Was ist institutionelles Wissen? Definition und Bedeutung • BUOM

2. April 2022

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, nimmt er einen erheblichen Teil des Know-hows mit, das zum effizienten Betrieb des Unternehmens beigetragen hat. Das Wissen dieser Mitarbeiter wird als institutionelles Wissen bezeichnet und sein Verlust kann spürbare Folgen haben. Wenn Sie im Personalwesen arbeiten oder sich einfach nur für das Thema interessieren, kann es hilfreich sein, den Wert institutionellen Wissens und seine Auswirkungen zu verstehen. In diesem Artikel definieren wir institutionelles Wissen, diskutieren seine Bedeutung und erklären, wie Sie es behalten und am Arbeitsplatz nutzen können.

Was ist institutionelles Wissen?

Institutionelles Wissen, auch institutionelles Gedächtnis genannt, repräsentiert das kollektive Verständnis und die Fähigkeiten der Belegschaft einer Organisation. Es gibt verschiedene Formen institutionellen Wissens. Ein Teil davon ist absichtliches Wissen, das durch systematisches Erlernen von Organisationsmethoden erworben wurde. Es kann auch organisch im Laufe der Zeit und unter dem Einfluss verschiedener Arbeitsszenarien entstehen, oder es kann entstehen, weil eine Person Eigenschaften oder Intuitionen über sie hat. Vor diesem Hintergrund kann institutionelles Wissen in zwei Haupttypen unterteilt werden:

• Greifbar: Dieser Typ, auch als explizites institutionelles Wissen bekannt, bezieht sich auf Wissen, das eine Organisation systematisch speichern und an ihre Mitarbeiter weitergeben kann, beispielsweise in Papierform oder in digitalen Dokumenten. Dieses Wissen hängt nicht von einer bestimmten Person in der Organisation ab, die es speichert und weitergibt.

• Immateriell: Auch stillschweigendes institutionelles Wissen genannt. Dabei handelt es sich um das Wissen, das eine Person in einer Organisation aufgrund ihrer Erfahrung oder charakteristischen Eigenschaften besitzt. Dies wird durch direktes Training mit dem Einzelnen vermittelt, ist jedoch nur dann greifbar, wenn es auf einem reproduzierbaren Medium aufgezeichnet wird.

Da immaterielles Wissen von einzelnen Mitgliedern stammt, kann es sein, dass die Organisation dieses Wissen verliert, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Beispielsweise verfügt ein Unternehmensveteran mit 10-jähriger Betriebszugehörigkeit wahrscheinlich über beträchtliche Weisheit in Bezug auf seine Position, und wenn er sich dazu entschließt, eine Stelle woanders zu suchen, wird er diese Weisheit mitnehmen, wenn er sie nicht an einen anderen Mitarbeiter weitergibt. oder vorab in einer zugänglichen, reproduzierbaren Form erfassen.

Warum ist institutionelles Wissen wichtig?

Institutionelles Wissen ist wichtig, da es den Mitarbeitern das Verständnis vermittelt, das sie für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Besonders wertvoll ist immaterielles institutionelles Wissen, das in der Regel reich an Ratschlägen ist, die Menschen darauf vorbereiten, sich an Situationen anzupassen, die sich sonst einer Systematisierung entziehen würden. Durch die Verfügbarkeit dieses Wissens am Arbeitsplatz dürfte die Organisation bestimmte Vorteile erzielen, nämlich:

Verbesserte Aufbewahrung

Unter Bindung versteht man die Fähigkeit einer Organisation, ihre Mitarbeiter zu halten. Institutionelles Wissen kann die Mitarbeiterbindung verbessern, indem es den Mitarbeitern die Informationen und Schulungen bietet, die sie benötigen, um erfolgreich und engagiert zu sein. Mitarbeiter, die verstehen, wie sie ihre Arbeit erledigen müssen, verbringen weniger Zeit mit Aktivitäten, die zu Frustration führen können, wie zum Beispiel der Suche nach wichtigen Informationen. Stattdessen können sie sich auf die Aufgabe konzentrieren, sie erfolgreich abschließen und werden möglicherweise für ihre Fähigkeiten anerkannt. Wenn sie zur Erledigung einer Aufgabe zusätzliche Informationen benötigen, kann der Zugang zu materiellen und immateriellen Quellen institutionellen Wissens es einfacher machen, an die gesuchten Details zu gelangen.

