Was ist eine Retrozahlung? Definition und Schritt-für-Schritt-Anleitung • BUOM

12. August 2021

Bei der Rückzahlung handelt es sich um eine Entschädigung für einen Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies kann auf Änderungen der Lohnsätze, Überstundenfehler oder Schichtunterschiede zurückzuführen sein. Wenn Sie ein professioneller Buchhalter oder Personalmanager sind, kann es hilfreich sein, mehr darüber zu erfahren, was eine Retrovergütung ist und wie sie berechnet wird. In diesem Artikel erläutern wir die Bedeutung einer Nachzahlung, beschreiben detailliert die Situationen, in denen sie notwendig ist, beschreiben anhand eines Beispiels die Schritte zur Berechnung und vergleichen die Nachzahlung mit der Tilgung von Schulden.

Welchen Sinn haben Retrozahlungen?

Bei einer rückwirkenden Vergütung oder Nachzahlung handelt es sich um eine Vergütung, die dem Verdienst eines Mitarbeiters hinzugefügt wird, um einen Fehler in einer früheren Gehaltsabrechnung zu korrigieren. In der Regel müssen Personal- oder Buchhaltungsfachleute Situationen bewältigen, in denen eine Rückzahlung erforderlich ist. HR-Spezialisten kommunizieren mit dem Teammitglied und helfen ihm bei der Bewältigung von Problemen, und Buchhaltungsspezialisten berechnen die Höhe der Rückvergütung, die das Teammitglied erhalten soll.

Wann wird ein Retro-Board benötigt?

In folgenden Situationen ist eine Rückzahlung erforderlich, um den Arbeitnehmer ordnungsgemäß zu entschädigen:

• Die Vergütung umfasst keine Überstunden. Abhängig von der Organisation und ihrem Standort müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Gesetze zur Überstundenvergütung einhalten. Wenn das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem die Überstundenvergütung falsch berechnet, kann eine rückwirkende Vergütung erforderlich sein.

• Die Gehaltsabrechnung enthält nicht die Differenz zwischen den Schichten. Bei Schichtdifferenzen bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Anreiz, ungünstige Schichten zu arbeiten, indem sie ihnen höhere Löhne für ihre Arbeit anbieten. Dies geschieht häufig in der zweiten und insbesondere in der dritten Schicht.

• Der Periodengewinn beinhaltet keine Provisionen. Wenn ein Mitarbeiter während eines Gehaltszeitraums zusätzliche Provisionen für seine Arbeit erhält, diese Provisionen jedoch nicht auf seiner Gehaltsabrechnung ausgewiesen sind, muss er möglicherweise nachgezahlt werden.

• Verdiente Zulagen oder Prämien erscheinen nicht auf Ihrer Quittung. Wenn eine Organisation eine Gehaltserhöhung oder einen Bonus gewährt, diese jedoch nicht korrekt berechnet oder zuordnet, muss sie möglicherweise eine rückwirkende Zahlung berechnen und ausstellen.

So berechnen Sie die Retrogebühr

Sie können die folgenden Schritte ausführen, um Rückzahlungen zu berechnen:

1. Berücksichtigen Sie Stundenlohn oder Gehalt

Der erste Schritt bei der Berechnung des korrekten Retrolohns für einen Mitarbeiter besteht darin, festzustellen, ob der Mitarbeiter einen Stundenlohn erhält oder ein festes Gehalt hat. Sie können dies tun, indem Sie sich die vorherigen Gehaltsabrechnungen ansehen oder den Vertrag lesen. Wenn ein Teammitglied kürzlich von einem Stundenlohn auf einen Gehaltsscheck umgestiegen ist, kann eine Rückzahlung erforderlich sein. Überprüfen Sie daher unbedingt den aktuellen Vertrag oder wenden Sie sich an den aktuellen Vorgesetzten. Hier ist ein Beispiel, das Sie bei allen Schritten im Hinterkopf behalten sollten, damit Sie besser verstehen, wie eine Rückzahlung berechnet wird:

Der Buchhalter der Cool Blue Candle Company erhält die Mitteilung, dass Sarah, ein Mitglied des Produktionsabteilungsteams, nicht den korrekten Betrag ihres Gehalts erhalten hat. Nach Durchsicht von Sarahs Vertragsinformationen stellt der Buchhalter fest, dass sie stündlich bezahlt wird. Sarahs Stundenlohn beträgt 19 $ pro Stunde.

2. Bestimmen Sie die Anrechenbarkeit von Überstunden

Nachdem Sie festgestellt haben, ob ein Mitarbeiter auf Stunden- oder Gehaltsbasis bezahlt wird, können Sie feststellen, ob er Anspruch auf Überstunden hat. In vielen Fällen entsteht die Notwendigkeit von Rückzahlungen aufgrund von Fehlern bei der Berechnung von Rückzahlungen. Die meisten Arbeitnehmer können keine Überstunden verdienen. Daher ist es wichtig, dies zu berücksichtigen, wenn festgestellt wird, ob sie für diese Arbeit berechtigt sind. Informationen zur Überstundenvergütung finden Sie auch in ihrem Vertrag.

Nachdem sie festgestellt hat, dass Sarah in der Produktionsabteilung der Cool Blue Candle Company stündlich bezahlt wird, stellt die Buchhalterin in ihrem Vertrag fest, dass sie Anspruch auf Überstundenvergütung hat.

