Was ist formelle Kommunikation? (und warum es wichtig ist) • BUOM
Formelle Kommunikation bezieht sich im Allgemeinen auf den formellen Austausch von Informationen. Unabhängig von Ihrer Rolle in einer Organisation kann das Wissen, wie man formal kommuniziert, und das Erkennen formaler Kommunikation dazu beitragen, Ihre Kommunikation mit Kollegen und der Unternehmensleitung zu verbessern. Das Verstehen und Nutzen aller Arten formaler Kommunikation kann eine wertvolle Fähigkeit sein, erfordert jedoch Forschung und Übung. In diesem Artikel besprechen wir, was formelle Kommunikation ist, warum sie wichtig ist, welche Arten formeller Kommunikation es gibt und Tipps zur Verbesserung der formalen Kommunikation.
Formelle Kommunikation ist der Austausch formaler Informationen zwischen Personen innerhalb derselben Organisation, die sich häufig auf unterschiedlichen Ebenen der Organisationshierarchie befinden. Es handelt sich um ein kontrolliertes Kommunikationsmittel, das vordefinierten Kanälen folgt und sich an vordefinierte Regeln, Standards, Prozesse und Vorschriften des Unternehmens hält. Die formelle Kommunikation folgt der Befehlskette einer Organisation mit einer Top-Down-Struktur, was bedeutet, dass höherrangige Mitarbeiter sie häufig nutzen, um verschiedene Nachrichten und Anweisungen an Personen auf niedrigerer Ebene zu senden.
Hier sind einige der Hauptgründe, warum es wichtig ist, formelle Kommunikation am Arbeitsplatz zu implementieren:
Es definiert und begründet Macht klar. Der Einsatz formaler Kommunikation innerhalb einer Organisation trägt dazu bei, einen effektiven Informationsfluss zwischen Mitarbeitern auf höherer und niedrigerer Ebene zu schaffen. Dies wiederum hilft den Untergebenen, genau zu wissen, welche Verantwortlichkeiten sie haben und wem sie Bericht erstatten.
Dies verbessert die Gesamteffizienz. Effektive Kommunikation bedeutet in der Regel, dass sich die Gesamtleistung auf allen Ebenen voraussichtlich verbessern wird. Der Hauptgrund hierfür ist, dass die ordnungsgemäße Umsetzung der formellen Kommunikation die Mehrdeutigkeit erheblich reduziert.
Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Irrtümern. Eine formelle Kommunikation verringert tendenziell die Anzahl von Fehlern und Irrtümern, da die Botschaft in der Regel klarer verstanden wird und aus einer maßgeblichen Quelle stammt.
Dies kann Disziplin schaffen. Eine klare Definition der Organisationshierarchie und die Nutzung formeller Kommunikation für interne Nachrichten können die allgemeine Disziplin verbessern, da jeder genau weiß, wem er Bericht erstattet und wer ihm unterstellt ist.
Dadurch kann die Arbeitskoordination verbessert werden. Die formelle Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb einer Organisation kann ihnen dabei helfen, ihre Arbeit durch klare Nachrichtenübermittlung und eine klar definierte Befehlskette besser zu koordinieren.
Es schafft mehr Vertrauen beim Versenden wichtiger Nachrichten. Die Verwendung formeller Kommunikation für Nachrichten mit hoher Priorität, wie Unternehmensziele, allgemeine Geschäftsrichtungen oder direkte Anweisungen an Mitarbeiter oder Abteilungen, wird von den Empfängern im Allgemeinen als zuverlässiger und vertrauenswürdiger angesehen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie vollständig befolgt werden.
Abwärtskommunikation: Dies ist die häufigste Form der formellen Kommunikation und bezeichnet den Informationsfluss vom Management eines Unternehmens zu seinen Untergebenen. Es besteht in der Regel aus verschiedenen Anweisungen und Anordnungen, die in schriftlicher oder mündlicher Form durch Berichte, Memos, E-Mails, Handbücher usw. kommuniziert werden.
Aufwärtskommunikation: Sie ist das Gegenteil der Abwärtskommunikation und stellt daher Nachrichten dar, die von Untergebenen an das Management übermittelt werden. Es kann verschiedene Formen annehmen, beispielsweise Anfragen, Berichte, Beschwerden und Anregungen.
