Was ist Projekt-Stakeholder-Management? (mit Stakeholder-Typen)

14. April 2022

Wenn Sie ein Projektmanager sind, kann es ein wichtiger Aspekt des Projekts sein, die Bedürfnisse verschiedener Gruppen zu verstehen und zu erfüllen. Von Kunden über Investoren bis hin zu Mitarbeitern können verschiedene Stakeholder am Erfolg eines Projekts beteiligt sein. In diesem Artikel beantworten wir die Frage, was Projekt-Stakeholder-Management ist, beschreiben, wie man Stakeholder identifiziert und verwaltet und schlüsseln die verschiedenen Arten von Stakeholdern auf, damit Sie in einer Projektmanagement-Rolle erfolgreich sein können.

Was ist Projekt-Stakeholder-Management?

Projekt-Stakeholder-Management ist der Prozess, bei dem der Projektmanager die verschiedenen am Projekt beteiligten Stakeholder-Gruppen identifiziert und Strategien und Pläne erstellt, um die Erwartungen aller Parteien zu erfüllen. Stakeholder sind in diesem Fall Personen, die möglicherweise ein Interesse am Erfolg des Projekts haben. Dies können Kunden, Teammitglieder, Lieferanten, Manager oder Investoren sein. Um die Erwartungen und Ergebnisse dieser Parteien zu verwalten, muss der Projektmanager möglicherweise die individuellen Bedürfnisse und Bedenken jeder Gruppe verstehen und Pläne entwickeln, um sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Wie Sie Stakeholder identifizieren und verwalten

Hier sind acht Schritte, die Sie befolgen können, um Projektbeteiligte zu identifizieren und zu verwalten:

1. Bestimmen Sie, wer von dem Projekt betroffen sein könnte

Um mit der Identifizierung potenzieller Stakeholder für ein Projekt zu beginnen, können Sie anhand des Erfolgs oder Misserfolgs des Projekts ermitteln, welche Gruppen positive oder negative Auswirkungen haben könnten. Überlegen Sie beispielsweise bei einem Bauprojekt, wer das neue Gebäude nutzen könnte und welche Parteien von seiner Entstehung profitieren könnten. Sie können Stakeholder auch identifizieren, indem Sie darüber nachdenken, welche Arbeiten für das Projekt erforderlich sind und wer diese ausführen kann. In diesem Fall können Teammitglieder, Materiallieferanten oder Investoren Ressourcen und Dienstleistungen anbieten, die zur Verwirklichung des Projekts beitragen.

2. Daten sammeln

Wenn Sie beginnen, mehr über die Stakeholder und ihre Bedürfnisse im Projekt zu erfahren, kann es hilfreich sein, so viele Daten wie möglich über die Wünsche, Erwartungen und Gewohnheiten jeder Gruppe zu sammeln. Je nach Stakeholder können Sie unterschiedliche Methoden zur Datenerhebung nutzen. Sie können beispielsweise Marktforschung durchführen oder Umfragen verteilen, um die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen oder herauszufinden, welche Schwachstellen das Projekt lösen kann. Für andere Stakeholder-Gruppen können Sie Daten sammeln, indem Sie einfach mit jeder Gruppe über ihre Erwartungen und Bedenken sprechen.

3. Erstellen Sie Kategorien und priorisieren Sie

Sie können Kategorien für Stakeholder-Typen erstellen und diese Typen basierend auf ihrer potenziellen Auswirkung auf das Projekt und dem Arbeitsaufwand, der zur Erfüllung ihrer Anforderungen erforderlich ist, priorisieren. Sie können auch Kategorien basierend auf beliebigen Kriterien erstellen, die Ihnen dabei helfen, Erwartungen effektiv zu verwalten. Beispielsweise können Sie Stakeholder nach ihrem Beitrag zum Projekt oder nach dem Zeitraum, in dem sie Ergebnisse erwarten, gruppieren. Für diese Kategorien sind möglicherweise ausführliche Informationen über jede Gruppe und ihre Bedürfnisse erforderlich. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Ihnen Daten fehlen, können Sie die Datenerfassungsvorgänge jederzeit wiederholen.

