Was ist Prozessmanagement? Definition und Beispiele • BUOM
Beim Prozessmanagement geht es darum, alle Geschäftsprozesse einer Organisation so auszurichten, dass sie effizient und effektiv zusammenarbeiten. Allerdings fällt es Unternehmen oft schwer, das Prozessmanagement richtig umzusetzen. In diesem Artikel definieren wir das Prozessmanagement und seine Ziele und diskutieren seine Bedeutung für die Aufrechterhaltung der Unternehmensrentabilität.
Was bietet Prozessmanagement?
Im Laufe der Zeit hilft Prozessmanagement einer Organisation, ihre langfristigen strategischen Ziele zu erreichen. Es handelt sich um eine Geschäftsmethodik, die verschiedene Methoden, strukturierte Ansätze und Technologien nutzen kann.
Um sicherzustellen, dass eine Organisation auf Kurs bleibt, konzentriert sich das Prozessmanagement in erster Linie auf Ergebnisse und nicht auf Aufgaben. Dies führt zu Folgendem:
Bestimmen Sie den genauen Zweck der Organisation
Visualisieren Sie die vielen verschiedenen Möglichkeiten, wie ein Unternehmen ein Ziel erreichen kann
Entscheiden Sie, wie die Prozesse aussehen sollen, und planen Sie, wie die Organisation sie umsetzen wird.
Führen Sie eine Prozesszuordnung durch, um zu verstehen, wie Prozesse im Verhältnis zueinander funktionieren.
Analysieren Sie den gesamten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende
Überprüfen Sie bestehende Prozesse und finden Sie Möglichkeiten, diese effizienter zu gestalten.
Nutzen Sie Prozessmanagement-Tools, um Standardvorlagen für alle wiederkehrenden Geschäftsaktivitäten zu erstellen.
Stellen Sie sicher, dass standardisierte Prozesse korrekt, fehlerfrei und verständlich sind
Automatisieren Sie alle sich wiederholenden Aufgaben, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen
Nutzen Sie Simulationstools, um virtuelle Prozesse auszuführen und Engpässe oder Probleme bei Menschen und Infrastruktur zu identifizieren.
Führen Sie neue Technologien ein, um Prozesse weiter zu verbessern
Stellen Sie sicher, dass die Prozesse robust genug sind, um alle erforderlichen Aufgaben auszuführen.
Führen Sie Was-wäre-wenn-Analysen durch, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen
Ständige Überwachung und Überprüfung der Prozesse zur weiteren Verbesserung
Prozessmanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern erfordert ständige Wiederholungen. Unternehmen müssen kontinuierlich überwachen, wie Prozesse einzeln und gemeinsam funktionieren, und neue Wege zur Verbesserung ihrer Leistung implementieren.
Was sind Geschäftsprozesse?
Geschäftsprozesse sind eine Reihe strukturierter Aktivitäten und Aufgaben, die die Mitarbeiter und Stakeholder einer Organisation durchführen und abschließen müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dies kann eine mehrfache Wiederholung der Schritte erforderlich machen. Oftmals müssen verschiedene Personen an unterschiedlichen Orten Aufgaben erledigen. Die Standardisierung von Prozessen ist wichtig, denn sie stellt sicher, dass die Schritte sinnvoll und einfach umsetzbar sind.
Es hilft, ein Flussdiagramm zu erstellen, das den Geschäftsprozess von Anfang bis Ende darstellt. Dadurch erhält die Organisation eine klare Vorstellung davon, wie einfach oder komplex ihre Geschäftsabläufe sind. Dann ist es möglich, die genauen Probleme zu identifizieren, die die Arbeit behindern, und zu entscheiden, wie sie gelöst werden können. Ein Problem kann beispielsweise durch eine unzureichende Kommunikation zwischen zwei Abteilungen entstehen. In diesem Fall wird der überarbeitete Geschäftsprozess eine Aufgabe beinhalten, bei der Mitarbeiter beider Abteilungen relevante Informationen austauschen müssen, bevor sie ihre Arbeit fortsetzen können.
