Was ist Portokasse? Wie es funktioniert und wie man es verwendet • BUOM

3. März 2021

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, kann davon profitieren, im Rahmen seines Buchhaltungsprozesses über einen Portokassenfonds zu verfügen, um Nebenkosten zu begleichen und Mitarbeiter zu entschädigen. Wenn Sie über ein Portokassenkonto verfügen, mit dem Sie die Transaktionen Ihres Unternehmens verwalten können, ist es einfacher, steuerlich absetzbare Ausgaben zu verfolgen und Geschäftsausgaben von persönlichen Ausgaben zu trennen. Es ist wichtig, die Portokassen zu verstehen, um die Finanzen Ihres Unternehmens genauer und effizienter verfolgen zu können.

In diesem Artikel besprechen wir, was Portokasse ist und wie man sie verwendet.

Was ist Kleingeld?

Bei der Portokasse handelt es sich um einen kleinen Geldbetrag, den ein Unternehmen normalerweise zur Verfügung hat, um kleinere Ausgaben für sein Tagesgeschäft zu decken. Portokassen werden in der Regel regelmäßig abgeglichen (ein Buchhaltungsprozess, bei dem zwei Sätze von Dokumenten oder Aufzeichnungen verglichen werden, um zu überprüfen, ob die Zahlen korrekt und konsistent sind), und die Transaktionen werden auch in den Finanzberichten berücksichtigt. Die Portokasse wird üblicherweise in einer Schublade oder Kiste aufbewahrt.

Wie verwenden Unternehmen die Portokasse?

Unternehmen verwenden Bargeld häufig, um kleine Büromaterialien, Porto, Blumen, Taxis und andere kleine Einkäufe zu bezahlen oder um jemandem Ausgaben wie Mittagessen oder Kaffee zu erstatten. Wenn ein Unternehmen diese Ausgaben bezahlt, wird in der Regel eine Kassenquittung oder ein Beleg mit Informationen zu jeder Transaktion ausgefüllt, damit diese im Buchhaltungssystem des Unternehmens erfasst und in den Finanzbericht aufgenommen werden können.

Wie funktioniert Kleingeld?

Die Portokasse ist eine bequeme Möglichkeit, Ausgaben zu decken, die zu gering sind, um mit einem Scheck beglichen zu werden. Durch die Einrichtung eines Kassenfonds können Unternehmen ihre Ausgaben mit minimalem Kosten- und Verwaltungsaufwand kontrollieren und abrechnen.

Unternehmen richten in der Regel einen Portokassenfonds ein, indem sie einen Scheck ausstellen, der an den Portokassenverwahrer zahlbar ist. Dabei handelt es sich um die Person, die für die Verwaltung des Portokassenfonds und die Abrechnung der aus dem Fonds getätigten Ausgaben verantwortlich ist. Eine Portokasse ist in der Regel groß genug, um die Ausgaben für einen Monat oder einen anderen angemessenen Zeitraum zu decken.

Sobald der Scheck eingelöst ist, legt der Kassenverwahrer das Geld in einen Safe oder eine kleine Box, die verschließbar ist. Der Fonds kann nun bei Bedarf ausgegeben werden. Die Depotbank berücksichtigt keine Portokassen in der Journalbuchung, es sei denn, es erfolgt eine Anpassung des ursprünglichen Betrags. Ein Journaleintrag ist eine physische Aufzeichnung oder ein digitales Dokument, das alle Finanztransaktionen eines Unternehmens aufzeichnet. Die Erfassung kann im Hauptbuch des Unternehmens oder im Nebenbuch erfolgen.

Ein Vorteil eines Portokassenfonds besteht darin, dass für Zahlungen aus dem Fonds zum Zeitpunkt der Zahlung keine Buchungseinträge erforderlich sind, sodass nicht viele Einträge für kleine Transaktionen erstellt werden müssen. Nur während des Abrechnungszeitraums nimmt das Unternehmen eine Journalbuchung vor.

