Was ist Projektdurchführbarkeit und warum ist sie wichtig? • BUOM

1. Juli 2021

Wenn sich ein Unternehmen auf den Beginn eines neuen Projekts vorbereitet, prüft es zunächst die Machbarkeit des Projekts. Unter Machbarkeit versteht man, ob das Projekt erfolgreich sein wird und wie mögliche Hindernisse für das Projekt überwunden werden können. Wenn Sie ein Projekt leiten, kann Ihnen die Durchführung einer Machbarkeitsstudie dabei helfen, das Projekt von Anfang bis Ende zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, bevor es beginnt. In diesem Artikel erklären wir, was eine Machbarkeitsstudie bedeutet und wie Machbarkeitsstudien Projektmanagern und Stakeholdern Informationen liefern, damit sie fundierte Entscheidungen über Projekte treffen können.

Was ist die Machbarkeit eines Projekts?

Unter Projektdurchführbarkeit versteht man die Prüfung der verschiedenen Elemente eines Projekts, um festzustellen, ob es Erfolgspotenzial hat. Vor Beginn eines Projekts kann ein Unternehmen die Machbarkeit des Projekts beurteilen, Hindernisse identifizieren, Strategien zu deren Überwindung formulieren und letztendlich Investoren gewinnen. Manager berücksichtigen ihre verfügbaren Ressourcen und finanziellen Bedürfnisse, wenn sie die Machbarkeit eines Projekts bestimmen. Die Machbarkeit eines Projekts wird deutlich, wenn ein Unternehmen plant, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, seinen Standort zu erweitern oder Aktivitäten durchzuführen, die sich auf das Unternehmen und seine Abteilungen auswirken.

Hier ist ein Beispiel einer Machbarkeitsstudie:

Eine große Convenience-Store-Kette plant den Umbau mehrerer Filialen. Das Management berücksichtigt, wie lange die Reparatur dauern kann, welche Kosten damit verbunden sind und welche Umsatzeinbußen bei Ladenschließungen möglich sind. Eine Machbarkeitsstudie kann den Erfolg eines Projekts anzeigen, wenn das Unternehmen Filialen in einer bestimmten Reihenfolge schließt. Das Unternehmen entwickelt eine Strategie für den Wiederaufbau von Geschäften vor allem in ländlichen Gebieten. Die Studie bestätigt, dass die Teams in der Vergangenheit aus den Herausforderungen gelernt haben, die mit kleineren Renovierungen einhergehen, und die Effizienz verbessert haben, während das Projekt voranschreitet und geschäftigere Geschäfte geschlossen werden.

Warum sind Machbarkeitsstudien wichtig?

Eine Machbarkeitsstudie stellt die Vor- und Nachteile eines Projekts dar, sodass Manager und Stakeholder sich der potenziellen Probleme des Projekts bewusst sind, bevor es umgesetzt wird. Durch die Studie kann ein Unternehmen Geld und Zeit sparen, indem zunächst bestätigt wird, dass sich das Projekt lohnt und erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Eine Machbarkeitsstudie beantwortet Fragen zur Verfügbarkeit von Ressourcen, zu den Tools, die Teams zum Abschluss des Projekts benötigen, und zum Return on Investment (ROI) des Projekts. Machbarkeitsstudien helfen auch Projektmanagern und Stakeholdern:

• Verständnis aller Aspekte der Projektdurchführbarkeit

• Identifizieren potenzieller Probleme während der Projektumsetzung

• Bestimmen Sie die Realisierbarkeit des Projekts

• Identifizieren Sie alternative Lösungen für Hindernisse

• Steigern Sie die Projekteffizienz, indem Sie Daten aus mehreren Quellen analysieren

• Hindernisse und Probleme erkennen

Was analysiert eine Machbarkeitsstudie?

