Was ist eine Ressourcenplanungsvorlage und wie wählt man eine aus? • BUOM

15. April 2021

Die Ressourcenplanung kann einem Unternehmen helfen, Verzögerungen zu vermeiden und sein Personal und Budget zu optimieren. Für Projektmanager, die langfristige oder große Projekte planen, können Tools wie Ressourcenplanungsvorlagen von entscheidender Bedeutung sein. Wenn Sie die verschiedenen Arten von Ressourcenplanungsvorlagen kennen und wissen, wann diese zu verwenden sind, können Sie das richtige Tool für Ihr Projekt auswählen. In diesem Artikel besprechen wir, warum Sie möglicherweise eine Ressourcenplanungsvorlage verwenden möchten und wie Sie die richtige auswählen.

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung, auch Kapazitätsplanung genannt, ist ein interner Prozess, der es Projektmanagern ermöglicht, zu bewerten, wie sie die Projektanforderungen mit den verfügbaren Ressourcen erfüllen können. Dazu gehört die Erstellung eines Dokuments, das als Ressourcenplan bezeichnet wird und Schätzungen zu jeder für das Projekt benötigten Ressource sowie alle damit verbundenen Zeitpläne, Kosten und Einschränkungen enthält. Der Projektmanager kann den Ressourcenplan während des gesamten Projekts aktualisieren, um Änderungen in der Ressourcenverfügbarkeit zu berücksichtigen. Der Ressourcenplan kann von einem Projektmanager erstellt werden, es kann aber auch ein Teamplanungsprozess sein.

Ressourcenpläne können Dinge verfolgen wie:

• Verfügbarkeit von Teampersonal

• Anforderungen an Vollzeit- und Vertragsarbeiter für das Projekt

• Budget und Ausgaben für das Projekt

• Bedarf an Rohstoffen und Ausrüstung

• Anzahl der Stunden, die für bestimmte Projekte aufgewendet wurden

• Büro-, Werkstatt- und sonstiger Immobilienbedarf

• Mitarbeiterkompetenzen

Was ist ein Ressourcenplanungsmuster?

Eine Ressourcenplanungsvorlage ist eine Tabelle, die verschiedene Möglichkeiten zur Visualisierung und zum Verständnis der Ressourcenverfügbarkeit bietet. Der Projektmanager gibt Projektinformationen in eine Vorlage ein und anhand der Vorlage kann er sehen, wie Ressourcen genutzt werden und wie diese optimiert werden können. Die verschiedenen Vorlagen ermöglichen vielfältige Analysen, von der globalen Perspektive des gesamten Projekts bis hin zur detaillierten Analyse von Zeitplänen und Personalkompetenzen. Vorlagen können auch Diagramme und andere Visualisierungen enthalten, um die Anwendung der Informationen zu erleichtern.

Wann sollten Sie eine Ressourcenplanungsvorlage verwenden?

Eine Ressourcenplanungsvorlage kann Ihnen bei der Verwaltung eines großen Projekts oder einer großen Belegschaft helfen. Sie können die ausgefüllten Vorlagen verwenden, um Bedürfnisse intern zu kommunizieren oder externe Präsentationen gegenüber Managern oder Kunden durchzuführen. Eine Ressourcenplanungsvorlage kann auch den Planungsprozess auf Unternehmensebene unterstützen, um sicherzustellen, dass Personal, Ausrüstung und Finanzmittel, die auf mehrere Projekte verteilt sind, nicht erschöpft oder überlastet sind.

Vor- und Nachteile von Ressourcenplanungsvorlagen

Ressourcenplanungsvorlagen sind ein sehr nützliches Verwaltungstool, aber möglicherweise nicht für jede Situation geeignet. Hier sind einige Vor- und Nachteile der Verwendung von Ressourcenplanungsvorlagen:

Profis

Hier sind die Vorteile der Verwendung von Ressourcenplanungsvorlagen in Ihrem Prozess:

• Realistische Arbeitserwartungen: Diese Vorlagen können eine realistische Darstellung großer Mengen an Personal- und Materialdaten bieten, sodass Sie verstehen, wozu Ihre Mitarbeiter fähig sind.

• Reduzieren Sie Teamkonflikte: Wenn alle Teamleiter Zugriff auf Ressourcenpläne haben, können sie Terminkonflikte vermeiden.

• Schnellere Planung: Wenn Sie regelmäßig bestimmte Mitarbeiter mit der Arbeit an verschiedenen Projekten beauftragen, können Ressourcenplanungsvorlagen Ihnen dabei helfen, Unter- oder Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, indem klar dargestellt wird, wer die volle Arbeitsauslastung oder freie Zeit hat.

