Was ist virtuelle Zusammenarbeit? Definition und nützliche Tipps • BUOM

26. Oktober 2021

Der effektive Einsatz virtueller Kollaborationstools kann Teams dabei helfen, in Verbindung zu bleiben, remote zu arbeiten und Technologie erfolgreich in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Mithilfe von Technologie haben Teams und Mitarbeiter viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in nicht-physischen Räumen.

Indem Sie mehr über die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit und deren Vorteile erfahren, können Sie diese effektiver in Ihren Projekten nutzen. In diesem Artikel erklären wir, was virtuelle Zusammenarbeit ist, zeigen Einsatzmöglichkeiten auf, heben ihre wichtigen Vorteile hervor und geben Tipps für die erfolgreiche Integration virtueller Kommunikationstools in Ihre berufliche Zusammenarbeit.

Was ist virtuelle Zusammenarbeit?

Bei der virtuellen Zusammenarbeit handelt es sich um eine Möglichkeit, mit der Menschen Informationen und Ideen online oder auch dann austauschen können, wenn sie sich nicht physisch in der Nähe befinden. Videokonferenzen, E-Mail und Instant Messaging sind Beispiele für Tools, mit denen Unternehmen und Einzelpersonen aus der Ferne miteinander kommunizieren können. Globale Teams, Remote-Mitarbeiter und Remote-Mitarbeiter können Technologie und virtuelle Kommunikationstools nutzen, um die Vorteile persönlicher Interaktionen nachzuahmen.

Möglichkeiten zur Nutzung der virtuellen Zusammenarbeit

Hier sind einige gängige Möglichkeiten, die virtuelle Zusammenarbeit zu nutzen, um Ideen auszutauschen und Dinge zu erledigen:

• Videokonferenzen: Videokonferenzen ermöglichen es Gruppen oder Einzelpersonen, sich aus der Ferne zu treffen. Bei Videokonferenzen können Benutzer Echtzeitvideos, Informationen von ihren Computerbildschirmen, eine vorbereitete Präsentation oder ein aktives Dokument teilen.

• Instant-Messaging. Mithilfe von Instant Messaging können Mitarbeiter schnell und sicher miteinander in Kontakt treten. Auf einigen Kommunikationsplattformen können Benutzer Gruppen erstellen, um die Kommunikation zu organisieren und gezielt mit bestimmten Gruppenmitgliedern zusammenzuarbeiten.

• E-Mail. E-Mail ist ein weiteres Tool für die virtuelle Zusammenarbeit, mit dem Menschen virtuell kommunizieren können. Teams können E-Mails nutzen, um wichtige Updates zu kommunizieren, Fragen zu stellen oder Informationen weiterzuleiten.

• Online-Tools für die Zusammenarbeit. Einige Tools für die Online-Zusammenarbeit ermöglichen Benutzern den Zugriff auf freigegebene Dateien und das Vornehmen von Änderungen in Echtzeit. Sie ermöglichen autorisierten Mitgliedern außerdem, Einschränkungen zu aktivieren oder Informationen nur mit ausgewählten Mitgliedern zu teilen.

Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

Der Einsatz virtueller Zusammenarbeit als Kommunikationsstrategie kann viele Vorteile bieten. Die Integration der virtuellen Zusammenarbeit in Ihre Geschäftspraktiken kann Ihnen dabei helfen:

Vernetzen Sie sich mit denen, die physisch nicht zusammen sein können

Bei der Zusammenarbeit an einem Projekt ist es für Teams oft hilfreich, persönlich zu kommunizieren, um wichtige Details zu klären, Ideen zu diskutieren und wertvolle Beiträge auszutauschen. Wenn Teams nicht physisch zusammen sein können, kann ihnen die virtuelle Zusammenarbeit dabei helfen, all diese Ziele zu erreichen.

Für Geschäftsteams, die an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten, können Tools für die Videokollaboration Präsentationen, Überprüfungen und Fortschrittsbesprechungen ermöglichen. Auch reisende und Remote-Mitarbeiter können von der Möglichkeit profitieren, mit ihren Teams, Kunden oder Kollegen in Verbindung zu bleiben.

Kommunizieren Sie Ideen schnell

Der Vorteil der meisten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit ist ihre Geschwindigkeit. Mithilfe von Instant Messaging-, E-Mail- und Cloud-Kollaborationsplattformen können Sie Ideen schnell und effizient austauschen.

