Was ist Rechnungsbearbeitung? (mit Anleitungen und Tipps) • BUOM

2. September 2021

Die Bearbeitung von Rechnungen ist ein wichtiger Teil der Führung der Finanzunterlagen eines Unternehmens. Unternehmen nutzen in der Regel Rechnungsverarbeitungssysteme oder -software, um ihre Rechnungsstellungsverfahren zu formalisieren. Dadurch kann die Abrechnung Ihres Unternehmens einheitlicher gestaltet werden, was sowohl Ihnen als auch Ihren Lieferanten zugute kommt. In diesem Artikel erklären wir, was Rechnungsverarbeitung ist, besprechen, warum sie wichtig ist und geben Tipps für die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Was ist Rechnungsbearbeitung?

Unter Rechnungsverarbeitung versteht man den Prozess des Empfangs, der Prüfung und der Erfüllung von Zahlungsanfragen von Händlern und Lieferanten. Durch die interne Verarbeitung von Rechnungen wird sichergestellt, dass das Unternehmen bei seinen Dienstleistern und Ressourcenanbietern einen guten Ruf behält, indem auf die Rechnungsdetails geachtet wird. Die Schaffung eines Rechnungsverarbeitungssystems für Ihr Unternehmen trägt dazu bei, dass es effizienter arbeitet. Es sorgt außerdem für stärkere Geschäftsbeziehungen und Rechtsschutz und stellt sicher, dass Sie alle Rechnungen pünktlich bezahlen.

Warum ist die Rechnungsbearbeitung wichtig?

Die Erstellung eines strukturierten Rechnungsverarbeitungsplans und die Bereitstellung der für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen für die Mitarbeiter können dem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe für die Einführung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen:

• Cashflow-Management: Die Rechnungsverarbeitung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Cashflow-Managements in Ihrem Unternehmen. Durch die Verarbeitung kann Ihr Unternehmen sein zugewiesenes Budget einhalten und den Überblick über alle ausstehenden Schulden behalten, sodass Sie verantwortungsbewusst ausgeben und investieren können.

• Reduzierte Zahlungszeit. Die Einrichtung eines Rechnungsverarbeitungssystems in Ihrem Unternehmen kann die pünktliche Zahlung von Rechnungen erleichtern, indem sichergestellt wird, dass sie die Verarbeitungsstruktur effizienter durchlaufen.

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Die Verbesserung der Abrechnungseffizienz Ihres Unternehmens kann sich positiv auf Ihre Beziehungen zu Lieferanten auswirken. Da ein effizienteres System es Dritten leichter machen kann, den pünktlichen Zahlungseingang sicherzustellen, hilft es Ihnen, stärkere Beziehungen aufrechtzuerhalten, was zu beruflichen Vorteilen im Umgang mit einem Lieferanten führen kann.

• Reduzieren Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter: Durch die Schaffung eines Rechnungsverarbeitungssystems, das effizienter arbeitet, sparen Ihre Mitarbeiter Zeit. Dadurch kann die eingesparte Zeit für andere Aufgaben genutzt werden, was zu einer produktiveren Belegschaft führt.

So verarbeiten Sie Rechnungen

Unabhängig davon, ob Sie Rechnungsverarbeitungssoftware verwenden oder Ihre Rechnungsverarbeitungsprotokolle selbst verwalten, ist es wichtig, dass Ihre Rechnungsverarbeitung die folgenden Schritte umfasst, um Genauigkeit und Effizienz sicherzustellen:

1. Rechnung erhalten und erfassen

Wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten, ist es wichtig, diese schnell in Ihr Ablagesystem einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung vor der Bearbeitung nicht verloren geht. Beim Erstellen eines Speichersystems für Ihre Rechnungen ist es hilfreich, jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zuzuweisen, damit Sie diese in Ihrer Organisation verwenden und diese Nummer Ihrem Lieferanten oder Lieferanten zur Verfügung stellen können. Wenn es ein Problem mit einer Rechnung gibt, kann Ihr Unternehmen diese im System leicht als Referenz finden.

2. Identifizieren und authentifizieren Sie wichtige Datenpunkte

Wenn Sie eine neue Rechnung in Ihr System eingeben, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Informationen auf der Rechnung korrekt sind. Dazu gehören etwaige Angaben zu den beteiligten Parteien, zur Höhe etwaiger Zahlungen und zu voraussichtlichen Zahlungsterminen. Die Bestätigung dieser Informationen anhand Ihrer Unterlagen oder getroffener Vereinbarungen zur Rechnung kann dazu beitragen, Fehler zu minimieren oder sogar zu vermeiden, die zu Problemen für das gesamte Unternehmen führen könnten. Außerdem können Sie so schnell auf Unstimmigkeiten reagieren und diese korrigieren.

3. Fordern Sie die Rechnungsgenehmigung an

Abhängig von der Struktur Ihrer Organisation müssen einige Rechnungen möglicherweise von einem oder mehreren Mitarbeitern oder Abteilungen genehmigt werden. Sobald eine neue Rechnung in das System eingegeben wird, ist es von Vorteil, schnell eine Genehmigung zu erhalten. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Rechnungen termingerecht bearbeitet werden und den Beteiligten so viel Zeit wie möglich für den Abschluss des Genehmigungsprozesses gegeben wird.

