Was ist Skalierung im Projektmanagement? • BUOM

Ein genauer Überblick über den gesamten Projektumfang kann den Beteiligten helfen, die zu erledigende Arbeit und die Grenzen, die sie definieren, zu verstehen. Wenn Sie ein Projekt leiten, möchten Sie wissen, wie Sie den Umfang des Projekts definieren, um zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. In diesem Artikel besprechen wir die Prozesse beim Projektumfangsmanagement.

Was ist Skalierung im Projektmanagement?

Der Umfang im Projektmanagement ist eines von zwei verschiedenen Dingen: Projektumfang oder Produktumfang.

Der Produktumfang bezieht sich auf die Merkmale, die ein Produkt, ein Ergebnis oder eine Dienstleistung charakterisieren. Dies ist in der Regel das Hauptinteresse des Endverbrauchers.

Der Umfang eines Projekts definiert die Arbeit, die geleistet werden muss, um ein Produkt, ein Ergebnis oder eine Dienstleistung innerhalb seines Produktumfangs erfolgreich zu liefern. Es beschreibt das Projekt und beschreibt, wie die Beteiligten den Erfolg planen.

Warum ist Skalierung im Projektmanagement wichtig?

Der Umfang beschreibt klar alle am Projekt beteiligten Elemente. Es regelt, was im Verlauf des Projekts hinzugefügt oder entfernt werden kann. Der Umfang des Projekts ermöglicht es dem Projektmanager, den Zeit- und Kostenaufwand abzuschätzen, der für das Projekt erforderlich sein wird. Durch die klare Kommunikation des Projektumfangs wird sichergestellt, dass sich alle Beteiligten darüber einig sind, was sie tun müssen und wie sie es tun werden.

Das Scope-Management definiert Kontrollen zur Bewältigung unerwarteter Ereignisse und begrenzt das Auftreten von Änderungen, die während der Projektentwicklung und -implementierung auftreten. Im Wesentlichen ermöglicht dies eine bessere Kostenprognose und Veranstaltungsplanung, wodurch Verschwendung reduziert wird.

Prozesse zur Verwaltung des Projektumfangs

Hier sind typische Projektumfangsmanagementprozesse:

1. Planen Sie Ihre Waage

Beschreiben Sie, wie Sie den Umfang des Projekts erstellen, überprüfen und steuern. Um es zu erstellen, können Sie verwenden Entwurf einer Satzung oder Projektmanagementplan. Organisieren Sie Besprechungen, um den Prozess zur Erstellung der Leistungsumfangserklärung, die Art und Weise, wie das Team bei Änderungswünschen und Meinungsverschiedenheiten zu Leistungsumfangspunkten vorgeht, den Prozess zur Annahme von Leistungen und die Projektstruktur zu definieren.

2. Sammeln Sie die Anforderungen

Anforderungen sind Ziele, die erreicht werden müssen, um Stakeholder zufriedenzustellen. Um diese Anforderungen zu verstehen, können Sie ein Vorstellungsgespräch führen, UmfragenWorkshops und Fokusgruppe Gespräche mit Ihren Stakeholdern.

Ein Projekt kann mehrere Ziele haben, beispielsweise die Schaffung eines neuen Dienstes für eine Organisation oder die Entwicklung eines neuen Softwareprodukts. Dokumentieren Sie die relevanten Informationen in einer detaillierten Liste, um alle diese Ziele zu erreichen. Sie müssen die Anforderungen verstehen, um die Wahrscheinlichkeit unangenehmer Ereignisse zu verringern und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

3. Bestimmen Sie den Maßstab

Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projekts Erklärung zum Projektinhalt. In der Projektumfangserklärung wird alles aufgeführt, was in den wichtigsten Leistungen Ihres Projekts enthalten ist. Dazu gehören die Anforderungen des Projekts, die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds sowie Verfahren für den Abschluss, die Überprüfung und die Genehmigung nach Abschluss der Arbeiten. In der Erklärung werden auch die erwarteten Ergebnisse des Projekts erläutert.

Die Projektumfangserklärung ist die Grundlage für Entwurfsentscheidungen, sobald sich alle Beteiligten darauf einigen. Hier sind einige der Punkte, die in der Projekterklärung berücksichtigt werden sollten:

• Beschreibung des Produktvolumens

• Annahmen des Projekts

• Projektergebnisse

• Projektbeschränkungen und Ausnahmen

• Kriterien für die Produktakzeptanz

4. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan

A Projektstrukturplan ist ein wichtiges Projektmanagement-Tool. Es besteht darin, das gesamte Projekt in separate Aufgaben aufzuteilen. Sobald Sie die Projektergebnisse in der Projektumfangserklärung definiert haben, können Sie sie in kleinere Elemente namens „ Arbeitspaketewas ihre Verwaltung vereinfacht.

5. Bestätigen Sie die Ergebnisse

Überprüfen und bestätigen Sie die Projektergebnisse mit den Stakeholdern. Im Falle einer Meinungsverschiedenheit können Sie entsprechend dem Feedback der Stakeholder eine Überarbeitung vornehmen.

6. Kontrollieren Sie die Waage

Im Verlauf eines Projekts ist es wichtig, den Umfang zu kontrollieren und mögliche Änderungen zu managen. Dazu können Sie den Leistungsbericht mit den vorgegebenen Anforderungen vergleichen und prüfen, ob es Unterschiede gibt. Bei Bedarf können Sie den Umfang mithilfe der vorbereiteten Änderungen ändern Change-Management-Prozess. Unvorhergesehene Ereignisse können eintreten, aber wenn Sie bereit sind, mit solchen Veränderungen umzugehen, die Ihre Region betreffen, sollte dies Ihr Projekt nicht verändern.