Bestimmte Kommunikationsstrategien können mit entsprechenden Dringlichkeitsstufen einhergehen. Beispielsweise kann die Kommunikation per Instant Messaging zu einer schnelleren Reaktion als per E-Mail führen, sodass Sie Ihre Kooperationsstrategien entsprechend der Wichtigkeit Ihrer Anfrage oder Idee anpassen können.

Passen Sie sich einem vollen Terminkalender an

Einige Strategien zur virtuellen Zusammenarbeit ermöglichen Flexibilität. Online-Nachrichten wie E-Mails und Instant Messages können Menschen auch dann erreichen, wenn sie nicht zugänglich sind. Dies kann es für sie einfacher machen, die Nachricht anzuzeigen, wenn sie Zeit haben.

Davon können internationale Teams profitieren, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten und dennoch erfolgreich zusammenarbeiten können. Auch die Teilnahme an virtuellen Meetings kann einfacher sein als bei persönlichen Meetings. Selbst wenn Mitarbeiter einen vollen Terminkalender haben, fällt es ihnen möglicherweise leichter, sich an einen virtuellen Anruf zu gewöhnen als an einen persönlichen.

Profitieren Sie von der Technologie

Viele moderne Technologien bieten Vorteile für Benutzer, die an einer Zusammenarbeit interessiert sind. Es gibt nützliche Tools, die remote verbundenen Teams helfen, und sie können Zusammenarbeitsprozesse auf eine Weise erleichtern, die bei herkömmlichen Meetings nicht möglich ist.

Eine spezielle Software für die Online-Zusammenarbeit kann Unternehmen auch dabei helfen, bestimmte Ziele zu erreichen, ihre Fortschritte zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern. Cloudbasierte Sharing-Apps ermöglichen es Benutzern, Projektinhalte in Echtzeit zu aktualisieren, sodass sie auch dann zusammenarbeiten können, wenn sie getrennt sind.

Andere Tools für die Zusammenarbeit bieten nützliche Funktionen, die auf bestimmte Branchen und Zwecke anwendbar sind. Der Einsatz neuer Technologien zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen kann Unternehmen dabei helfen, innovativ zu bleiben, die Zusammenarbeit zu verbessern und effektiv auf eine Remote-Arbeitsstruktur umzusteigen.

Verbinden Sie große Gruppen

Unternehmen, die vollständig remote arbeiten, können die virtuelle Zusammenarbeit nutzen, um Ziele zu kommunizieren, Beziehungen aufzubauen und wichtige Updates auszutauschen. Online-Collaboration-Tools ohne physisches Büro ermöglichen es vollständig entfernten Unternehmen, in Verbindung zu bleiben. Auf einigen Kommunikationsplattformen können Benutzer eigene Kommunikationskanäle erstellen, private Nachrichten senden und Videos, Bilder und Links teilen.

Organisieren Sie sich

Virtuelle Kollaborationsplattformen sind eine großartige Möglichkeit, organisiert zu bleiben. Cloudbasierte Software, die in Echtzeit aktualisiert wird, stellt sicher, dass Benutzer immer die aktuellste Version eines Projekts, Dokuments oder einer Präsentation sehen. Durchsuchbare Chat-Aufzeichnungen und Gespräche erleichtern das Auffinden spezifischer Informationen.

Mitarbeiter können auch Tools wie Dateispeichersoftware verwenden, um nützliche Dokumente und Medien zu teilen und zu speichern. Viele Videokonferenz-Apps verknüpfen sich automatisch mit Kalendern und helfen Teams und Mitarbeitern dabei, die Zeitpläne anderer zu überprüfen und wichtige Besprechungen zu planen.

Bewahren Sie Ihre Informationen sicher auf

Die meisten Online-Ressourcen bieten Optionen, mit denen Sie Dokumente und Dateien für die Zusammenarbeit nur mit autorisierten Personen teilen können. Dies kann Ihnen helfen, die Sicherheit Ihrer Projekte und Bemühungen zu verwalten und zu regulieren, wer Zugriff auf vertrauliche Informationen hat.

Durch das Festlegen von Berechtigungen haben Administratoren die vollständige Kontrolle darüber, wer bestimmte Elemente der Zusammenarbeit sehen kann. Es ermöglicht ihnen außerdem, bestimmte Projektelemente an bestimmte Teammitglieder zu verteilen, wodurch Verwirrung vermieden und die Zusammenarbeit verbessert wird.

