Was ist Projekt-Slippage? (Und wie man es verhindert) • BUOM

11. November 2021

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, müssen Sie Aufgaben innerhalb einer bestimmten, von einem Manager, Vorgesetzten oder Kunden festgelegten Frist abschließen. Die Entwicklung von Methoden zur konsequenten Einhaltung von Fristen kann Ihrem Team dabei helfen, positive Beziehungen aufzubauen und Projektunterbrechungen zu vermeiden. Wenn Sie einige häufige Ursachen für Verzögerungen kennen und wissen, wie Sie sich darauf vorbereiten können, können Sie Ihre Projekte effektiv verwalten. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektschlupf ist, besprechen die Gründe, warum es bei Projekten zu Verzögerungen kommen kann, und geben Anweisungen, wie man einen Schlupf verhindern kann.

Was ist Projekt-Slippage?

Ein Projektrückstand ist eine verpasste Frist bei der Verwaltung einer Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben. Dies kann während der Planungsphase eines Projekts oder während der Ausführung von Aufgaben durch das Team passieren und zu einer Verzögerung zwischen der geplanten Zeit und dem tatsächlichen Fertigstellungstermin führen. Wenn ein Projekt in Verzug gerät, bewerten die Teammitglieder andere Meilensteine ​​und Aufgaben, um zu sehen, wo sie die Zeitpläne verkürzen können, um den ursprünglich geplanten Fertigstellungstermin einzuhalten.

Was verursacht Projektverzögerungen?

Es gibt mehrere häufige Gründe für das Scheitern von Projekten:

Planen Sie die Bewertung

Bei der Planung eines Projekts schätzen Projektmanager häufig die Zeit ein, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sein wird. Dazu gehört die Planung des gesamten Projektzeitplans und die Schätzung der Zeit, die möglicherweise für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich ist. Es gibt mehrere Komponenten bei der Zeitplanschätzung, die zu Verzögerungen führen können:

• Projektanforderungen. Die Definition von Projektanforderungen kann ein wichtiger Schritt in der Projektplanung sein, da Sie das gewünschte Ergebnis des Projekts bestimmen. Ein klares Verständnis der zu liefernden Leistungen, der benötigten Ressourcen, des Budgets und der beteiligten Personen kann dabei helfen, den Auftrag termingerecht einzuhalten.

• Technische Abhängigkeiten: Wenn Sie einen Projektplan erstellen, kann Ihnen das Verständnis technischer Abhängigkeiten wie Systemeinschränkungen und Schulungsbedarf dabei helfen, alle Aufgaben, Tests oder Entwicklungen rechtzeitig abzuschließen. Ebenso kann Ihnen die Planung von Software- oder Hardware-Upgrades dabei helfen, einen genauen Zeitplan zu erstellen.

• Projektabhängigkeiten: Ein effektiver Projektplan identifiziert, welche Aufgaben von anderen Aufgaben oder Personen abhängen, bevor er fortfährt. Erwägen Sie die Priorisierung von Aufgaben mit Abhängigkeiten, um sicherzustellen, dass das Team jeden Schritt termingerecht abschließen kann.

• Testzeit: Möglicherweise möchten Sie Betas, Prototypen oder Testzeit in Ihre Projektpläne einbeziehen, insbesondere für neue Produkte. Das Festlegen realistischer Ziele für das Sammeln von Feedback, das Testen von Produkten oder Systemen und das Vornehmen von Änderungen hilft dabei, einen genauen Zeitplan zu erstellen und einzuhalten.

• Risikoplanung. Bei der Erstellung eines Projektplans ist es sehr wichtig, Risiken getrennt nach Schweregrad und Eintrittswahrscheinlichkeit zu betrachten. Durch die Identifizierung von Risiken können Sie mögliche Verzögerungen vorhersehen und sich darauf vorbereiten, sodass Sie die Auswirkungen von Risiken auf Ihren Zeitplan minimieren können.

Menschen

Da für viele Projekte mehrere Teammitglieder erforderlich sind, kann es oft zu Verzögerungen bei Projekten kommen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Menschen den Zeitplan eines Projekts beeinflussen können:

• Erfahrung des Projektmanagers: Der Projektplan hängt vom technischen Wissen, den Projektmanagementtechniken und einem klaren Verständnis des Ziels des Projektmanagers ab. Exzellentes Management und die richtige Kenntnis der Aufgaben tragen oft dazu bei, Verzögerungen bei der Projektabwicklung zu vermeiden.

• Weggang eines Teammitglieds: Der Weggang eines Teammitglieds mitten in einem Projekt kann zu einer Verzögerung des Gesamtfortschritts des Projekts führen. Einen Ersatz zu finden, ihn in diesem Prozess zu schulen und ihm Aufgaben zuzuweisen, können zusätzliche Abhängigkeiten für den Abschluss des Projekts darstellen.

• Schulungslücken: Jedes Teammitglied benötigt ausreichende Kenntnisse und Verständnis des Projekts, der Systeme und seiner individuellen Rollen, um sich untereinander zu koordinieren und Fristen einzuhalten. Bei neuen Teammitgliedern, Kunden oder Leuten, die mit neuen Systemen, Produkten oder Prozessen arbeiten, kann zusätzliche Zeit im Zeitplan dazu beitragen, Rückstände zu vermeiden.