• Effektivere langfristige Planung. Nachdem Sie die Vorlagen in mehreren Projekten verwendet haben, werden Sie erfahren, welche Vorlagenfunktionen für Ihre Arbeit am nützlichsten sind und welche nicht benötigt werden. Sie können benutzerdefinierte Vorlagen zur Wiederverwendung in zukünftigen Projekten speichern, anstatt jedes Mal die ursprünglichen Vorlagen zu ändern.

• Genaueres Personalmanagement und Feedback: Wenn Sie Personalattribute mithilfe von Ressourcenplanungsvorlagen verfolgen, sammeln Sie spezifische Daten, um zu verstehen, wie Teamkollegen ihre Ziele erreichen. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wo die Leistung der Mitarbeiter stark ist und wo sie verbessert werden kann.

Minuspunkte

Hier sind einige Nachteile der Verwendung von Ressourcenplanungsvorlagen:

• Detailliert: Manchmal ist der von einer Ressourcenplanungsvorlage bereitgestellte Detaillierungsgrad unrealistisch, und Sie verfügen möglicherweise nicht über genügend Informationen, um jedes Feld auszufüllen, oder Sie benötigen möglicherweise andere Felder als die in der Vorlage bereitgestellten. Wenn Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm kennen, können Sie Vorlagen bearbeiten und dieses Problem lösen.

• Zeitverschwendung: Wenn Sie eine Vorlage auswählen, die für Ihr Projekt nicht geeignet ist, verbringen Sie möglicherweise mehr Zeit mit dem Ausfüllen der Vorlage, als Sie durch deren Verwendung sparen. Dies lässt sich vermeiden, indem man den Umfang des Projekts berücksichtigt, bevor man sich für die zu verwendenden Ressourcenplanungsvorlagen entscheidet.

Arten von Ressourcenplanungsvorlagen

Hier sind einige gängige Arten von Ressourcenplanungsmustern und geeignete Situationen für deren Verwendung:

Vorlagen für die Projektressourcenplanung

Diese Vorlagen können einen umfassenden Überblick über die meisten Projektressourcen, einschließlich Personal und Materialien, bieten. Dies kann Ihnen helfen, den gesamten Personal- und Ausrüstungsbedarf für ein Projekt abzuschätzen, die Zusammenhänge zwischen Aufgaben zu erkennen und den Fortschritt im Vergleich zum ursprünglichen Projektplan zu verfolgen. Da sie für eine Vielzahl von Projekten nützlich sind, unterscheiden sie sich erheblich in Detailliertheit und Komplexität. In diese Kategorie fallen Gantt-Diagramme, die eine Balkendiagramm-Visualisierung verwenden, um einen Projektplan und eine grundlegende Aufteilung der Aufgaben zu beschreiben. Sie können diese Vorlagen für Präsentationen oder Berichte verwenden.

Vorlagen für die Projektstrukturplanung

Mithilfe dieser Vorlagen können Sie jeden Teil des Projekts auf Aufgaben- und Unteraufgabenebene visualisieren und verfolgen. Sie können Ihnen helfen, Teile eines Projekts zu verstehen und zu erkennen, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen oder von den Ergebnissen anderer Aufgaben abhängen. Wenn Sie Projekte auf diese Ebene herunterbrechen, können Sie diese Aufgaben in kleinere Teile zerlegen und vernünftige Ziele setzen. Mit diesen Vorlagen können Sie abschätzen, wie lange ein Projekt dauern wird und sehen, welche Schritte bestimmtes Personal oder Material erfordern.

Vorlagen für die Personalplanung

Diese Vorlagen, manchmal auch Personalplanungsvorlagen genannt, sind eher auf die Planung und Verwaltung des Personalbedarfs spezialisiert. Eine Vorlage für die Personalplanung kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, wann Sie zusätzliches Personal einstellen sollten, wann freiberufliche Arbeit oder Auftragsarbeit am effektivsten sein könnte, wie viel Sie für Projektarbeitskosten einplanen sollten und sicherstellen, dass sich der Personalbedarf nicht zwischen verschiedenen Projekten innerhalb desselben Projekts überschneidet. das gleiche Projekt. Unternehmen. Sie können diese Vorlagen verwenden, um Zeitpläne und Fristen anzupassen, wenn Ihr Personalbestand schwankt, oder um den Arbeitsbedarf vor Beginn eines Projekts abzuschätzen.