Tipps für die virtuelle Zusammenarbeit

Wenn Sie darüber nachdenken, die virtuelle Zusammenarbeit zu nutzen, um mit anderen in Kontakt zu treten, finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen zum größten Erfolg verhelfen:

Ermutigen Sie zur Teilnahme

Eine Möglichkeit, den Erfolg virtueller Kollaborationsmethoden zu fördern, besteht darin, die Teambeteiligung zu fördern. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teammitglieder auf Ihren Kommunikationsplattformen aktiv sind und Beiträge leisten, und stellen Sie sicher, dass ihnen alle Ressourcen zur Verfügung stehen, die sie für eine effektive Beteiligung benötigen. Indem Sie durch virtuelle Interaktionen Vertrauen zu anderen aufbauen, können Sie die Produktivität Ihrer Meetings und den Erfolg Ihrer Zusammenarbeit beeinflussen.

Ergänzung zur persönlichen Zusammenarbeit

Während virtuelle Zusammenarbeit ein nützliches Werkzeug ist, können Teams manchmal von persönlichen Interaktionen profitieren. Bei persönlichen Treffen ist es oft einfacher, die Körpersprache und die Energie im Raum zu erkennen, was die Kommunikation authentischer und produktiver machen kann.

Auch wenn dies nicht immer notwendig oder möglich ist, kann die Ergänzung virtueller Zusammenarbeitssitzungen durch persönliche Networking-Möglichkeiten den Mitarbeitern dabei helfen, eine Beziehung zu ihren Kollegen aufzubauen und ihre virtuellen Interaktionen produktiver zu gestalten.

Mehr verbinden

Virtuelle Zusammenarbeit verkürzt häufig die Interaktionszeit. Während dies den Teammitgliedern mehr Zeit gibt, sich auf ihre individuellen Beiträge zu konzentrieren, kann es auch zu einem Gefühl der Trennung unter den Mitarbeitern führen.

Wenn Sie sich auf virtuelle Kollaborationstools als Ihre einzige Kommunikationsmöglichkeit verlassen, sollten Sie darüber nachdenken, mehr Gespräche mit anderen Mitarbeitern zu beginnen, um herauszufinden, wie es ihnen geht und ob sie etwas haben, bei dem sie Hilfe benötigen oder das sie mitteilen möchten. Einige benötigen möglicherweise zusätzliche Ermutigung im virtuellen Raum.

Wenn Sie ein Team leiten, stellen Sie sicher, dass jeder über die Tools verfügt, die er benötigt, um im Online-Umfeld erfolgreich zu sein. Beispielsweise bevorzugen extrovertierte Teammitglieder möglicherweise Einzelgespräche oder Gruppengespräche, weil sie ihre Kreativität fördern.

Das Finden von Erfolgsstrategien auf virtuellen Plattformen kann den Mitarbeitern helfen, sich an die neue Umgebung anzupassen. Wenn Sie sich vollständig von der persönlichen Zusammenarbeit abgewendet haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeit und Beiträge einzelner Personen wertschätzen. Dies kann dazu beitragen, dass sie sich online gesehen und wertgeschätzt fühlen.

Entwickeln Sie Ihre Computerkenntnisse

Technologie kann viele spannende Vorteile bieten, die die Produktivität der Teammitglieder steigern, die Zusammenarbeit verbessern und den Teamfortschritt verfolgen können. Einige Hindernisse wie Softwarefehler, schlechte Internetverbindungen oder der Missbrauch von Technologie können die Fähigkeit der Technologie beeinträchtigen, die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern. Durch die Entwicklung Ihrer Computerkenntnisse können Sie einige technologische Hindernisse überwinden und die Effizienz Ihrer Methoden zur Zusammenarbeit verbessern.

Erfahren Sie mehr über die Plattform oder Software, die Sie nutzen möchten, um alle Vorteile und Angebote zu nutzen. Wenn Sie planen, eine Präsentation zu halten oder etwas mit Ihrem Team über eine Videokonferenz-App zu teilen, stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn der Besprechung alles haben, was Sie brauchen. Dies kann Ihnen helfen, wertvolle Zeit zu sparen und sich auf Ihre Zusammenarbeitssitzungen zu konzentrieren.

Forschungsvorschläge

Es gibt viele Kommunikationsplattformen, Cloud-Collaboration-Tools und virtuelle Konnektivitätssoftware für viele Anforderungen. Denken Sie über Ihre Ziele für die virtuelle Zusammenarbeit nach und erkunden Sie die Angebote, um dasjenige zu finden, das am besten zu Ihren Zielen und dem Kollaborationsstil Ihres Teams passt. Da es so viele Optionen zur Auswahl gibt, kann die Suche nach der für Ihr Team oder Projekt am besten funktionierenden Lösung den Erfolg Ihrer virtuellen Zusammenarbeit garantieren.