Was ist eine Probebilanz? So erstellen Sie eine Probebilanz (mit Beispielen) • BUOM
1. September 2021
Was ist eine Probebilanz?
Ein Probesaldo ist ein Buchhaltungsauszug, der die Salden der Bücher eines Unternehmens angibt. Die Salden dieser Register werden gleichwertig in die Soll- bzw. Habenkontenlisten des Probesaldos übernommen. Unternehmen erstellen in der Regel am Ende jedes Abrechnungszeitraums Probebilanzen, um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsunterlagen stets korrekt und ausgewogen sind.
Ein Probesaldo besteht typischerweise aus einem Arbeitsblatt mit zwei separaten Spalten, in denen die Belastungen und Gutschriften erfasst werden, die dem Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums entstanden sind. In diesen Spalten werden alle über einen bestimmten Zeitraum abgeschlossenen Geschäftstransaktionen aufgelistet, einschließlich Einnahmen, Verbindlichkeiten und Vermögenswerte. Der Hauptzweck eines Probesaldos besteht darin, festzustellen, ob in den Einträgen des Buchhaltungssystems Fehler gemacht wurden, wobei gleiche Soll- und Habenspalten anzeigen, dass die Bücher des Unternehmens korrekt ausgeglichen sind.
Unterschied zwischen Probebilanz und Bilanz
Eine Probebilanz darf nicht mit einer Bilanz verwechselt werden. Eine Probebilanz ist ein Bericht, der nur für den internen Gebrauch erstellt wird und nicht über die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens hinausgeht. Dieses Buchhaltungstool trennt die über einen bestimmten Zeitraum im Hauptbuch eines Unternehmens aufgeführten Belastungen und Gutschriften und wird verwendet, um zu zeigen, dass jede Spalte der anderen entspricht. Der Hauptzweck eines Probesaldos besteht darin, etwaige Fehler bei der Eingabe von Gutschriften oder Belastungen in das Buchhaltungssystem des Unternehmens zu erkennen.
Andererseits ist eine Bilanz ein Jahresabschluss, der zur Verteilung im gesamten Unternehmen und auch darüber hinaus erstellt wird. Beispielsweise kann eine Bilanz sowohl Geschäftsführern als auch potenziellen Investoren oder Gläubigern zur Verfügung gestellt werden. Dieser Jahresabschluss wird verwendet, um den Gesamtsaldo der Vermögenswerte, des Eigenkapitals und der Verbindlichkeiten eines Unternehmens zusammenzufassen und anzugeben. Die Bilanz zeigt die Finanzlage eines Unternehmens am Ende eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise am Ende eines Quartals oder Geschäftsjahres.
So erstellen Sie eine Probebilanz
Probesalden werden meist am Ende eines Abrechnungszeitraums erstellt. Diese Bilanzen können entweder manuell oder mithilfe eines Computerbuchhaltungssystems erstellt werden. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die Sie bei der Erstellung einer Probebilanz für Ihr Unternehmen ausführen müssen:
1. Gleichen Sie jedes Konto aus
Bevor Sie einen Probesaldo erstellen können, müssen Sie die Endsalden aller Konten ermitteln, die Sie in Ihrem Hauptbuch haben. Der Saldo ist die Differenz zwischen dem Gesamtguthaben und der Gesamtbelastung eines Kontos. Zu den Hauptbuchkonten gehören Inventar, Versorgungsleistungen, Kredite, Miete und Gehaltsabrechnungen.
2. Bereiten Sie ein Arbeitsblatt zur Probebilanz vor.
Der nächste Schritt besteht darin, das Arbeitsblatt zur Probebilanz vorzubereiten, indem drei separate Spalten erstellt werden. In einer Spalte sollte der Name jedes Sachkontos aufgeführt sein und in den anderen beiden Spalten sollten die Soll- und Habensalden jedes Kontos angezeigt werden.
3. Vervollständigen Sie das Arbeitsblatt
Geben Sie die Namen jedes Kontos und den gesamten Soll- oder Habenbetrag für jedes Konto während des Berichtszeitraums ein.
4. Summieren Sie die Spalten
Nachdem Sie jede Spalte ausgefüllt haben, müssen Sie die Gesamtzahl der Spalten ermitteln. Wenn die Bücher Ihres Unternehmens korrekt sind, sind die Summen der Haben- und Soll-Spalten gleich.
5. Schließen Sie die Testbilanz
Wenn Ihre Soll- und Haben-Spalten gleich sind, können Sie das Saldo-Arbeitsblatt für diesen Abrechnungszeitraum schließen. Wenn sie nicht gleich sind, müssen Sie den Fehler in Ihrem Hauptbuch finden. Zu den häufigsten Fehlern, die zu ungleichen Kredit- und Sollspalten führen können, gehören ein falscher Betrag, der im Hauptbuch gebucht wird, ein Eintrag in der falschen Spalte und ein Fehler beim Verschieben von Hauptbuchsalden in die Sollsaldenspalten.
Einschränkungen des Testguthabens
Obwohl ein Probesaldo verwendet werden kann, um die Soll- und Habenbeträge eines Sachkontos zu überprüfen und sie mit anderen Spalten im Arbeitsblatt zu vergleichen, ist dies keine Garantie gegen Fehler. Beachten Sie bei der Erstellung einer Probebilanz die folgenden Einschränkungen, die auftreten können:
Grundsatzfehler
Dieser Fehlertyp tritt auf, wenn eine Eingabe für den falschen Kontotyp erfolgt. Wenn beispielsweise Versicherungskosten (Ausgaben) dem Einkommen (einem Vermögenswert) belastet werden, kann dies im Arbeitsblatt der Probebilanz nicht erkannt werden und die Summen der Probebilanz sind möglicherweise immer noch gleich.
Fehler bei der Ersteingabe
Diese Art von Fehler tritt auf, wenn sowohl eine Soll- als auch eine Gutschriftstransaktion falsch eingegeben werden. Wenn beispielsweise ein Kauf in der Soll-Spalte mit 19 US-Dollar statt mit 91 US-Dollar und in der entsprechenden Haben-Spalte ebenfalls mit 91 US-Dollar eingegeben wird, zeigt der Probesaldo immer noch an, dass die Spalten gleich sind, der Unternehmensbericht weist jedoch weiterhin einen Fehler auf. Abrechnungssystem.
Umkehrfehler
Ein Stornofehler liegt vor, wenn eine Buchung mit dem korrekten Betrag erfolgt, aber als Gutschrift und nicht als Lastschrift erfasst wird, oder umgekehrt. Wenn beispielsweise 50 US-Dollar von einem Konto abgebucht und einem anderen gutgeschrieben werden, die Eingabe aber in umgekehrter Reihenfolge hätte erfolgen sollen, zeigt der Probesaldo trotz dieses Fehlers immer noch einen gleichen Saldo an.
Beispiel für eine Probebilanz
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für den Probesaldo eines hypothetischen Unternehmens für einen Abrechnungszeitraum:
Konto Soll Kredit Versicherung Zahlung 5.000 $ Kreditorenbuchhaltung des Lieferanten 5.000 $ Bargeld 7.000 $ Büroausstattung 3.000 $ Bankdarlehen 10.000 $ Gehälter 2.500 $ Kreditorenbuchhaltung 2.500 $ USA Gesamt 17.500 US$ 17.500 US$
Der Gesamtbetrag für die Soll-Spalte beträgt 17.500 $ und der Gesamtbetrag für die Haben-Spalte beträgt ebenfalls 17.500 $. Dies bedeutet, dass die Bücher des Unternehmens für diesen bestimmten Abrechnungszeitraum ausgeglichen sind.