Bei der Auszahlung von Geldern aus dem Fonds erstellt der Kassenverwahrer eine Quittung, die die Unterschrift des Antragstellers erfordert. Ein Bankscheck ist ein Formular oder Dokument, das den Betrag und den Grund für die Ausgabe von Bargeld angibt. Die Depotbank muss für jede Auszahlung einen Beleg erstellen und dem Beleg alle Belege über die Ausgaben, wie Rechnungen und Quittungen, beifügen. Die Depotbank muss außerdem sicherstellen, dass die verfügbaren Barmittel und Kassenbelege jederzeit der ursprünglichen Fondssumme entsprechen.

Auffüllung der Kassenkasse

Unternehmen füllen den Kassenbestand in der Regel entweder dann wieder auf, wenn er abnimmt, oder am Ende eines Abrechnungszeitraums. Im letzteren Fall tun die Unternehmen dies so, dass die Fondsausgaben erst dann in den Konten erfasst werden, wenn der Scheck ausgestellt und eine Journalbuchung vorgenommen wird. Um herauszufinden, welche Konten belastet werden sollen, konsolidiert die Depotbank die Geldeingänge und fasst die Gründe für die Ausgaben zusammen.

Angenommen, der Kassenbestand Ihres Unternehmens in Höhe von 100 US-Dollar verfügt derzeit über einen verfügbaren Saldo von 10 US-Dollar. Eine Zusammenfassung der Gutscheine zeigt Zahlungen in Höhe von 20 US-Dollar für die Lieferung an Kunden, 20 US-Dollar für Mitarbeitervorschüsse und 50 US-Dollar für Briefmarken. Die Höhe dieser Zahlungen beträgt 90 $. Sobald die Gutscheine überprüft und genehmigt wurden, wird ein Scheck über 90 US-Dollar ausgestellt, der den Bargeldbestand im Portokassenfonds auf einen Saldo von 100 US-Dollar wiederherstellt.

Es kann vorkommen, dass eine Depotbank bei der Verwaltung eines Geldbetrags Fehler macht oder vom Antragsteller oder den Mitarbeitern, die das Geld verwenden, falsche Beträge zurückerhält. Diese Fehler führen dazu, dass die Barmittel im Fonds höher oder niedriger sind, als der Fondsbetrag betragen sollte. Bei der Auffüllung des Fonds entspricht der dem Fonds gutzuschreibende Betrag der Differenz zwischen dem tatsächlichen Bargeldbestand im Fonds und dem festgestellten Betrag.

In diesem Szenario müsste die Depotbank alle Gutscheine belasten. Bei Unstimmigkeiten sind diese dem Kassen- und Kontokorrentkonto gutzuschreiben bzw. zu belasten. Dabei handelt es sich um ein Gewinn- und Verlustkonto im Hauptbuch eines Unternehmens, auf dem Liquiditätsengpässe oder übermäßige Liquiditätsengpässe erfasst werden.

Änderung des Portokassenbetrags

Ist der Kassenbestand größer als nötig, zahlt die Kassenverwahrstelle den überschüssigen Betrag wieder auf das Girokonto des Unternehmens ein. Um die Verringerung des Fonds widerzuspiegeln, belastet die Depotbank den auf dem Girokonto des Unternehmens eingezahlten Betrag mit Bargeld und schreibt die Portokasse gut. Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Kürzung des Portokassenfonds um 100 $ erfasst werden kann:

Lastschrift, Gutschrift, Bargeld 100 $, Portokasse 100 $

Wenn der Kassenfonds jedoch zu klein ist und alle paar Tage eine Auffüllung erforderlich ist, schreibt der Eintrag, der die Erhöhung des Fonds widerspiegelt, den Kassenbetrag um den Betrag der Erhöhung gut und belastet ihn.