4. Bleiben Sie organisiert

Angesichts der vielen potenziell konkurrierenden Bedürfnisse und Anliegen der Interessengruppen kann es wichtig sein, ein wirksames und konsistentes System zur Verwaltung aller relevanten Informationen und Aktualisierungen zu schaffen. Sie können Online-Kalendersoftware, Planungs-Apps oder Erinnerungen verwenden, um den Überblick über die Stakeholder-Daten zu behalten. Sobald Gruppen entwickelt und priorisiert sind, können Sie Techniken wie Farbcodierung verwenden, um die für jede Gruppe erforderliche Arbeit zu visualisieren.

Wenn einige Gruppen besonders anspruchsvoll oder komplex erscheinen, können Sie mehrere Methoden zum Organisieren ihrer Daten verwenden. Sie können auch Strategien ausprobieren, z. B. jeden Tag eine bestimmte Zeitspanne einplanen, um auf die Anliegen dieser Interessengruppen einzugehen. Durch die Aufteilung dieser Informationen in kleinere Teile kann der Prozess des Stakeholder-Managements leichter zu bewältigen sein und Zeit und Ressourcen freigesetzt werden, die Sie für die Konzentration auf andere Bereiche des Projekts nutzen können.

5. Planen Sie regelmäßige Treffen

Insbesondere bei großen Projekten, an denen viele Stakeholder beteiligt sind, kann es wichtig sein, regelmäßige Treffen zu vereinbaren, um die Stakeholder über den Status des Projekts zu informieren. Als Führungskraft kann Kommunikation äußerst wichtig sein. Vielleicht möchten Sie einen Weg finden, jederzeit in Kontakt zu bleiben, auch wenn es Probleme oder Verzögerungen gibt.

Obwohl es schwierig sein kann, einen vollen Terminkalender mit mehreren Besprechungen zu bewältigen, kann es einfacher sein, sich mit Problemen auseinanderzusetzen, die aufgrund mangelnder Kommunikation entstehen können. Darüber hinaus können diese regelmäßigen Treffen den Stakeholdern die Möglichkeit bieten, ihre Bedenken hinsichtlich verbesserungswürdiger Bereiche zum Ausdruck zu bringen. Auf diese Weise können Sie die verfügbaren Perspektiven nutzen, um ein qualitativ hochwertiges Projekt zu erstellen.

6. Erstellen Sie benutzerdefinierte Strategien

Da Sie die Wünsche verschiedener Interessengruppen berücksichtigen, möchten Sie möglicherweise für jede Gruppe individuelle Pläne erstellen. Diese Pläne können logistische Informationen zu Besprechungszeiten sowie detaillierte Hinweise dazu enthalten, was jede Gruppe erreichen möchte, wie Sie dies erreichen möchten und wann mit Ergebnissen zu rechnen ist. Dadurch verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und helfen jeder Gruppe zu verstehen, was sie erwarten kann. Sie können auch Ihre Sorgfalt und Ihr Engagement für individuelle Bedürfnisse unter Beweis stellen. Wie in anderen Projektbereichen kann dies dabei helfen, Pläne zu erstellen und kontinuierlich zu aktualisieren.

7. Bauen Sie Beziehungen auf

Während des gesamten Projekts kann der Aufbau sinnvoller Beziehungen zu den Stakeholdern Ihnen dabei helfen, die Erfahrungen und Erwartungen jeder Gruppe zu bewältigen. Erwägen Sie nach Möglichkeit die Untersuchung einzelner Stakeholder. Sie können während oder nach den Geschäftszeiten ein Gespräch beginnen oder Besprechungen vereinbaren, um Ihre Stakeholder kennenzulernen. Auch wenn dies nicht immer notwendig ist, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, kann es Ihnen helfen, besser mit Stakeholdern zu kommunizieren und die besten Strategien zum Verständnis ihrer einzigartigen Gedanken und Ideen zu ermitteln. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Persönlichkeit und Ihre Ideen zu präsentieren, um den Stakeholdern Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.

