Was ist externe Kontrolle? Definition und Beispiele • BUOM

Damit Unternehmen erfolgreich arbeiten können, benötigen sie verschiedene Arten von Kontrollen und Vorschriften, um ihre Abläufe zu verwalten und einheitliche Standards festzulegen. Externe Kontrolle ist ein Aspekt des Organisationsmanagements, den alle Manager, Unternehmensleiter und Branchenexperten bei der Auswahl von Unternehmensrichtlinien und -verfahren berücksichtigen. Zu lernen, was externe Kontrollen sind und wie sie sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken, ist für jeden nützlich, der an einer Führungsposition oder Rolle bei einer Regulierungsbehörde interessiert ist.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was externe Kontrollen sind, beschreiben ihre Bedeutung, erklären, wie sie in verschiedenen Branchen funktionieren, und geben einige Beispiele, um das Konzept zu erläutern.

Was ist externe Kontrolle?

Unter externer Kontrolle versteht man jeden Einfluss von außerhalb der Organisation, der sich auf deren Arbeitsweise auswirkt. Externe Kontrollen zielen speziell darauf ab, die Managementrichtlinien eines Unternehmens zu regulieren, beispielsweise Einstellungsrichtlinien und Sicherheitsverfahren. Dazu gehören direkte Regeln, etwa staatliche Vorschriften, und indirekte Zwänge, etwa die Medienkontrolle. Externe Kontrollen können interne Geschäftsrichtlinien ändern, dazu führen, dass eine Organisation Branchenpraktiken einhält, oder die Beziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäftspartnern beeinträchtigen.

Interne und externe Kontrolle

Sowohl interne als auch externe Kontrollen beeinflussen die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Geschäftspraktiken reguliert. Interne Kontrollen sind die Schritte, die eine Organisation unternimmt, um ihre Abläufe zu verwalten und am Arbeitsplatz konsistente Ergebnisse zu erzielen. Dazu können die gemeinsamen Werte und Best Practices des Unternehmens zur Zielerreichung gehören. Beispielsweise nutzt ein Unternehmen, das Wert auf ökologische Nachhaltigkeit legt, dieses Merkmal als interne Kontrolle bei der Auswahl von Geschäftspartnern, Lieferanten und Produktionsmethoden.

Einige interne Kontrollen basieren auf externen Kontrollen. Wenn die Regierung beispielsweise ein Gesetz erlässt, das Beschränkungen für bestimmte Finanztransaktionen vorsieht, kann ein Unternehmen proaktiv einen internen Prüfer beauftragen, seine Finanzrichtlinien zu überprüfen.

Warum ist externe Kontrolle wichtig?

Externe Kontrollen sind wichtig, weil sie sicherstellen, dass Organisationen für ihre Handlungen zur Rechenschaft gezogen werden und einen bestimmten Verhaltensstandard einhalten. In einigen Branchen stellt die externe Aufsicht sicher, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern ein gesundes Arbeitsumfeld bieten und Verbrauchern Zugang zu hochwertigen Produkten ermöglichen. Hier sind einige der Hauptgründe, warum es externe Kontrollen gibt:

• Schaffung einheitlicher Branchenstandards. Externe Kontrollen streben danach, für alle Unternehmen der Branche die gleichen Standards für Leistung und Betriebsverhalten anzuwenden. Sie stellen sicher, dass alle Unternehmen derselben Branche dieselben Regeln befolgen und ähnliche Managementpraktiken anwenden.

• Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Durch die Einhaltung externer Kontrollen halten Organisationen die Bedingungen für ihre Mitarbeiter aufrecht und streben regelmäßig danach, die Lebensqualität ihrer Teammitglieder zu verbessern. Externe Kontrollen wie Arbeitsgesetze und Bundesvorschriften stellen sicher, dass Mitarbeiter Zugang zu einer sicheren Arbeitsumgebung haben.

• Förderung der Transparenz: Viele externe Kontrollen konzentrieren sich auf die Transparenz der Arbeitsweise von Organisationen und verlangen von Unternehmen, Informationen über ihre Richtlinien und ihr Management weiterzugeben. Es bietet Verbrauchern und der Öffentlichkeit detaillierte Informationen über die von ihnen gekauften Produkte und Dienstleistungen.

• Einhaltung der unternehmerischen Verantwortung. Externe Kontrolle ermutigt Organisationen, mehr Verantwortung dafür zu übernehmen, wie sich ihre Aktivitäten auf die Gesellschaft und die Umwelt auswirken. Dies kann zu integrativeren Einstellungspraktiken, nachhaltigeren Produktionsverfahren und anderen langfristigen betrieblichen Vorteilen führen.

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Wer nutzt externe Kontrollen?