Kassenprüfung

Unternehmen führen in der Regel unangekündigte Audits und jährliche Audits durch, um sicherzustellen, dass bestehende Kontrollen menschliches Versagen wirksam reduzieren und Veruntreuung und Verschwendung von Portokassen verhindern. Bei unangekündigten Prüfungen überprüft der Unternehmensprüfer die Richtigkeit der Kassenbestände, indem er Bargeld und Gutscheine mit dem Eröffnungskassenbestand abgleicht.

Einmal im Jahr überprüft das Unternehmen die Standardarbeitsanweisungen, befragt und beobachtet den Kassenverwalter und erstellt Prüfprotokolle. Sie können beispielsweise vornummerierte Kassenbelege überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Belege fehlen, und nach dem Zufallsprinzip Kassenzahlungen und Journaleinträge auswählen, die von Anfang bis Ende überprüft werden sollen.

Wie bilanzieren Unternehmen ihre Portokassen?

Bei Verwendung eines Portokassenfonds verbucht die Depotbank Bargeldtransaktionen im Jahresabschluss. Bei Bareinkäufen werden keine Buchungen erfasst. Journaleinträge werden nur dann erfasst, wenn die Depotbank Bargeld benötigt. Gegen Quittungen erhalten sie neue Mittel. Die Buchung für die Bereitstellung von zusätzlichem Bargeld an die Depotbank stellt einen Geldeingang und eine Belastung des Kassenkontos dar.

So verwalten Sie die Portokasse

Während die Portokasse die Verwaltung von Geschäftsausgaben einfacher und bequemer machen kann, birgt sie auch eigene Risiken. Um diese Risiken zu reduzieren, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Legen Sie einen angemessenen Betrag fest

Legen Sie einen angemessenen Betrag für Ihre Kleinkasse fest. Stellen Sie sicher, dass es klein genug ist, dass Mitarbeiter es nicht stehlen können, aber groß genug, dass Sie es nicht zu oft nachfüllen müssen. Wählen Sie einen Dollarbetrag, der kleine Ausgaben für etwa einen Monat abdeckt. Normalerweise eignet sich für viele kleine Unternehmen ein Portokassenfonds in Höhe von 100 bis 500 US-Dollar.

2. Geben Sie die zulässigen Zahlungen an

Um zu verhindern, dass Mitarbeiter Kleingeld für gemeinnützige Aktivitäten ausgeben, sollte es eine Richtlinie geben, wofür Kleingeld ausgegeben werden darf und was nicht. Unternehmen nutzen die Portokasse oft, um Kunden Wechselgeld zu geben und kleine unerwartete Ausgaben wie Büromaterial oder kleinere Reparaturen zu bezahlen. Am besten halten Sie Ihre Portokassenpolice schriftlich fest und nennen einige Beispiele für förderfähige Ausgaben. Sie können auch ein Limit für alle Bargeldtransaktionen festlegen, beispielsweise 25 $.

3. Führen Sie für jede Transaktion ein Protokoll

Die Portokasse stellt für Ihr Unternehmen in der Regel keine nennenswerte Ausgabe dar. Wenn Sie es jedoch versäumen, die Mitarbeiter für Bargeldbeträge zur Rechenschaft zu ziehen, könnten sie dazu ermutigt werden, Gelder zu stehlen oder zu veruntreuen. Um dies zu verhindern, verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern, für jede Transaktion, einschließlich der Quittungen, ein Kassenbuch zu führen. In der Kasse müssen die gekauften Artikel, das Kaufdatum und der Betrag angegeben sein. Bitten Sie Ihren Betreuer außerdem, die Registrierkasse zu überprüfen, bevor Sie etwas in die Portokasse einzahlen.

Möglicherweise möchten Sie auch, dass Ihre Depotbank eine Tabelle führt, in der nachverfolgt wird, wer die Portokasse anfordert, welche Artikel gekauft wurden, das Kaufdatum und den für den Monat gezahlten Gesamtbetrag. Die Führung einer Tabellenkalkulation hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, sondern stellt auch sicher, dass Sie besser vorbereitet sind, wenn die Steuersaison beginnt.