Machbarkeitsstudien analysieren die spezifischen Bereiche, die von einem Projekt betroffen sind, um dessen Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen zu berücksichtigen. Diese Studien untersuchen fünf Arten der Machbarkeit:

• Technische Machbarkeit: Konzentriert sich auf die technischen Anforderungen des Projekts und bestimmt, wie das Unternehmen diese Anforderungen erfüllen kann. Für ein Projekt sind beispielsweise möglicherweise Tools oder Software erforderlich, über die das Unternehmen derzeit nicht verfügt. Durch Recherche kann ermittelt werden, ob es sich lohnt, in das Projekt zu investieren.

• Wirtschaftliche Machbarkeit: Dies bezieht sich auf die Kosten und liefert Details zu den Projektkosten, den erwarteten Einnahmen, den prognostizierten Gewinnen und der Kapitalrendite des Unternehmens. Es beschreibt den finanziellen Nutzen des Projekts, um dessen Kosten zu ermitteln.

• Rechtliche Machbarkeit: Damit sind die rechtlichen Anforderungen des Projekts gemeint, beispielsweise Genehmigungen oder Lizenzen. Eine Machbarkeitsstudie ermittelt die rechtlichen Anforderungen und bestätigt, ob die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen für das gesamte Unternehmen von Nutzen ist.

• Operativ: Zu den operativen Aspekten einer Machbarkeitsstudie gehören Hinweise darauf, wie sich die Organisation an das Projekt anpassen wird und wie das Projekt den Zielen und der Mission der Organisation dient. Beispielsweise kann in einer Machbarkeitsstudie festgestellt werden, dass für ein Projekt zusätzliches Personal erforderlich ist, sodass das Unternehmen möglicherweise eine Einstellungsinitiative startet.

• Planung: Hier werden der Projektzeitplan und die Erwartungen für Meilensteine ​​oder Ziele festgelegt. Es untersucht Zeitbeschränkungen und Strategien zur Überwindung von Verzögerungen.

So erstellen Sie eine Machbarkeitsstudie

Die Erstellung einer Machbarkeitsstudie umfasst das Sammeln und Analysieren verschiedener Datenquellen, um ein vollständiges Bild des Projektumfangs zu erhalten. Um eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Erstellen Sie eine vorläufige Analyse des Projekts

Bevor Sie ein neues Unterfangen in Angriff nehmen, ist es wichtig, die Parameter des Projekts zu skizzieren. Eine Machbarkeitsstudie identifiziert die Vor- und Nachteile eines Projekts, sodass Sie Strategien zur Beseitigung von Hindernissen entwickeln können. In diesem Schritt können Sie die Machbarkeit des Projekts im Hinblick auf zukünftiges Marktwachstum, Wettbewerber und Umsatzprognosen ermitteln.

2. Legen Sie Ihre Finanzen dar

In diesem Abschnitt werden die erwarteten Einnahmen, Betriebskosten und Investitionen des Projekts aufgeführt, die für den Beginn oder Abschluss des Projekts erforderlich sind. Versuchen Sie, alle Kosten und erwarteten Einnahmen aus dem Projekt zu berücksichtigen und zu ermitteln. Sie können auch die Ressourcen identifizieren, die zur Gewinnung von Investoren erforderlich sind, z. B. einen Plan zur Kontaktaufnahme mit Banken, Privatinvestoren oder Risikokapitalgebern entwerfen. Berücksichtigen Sie die Kapitalrendite des Projekts, um die finanziellen Kosten zu ermitteln und festzustellen, wie diese Kosten zu Gewinn führen können.

Ihr Finanzprofil kann Folgendes umfassen:

• Merchandising

• Personal

• Reserven

• Gemeinkosten

3. Erforschen Sie den Markt

Bestimmen Sie die aktuellen Marktbedingungen, einschließlich der Wettbewerber und ihrer Strategien. Sammeln Sie Daten, um festzustellen, ob ein Markt für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung existiert, und legen Sie Strategien für den Markteintritt fest. Erwägen Sie den Versand von Umfragen oder die Bildung von Fokusgruppen, um Ihre Kunden und deren Bedürfnisse besser zu verstehen.