Horizontale Kommunikation: Diese Art der formellen Kommunikation, auch laterale Kommunikation genannt, findet zwischen Kollegen statt, die unterschiedliche Rollen ausüben, sich aber auf derselben Hierarchieebene in der Organisation befinden. Die Kommunikation zwischen Managern verschiedener Abteilungen innerhalb derselben Organisation ist normalerweise das häufigste Beispiel für horizontale Kommunikation.
Diagonale Kommunikation: Diagonale Kommunikation, auch Querkommunikation genannt, bedeutet, dass Mitarbeiter, die in verschiedenen Abteilungen derselben Organisation arbeiten und sich auch auf unterschiedlichen Hierarchieebenen befinden, formell miteinander kommunizieren. Es besteht in der Regel aus verschiedenen Mitarbeitern, die mit Managern verschiedener Abteilungen kommunizieren, beispielsweise aus Personalwesen, Marketing oder Finanzen.
Besprechungen: Geplante Besprechungen innerhalb einer einzelnen Abteilung oder unter Einbeziehung mehrerer Abteilungen nutzen in der Regel formelle Kommunikation, insbesondere Bottom-up- und Top-down-Typen, bei denen Management und Untergebene interagieren und verschiedene Themen besprechen.
Aktivitätsberichte: Berichte sind formelle Dokumente, die normalerweise an das Managementteam gesendet werden und in denen ein oder mehrere Untergebene ihre Aktivitäten formell beschreiben. Dies ist ein typisches Beispiel für Aufwärtskommunikation.
Memos: Kurzform für Memorandum. Ein Memo ist eine schriftliche Nachricht, die an eine große Anzahl von Personen in einer Organisation oder Abteilung bezüglich verschiedener Verfahren oder Geschäftsbeziehungen gesendet wird. Sie sind eine häufige Form der Abwärtskommunikation, da sie typischerweise beschreiben, wie bestimmte Mitarbeiter organisatorische Veränderungen umsetzen sollten.
Briefe und E-Mails. Briefe, ob physisch oder elektronisch, sind eine weit verbreitete Form der formellen Kommunikation. Aufgrund ihres universellen Charakters können alle vier Arten formaler Kommunikation auf diese Weise ausgedrückt werden.
Formelle Diskussionen. Auch Einzelgespräche zwischen Personen, die in derselben Organisation an derselben oder an verschiedenen Stellen in der Hierarchieebene arbeiten, sind eine häufig verwendete Methode der formellen Kommunikation. Angesichts der Tatsache, dass diese Art von Diskussionen zwischen praktisch jedem Mitglied einer Organisation stattfinden kann, können formelle Diskussionen jede der vier Arten der formellen Kommunikation nutzen.
Vermeiden Sie Kontraktionen. Die Verwendung von Abkürzungen bei der Kommunikation, z. B. das Ersetzen von „Sie“ durch „Sie“, kann dazu führen, dass die gesamte Nachricht weniger formell wird. Durch die Verwendung von Vollversionen können Sie die Formalität Ihrer Nachricht verbessern.
Verwenden Sie formelle Titel und sprechen Sie die Leute förmlich an. Die Verwendung formaler Titel bei der Ansprache anderer ist ein Zeichen formaler Kommunikation. Wenn der Empfänger keinen offiziellen Titel hat, wie z. B. Doktor oder Ph.D., können Sie „Herr“, „Frau“ oder „Frau“ gefolgt von ihrem Namen verwenden.
Verwenden Sie Unternehmens- oder Fachjargon. Die Verwendung spezifischer Fachsprache ist eine effektive Möglichkeit, den Empfängern einer formellen Kommunikationsmethode zu zeigen, dass alle Teilnehmer Teil desselben Teams oder derselben Gruppe sind.
Vermeiden Sie Anekdoten oder Analogien. Obwohl Anekdoten und Analogien wirksame Mittel sind, um Ideen in der alltäglichen Kommunikation auszudrücken, nimmt formale Kommunikation meist eine abstraktere Form an. Eine direkte und eindeutige Botschaft ist in der Regel eine Grundvoraussetzung für eine effektive formelle Kommunikation.