3 Merkmale des Geschäftsprozesses
Hier sind drei Hauptmerkmale des Geschäftsprozesses:
Informationsprozess: Beinhaltet die Recherche und Sammlung von Daten über die Geschäftsanforderungen der Organisation.
Managementprozess: Dies umfasst die Planung, Steuerung und Entscheidungsfindung hinsichtlich der Geschäftsabläufe einer Organisation.
Betriebsprozess: Dazu gehört die Einstellung und Zuweisung von Personal sowie der Einsatz von Arbeitsgeräten, um erforderliche Aufgaben auszuführen, Arbeitsplatzrichtlinien umzusetzen und den Arbeitsablauf zu überwachen.
Damit Geschäftsprozesse von Nutzen sind, muss Folgendes getan werden:
Sie können manuell oder automatisiert erfolgen.
Sie müssen den Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden.
Sie müssen die Zusammenarbeit zwischen Benutzern ermöglichen.
Sie müssen skalierbar sein, um mit dem Unternehmen zu wachsen.
Sie müssen Ergebnisse liefern.
Beispiele für Geschäftsprozesse
Nachfolgend finden Sie einige gängige Beispiele für Geschäftsprozesse, die in einer Organisation zu finden sind:
Produktforschung und -entwicklung
Kunden gewinnen und Beziehungen aufbauen
Mitarbeiterentwicklung und -führung
Einkauf von Rohstoffen
Qualitätskontrolle
Prozessverbesserung
Die Finanzanalyse
Kapitalmanagement
Lieferung von Waren
Kundendienst
Entwicklung der Infrastruktur
Anpassung und Schulung eines neuen Mitarbeiters
Ziele des Prozessmanagements
Die Ziele des Prozessmanagements sind:
Legen Sie das ultimative Ziel der Organisation fest
Richten Sie betriebliche Prozesse ein, um dieses Ziel zu erreichen
Um die verfügbaren Ressourcen der Organisation optimal zu nutzen
Erhöhte Produktivität durch verbesserte betriebliche Effizienz
Legen Sie das ultimative Ziel der Organisation fest
Es ist notwendig, das ultimative Ziel der Organisation zu kennen, bevor sie die Richtung bestimmen kann, in die sie sich bewegen muss, um dieses Ziel zu erreichen. Durch die Festlegung einer bestimmten Richtung wird es zu mehr Effizienz und einem besseren Ressourcenmanagement kommen. Wenn Mitarbeiter außerdem wissen, was sie tun und warum sie es tun, sind sie motivierter, bessere Leistungen zu erbringen.
Richten Sie betriebliche Prozesse ein, um dieses Ziel zu erreichen
Eine Organisation muss möglicherweise ihre täglichen Abläufe neu gestalten, um sie an die Notwendigkeit einer Produktivitätssteigerung anzupassen. Durch die Erstellung spezifischer täglicher Arbeitskontingente können gewünschte monatliche und jährliche Produktionsziele erreicht werden. Die Organisation sollte auch Maßnahmen ergreifen, um die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Darüber hinaus muss er zur Sicherstellung der Rechenschaftspflicht die Durchführung von Arbeitsabläufen genehmigen. Es muss außerdem mehrere gleichzeitig ablaufende Arbeitsabläufe überwachen und verwalten.
Um die verfügbaren Ressourcen der Organisation optimal zu nutzen
Um die Betriebskosten zu senken, ist eine effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen erforderlich. Durch Prozessmanagement kann eine Organisation die benötigten Materialien auflisten und ihren Einkauf planen. Sie können entscheiden, wie Ressourcen gespeichert und wie sie nach Bedarf verteilt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Geschäftsbetrieb weiterhin reibungslos läuft, ohne dass Ressourcen knapp werden oder Verschwendung entsteht.
Erhöhte Produktivität durch verbesserte betriebliche Effizienz
Automatisierung wird zu einem wichtigen Bestandteil des Prozessmanagements. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben kann ein Unternehmen Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit verbessern. Er kann den Mitarbeitern auch andere, sinnvollere Aufgaben zuweisen. Dies kann dazu beitragen, arbeitsbedingten Stress und Fluktuation zu reduzieren.