Was ist PDF? Vollständiger Leitfaden (mit Vorteilen) • BUOM

2. April 2022

Adobe Systems führte PDFs ein, um ein Dateiformat zu schaffen, das das Senden und Öffnen von Dateien für Unternehmen einfacher macht. Heutzutage verwenden viele Fachleute PDFs am Arbeitsplatz, um Dokumente mit ihren Kunden, Kollegen oder Managern zu teilen. Indem Sie sich die grundlegenden Informationen zu diesem Dateityp aneignen, können Sie lernen, wie Sie PDF-Dateien effektiv erstellen, bearbeiten und speichern. In diesem Artikel besprechen wir, was dieser Dateityp ist, erläutern die Vorteile seiner Verwendung und geben dann Schritte zum Erstellen, Öffnen, Speichern und Bearbeiten an.

Was ist PDF?

Eine tragbare Dokumentdatei oder PDF ist ein flexibles Dokument, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente schnell zu speichern, zu teilen, anzuzeigen und zu bearbeiten. Unabhängig davon, ob Sie eine Textdatei oder eine Bilddatei als PDF speichern, bleibt das Format in der Regel auf jedem Software- oder Hardwaresystem gleich. In Dateien können Sie je nach Bedarf auch Audio, Video, Dokumente, Links und Schaltflächen einfügen.

PDF-Dateien erfreuen sich bei Fachleuten oft großer Beliebtheit, da sie auf den meisten Geräten angezeigt werden können, darunter Tablets, Mobiltelefone, Laptops und Desktop-Computer. Sie können sie sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Betriebssystemen öffnen und die gleichen Formatierungselemente wie Schriftgröße, Seitenlayout oder Randbreite beibehalten. Sie können für andere Benutzer auch leere Textfelder zu PDFs hinzufügen, sodass diese Sie beim Versenden digitaler Formulare oder Verträge unterstützen können.

Vorteile der Verwendung von PDF am Arbeitsplatz

Die Verwendung von PDFs am Arbeitsplatz bietet viele Vorteile, darunter:

• Universelle Formatierung. Viele Menschen finden, dass PDFs einfacher zu teilen sind, was bedeutet, dass Sie Dokumente effizienter an andere Personen überall senden können. Dies kann besonders für Unternehmen nützlich sein, deren Mitarbeiter sich in verschiedenen Ländern befinden oder die häufig von zu Hause aus arbeiten und möglicherweise über unterschiedliche Computersysteme verfügen.

• Kleine Dateigröße: PDF-Dateien komprimieren große Dateien und verkleinern sie erheblich, wodurch Platz auf der Festplatte Ihres Computers gespart werden kann. Dies kann besonders für Fachleute nützlich sein, die mehrseitige PDFs verteilen, beispielsweise Professoren, die vollständige Bücher rezensieren, oder Anwälte, die Fallzusammenfassungen teilen.

• Passwortschutz. Unternehmen haben oft mit sensiblen Kundeninformationen zu tun und es ist wichtig, dass diese Daten nur für die richtigen Parteien sichtbar sind. Mit PDF-Dateien können Benutzer Passwörter erstellen, um sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Beteiligten Dokumente anzeigen können.

• Elektronische Signaturen: PDFs ermöglichen eine elektronische Signatur, die die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Elektronische Signaturen können eine schnellere Abwicklung ermöglichen, wenn Unternehmen Unterschriften von ihren Kunden benötigen, da sie dies elektronisch tun können.

• Bearbeitungstransparenz: PDFs sind in der Regel schreibgeschützt. Wenn also jemand einen PDF-Editor hat und das Dokument bearbeitet, hinterlässt er oft einen digitalen Fußabdruck. Dadurch können Sie jede von anderen Benutzern am Dokument vorgenommene Änderung nachverfolgen.

So erstellen Sie ein PDF

Unabhängig davon, ob Sie ein Windows- oder Mac-Computersystem verwenden, können Sie eine Reihe von Schritten befolgen, um erfolgreich eine PDF-Datei zu erstellen. Betrachten Sie die folgenden Schritte:

So erstellen Sie eine PDF-Datei auf einem Windows-Computer

Wenn Sie ein Windows-System verwenden, befolgen Sie diese Schritte, um eine PDF-Datei zu erstellen:

1. Erstellen und bearbeiten Sie ein DOCX-Dokument mit Microsoft Word.

2. Wenn Sie mit Ihrem Dokument fertig sind, klicken Sie auf das Microsoft Office-Logo in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

3. Wenn das Dropdown-Menü angezeigt wird, wählen Sie Speichern unter.

4. Suchen Sie die Option „Speichern unter“ mit der Bezeichnung „PDF oder XPS“ und klicken Sie darauf.

5. Erstellen Sie einen Titel für Ihr Dokument.

6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei als PDF zu speichern.

So erstellen Sie PDFs auf dem Mac

Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Erstellen Sie ein Dokument mit Microsoft Office für Mac.

2. Wenn Sie mit Ihrem Dokument fertig sind, klicken Sie auf das Menü „Datei“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

3. Wählen Sie „Drucken“ aus dem Menü.

4. Wählen Sie in der unteren linken Ecke des Popup-Fensters „PDF“ als Dateityp aus, den Sie erstellen möchten.

5. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei ein.

6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei zu speichern.