8. Planen Sie Ihre Reaktion

Als Projektmanager zu arbeiten bedeutet möglicherweise, einen Plan für verschiedene Aspekte des Projekts zu haben. Dazu gehört ein Plan, was zu tun ist, wenn Stakeholder auf Änderungen oder Aktualisierungen in einer bestimmten Weise reagieren. Sobald Sie Ihre Stakeholder kennen und Beziehungen aufgebaut haben, können Sie mit der Planung ihrer Reaktion beginnen.

Eine frühzeitige Berücksichtigung der Reaktion kann dabei helfen, Stress zu vermeiden, der bei unerwarteten Problemen entstehen kann. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie wissen, dass das Update die betroffene Person verärgern könnte. Wenn beispielsweise ein Projekt im Verzug ist und Sie einen Investor benachrichtigen müssen, können Sie damit rechnen, dass dieser über die Nachricht verärgert sein wird. Von dort aus können Sie überlegen, wie Sie die negative Reaktion minimieren können, indem Sie beispielsweise andere positive Nachrichten übermitteln oder beschreiben, wie Sie das Projekt wieder in den Zeitplan bringen möchten.

Arten des Projekt-Stakeholder-Managements

Hier sind zwei Arten von Stakeholdern, denen Sie als Projektmanager begegnen können, und wie Sie jeden von ihnen ansprechen können:

Interne Stakeholder

Interne Stakeholder sind Personen oder Gruppen innerhalb der Projektorganisation. Dies können Mitglieder des Projektteams, andere Manager und Führungskräfte sein. Da der Lebensunterhalt dieser Gruppen vom Erfolg des Projekts abhängt, haben sie möglicherweise bereits ein begründetes Interesse daran, dass es rechtzeitig und effizient abgeschlossen wird.

Als Manager können Sie einen Weg finden, diese Stakeholder für ihre Arbeit zur Rechenschaft zu ziehen und sie zu motivieren, ihre einzigartigen Fähigkeiten zur Verbesserung des Projekts einzusetzen. Eine Möglichkeit, mit diesen Stakeholdern in Kontakt zu treten, besteht darin, sie als Profis zu behandeln, die ebenfalls wollen, dass das Projekt erfolgreich ist. Dazu können offene und ehrliche Diskussionen über den Projektfortschritt und eine Bewertung der Bedürfnisse und Erfolgsbereiche gehören.

Externe Stakeholder

Externe Stakeholder sind Personen oder Gruppen außerhalb der Projektorganisation, die möglicherweise dennoch ein Interesse am Erfolg des Projekts haben. Einige Beispiele für externe Stakeholder sind Projektkunden oder -nutzer, Lieferanten oder Investoren. Ebenso wie interne Stakeholder können die Bedürfnisse dieser Gruppen sehr unterschiedlich sein.

Allerdings sind externe Stakeholder in vielen Fällen möglicherweise nicht ausreichend über die Besonderheiten des Projekts außerhalb ihres Fachgebiets informiert. Auf diese Weise können Sie jedes Team verwalten, indem Sie ermitteln, an welchem ​​Bereich des Projekts es interessiert ist, und Details zu diesem Bereich bereitstellen. Wenn sich der Investor beispielsweise auf die finanziellen Aspekte des Projekts konzentriert, könnten Sie sich in der Besprechung auf die Erörterung des Budgets konzentrieren. Obwohl externe Stakeholder auf die gleiche Weise wie interne Stakeholder in das Projekt eingebunden werden können, sollten Sie nach Möglichkeit eine Verbindung zu ihnen auf der Grundlage ihrer einzigartigen Wissensbasis in Betracht ziehen.