Sie können Marktforschung durchführen, um Folgendes zu verstehen:

• Potenzielle Verkäufe

• Projektzeitrahmen

• Marktanteil

• Unterstützung bei der Marktexpansion

• Geografischer Einfluss

4. Organisieren Sie Ihre Projektstruktur

Versuchen Sie, die Ressourcen zu identifizieren, die jetzt verfügbar sind und in Zukunft benötigt werden, indem Sie den projektbezogenen Personalbedarf ermitteln und die Technologieanforderungen erläutern. Geben Sie Schätzungen zur voraussichtlichen Projektdauer an und erläutern Sie den voraussichtlichen Projektzeitplan. Erwägen Sie die Erstellung eines Organigramms, damit Stakeholder und Manager ein klares Verständnis der Umsetzung und des Fortschritts des Projekts haben.

Die Organisation gehört zu:

• Besprechen Sie Projektprobleme oder Hindernisse, um Lösungen zu finden

• Rechtliche Fragen und Pläne zur Einhaltung oder zum Vorschlag alternativer Strategien

• Techniken zur Umsetzung von Teamstrategien und projektbezogenen Talenten

5. Bewerten Sie die Ergebnisse

Es kann sinnvoll sein, Ihre Ergebnisse auszuwerten, um sicherzustellen, dass Sie die Projektziele erreicht und genügend Daten bereitgestellt haben, um Entscheidungen über die Durchführbarkeit des Projekts zu treffen. Überprüfen Sie Ihre Daten, Notizen und Strategien immer wieder. Bestätigen Sie, dass Sie alle Arten der Machbarkeit berücksichtigt haben, und entscheiden Sie, ob Sie Ergänzungen vornehmen müssen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

6. Treffen Sie eine endgültige Entscheidung

Die Datenerfassung bestimmt die Machbarkeit des Projekts. Berücksichtigen Sie alle Komponenten, um sicherzustellen, dass das Projekt den Erwartungen entspricht und erfolgreich abgeschlossen wird. Alternativ könnte die Studie darauf hinweisen, dass es besser ist, den Beginn des Projekts zu verschieben, bis die Bedingungen günstig sind.

Tipps zur Bestimmung der Projektdurchführbarkeit

Da sich die Durchführung eines Projekts auf vielen Ebenen auf ein Unternehmen auswirkt, ist die Feststellung seiner Machbarkeit ein wichtiger Schritt vor der Suche nach Investitionen. Befolgen Sie beim Erstellen einer Machbarkeitsstudie diese Tipps, um sicherzustellen, dass sie gründlich und transparent ist:

Erhalten Sie Feedback

Bevor Sie Ihre Machbarkeitsstudie Entscheidungsträgern oder Stakeholdern präsentieren, holen Sie Feedback von anderen Abteilungen und Teammitgliedern ein. Überprüfen Sie Budgetberechnungen mit der Buchhaltung und bestätigen Sie Verkaufsprognosen mit dem Vertrieb auf Genauigkeit und Identifizierung übersehener Probleme. Fragen Sie die Teammitglieder nach den Tools oder Ressourcen, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu erledigen, und ermitteln Sie, ob im Budget noch Platz ist oder ob es eine alternative Lösung gibt.

Bestätigen Sie die Datenqualität

Überprüfen Sie Ihre Daten und ihre Quellen, um deren Qualität sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Berechnungen korrekt sind, und stellen Sie Daten bereit, die Ihre Schlussfolgerungen untermauern. Erwägen Sie eine erneute Prüfung von Dokumenten und Erklärungen, um sicherzustellen, dass die Informationen vollständig sind. Sie können auch Umfragen versenden oder Fokusgruppen mit interessierten Teilnehmern durchführen, die wertvolle Antworten liefern können.

Erstellen Sie einen Notfallplan

Da nicht alle Projekte die Machbarkeitsanforderungen erfüllen oder zukünftige Bedenken bestehen, ist es ratsam, einen Notfallplan zu haben. Ein Notfallplan konzentriert sich darauf, wie Hindernisse überwunden werden können, um das Projekt voranzutreiben oder Probleme zu mildern. Ein Notfallplan kann beispielsweise Lösungen für potenzielle Lieferverzögerungen bieten, beispielsweise durch die Einleitung eines zweiten Lieferservices.