funktion von Anfang bis Ende erfüllen können. Jede Branche, vom Finanzwesen bis zur Informationstechnologie, profitiert von der Workflow-Automatisierung. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Workflow-Automatisierung, warum sie nützlich ist und wie Sie Ihre eigenen Workflows automatisieren.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Bei der Workflow-Automatisierung handelt es sich um eine Reihe von Aktionen, die automatisch ausgelöst werden, um Aufgaben schnell und fehlerfrei zu erledigen. Unternehmen nutzen die Workflow-Automatisierung, um Aufgaben zu identifizieren, die normalerweise von Mitarbeitern ausgeführt werden, und um diese Aufgaben mithilfe von Technologie und Anwendungen zu automatisieren. Die meisten Unternehmen nutzen eine Workflow-Automatisierungsplattform und integrieren sie in ihre aktuellen Geschäftssysteme, sodass der Übergang recht reibungslos und einfach zu verwalten ist.
Tools zur Workflow-Automatisierung können Aufgaben auf der Grundlage einer Reihe vordefinierter Regeln ausführen, die von einem Techniker eingegeben werden. Diese Regeln werden innerhalb des Systems weitergeleitet, das heißt die Automatisierung reagiert auf die Aktionen der Mitarbeiter. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter Daten in ein Eingabefeld eingibt, füllt der Workflow-Automatisierungsprozess sofort die verbleibenden Eingabefelder basierend auf den eingegebenen Daten. Diese sofortige Systemreaktion ist der Grund, warum die Workflow-Automatisierung für Unternehmen und Organisationen in jeder Branche so vorteilhaft ist.
Warum ist Workflow-Automatisierung wichtig?
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist wichtig, da sie die Arbeitsabläufe rationalisiert und die Erledigung der gesamten Arbeit erleichtert. Anstatt beispielsweise eine Aufgabe in fünf Schritten zu erledigen, kann Ihnen die Workflow-Automatisierung dabei helfen, sie in zwei Schritten zu erledigen, wodurch Sie den Großteil der Arbeit übernehmen, die Sie sonst selbst erledigen müssten. Die Workflow-Automatisierung vereinheitlicht interne Geschäftsabläufe, sodass die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von Informationen und Daten von Abteilung zu Abteilung konsistent ist. Wenn alle in einem zentralen System arbeiten, das Workflow-Automatisierung nutzt, ist die Fehlerwahrscheinlichkeit sehr gering.
In der HR-Branche trägt die Automatisierung von Arbeitsabläufen dazu bei, den Papieraufwand zu reduzieren und die Einhaltung von Prozessen sicherzustellen. Es beschleunigt auch den Einstellungsprozess von Kandidaten und beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter erheblich. Im Finanzwesen ermöglicht der Workflow die automatische Bezahlung wiederkehrender Rechnungen, optimiert den Dokumentenverwaltungsprozess und integriert die Finanzdaten des Unternehmens problemlos in andere Buchhaltungssoftware. Für das Marketing ist die Workflow-Automatisierung von Vorteil, da sie eine einfache Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg ermöglicht und sicherstellt, dass alle gleichzeitig an Inhalten arbeiten können. Für die IT weist die Workflow-Automatisierung Aufgaben automatisch den richtigen Teammitgliedern zu und verwaltet die Asset-Nachverfolgung.
Zu den weiteren Vorteilen der Workflow-Automatisierung gehören:
Effizienz: Die Workflow-Automatisierung verbessert die Effizienz, indem sie Prozesse zuverlässiger und einfacher zu warten macht.
Produktivität: Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, weil sie mehr Arbeit schneller erledigen können.
Genauigkeit: Da Workflow-Tools Prozesse automatisieren, die zuvor möglicherweise aufgrund menschlicher Fehler komplex waren, kann die Automatisierung zu weniger Fehlern führen, was bedeutet, dass die geleistete Arbeit genauer und konsistenter ist.
Sichtbarkeit in Echtzeit. Die Workflow-Automatisierung integriert häufig mehrere Systeme und ermöglicht deren Funktion als eine Einheit. Da die Workflow-Automatisierung auf allen Systemen und Plattformen läuft, sind die Informationen relevant und sofort nachvollziehbar.