Der Änderungsmanagementprozess umfasst in der Regel die Übermittlung einer formellen Änderungsanforderung an die Beteiligten. Sie analysieren die Auswirkungen der angeforderten Änderung auf Kosten, Qualität und Zeitplan des Projekts. Sobald sie die Vorschläge angenommen haben, nimmt der Projektmanager Änderungen am ursprünglichen Plan vor.

So definieren Sie Ihr Projekt mit einer Scope-Anweisung

In der Projektumfangserklärung werden die Einschränkungen des Projekts erläutert. Es identifiziert die Elemente, die im Endprodukt oder der Enddienstleistung enthalten sind, und hebt diejenigen hervor, die nicht enthalten sind. Dies sind wichtige Informationen für Teammitglieder, Stakeholder und die Geschäftsleitung. Es gibt keine strengen Richtlinien bezüglich der Länge dieses Dokuments, aber es gibt einige Schritte, die Sie beim Verfassen beachten sollten.

1. Erstellen Sie eine Gebietsbeschreibung

Erstellen Sie eine detaillierte Beschreibung des Ergebnisses, Produkts oder der Dienstleistung. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Details konzentrieren, die es den Beteiligten ermöglichen, die Grenzen des Projekts zu verstehen.

Beispiel: Ein Auftragnehmer hat die Aufgabe, eine neue Buchhaltungssoftware zu installieren. Ziel des Projekts ist die Installation einer neuen Buchhaltungssoftware und die Verwaltung der Übertragung aller Buchhaltungsdaten vom alten System in das neue.

2. Definieren Sie die Ergebnisse

Outputs sind das, was das Projekt produzieren wird. Ihre Projektbeschreibung sollte eine detaillierte Liste der zu erbringenden Leistungen enthalten, auch derjenigen, die offensichtlich erscheinen.

Beispiel: Der Auftragnehmer erstellt einen wöchentlichen Bericht und führt am Ende jeder Phase Tests durch.

3. Definieren Sie Zulassungskriterien

Ihre Leistungsbeschreibung sollte die Kriterien beschreiben, die zur Annahme des Abschlusses des Projekts führen. Akzeptanzkriterien können beispielsweise darauf hinweisen, ob Tests zur Feststellung der Vollständigkeit erforderlich sind. Als weitere Kriterien sind Fristen für die Annahme und Bewilligung von Fördermitteln zu nennen. Sie können auch angeben, ob die Organisation die endgültige Autorität hat oder ob ein Abschlusszertifikat ausgestellt werden kann.

Beispiel: Der letzte erfolgreiche Test mit den aktuellen Anmeldeinformationen schließt die letzte Phase ab. Der Buchhaltungsleiter muss die Ergebnisse dieses Tests mit dem Unternehmensleiter abzeichnen, um den Abschluss des Projekts zu vereinbaren.

4. Ausnahmen vom Geltungsbereich auflisten

Wenn bestimmte Elemente nicht im Design enthalten sind und Interpretationsmöglichkeiten bieten, ist es am besten, sie vollständig auszuschließen.

Beispiel: Ein Auftragnehmer kann Benutzern von Buchhaltungssoftware nach Abschluss des Projekts den technischen Support verweigern.

5. Grenzen setzen

Eine vollständige Beschreibung der Einschränkungen kann den Beteiligten helfen, zu verstehen, wann Probleme auftreten. Es ist wichtig zu verstehen, dass Einschränkungen oft miteinander verknüpft sind. Betrachten Sie Zeit, Budget, Risiko, Qualität, Kundenzufriedenheit, Ressourcen, Organisation, Nachhaltigkeit und Methodik als Beispiele für Einschränkungen.

Beispiel: Bei einem Softwareinstallationsprojekt kann es zu zeitlichen Einschränkungen kommen: Das Projekt muss vor dem Ende des laufenden Geschäftsjahres betriebsbereit sein. Im obigen Beispiel liegt eine organisatorische Einschränkung vor: Ein Projekt gilt als abgeschlossen, wenn Manager und Direktor es gemeinsam abzeichnen. Wenn sie dies aufgrund ihrer Abwesenheit nicht tun, könnte sich dies auf Ihre Frist auswirken.

6. Vermeiden Sie Annahmen

Stellen Sie im Projektmanagement sicher, dass Sie keine notwendigen Informationen ausschließen, die den Stakeholdern helfen, die Situation zu verstehen, wenn Probleme auftreten. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie alle einer Meinung sind – kommunizieren Sie offen, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Beispiel: Bei einem Softwareinstallationsprojekt erwartet der Auftragnehmer, dass Endbenutzer während des Projekts für Tests zur Verfügung stehen. Eine andere Annahme könnte sein, dass die Urlaubstermine des Direktors und des Managers festgelegt sind.

7. Holen Sie sich Hilfe

Sie können sich auch an Experten wenden, um Informationen zur Erstellung Ihrer Scope-Erklärung zu erhalten. Sie helfen Ihnen dabei, potenzielle Probleme zu erkennen, die während der Planungsphase des Projekts auftreten können. Darüber hinaus ist eine Konsultation der Interessengruppen im Rahmen von Treffen oder Workshops erforderlich, um alle erforderlichen Informationen zu sammeln und den Umfang des Projekts zu kommunizieren. Für den Erfolg des Projekts ist es von entscheidender Bedeutung, alle ungeklärten Bereiche zu klären und potenzielle Konflikte zu entschärfen.

Beispiel: Ein Softwareentwickler beauftragt möglicherweise einen externen Berater mit der Teilnahme an einem Projekt.