3. Bestimmen Sie, welche Zahlungsperioden Fehler aufweisen

Um Rückzahlungen genau zu berechnen und zu verteilen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zahlung ausstellen, wenn über mehrere Zahlungsperioden hinweg Fehler auftreten. Dies kann passieren, wenn ein Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung oder Beförderung erhält, diese jedoch nicht im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm verarbeitet wird. Um festzustellen, welche Zahlungsperioden fehlerhaft sind, bestimmen Sie, wann die Änderung stattgefunden hat, und verfolgen Sie die darauf folgenden Zahlungsperioden. Wenn es keine Änderungen wie etwa eine Gehaltserhöhung oder Beförderung gegeben hat, ermitteln Sie, in welchen Lohnperioden der Mitarbeiter genügend Stunden gearbeitet hat, um Überstunden zu verdienen, und verfolgen Sie die Zeiträume, in denen er nicht korrekt bezahlt wurde.

Obwohl Sarah Anspruch auf Überstundenvergütung hat, vermerkt die Buchhalterin sowohl auf ihrem Stundenzettel als auch auf ihren Kameras, dass sie nur 40 Stunden pro Woche arbeitet und nicht mehr. Da die Bezahlung von Überstunden kein Problem darstellt, stellt der Buchhalter fest, dass Sarah im Vergleich zum Vormonat eine Gehaltserhöhung von 19 USD pro Stunde auf 20 USD pro Stunde erhalten hat. Durch die Verfolgung der Lohnperioden seit der Beförderung stellt der Buchhalter fest, dass in drei vollständigen Lohnperioden Fehler vorliegen.

4. Berechnen Sie die gesamte Retro-Gebühr manuell

Sobald Sie ermittelt haben, in welchen Zahlungsperioden Abrechnungsfehler vorliegen, können Sie die Differenz manuell berechnen, um zu bestimmen, wie viel Sie dem Mitarbeiter zuweisen sollten. Wie Sie Ihre gesamte Retro-Gebühr berechnen, hängt von dem Fehler ab, den Sie korrigieren, und davon, wie viele Zahlungsperioden Fehler enthielten.

Der Buchhalter weiß, dass Sarah in drei Lohnperioden 40 Stunden pro Woche gearbeitet hat und die Lohnperioden des Unternehmens jeweils zwei Wochen umfassen. Anhand dieser Informationen kann der Buchhalter die Gesamtzahl der betroffenen Stunden ermitteln.

Anzahl der Stunden pro Woche x Wochen pro Zahlungsperiode x Anzahl der Zahlungsperioden mit Fehlern = Gesamtzahl der betroffenen Stunden

40 Stunden pro Woche x 2 Wochen pro Periode x 3 Lohnperioden = insgesamt 240 Stunden

Sobald der Buchhalter weiß, für wie viele Stunden Sarah zu Unrecht bezahlt wurde, kann er den Gesamtbetrag der Nachzahlung bestimmen, die sie erhalten sollte. Sie berechnen zunächst die Differenz ihres Stundenlohns und wenden diese dann auf die Anzahl der betroffenen Stunden an.

Neuer Stundensatz – bisheriger Stundensatz = Differenz im Stundensatz

20 $/Stunde – 19 $/Stunde = 1 $/Stunde

Gesamtzahl der betroffenen Stunden x Differenz im Stundenlohn = Retrolohn

240 Stunden x 1 $ pro Stunde = 240 $ Retro-Gehalt

5. Den korrekten Steuerbetrag einbehalten.

Bevor eine Rückzahlung an ein Teammitglied erfolgt, muss der Buchhalter noch den korrekten Betrag an Steuern von dem Betrag einbehalten. Sie sollten auch andere Abzüge in Betracht ziehen, die der Arbeitnehmer auf seinen regulären Gehaltsscheck anwenden kann.

Sarah möchte keine zusätzlichen Quellensteuern zusätzlich zu ihren Steuern einbehalten, daher berechnet der Buchhalter ihre gesamten Steuern mit 14 % und kann feststellen, dass 86 % davon an Sarah gehen.

Gesamte Retro-Gebühr x nicht einbehaltener Steuerprozentsatz = Retro-Gebühr nach Steuern

240 $ Retro-Gesamtgehalt x 0,86 nach Steuern = 206,40 $ Retro-Gehalt

Retro-Auszahlung vs. vorzeitige Auszahlung

Eine rückwirkende Zahlung liegt vor, wenn bei der Berechnung des Gehalts eines Mitarbeiters ein Fehler vorliegt, und eine Nachzahlung liegt dann vor, wenn der Mitarbeiter seine Vergütung überhaupt nicht zurückerhält. Hier sind einige der Hauptunterschiede zwischen Retro und Chargeback:

• Die Menge variiert normalerweise. Rückvergütungen sind in der Regel höher als Rückzahlungen, da sie eher auf eine unterlassene Verteilung der Entschädigung als auf einen Fehler bei der Berechnung der Entschädigung zurückzuführen sind.

• Der Zahlungsgrund ist unterschiedlich. Der Grund für eine Nachzahlung ist in der Regel eine Zahlungsänderung oder ein Rechenfehler. Zahlungsrückstände entstehen in der Regel aufgrund einer Insolvenz oder eines Ausfalls des Vertriebssystems.

• Die Natur dieser beiden ist nicht dieselbe. Das Retrogehalt ist ein Teil des Verdienstes, während die Nachvergütung der gesamte Verdienst des Arbeitnehmers für den Lohnzeitraum ist.

• Rückzahlungen erfordern in der Regel zusätzliche Berechnungen. Es ist viel einfacher, einen Zahlungsrückstand festzustellen als eine Rückzahlung zu berechnen, da eine Rückzahlung häufig manuelle Berechnungen erfordert, um Zahlungsänderungen oder bestimmte Fehler zu berücksichtigen, und es sich bei den Rückständen lediglich um den nicht gezahlten Betrag handelt.