So öffnen Sie PDF

Viele Benutzer laden normalerweise ein Programm herunter, um ihre PDF-Dateien zu öffnen und anzuzeigen, Sie können jedoch auch das integrierte Programm des Betriebssystems verwenden. Betrachten Sie die folgenden Schritte:

So öffnen Sie PDF auf einem Windows-Computer

Führen Sie auf einem Windows-Computer die folgenden Schritte aus, um eine PDF-Datei zu öffnen:

1. Installieren Sie einen PDF-Viewer wie Adobe Reader oder öffnen Sie Microsoft Edge, einen vorinstallierten Internetbrowser, mit dem Sie PDF-Dateien bearbeiten können.

2. Suchen Sie die PDF-Datei, die Sie anzeigen möchten, in Ihrem Ordner „Dokumente“.

3. Doppelklicken Sie auf die PDF-Datei, um deren Inhalt in Microsoft Edge oder einer Drittanbieter-App zu öffnen.

4. Geben Sie bei Bedarf im erscheinenden Fenster das Dokumentpasswort ein.

So öffnen Sie PDF auf dem Mac

Hier sind die Anweisungen zum Öffnen von PDFs auf dem Mac:

1. Laden Sie einen PDF-Viewer wie Adobe Reader herunter.

2. Klicken Sie in der unteren linken Ecke Ihres Mac auf das Finder-Symbol.

3. Suchen Sie das PDF, das Sie öffnen möchten.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei. Dann erscheint ein Popup-Menü.

5. Wählen Sie „Öffnen mit“ aus dem Popup-Menü und wählen Sie das heruntergeladene Drittanbieterprogramm aus.

6. Geben Sie ggf. das Dateipasswort ein.

So speichern Sie ein PDF mit der Druckfunktion

Sie können die Druckfunktion in Microsoft Word oder Ihrem Internetbrowser verwenden, um die alte Datei als PDF zu speichern. Sie können diese Funktion auch verwenden, um bestimmte Seiten als PDF zu speichern und den Rest wegzulassen. Hier sind die allgemeinen Schritte zum Speichern einer PDF-Datei mithilfe der Druckfunktion auf Ihrem Windows- oder Mac-Computer:

1. Öffnen Sie Microsoft Word oder Ihren bevorzugten Internetbrowser.

2. Klicken Sie auf das Menü „Datei“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

3. Klicken Sie in diesem Dropdown-Menü auf „Drucken“.

4. Wenn das Popup-Fenster erscheint, suchen Sie nach dem Wort „Drucker“.

5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Als PDF drucken“.

6. Klicken Sie auf „Drucken“ und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, einen Namen für Ihre neue Datei anzugeben.

7. Sobald Sie einen Namen eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“ und Ihre Datei wird in eine PDF-Datei umgewandelt.

So bearbeiten Sie PDF

Wenn Ihnen jemand eine E-Mail mit einem Dokument sendet, das Sie bearbeiten müssen, gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Änderungen vorzunehmen. Diese sind auf Windows- und Mac-Computern gleich und umfassen:

So bearbeiten Sie PDFs mit Microsoft Word

Viele Fachleute verwenden Microsoft Word, um die grundlegenden Textelemente einer PDF-Datei zu ändern. Erwägen Sie die Nutzung der folgenden Bereiche:

1. Öffnen Sie Microsoft Word auf Ihrem Computer.

2. Klicken Sie auf das Menü „Datei“ und wählen Sie „Öffnen“, um die PDF-Datei zu finden.

3. Wenn das Popup-Fenster erscheint, suchen Sie die PDF-Datei.

4. Klicken Sie auf die Datei, die Sie öffnen möchten.

5. Wählen Sie in der angezeigten Meldung „OK“ aus, um den Benutzer darüber zu informieren, wie das Programm die PDF-Datei in ein bearbeitbares Dokument umwandeln wird.

6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Informationen im Word-Dokument.

7. Speichern Sie das Dokument erneut als PDF, indem Sie „Datei“ und „Speichern“ auswählen und dann im Dialogfeld mit den verschiedenen Dateiformaten auf „PDF“ klicken.

So bearbeiten Sie PDFs mit Adobe Acrobat DC

Adobe Acrobat DC ist in der Regel eine kostenlose Software, die Sie beim Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von PDF-Dateien unterstützt. Sie können es auf Ihren Computer herunterladen und mit dem Programm alle eingehenden oder ausgehenden PDF-Dateien bearbeiten. Nachfolgend finden Sie die Anweisungen zum Bearbeiten der PDF-Datei nach dem Herunterladen der Software:

1. Öffnen Sie Adobe Acrobat DC auf Ihrem Computer.

2. Gehen Sie zum Menü „Datei“ und wählen Sie „Öffnen“.

3. Suchen Sie den gewünschten Dateinamen und klicken Sie auf Öffnen, um die Datei anzuzeigen.

4. Wählen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms „PDF bearbeiten“.

5. Ändern Sie seine Elemente, fügen Sie beispielsweise neuen Text hinzu, bearbeiten Sie vorhandenen Text, ändern Sie Schriftarten oder ändern Sie die Größe von Bildern.

6. Wenn Sie fertig sind, kehren Sie zum Menü „Datei“ zurück und klicken Sie auf „Speichern“, um das Dokument zu aktualisieren.

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