Rechenschaftspflicht. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden Fehler auf ein Minimum reduziert, wodurch es einfacher wird, die Aktionen der Mitarbeiter zu verfolgen und ihre Beiträge zum Projekt zu bewerten.
Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie alle Unsicherheiten in Prozessen oder Abläufen analysieren und bessere Geschäftsentscheidungen treffen, da die Informationen genauer sind.
Datensicherheit: Die Workflow-Automatisierung verbessert die Sicherheit von Datenbanken und Informationssystemen, indem sie automatische Aktionen zum Sperren von Daten einrichtet, wenn das System potenzielle Sicherheitsverletzungen erkennt.
Kundenzufriedenheit: Es kann die Kundenzufriedenheit verbessern, indem es Wartezeiten und Fehler reduziert und das Kundenerlebnis reibungslos und angenehm macht.
Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter sind mit ihrer Arbeit zufriedener, da die Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe ihre Arbeit effizienter und weniger ermüdend macht.
So automatisieren Sie Ihren Workflow in 5 Schritten
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie den Workflow automatisieren:
1. Identifizieren Sie den Prozess, der verbessert werden muss
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um eine gründliche Analyse Ihrer Arbeitsabläufe durchzuführen und festzustellen, welche Aspekte des Prozesses sich wiederholen und von einer Automatisierung profitieren könnten. Es kann hilfreich sein, Ihre Aufgaben in separate Teile aufzuteilen. Stellen Sie fest, ob Ihr Team von diesem Prozess profitieren wird, und besprechen Sie mit ihm, ob es die Automatisierung befürwortet oder sie für sinnvoll hält. Wenn mehrere Personen ein Problem in einem Prozess identifizieren, ist wahrscheinlich eine Art Workflow-Automatisierung erforderlich, insbesondere wenn alle am selben System arbeiten.
2. Definieren Sie Ziele für die Prozessverbesserung
Das Ziel der Workflow-Automatisierung ist die Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe. Dazu ist es wichtig, dass Sie sich praktische und umsetzbare Ziele setzen. Bestimmen Sie, wie Sie jedes Problem lösen können, und fügen Sie dieses Ziel der Liste hinzu. Teilen Sie Ihr Ziel dann in die einzelnen Schritte auf, die Sie unternehmen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Sobald Sie eine klare Vorstellung von Ihren Zielen und deren Erreichung haben, können Sie besser auf die Arbeit mit einer Workflow-Software vorbereitet sein, die Ihnen dabei hilft, Ihre Ideen zum Leben zu erwecken.
Mehr Details: 5 Wege, um am Arbeitsplatz Ziele zu erreichen
3. Informieren Sie sich über Ihre Workflow-Software
Es gibt viele Tools zur Workflow-Automatisierung, aus denen Sie wählen können. Die meisten dieser Arten von Software oder Anwendungen sind online verfügbar. Einige sind kostenpflichtig, andere sind Open Source und frei verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Sie sorgfältig entscheiden, welches Sie verwenden möchten. Vergleichen und stellen Sie ihre Vor- und Nachteile gegenüber, um festzustellen, welche die Features bieten, die für die Prozesse und Funktionen, die Sie verbessern müssen, am nützlichsten sind. Wenn eine Software Ihnen bei der Lösung der meisten Ihrer Workflow-Probleme helfen kann, sollten Sie sich wahrscheinlich für sie entscheiden.
4. Erstellen Sie einen Workflow und schulen Sie Ihr Team
Sobald Sie Ihre Workflow-Automatisierungssoftware ausgewählt haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Workflows. Es kann so komplex oder einfach sein, wie es für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist. Sobald es erstellt ist, schulen Sie das Team in der Verwendung.
5. Sammeln Sie Ergebnisdaten
Stellen Sie Ihre Daten zusammen und sehen Sie sich die Ergebnisse des automatisierten Workflows an. Bewerten Sie, wie produktiv das Team war, und prüfen Sie, ob der automatisierte Workflow tatsächlich die erwarteten Ergebnisse erbracht hat. Wenn Sie feststellen, dass die Daten nicht den erwarteten Ergebnissen entsprechen, wenden Sie sich an Ihre Teammitglieder, um herauszufinden, wie Sie Ihren Arbeitsablauf verbessern können. Sie können auch andere automatisierte Workflow-Software ausprobieren, um zu sehen, ob diese erweiterte und intuitivere Funktionen bietet.