Was ist SKKA? Funktionsweise und Erfolgstipps • BUOM

14. Oktober 2021

Effektive Kommunikation ist für viele geschäftliche und berufliche Anwendungen unerlässlich. Durch klare und effektive Kommunikation können Fachleute Informationen besser verstehen, Entscheidungen treffen und mit anderen zusammenarbeiten. Wie bei jeder Fähigkeit können Sie Strategien zur Verbesserung der Kommunikation anwenden, einschließlich Strukturen wie der SCQA-Methode, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Ideen und Ziele helfen können. In diesem Artikel besprechen wir, was die SCQA-Methode ist, wie sie zur Strukturierung schriftlicher Kommunikation funktioniert und warum sie nützlich ist. Außerdem geben wir einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, diese Struktur auf Ihre berufliche Kommunikation anzuwenden.

Was ist SKKA?

SCQA ist ein Rahmenwerk zur Strukturierung von Informationen in schriftlicher Kommunikation. Das Akronym steht für „Situation, Komplikation, Frage und Antwort“ und dient als Methode zur Einbindung von Publikum und Lesern durch überzeugende und informative Ansätze. Ein anderer Begriff für diese Struktur ist das Minto-Pyramidenprinzip und sie wird häufig für die Geschäftskommunikation verwendet. Die Struktur des Minto-Pyramidenprinzips kann Fachleuten dabei helfen, komplexe Informationen verständlicher zu kommunizieren.

Wie funktioniert SCQA?

SCQA strukturiert schriftliche Kommunikation so, dass die Informationen klar, prägnant und leicht verständlich sind. Jeder Buchstabe in einem Akronym stellt einen Bestandteil einer Struktur dar, die Sie zur Beschreibung Ihres Schreibens verwenden können. Schauen wir uns die vier Elemente an, die diese Methode zum Funktionieren bringen:

1. Situation

Bei der SCQA-Methode stellt die Situation das Hauptthema oder Thema Ihrer Nachricht dar. Viele Unternehmen nutzen den S-Aspekt von SCQA, um einen aktuellen Prozess, ein Diskussionsthema oder ein Ereignis im Zusammenhang mit ihrem Betrieb oder externen Ereignissen auf dem Markt darzustellen. Zu den Elementen, die bei der Befolgung des S-Aspekts der SCQA-Methode berücksichtigt werden müssen, gehören häufig:

• Einführung in die aktuelle Situation

• Wichtige Details zur Situation

• Eine Erklärung, die eine Verbindung zum Leser herstellt

2. Komplikation

Der Komplexitätsaspekt dieser Methode bezieht sich auf die Details Ihres Schreibens, die ein Problem oder eine Situationsänderung darstellen, die sich auf ein bestimmtes Ergebnis auswirken kann. In diesem Bereich lösen Unternehmensstrukturen ihre Hauptprobleme oder stellen den Leser vor ein Problem. Dies stärkt die Verbindung weiter und hilft den Lesern zu verstehen, wie sich Probleme oder Ereignisse auf die aktuelle Situation auswirken. Aspekt C kann auch Details enthalten wie:

• Gründe für Änderungen, die sich auf die Situation auswirken

• Aktuelle Folgen der veränderten Situation

• Bieten Sie an, sich an der Entwicklung von Lösungen zu beteiligen

3. Umfrage

Im Frageteil der Struktur befasst sich Ihr Brief mit mehreren Möglichkeiten oder Hypothesen zur Lösung eines Problems oder zur Maximierung der Ergebnisse, die sich aus Änderungen in einer Situation ergeben. Da es sich bei Q um eine einleitende Frage handelt, nutzen Fachleute diesen Teil der schriftlichen Kommunikation häufig, um den Lesern spezifische Fragen zu einer Situation zu stellen. Dies löst beim Leser eine Aktion aus und kann Ihr Publikum dazu ermutigen, Ihre Fragen zu beantworten. Schauen wir uns noch ein paar weitere Aspekte des Q-Teils dieser Kommunikationsmethode an:

• Mögliche Ergebnisse aus verschiedenen Lösungen

• Leser-Feedback zur Unterstützung neuer Ideen

• Fragen, die die Leser ansprechen und mit ihnen in Kontakt treten

4. Antworten

Die letzte Komponente des Minto Pyramid-Frameworks verwendet Antworten zur Unterstützung der Problemlösung. In der Geschäftskorrespondenz dient dieser Bereich als Orientierungshilfe für mögliche Antworten auf Fragen, die der Q-Aspekt einleitet. In diesem Bereich können auch Maßnahmen hervorgehoben werden, die Sie derzeit als Reaktion auf Herausforderungen oder Änderungen ergreifen. Zu den weiteren Dingen, die die Antwortkomponente einführen kann, gehören:

• Fakten oder Beweise zur Untermauerung der vorgeschlagenen Antworten

• Details, die Komponente A mit dem Rest des Frameworks verbinden

• CTAs, die zur Teilnahme und Unterstützung ermutigen

Vorteile der Verwendung der SCQA-Methode

Die Verwendung des Minto Pyramid-Frameworks zur Verwaltung Ihrer Geschäftskommunikation ist aus folgenden Gründen von Vorteil:

Bietet eine prägnante Struktur

Einer der größten Vorteile des Frameworks ist seine Struktur. Diese Methode bietet einen festen Plan, der Ihnen hilft, Ihre Ideen zu formulieren und wichtige Informationen zu kommunizieren. Die Verwendung dieser Methode ist auch zur Verbesserung der Klarheit und des Verständnisses nützlich und bietet Ihnen eine effektive Möglichkeit, mit anderen zu interagieren.

Unterstützt alle Arten der Kommunikation

Dieses Format unterstützt auch viele Formen der Kommunikation über das Schreiben hinaus. Präsentationen, Vorträge, analytische Berichte und Angebotsmitteilungen können von der Integration dieses Frameworks für eine klare Kommunikation profitieren. Sie können diese Methode auch auf aktives Zuhören anwenden und die Ansätze strukturieren, mit denen Sie neue Informationen lernen und neue Fähigkeiten üben.

Verbessert die Lesbarkeit

Die Verwendung eines Formats trägt auch dazu bei, dass die Informationen leichter lesbar und verständlich sind. Struktur hilft auch beim Organisieren von Gedanken und Ideen und bereitet Sie besser auf die Klärung wichtiger Konzepte in Ihrer Nachricht vor. Indem Sie dieser Strukturierungsmethode folgen, können Sie die Art und Weise, wie Sie Informationen präsentieren, verbessern, sodass Ihr Publikum Ihre Ziele und Ansichten besser versteht.

Schafft Zusammenhalt

Die Verwendung des Minto-Pyramidenprinzips kann auch Ihr Schreiben und Ihre Kommunikation kohärenter machen. Die Verwendung einer Struktur bietet ein Format, das einen logischen Fluss zwischen den von Ihnen präsentierten Ideen schafft. Aufgrund der strengen Informationsdarstellung ist diese Struktur auch wertvoll, um sicherzustellen, dass der Leser die wichtigsten Details zuerst versteht. Es hilft dem Publikum, wichtige Hintergrundinformationen zu verstehen, um bessere Entscheidungen zu treffen oder Schlussfolgerungen zu ziehen.

Verbessert das Verständnis

Da das Framework Konsistenz und Logik beibehält, kann es Ihnen auch dabei helfen, Informationen klarer zu kommunizieren. Wenn Fachleute beispielsweise Informationen über die Entwicklung neuer Unternehmen präsentieren, können sie mithilfe einer Struktur einen Geschäftsvorschlag mit Diagrammen oder Grafiken zur Beantwortung von Fragen erstellen. Dieser logische Ablauf kann Fachleuten dabei helfen, mit Zielgruppen in Kontakt zu treten und das Verständnis für Geschäftsziele und -absichten zu verbessern.

SCQA-Integrationstipps

Beachten Sie bei der Anwendung des SCQA-Frameworks auf Ihre Geschäftskommunikation die folgenden Tipps:

• Erstellen Sie Diagramme, die Ihrem Zweck entsprechen. Bestimmen Sie Ihren Zweck und wie Sie ihn für jede Komponente der Struktur darstellen möchten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder Teil Ihrer Botschaft klar und für Ihr Publikum leicht verständlich ist.

• Unterstützen Sie Aussagen mit relevanten Informationen. Berücksichtigen Sie bei der Darstellung der Situation und der Präsentation Ihrer Antworten Fakten und Informationen, die für Ihr Publikum relevant sind und Ihre Position untermauern. Durch die Bereitstellung von Informationen, die den Lesern helfen, Ihre Position zu verstehen, entstehen auch sinnvolle Verbindungen.

• Geben Sie den Lesern die Möglichkeit, eine Bewertung abzugeben. Die Fragenkomponente ist ein wirksamer Ort in der Struktur, um das Publikum dazu zu ermutigen, Ideen zu generieren und zur Entwicklung, Verbesserung oder Innovation beizutragen. Marketingbotschaften können beispielsweise offene Fragen enthalten, die Reaktionen des Publikums hervorrufen, indem sie zur Teilnahme an Umfragen, Veranstaltungen oder Verkäufen ermutigen.

• Teilen Sie Beispiele für erfolgreiche Antworten. Berücksichtigen Sie bei der Beantwortung Ihrer Nachricht relevante Beispiele für erfolgreiche Ergebnisse in ähnlichen Situationen. Die Verwendung von Beweisen zur Untermauerung Ihrer Vorschläge kann das Engagement weiter steigern.