Erhöhte Effizienz

Eine effiziente Belegschaft kann die Arbeit schnell und zu geringeren Kosten erledigen. Institutionelles Wissen fördert die Effizienz, indem es der Belegschaft leicht zugängliche Informationen bereitstellt. Ohne dieses Wissen kann es sein, dass Mitarbeiter sehr lange warten, bis Informationen bei ihnen eintreffen oder erstellt werden. Im Gegenteil: Wenn ein Mitarbeiter weiß, wo er relevante Dokumente findet oder an wen er sich wenden kann, um Rat zu erhalten, kann er die erforderlichen Informationen mit minimalem Zeitaufwand beschaffen. Das Ergebnis sind weniger und weniger erhebliche Verzögerungen, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.

Wie man institutionelles Wissen am Arbeitsplatz nutzt

Hier ist eine Strategie, um institutionelles Wissen an Ihrem Arbeitsplatz zu bewahren und zu nutzen:

1. Schaffen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit

Am Arbeitsplatz ist eine Kultur der Zusammenarbeit eine Umgebung, die nicht nur aktive Teamarbeit fördert, sondern auch Mitglieder innerhalb und zwischen Teams befähigt, zusammenzuarbeiten, um Unternehmensziele zu erreichen. Die Idee hinter einer kollaborativen Kultur besteht darin, dass die Kombination verschiedener Fähigkeiten und Denkweisen dazu beiträgt, die Kompetenzlücken jedes einzelnen Mitglieds zu schließen, was zu mehr Effizienz und Qualität führt. Die Idee hinter institutionellem Wissen ähnelt der Idee, dass materielle und immaterielle Wissensquellen den Mitarbeitern die Informationen liefern können, die sie für eine gute Arbeit benötigen.

Um in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen, schulen Sie Manager darin, den Wert von Gemeinschaftsprojekten zu verstehen, die Zusammenarbeit ihrer Teammitglieder zu fördern und die Ergebnisse durch gezielte Gruppierung von Mitarbeitern zu optimieren. Es kann auch hilfreich sein, externe Trainer oder Experten hinzuzuziehen, um die Mitarbeiter in Implementierungstechniken und der Bedeutung der Anerkennung des Werts verschiedener Ideen zu schulen.

2. Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen

Eine Standardarbeitsanweisung, allgemein bekannt unter dem Akronym SOP, ist eine Reihe von Richtlinien für die Durchführung einer allgemeinen oder routinemäßigen Aufgabe in einer Organisation. Dies ist ein Beispiel für eine materielle Quelle institutionellen Wissens. Es bezieht sich auf einen regelmäßigen und charakteristischen Vorgang, der von den Mitgliedern der Organisation verstanden werden muss. Durch die Standardisierung des Verfahrens und die schriftliche Niederschrift kann eine Organisation den Zeit- und Kostenaufwand für die Schulung neuer Mitarbeiter minimieren und die Konsistenz der bereitgestellten Informationen sicherstellen. Darüber hinaus können vorhandene Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen.

Identifizieren Sie zunächst standardisierte Abläufe innerhalb der Organisation. Die idealen Operationen hierfür sind solche, die wenige oder keine Variablen haben. Beispielsweise lassen sich Dateinamenskonventionen leicht standardisieren, da Variationen wahrscheinlich keinen funktionalen Wert haben. Sobald Sie diese Vorgänge identifiziert haben, organisieren Sie Treffen mit und unter Mitgliedern, die wertvolle Beiträge zur Standardisierung leisten können. Definieren Sie dann Ihren Zweck für jede SOP, die Kennzahlen, anhand derer Sie den Erfolg messen können, und die Personen, die die SOP am besten erfassen können.

