Was ist eine Spesenabrechnung? (mit Vorlage und Beispiel) • BUOM

Michelle Matthews, MBA, CPCC

6. Oktober 2021

Michelle Matthews, Gründerin von RBG Royalty Enterprises, ist eine zertifizierte professionelle Karrierecoachin und Kreditorenbuchhaltungsspezialistin, die Menschen mithilfe ihres charakteristischen Boss Up & Hustle-Frameworks dabei hilft, am Arbeitsplatz strategisch vorzugehen.

Eine Spesenabrechnung ist ein Formular, das es einem Unternehmen ermöglicht, wichtige Details eines Geschäftskaufs aufzuzeichnen. Damit können Sie zwei Dinge tun:

Bestimmen Sie, wie viel dem Mitarbeiter erstattet wird, nachdem er sein eigenes Geld für Geschäftsausgaben verwendet hat.
Dokumentieren Sie die Einzelheiten der Ausgaben sorgfältig, damit diese später in Ihrer Steuererklärung abgeschrieben werden können.

Wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig geschäftlich reisen, Kunden unterhalten oder zur Arbeit ein Privatfahrzeug nutzen müssen, müssen Sie diese Ausgaben in einer Spesenabrechnung nachverfolgen.

Bei Spesenabrechnungen müssen Sie in der Regel Ihre Ausgaben aufschlüsseln (alle Details aufschlüsseln) und alle mit den Ausgaben verbundenen Belege beifügen. Ausgaben werden fast immer nach Kategorien geordnet, um die Übertragung von Informationen in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens zu erleichtern.

Herunterladbare Vorlage für die Spesenabrechnung
Um eine Vorlage in Google Sheets zu bearbeiten, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > „Hochladen“ und wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus.

Was Sie in Ihre Spesenabrechnung aufnehmen sollten

Eine Spesenabrechnung sollte immer folgende Informationen enthalten:

Angaben darüber, wer den Kauf getätigt hat, und wenn die Meldung im Namen einer anderen Person erfolgt, auch Angaben zu dieser Person. Dazu können der Name, die Abteilung, die Berufsbezeichnung, die Mitarbeiter-ID-Nummer und die Kontaktinformationen der Person gehören.
Datum und Dollarbetrag für jede Ausgabe, dokumentierte Quittung mit denselben Informationen.
Kurze Erklärung zum Verbrauch.
Kontenplan, dem die Ausgaben zugeordnet werden.

Zu den zusätzlichen Informationen, die häufig in Spesenabrechnungen zu finden sind, gehören:

Zwischensummen für jede Ausgabenkategorie, um die Genauigkeit der in das Buchhaltungssystem eingegebenen Daten sicherzustellen.
Ein Ort zur Dokumentation des gesamten Betrags, der zur Erstattung beantragt wird.
Ein Bereich, in dem Mitarbeiter zusätzliche Erläuterungen zu Ausgaben geben können, die nicht ganz in eine Kategorie passen.

Auswahl der richtigen Spesenabrechnungsvorlage

Es gibt viele Arten von Vorlagen zum Erstellen von Spesenabrechnungen, und mit den vielen Optionen gehen Neugier und Zögern einher. Wie entscheiden Sie, welche Vorlage für Sie am besten geeignet ist?

Bei der Auswahl einer Vorlage sind zwei Dinge zu beachten:

Wie oft sollten Meldungen eingereicht werden?
Wie oft möchte ein Unternehmen seine Betriebsbudgets überprüfen?

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund über drei Vorlagen sprechen, die Unternehmen für ihre Spesenabrechnungen verwenden können:

Einmalige Spesenabrechnung

Dies ist die einfachste aller Vorlagen, da sie die Ausgaben, persönliche Informationen, den geltenden Zahlungszeitraum und eine Beschreibung der Geschäftsausgaben erfasst. In der Zeile müssen außerdem das Datum, die Art der Ausgabe und der Betrag dokumentiert werden.

Dieses Formular kann verwendet werden, wenn Ihre Mitarbeiter nicht viele Geschäftsausgaben haben.

Regelmäßige Spesenabrechnung

Wenn für Ihre Mitarbeiter häufig Geschäftsausgaben anfallen, wäre es unpraktisch, jeden einzelnen Ausgabenposten in einen separaten Posten aufzuteilen. Möglicherweise ist es besser, eine Vorlage zu verwenden, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, eine Kombination verschiedener Ausgaben für einen Tag in einer Zeile zu dokumentieren.

Diese Art von Vorlage bietet Platz für Transport, Mahlzeiten, Unterhaltung, Sonstiges und andere Ausgaben, die an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden. Jede regelmäßig verwendete Kategorie sollte eine eigene Spalte im Bericht haben.

Langfristige (vierteljährliche oder jährliche) Spesenabrechnung

Diese Vorlagen werden normalerweise verwendet, um einen Überblick über die Kosten zu erhalten, die einer Person, einem Projekt, einer Abteilung oder einer Kostenstelle zugeordnet sind.

Ähnlich wie bei einer wiederkehrenden Spesenabrechnung besteht der einzige Unterschied darin, dass jeder Monat einen eigenen Posten erhält. Sie müssen die monatlichen Gesamtsummen für jede Ausgabenkategorie berechnen.

Warum benötigen Sie Spesenabrechnungen?

Geschäftsinhaber und Manager nutzen Spesenabrechnungen aus drei sehr wichtigen Gründen:

Verfolgung der Unternehmensausgaben und -leistung; Kostentreiber identifizieren und deren Auswirkungen auf das Unternehmen verstehen.
Genaue Erstattung von Mitarbeitern, die ihre Arbeitskosten aus eigener Tasche bezahlen.
Zur Nachverfolgung abzugsfähiger Ausgaben, die Sie in Ihrer jährlichen Steuererklärung verwenden können.

Die Verwendung der IRS-Terminologie zur Dokumentation Ihrer Geschäftsausgaben erleichtert die Berichterstattung zum Steuerzeitpunkt. Es stehen viele Kategorien zur Auswahl, z. B. Werbung, Bürokosten, Miete oder Miete, Reisen und Essen sowie Nebenkosten.