Manager und Unternehmensleiter nutzen externe Kontrollen, um Richtlinien für ihr gesamtes Team zu erstellen und zu aktualisieren. Auch die externe Aufsicht ist für jeden, der mit Compliance befasst ist, wichtig, denn Compliance-Experten müssen alle relevanten Gesetze und Vorschriften verstehen, um festzustellen, ob ihr Team, ihre Abteilung oder ihr Projekt alle notwendigen Anforderungen erfüllt. Sie können externe Kontrollen in jeder Branche einsetzen, sie sind jedoch besonders wichtig für Fachleute in den folgenden Bereichen:

• Finanz-und Rechnungswesen

• Personalwesen und Belegschaft

• Konstruktion und Produktion

• Gesundheitswesen und Pharmazeutik

Sie könnten auch in Betracht ziehen, im Bereich Regulierungsangelegenheiten zu arbeiten, wo Sie externe Kontrollen erstellen, die sich auf den Betrieb eines Unternehmens auswirken. Sowohl die Menschen, die die Regeln erstellen, als auch diejenigen, die die interne Einhaltung externer Kontrollen gewährleisten, spielen eine wichtige Rolle bei der Schaffung von Branchen mit hohen Standards für Verbraucher und Fachleute.

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Beispiele für externe Kontrolle

Hier sind verschiedene Arten externer Kontrollen mit jeweils einer Erklärung:

Staatliche Beschränkungen

Eine der direktesten Formen der externen Kontrolle sind staatliche Vorschriften und Gesetze, die sich auf die Geschäftstätigkeit von Unternehmen auswirken. Sie sind auch deshalb sehr wirksam, weil sie unmittelbare Konsequenzen für Unternehmen haben, die sich nicht an die Regeln halten. Wenn eine Organisation die staatlichen Vorschriften zum Geschäftsbetrieb nicht einhält, muss sie möglicherweise eine hohe Geldstrafe zahlen oder mit einer Betriebsstrafe belegt werden. Staatliche Vorschriften decken jeden Aspekt des Organisationsmanagements ab, von Einstellungspraktiken bis hin zur Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Produkte bewirbt. Einige Beispiele für externe staatliche Kontrolle sind:

• Gesetze, die einschränken, wo Ölunternehmen Ressourcen fördern können

• Regeln, wie Unternehmen Kundendaten nutzen und weitergeben dürfen

• Steuergesetzbuch, das erklärt, wie viel Unternehmen für verschiedene Arten von Unternehmenseinkommen schulden sollten

Industriestandards

Standards innerhalb einer Branche stellen eine weitere Art der externen Kontrolle dar. Berufsverbände können ihre eigenen Regeln und Anforderungen für die Arbeitsweise von Unternehmen und Fachleuten festlegen, um in ihrer Branche Respekt und Bekanntheit zu erlangen. Einige Berufsverbände stellen zusätzliche Anforderungen und Erwartungen an die Mitgliedschaft, was den Erfolgsstandard in diesem Bereich erhöht. Branchengruppen können sich auch für Änderungen von Gesetzen und Vorschriften einsetzen oder öffentlichen Druck auf bestimmte Unternehmen ausüben, ihre internen Governance-Strukturen zu ändern.

Informationsveröffentlichungen

Wenn Unternehmen Informationen wie Jahresabschlüsse veröffentlichen, können diese Informationen als externe Kontrolle dienen. Selbst das Wissen, dass die Informationen irgendwann öffentlich werden, kann Unternehmensführer dazu ermutigen, verantwortungsvollere und ethischere Entscheidungen in Bezug auf ihr Unternehmen zu treffen. Dies kann die Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens, die Bereitstellung von Informationen an Aktionäre oder die Veröffentlichung von Berichten für die Öffentlichkeit umfassen. Einige staatliche Vorschriften verlangen beispielsweise, dass Unternehmen bestimmte Finanzinformationen der Öffentlichkeit offenlegen, um die Finanzberichterstattung sicherzustellen.

Veränderungen in der Geschäftsführung

Wenn ein Unternehmen ein anderes kauft, eine Fusion stattfindet oder ein Unternehmen einfach eine neue Person für eine Führungsposition einstellt, kann dies das Bewusstsein für die interne Governance-Struktur der Organisation schärfen. In besonders großen börsennotierten Unternehmen kann ein Wechsel in der Geschäftsführung auch die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit und der Medien auf die Geschäftspraktiken des Unternehmens lenken. Vor einem Führungswechsel nehmen aktuelle Unternehmensleiter möglicherweise Anpassungen an der Managementstruktur vor, um die Compliance zu verbessern oder das Unternehmen einfach besser für den Nachfolger zu organisieren.

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Externe Prüfung

Durch externe Audits kann eine externe Kontrolle zwischen Geschäftspartnern und Abteilungen ausgeübt werden. Ein Unternehmen kann einen externen Prüfer damit beauftragen, die Geschäftspraktiken eines potenziellen Geschäftspartners zu überprüfen, bevor er einer Geschäftsbeziehung zustimmt. Diese Art der externen Kontrolle kommt häufig zwischen Einzelhändlern und Lieferanten oder Unternehmen vor, die sicherstellen möchten, dass sie mit Unternehmen Geschäfte machen, die sich an ethische und nachhaltige Managementpraktiken halten.

Medienbeziehungen

Die öffentliche Wahrnehmung und die Berichterstattung in den Medien können auch die internen Richtlinien und Betriebsabläufe einer Organisation beeinflussen. Investigative Journalisten können über ein Problem innerhalb eines Unternehmens berichten und öffentlichen Druck nutzen, um die Führungskräfte des Unternehmens dazu zu bewegen, ihre Richtlinien zu ändern. Auch gesellschaftliche Werte und sich ändernde Meinungen können Unternehmen dazu veranlassen, ihre Werte anzupassen und ihre Praktiken so anzupassen, dass sie ihre Zielgruppe ansprechen können.