3. Konzentrieren Sie sich auf die Bindung

Ein Großteil des institutionellen Wissensverlusts entsteht dadurch, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, um nach anderen Möglichkeiten zu suchen. Um Fluktuation zu verhindern und institutionelles Wissen zu behalten, konzentrieren Sie sich auf die Implementierung von Methoden zur Verbesserung der Bindung. Hier sind einige Methoden, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Bessere Vergütung bieten: Viele Arbeitnehmer suchen anderswo nach Möglichkeiten, weil sie höhere Löhne und mehr Sozialleistungen erwarten. Indem Sie diese Vorteile als Ausgangspunkt anbieten, können Sie nicht nur finanzielle Überlegungen als Anreiz zum Aufgeben eliminieren, sondern auch dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter für ihre Arbeit mehr wertgeschätzt fühlen.

• Bereitstellung von Anreizen: Ein Anreiz ist eine Belohnung, die einem Mitarbeiter als Anerkennung für seine Leistung oder seinen Beitrag gewährt wird. Der Erhalt eines Anreizes kann eine Form der Zufriedenheit sein, die den Mitarbeiter an die langfristigen Freuden erinnert, die die Zugehörigkeit zum Unternehmen mit sich bringen kann.

• Anpassung des Arbeitsumfelds: Faktoren wie der Arbeitsaufwand oder die Art und Weise, wie Mitarbeiter behandelt werden oder welche Erwartungen an sie gestellt werden, können Einfluss darauf haben, wie sie über ihren Job denken. Fördern Sie eine angemessene Arbeitsverteilung, ein starkes Konfliktmanagementprotokoll und ein unterstützendes Feedbacksystem, damit sich die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wohl fühlen.

• Bieten Sie Entscheidungsmöglichkeiten: Ermutigen Sie Manager, bei wichtigen Änderungen oder Vorgängen den Input von Teammitgliedern einzuholen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Aktivitäten Auswirkungen auf die Organisation haben, fühlen sie sich eher gestärkt und engagiert bei ihrer Arbeit.

• Implementierung eines Wellness-Programms: Hierbei handelt es sich um jede Initiative, die auf die körperliche oder geistige Gesundheit der Mitarbeiter abzielt, beispielsweise Programme zur Raucherentwöhnung, zur Gewichtsreduktion oder zur Stressbewältigung. Wenn solche Programme verfügbar sind, ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Organisation ihre besten Interessen im Auge hat.

• Bildung von Affinitätsgruppen: Eine Affinitätsgruppe ist eine Gruppe von Personen innerhalb einer Organisation mit gemeinsamen Zielen oder Interessen, beispielsweise ein Buchclub, eine Interessenvertretung oder eine Selbsthilfegruppe. Diese Gruppen können eine Quelle des Spaßes oder der Unterstützung sein und den Mitarbeitern etwas bieten, auf das sie sich außerhalb ihrer beruflichen Verantwortung freuen können, das aber dennoch einen Bezug zu ihrem Arbeitsplatz hat.

4. Erstellen Sie ein Mentoring-Programm

Ein Mentoring-Programm hilft neuen Mitarbeitern bei der Integration in die Organisation, indem es ihnen Zugang zu einem erfahrenen Mitglied verschafft. Dies kann dazu beitragen, institutionelles Wissen zu bewahren und zu nutzen und es einfacher auf andere zu übertragen. Ein erfahrenes Mitglied kann auf seine Erfahrung zurückgreifen, um jüngeren Mitarbeitern Ratschläge und Weisheit zu vermitteln, sodass diese Weisheit auch nach dem Ausscheiden des erfahrenen Mitglieds in der Belegschaft erhalten bleibt. Mentoring-Programme können auch die Bindung fördern, indem sie jüngeren Mitgliedern das Gefühl geben, unterstützt zu werden, was wiederum zur Wissenserhaltung beiträgt.

5. Fördern Sie den schrittweisen Ruhestand

Der Ruhestand ist ein weiterer Grund dafür, dass Organisationen institutionelles Wissen verlieren. Ein schrittweiser Ruhestandsprozess kann dazu beitragen, Verluste zu mildern oder zu verhindern. Die Prämisse des schrittweisen Ruhestands besteht darin, dass eine Person schrittweise und nicht auf einmal in den Ruhestand geht. Die Organisation behält sie in reduzierter oder vertraglicher Funktion, wodurch sie weiterhin von der Erfahrung des Rentners profitieren kann und dem Rentner die Möglichkeit gibt, sein Wissen an andere Mitglieder weiterzugeben.