Vorlagen für die Teamressourcenplanung

Diese Vorlagen können Ihnen helfen, die Arbeitsbelastung Ihres internen Teams zu verstehen und zu maximieren. In der Regel werden sie in einem farbcodierten Diagramm angezeigt, damit Sie schnell erkennen können, wie viel Freizeit Ihre Mitarbeiter täglich haben, und Sie können auch erkennen, wann Mitarbeiter in den Urlaub fahren. Mithilfe dieser Vorlagen können Sie feststellen, ob Ihr Team über- oder unterausgelastet ist und wann Sie möglicherweise die Möglichkeit haben, neue Projekte zu übernehmen.

Planen Sie Ressourcenplanungsvorlagen

Mit diesen Vorlagen können Sie und Ihre Teamkollegen nachverfolgen, wie viel Zeit die Leute für jedes Projekt oder jede Aufgabe aufwenden. Wenn Sie diese Daten auf dem neuesten Stand halten, können Sie nachvollziehen, ob Ihre prognostizierten Arbeitskosten korrekt bleiben und ob Ihr Team die Fristen einhalten kann.

Vorlagen für die Budgetressourcenplanung

Mithilfe dieser Vorlagen können Sie den finanziellen Aspekt eines Projekts verfolgen, einschließlich Arbeitskosten, Transportkosten, Lizenzen und Versicherungen, Büroressourcen und Rohstoffe. Mithilfe dieser Vorlagen können Sie abschätzen, wie viel ein Projekt kosten wird, und verfolgen, ob Ihre Kosten während des gesamten Projekts mit Ihrem ursprünglichen Budget übereinstimmen. Diese Informationen können Ihnen helfen, genauere Kostenvoranschläge zu erstellen und Kunden korrekt in Rechnung zu stellen.

Vorlagen für die Planung von Personalkompetenzen

Mit diesen Vorlagen können Sie die Fähigkeiten der Teammitglieder analysieren, um die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen. Diese Vorlagen können verwendet werden, wenn bestimmte Teammitglieder für die Arbeit an Projekten eingeplant werden. Die von ihnen bereitgestellte detaillierte Analyse kann auch bei Verwaltungsaufgaben und Fortschrittsberichten hilfreich sein.

Tipps zur Auswahl von Ressourcenplanungsvorlagen

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Auswahl und Verwendung einer Vorlage beachten sollten:

Was ist der Zweck des Plans?

Wenn Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten, können Sie die richtige Vorlage auswählen. Wenn Sie beispielsweise eine gleichmäßige Arbeitsbelastung für Ihre Teamkollegen planen möchten, können Sie eine Vorlage wählen, die farblich gekennzeichnet ist, um anzuzeigen, wie viele Arbeitsstunden jede Person pro Tag eingeplant hat. Wenn Sie versuchen, Teammitglieder für ein langfristiges Projekt einzuplanen, bevorzugen Sie möglicherweise eine Vorlage, die Wochen statt Tage misst und Farbcodes nach Kunden statt nach aufgewendeten Stunden vorsieht. Wenn Sie Ihren Zweck kennen, können Sie vermeiden, die falsche Vorlage auszufüllen und Daten erneut einzugeben.

Wer ist das Publikum?

Wenn Sie einem Kunden Informationen über ein Projekt zur Verfügung stellen, benötigt dieser möglicherweise nicht alle Details darüber, welcher Mitarbeiter an welcher Aufgabe arbeitet oder wo und wann sich bestimmte Materialien befinden. Möglicherweise legen Sie bei der Auswahl einer Ressourcenplanungsvorlage für Ihre externe Präsentation Wert auf Klarheit und Ästhetik. Wenn Sie an einem internen Bericht arbeiten oder die Arbeit mit anderen Teams im Unternehmen planen, benötigen Sie möglicherweise einen hohen Detaillierungsgrad, damit andere Teams verstehen können, wie Sie Ressourcen nutzen.

Wiederholen Sie, was funktioniert

Bevor Sie mit der Ressourcenplanung beginnen, möchten Sie möglicherweise andere Projektmanager nach allgemein anerkannten Unternehmensrichtlinien und -anforderungen fragen. Wenn andere über von ihnen empfohlene Vorlagen verfügen, können Sie diese Vorlagen anpassen, anstatt mit einer generischen Vorlage zu beginnen. Wenn Sie mit Ihren eigenen Vorlagen arbeiten und diese ändern, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie in vielen Projekten ähnliche Prozesse verwenden und einige Vorlagen möglicherweise wiederverwenden können. Eine Sammlung von Vorlagen, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, kann eine wertvolle Ressource sein.