4. Zahlungsoptionen analysieren

Bei der Auswertung einer Rechnung erhalten Sie möglicherweise die Möglichkeit, mehrere Zahlungsplanoptionen anzubieten. Stellen Sie sich beispielsweise ein Konto vor, das die vollständige Zahlung bis zum Ende von drei Monaten erfordert, aber monatliche Zinszahlungen beinhaltet. Die pünktliche Bezahlung Ihrer Rechnung ist möglicherweise die beste Option, da Ihr Unternehmen dadurch Zinsen sparen kann. Bedenken Sie jedoch, dass Ihre Situation unterschiedlich sein kann. Es gibt Zeiten, in denen es aufgrund der unmittelbaren Bedürfnisse Ihres Unternehmens möglicherweise rentabler ist, einen größeren Betrag für andere Zwecke zu belassen und dann nach Ablauf von drei Monaten Zinsen zu zahlen.

5. Zahlungsplan genehmigen

Sobald Sie Ihren optimalen Zahlungsplan ermittelt haben, können Sie mit der Bearbeitung Ihrer Rechnung beginnen. Abhängig von der Struktur Ihres Rechnungsverarbeitungssystems kann dies einen zusätzlichen Genehmigungsschritt durch den Vorgesetzten erfordern. Durch die Zahlungsabwicklung werden Ihre Konten mit dem Lieferanten oder Händler abgerechnet und Sie können Ihr Konto schließen.

Tipps zur Rechnungsbearbeitung

Wenn Sie Rechnungsverarbeitungsverfahren in Ihrem Unternehmen implementieren, beachten Sie die folgenden Tipps, um den Prozess optimal zu nutzen:

Entwickeln und Aufzeichnen von Abrechnungsrichtlinien

Es ist nicht nur hilfreich, alle Ihre Rechnungen zu dokumentieren, sobald Sie sie erhalten, sondern es kann auch hilfreich sein, schriftliche Aufzeichnungen über Ihre Richtlinien zur Rechnungsbearbeitung zu haben. Die Erstellung einer formellen Rechnungsverarbeitungsrichtlinie sorgt für Klarheit für Sie oder andere Mitarbeiter beim Erhalt einer neuen Rechnung. Darüber hinaus können Sie eine konsistente Verarbeitungsstruktur in Ihrer gesamten Organisation aufrechterhalten, um konsistente und leicht zugängliche Aufzeichnungen zu führen.

Übergang zur digitalen Verarbeitung

Die Digitalisierung Ihres Rechnungssystems kann Ihre Zugriffs-, Organisations- und Analysemöglichkeiten erheblich verbessern. Mit einem digitalisierten Rechnungssatz können Sie ganz einfach alle verfügbaren Rechnungen durchsuchen, um Rechnungen für ein bestimmtes Projekt, einen Lieferanten oder eine Lieferart zu finden. Mithilfe dieser Daten können Sie Berichte erstellen, die es Ihnen ermöglichen, fundiertere berufliche Entscheidungen zu treffen und so die Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern.

Verwenden Sie universelle Tagging-Systeme

Bei der Erstellung eines digitalen Rechnungssystems kann es hilfreich sein, eine einheitliche Struktur zur Kennzeichnung Ihrer Rechnungen einzubeziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede in das System eingegebene Rechnung denselben Mustern und Regeln folgt, unabhängig davon, wer sie eingibt. Es erleichtert Ihnen und Ihren Kollegen außerdem die Organisation und Sortierung von Daten nach Bedarf bei der Verwaltung Ihrer Rechnungen.

Halten Sie es organisiert

Unabhängig davon, ob Sie ein digitales Rechnungsverarbeitungssystem verwenden oder als primäre Methode Papierunterlagen führen, ist die Organisation ein wichtiger Teil der möglichst effizienten Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Das Erstellen eines Dateisystems erleichtert den Zugriff auf Datensätze, wenn Sie diese benötigen. Indem Sie ähnliche Rechnungen gruppieren, können Sie sie einfacher nach Bedarf sammeln, beispielsweise wenn Sie alle Informationen zu Rechnungen eines bestimmten Lieferanten oder zu Rechnungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums fällig sind, anfordern möchten.

Stellen Sie Schulungsmaterialien bereit

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter für eine Position einstellen, bei der es um die Interaktion mit Rechnungen geht, ist es hilfreich, ihm Schulungsressourcen zur Verfügung zu stellen, die ihm beibringen, wie Sie Ihre Rechnungsprotokolle befolgen. Schulungsmaterialien helfen Ihrem neuen Mitarbeiter, Ihre Erwartungen schneller zu verstehen. Dies kann nicht nur die Zeit reduzieren, die sie für das Erlernen der korrekten Arbeitsausführung benötigen, sondern es schafft auch eine gesunde Angewohnheit, schriftliche Richtlinien oder Dokumente als Referenz heranzuziehen.