• Globale Teams: Globalisierung und Outsourcing sind weit verbreitet und es ist üblich, ein Entwicklerteam in verschiedenen geografischen Regionen mit unterschiedlichen Zeitzonen einzustellen. Durch die richtige Koordination der Zeitzonen können Verzögerungen bei der Projektabwicklung vermieden werden.

• Kommunikationsprobleme: Jeder Mensch hat einen einzigartigen Kommunikationsstil. Eine rechtzeitige Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem Projektmanager kann dazu beitragen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.

Beteiligung Dritter

Die Beteiligung Dritter an Projekten kann eine häufige Ursache für Ausrutscher sein. Beispielsweise kann die Zusammenarbeit mit Kunden zur Beschaffung von Produktinformationen zwischen dem Sammeln und Analysieren von Daten und Feedback zusätzliche Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Während Teammitglieder möglicherweise KPIs (Key Performance Indicators) zuweisen, um ihre Fristen einzuhalten, können Sie Kunden und Lieferanten wahrscheinlich bitten, ihre Fristen einzuhalten und bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen.

Kriechbereich

Einer der wichtigsten Aspekte für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts ist die Festlegung des Umfangs vor Beginn. Durch die Überprüfung kann sichergestellt werden, dass die Anforderungen klar und präzise sind und alle mit den Ergebnissen einverstanden sind. Manchmal identifizieren Stakeholder während der Produktentwicklung mehrere Anpassungen, die sie am Design vornehmen möchten. Nachdem Sie beispielsweise Feedback zu einem Projekt gesammelt haben, können Sie eine neue Funktion identifizieren, die Sie in die erste Version des Produkts aufnehmen möchten. Zusätzliche Aufgaben oder Anforderungen, die nach der Definition der Projektanforderungen hinzugefügt werden, was als „Scope Creep“ bezeichnet wird, können zu Abweichungen führen.

So verhindern Sie, dass Ihr Projekt verrutscht

Hier sind ein paar Schritte, die Sie unternehmen können, um zu verhindern, dass Ihr Projekt ins Wanken gerät:

1. Bewerten Sie das Risiko

Die Risikobewertung ist ein wichtiger Schritt in der Planungsphase eines Projekts. Das bedeutet, jeden Bereich des Projekts zu identifizieren, in dem es zu Verzögerungen oder anderen Problemen, wie etwa Kostenüberschreitungen, kommen kann. Dabei geht es sowohl um die Bestimmung der Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Problems als auch um seine Auswirkungen auf das Projekt. Erwägen Sie die Bewertung potenzieller Risiken auf einer numerischen Skala, um die riskantesten Aufgaben innerhalb des Projekts zu ermitteln.

2. Entwickeln Sie eine Strategie für Korrekturmaßnahmen

Sobald Sie Ihre Risiken identifiziert und bewertet haben, können Sie eine Strategie für Korrekturmaßnahmen erstellen. Dazu gehört die Zuweisung von Teammitgliedern, die bei der Lösung des Problems helfen können, die Ermittlung möglicher Schritte und die Erstellung eines Prozesses zur Überprüfung der Risikominderung. Beispielsweise können Sie einen Techniker damit beauftragen, die Gründe für das Herunterfahren des Systems zu untersuchen, etwaige Probleme zu beheben und seine Stabilität zu überprüfen, bevor Sie mit dem Projekt fortfahren. Erwägen Sie Korrekturmaßnahmen für alle Risiken mit hohem Schweregrad und hoher Wahrscheinlichkeit.

3. Stellen Sie eine klare Kommunikation her

Die Einrichtung klarer Kommunikationswege mit allen Teammitgliedern zu Beginn eines Projekts kann dazu beitragen, Verzögerungen in diesem Bereich zu vermeiden. Erwägen Sie, klarzustellen, wo Personen Fragen stellen, den Aufgabenstatus melden und sich gegenseitig unterstützen können. Durch regelmäßige Statusbesprechungen kann sichergestellt werden, dass jeder über Projektstatus, Meilensteine, Risikoverfolgung und Änderungskommunikation während des gesamten Projekts informiert ist.

4. Vernetzen Sie sich mit Teammitgliedern

Ein Projektmanager weist häufig Aufgaben an Personen aus verschiedenen Teams zu. Während ihre Vorgesetzten möglicherweise mehr Befugnisse haben, um sicherzustellen, dass ihre Pflichten erfüllt werden, kann die Nachverfolgung mit Einzelpersonen sie motivieren, Fristen einzuhalten. Sie können vor Ablauf der Projektfrist eine Benachrichtigung senden, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist, und um mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen. Auch bei der Zusammenarbeit mit Dritten wie Lieferanten, Lieferanten oder Kunden kann eine häufige Kommunikation mit ihnen dazu beitragen, dass sie ihre Maßnahmen rechtzeitig abschließen.

5. Nutzen Sie Technologie

Der Einsatz verschiedener Technologietools kann dabei helfen, den Status Ihres Projekts zu verfolgen und die Transparenz zwischen den Teammitgliedern zu erhöhen. Erwägen Sie Tools wie Aufgabenverfolgungssoftware, Gesamtprojektpläne und Datenanalysen. Diese Lösungen können Ihnen dabei helfen, einen klaren Projektplan zu erstellen, Status und Aufgaben zu überprüfen und Risiken zu identifizieren. Auch das digitale Speichern vergangener Projekte kann Ihnen bei der Planung zukünftiger Projekte helfen.